III. Chi phí quản lý doanh
3.2.2.1Hạch toán ban đầu:
Việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến chi phí, doanh thu cụ thể, đầy đủ, chính xác vào các chứng từ ban đầu sẽ giúp cho các khâu kế toán tiếp theo đợc tiến hành thuận lợi. Nhờ đó mà nhanh chóng có đợc các thông tin cần thiết đảm bảo yêu cầu: phù hợp và hữu ích.
Trong kế toán chi phí, các chứng từ gốc liên quan đến chi phí thực tế phát sinh là những chứng từ về các yếu tố kinh doanh nh:
- Phiếu nhập, xuất kho.
- Các chứng từ về tiền lơng (tiền công) phải trả cho ngời lao động. - Bảng tính khấu hao tài sản cố định.
- Phiếu chi, các chứng từ ngân hàng…
Tuỳ thuộc vào yêu cầu thông tin chi tiết về chi phí sản xuất, giá vốn hàng bán mà kế toán quản trị có thể tổ chức chứng từ ban đầu một cách hợp lý. Chẳng hạn, do công ty sản xuất kinh doanh ít sản phẩm, nhóm sản phẩm, nhng lại có nhiều bộ phận kinh doanh và yêu cầu quản trị cần phải có thông tin chi tiết về chi phí, giá vốn của từng sản phẩm, nhóm sản phẩm hay từng cửa hàng, bộ phận kinh doanh trực thuộc đó thì có thể tổ chức chứng từ ban đầu theo cách:
+ Đối với chi phí sản xuất: khi lậx chứng từ về xuất kho sản phẩm để bán cần lập chứng từ riêng theo từng sản phẩm hoặc nhóm sản phẩm tuỳ thuộc vào yêu cầu thông tin chi tiết về chi phí sản phẩm đợc bán.
+ Đối với chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp thì tổ chức chứng từ để tập hợp chi phí theo từng yếu tố chi phí, riêng chi phí bán hàng còn có thể đợc tập hợp theo địa điểm phát sinh chi phí (phòng ban, bộ phận kinh doanh trực thuộc), sau đó lựa chọn tiêu chuẩn phân bổ thích hợp để xác định chi phí này cho từng loại hàng hoá, nhóm hàng tiêu thụ.
Khi chọn đại lợng của tiêu chuẩn phân bổ chi phí cần phải căn cứ vào điều kiện cụ thể để có thể chọn tiêu chuẩn phân bổ chi phí riêng đối với từng yếu tố chi phí.
Trong kế toán chi tiết doanh thu, các chứng từ gốc liên quan đến doanh thu thực tế phát sinh là các hoá đơn bán hàng, hoá đơn giá trị gia tăng, bản kê bán lẻ. Việc tổ chức các chứng từ này cũng cần xuất phát từ yêu cầu thông tin chi tiết về doanh thu tơng ứng với chi phí để xác định kết quả. Nếu cần thông tin về doanh thu, kết quả của từng mặt hàng thì trên cơ sở các chứng từ gốc kế toán cần lập thêm các chứng từ này chi tiết theo từng lần xuất bán. Đơng nhiên, để đảm bảo sự kết hợp giữa kế toán quản trị với kế toán tài chính cần có sự kết hợp với các mục đích của kế toán tài chính nh lập chứng từ bán hàng phản ánh doanh thu theo từng mặt hàng kết hợp phản ánh doanh thu bán hàng theo từng phơng thức bán hàng.