Trong các doanh nghiệp sản xuất tại mỗi phân xởng, phòng ban thì quản đốc và trởng phòng là ngời sử dụng bảng chấm công để theo dõi thờng xuyên số ngày làm việc của từng công nhân, cán bộ phòng sau đó sẽ tập hợp cho toàn công ty.
Căn cứ vào bảng chấm công, kết quả sản xuất ở từng phân xởng, đơn giá tiền lơng quy định và mức lơng cơ bản của từng công nhân, phòng kế toán sẽ tính lơng cho các phân xởng trên các bảng thanh toán lơng.
Hàng tháng, kế toán tiền lơng sẽ tập hợp lập bảng tiền lơng, BHXH, KPCĐ. Căn cứ vào tổng số tiền lơng phải trả công nhân sản xuất, quỹ lơng cơ bản và tỷ lệ trích BHXH, KPCĐ kế toán xác định số BHXH, KPCĐ phải trích nộp cho từng phân xởng. Sau đó, kế toán thực hiện trích BHXH theo tỷ lệ 15% quỹ lơng cơ bản và trích KPCĐ theo tỷ lệ 2% theo quỹ lơng thực tế.
Ví dụ:
+ Tại công ty cổ phần Liên hợp thực phẩm để đảm bảo sức khoẻ và khuyến khích công nhân làm việc, công ty thực hiện tổ chức ăn tra giữa giờ cho công nhân. Cuối tháng, căn cứ vào bảng tổng hợp ăn ca kế toán tập hợp khoản ăn ca trong tháng trên bảng tập hợp tiền lơng.
Riêng khoản BHYT, công ty trích 1 năm 2 lần theo tỷ lệ quy định trên quỹ lơng cơ bản. Vì giá trị nhỏ nên số tiền BHYT này đợc tập hợp vào chi phí quản lý doanh nghiệp trong tháng phát sinh. Căn cứ vào bảng phân bổ tiền lơng và các khoản trích theo lơng kế toán lập chứng từ ghi sổ. Cuối tháng các chứng từ ghi sổ trên sau khi đợc kế toán trởng phê duyệt thì kế toán tổng hợp vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và vào sổ cái TK622 và sổ chi tiết chi phí sản xuất kinh doanh TK622 (Phụ lục 2.6).
+ Công ty cổ phần Quang Trung thì căn cứ vào bảng chấm công ở các phân xởng sản xuất, vào đơn giá tiền lơng và mức lơng cơ bản của từng lao động phòng kế toán tính toán và lập bảng thanh toán lơng, căn cứ vào bảng lơng kế toán trích 2% KPCĐ và trích 15% BHXH vào chi phí, sau đó tập hợp vào sổ cái TK622 (Phụ lục 2.7) mà không tập hợp vào sổ chi phí.