III. Chi phí quản lý doanh
3.2.2.4 Tổ chức hệ thống báo cáo thực hiện:
Để giúp các nhà quản trị thực hiện chức năng kiểm soát, các kế toán viên kế toán quản trị sử dụng các số liệu chi tiết về chi phí - doanh thu - kết quả thực hiện trên các sổ kế toán liên quan để soạn thảo các báo cáo thực hiện.
Trong đa số các báo cáo thực hiện, kế toán quản trị nên vừa trình bày các thông tin thực hiện, vừa trình bày những thông tin về dự toán (kế hoạch) tơng ứng để đảm bảo so sánh những kết quả thực tế đạt đợc với dự toán, liệt kê tất cả những sự khác biệt giữa thực hiện với dự toán để giúp cho các quản trị doanh nghiệp đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch (dự toán). Khi thiết kế và soạn thảo các báo cáo kế toán quản trị cần đảm bảo các yêu cầu:
- Các thông tin trên báo cáo phải đợc phân chia thành các chỉ tiêu phù hợp với các tiêu chuẩn đánh giá thông tin trong mỗi tình huống quyết định khác nhau. - Các số liệu thực tế, dự toán, định mức hoặc các mục tiêu định trớc trong báo cáo phải so sánh đợc với nhau để giúp các nhà quản trị doanh nghiệp sử dụng thông tin thực hiện chức năng kiểm soát các hoạt động.
- Hình thức kết cấu các báo cáo cần đa dạng, linh hoạt tuỳ thuộc vào tiêu chuẩn đánh giá thông tin trong mỗi báo cáo phục vụ cho từng tình huống cụ thể.
- Các chỉ tiêu trong báo cáo thực hiện nên đợc phân bổ theo loại sản phẩm, mặt hàng hoặc theo khu vực, thời gian, bộ phận kinh doanh…
Thực tế hoạt động của công ty cho thấy một số chi phí không thay đổi khi số lợng hoạt động của doanh nghiệp thay đổi (định phí), nhng một số chi phí lại thay đổi khi số lợng hoạt động thay đổi (biến phí). Kế toán quản trị khi cung cấp các thông tin về chi phí (kể cả thông tin thực hiện và thông tin dự báo). Cần phải phân biệt đợc định phí và biến phí. Việc phân biệt chi phí thành biến phí và định phí có ý nghĩa quan trọng việc xác định các thông tin chi phí thích hợp cho việc ra quyết cũng nh việc phân tích mối quan hệ C-V-P và trong việc dự báo chi phí.
Từ sự phân tích trên cho thấy khi cung cấp các thông tin về chi phí trong các báo cáo kế toán quản trị, đặc biệt là báo cáo kết quả cẩn phải phân biệt chi phí thành biến phí và định phí.
Sau đây là một số báo cáo:
- Báo cáo chi phí sản xuất kinh doanh (Phụ lục 3.5)
- Báo cáo kết quả hoặc báo cáo doanh thu-kết quả kinh doanh (Phụ lục 3.6) Trong trờng hợp các công ty có nhiều bộ phận, phòng ban kinh doanh phụ thuộc thì các báo cáo kết quả thực hiện cũng cần phân biệt rõ doanh thu, chi phí và lợi nhuận trớc thuế theo từng bộ phận, phòng ban kinh doanh phụ thuộc và của
toàn doanh nghiệp để giúp nhà quản trị các cấp trong doanh nghiệp có thể đánh giá đợc cụ thể kết quả hoạt động theo từng bộ phận trực thuộc.
Để hệ thống kế toán quả trị trong doanh nghiệp thực sự là hệ thống kế toán cung cấp những thông tin định lợng giúp các nhà quản trị doanh nghiệp ra các quyết định liên quan đến hoạch định và kiểm soát, thì việc tổ thức một cách khoa học, hợp lý quá trình thu thập thông tin thực hiện một cách chi tiết về chi phí - doanh thu - kết quả các hoạt động là vấn đề quan trọng. Bởi vì các thông tin giúp các nhà quản trị kiểm soát kết quả và hiệu quả các giải pháp các quyết định và kế hoạch đã đề ra trớc đó. Mặt khác, kết quả trong quá khứ có thể hữu dụng trong việc xác định các ớc lợng cho tơng lai. Điều này cũng có nghĩa là các thông tin chi tiết về chi phí - doanh thu - kết quả các hoạt động sản xuất kinh doanh trong quá khứ gần cũng phần nào tham dự vào việc thực hiện mục đích sử dụng thông tin để ra quyết định cho tơng lai.