IV. Tiến trình Kiểm tra
2.Xây dựng các tiêu chuẩn kiểm tra
Tiêu chuẩn là các yếu tố được chọn làm cơ sở để đo lường và xác định những thà nh quả đã đạt được có như mong đợi hay không?
Các tiêu chuẩn phải được xác định trên cơ sở kế hoạch. Về đại thể, các chỉ tiêu kế hoạch là những tiêu chuẩn. Tuy nhiên, giữa kế hoạch và tiêu chuẩn có sự khác nhau về mức độ phức tạp và chi tiết. Hơn nữa các nhà quản trị không thể quan sát hầu hết mọi chi tiết trong kế hoạch, cho nên phải xây dựng một hệ thống các tiêu chuẩn để kiểm tra. Các tiêu chuẩn được xây dựng thường phải xuất phát từ các mục tiêu của tổ chức và có đặc tính phản ánh các khía cạnh của mục tiêu, chúng là những giới hạn cần thiết để nhận biết sự sai lệch cần điều chỉnh. Không nên hiểu rằng tiêu chuẩn kiểm tra và mục tiêu kế hoạch là đồng nhất. Bởi vì mức độ thành đạt mục tiêu phụ thuộc hàng loạt các yếu tố chi phối, chính các yếu tố đó hình thành nên các tiêu chuẩn cần thiết phải kiểm soát. Ví dụ, để đánh giá một quá trình sản xuất tốt đến mức độ nào người ta phải xem xét các thông số sau: số lượng sản phẩm, giá thành sản phẩm, chất lượng sản phẩm, sự hài lòng của người lao động.... Chúng có thể được xem là những khía cạnh để hình thành nên tiêu chuẩn kiểm soát quá trình sản xuất đó.
Để đạt được hiệu quả trong công tác kiểm tra, các tiêu chuẩn cần được trình bày một cách rõ ràng và quan hệ logic với các mục tiêu của tổ chức. Các tiêu chuẩn là những tiêu chí để xác định loại thông tin cần thiết phải thu thập, xử lý và đánh giá.
Những tiêu chuẩn có thể biểu thị theo định lượng hoặc định tính. Tiêu chuẩn định lượng như số lượng sản phẩm, các đơn vị dịch vụ, số lao động, tỷ lệ phầ n trăm sản phẩm hỏng, doanh số bán, chi phí, lợi nhuận.... Những tiêu chuẩn định tính như: Sự hài lòng của khách hàng, thái
Xây dựng tiêu chuẩn kiểm tra
Đo lường và phát hiện sai lệch
Điều chỉnh sai lệch
Quy trình kiểm tra
độ và ý thức người lao động... Ranh giới phân định giữa các tiêu chuẩn định lượng và định tính chỉ là tương đối, vì có những tiêu ch uẩn định lượng và định tính chỉ là tương đối, vì có những tiêu chuẩn định lượng như thị phần công ty nhưng là tiêu chuẩn tổng hợp, mang tính định tính và phản ánh nỗ lực của công ty trong từng thời kỳ.
Như vậy có nhiều yếu tố nói lên kết quả của một quá trìnhđược quản trị, tuy nhiên khi lựa chọn tiêu chuẩn cần lưuý:
Các tiêu chuẩn được chọn tùy thuộc vào kết quả mà ta mong muốn. Các tiêu chuẩn phải hướng mọi thành viên có trách nhiệm quan tâm đến mục tiêu của tổ chức, hạn chế sự phân tán chú ý của người có trách nhiệm. Mặt khác các tiêu chuẩn phải chú ý thêm các yếu tố khác thúc đẩy sự thành đạt mục tiêu. Ví dụ, để đạt được mục tiêu lợi nhuận của một loại sản phẩm cần phải quan tâm đến các yếu tố cấu thành lợi nhuận như: chi phí, doanh thu (hoặc thị phần) và giá cả.
Lựa chọn tiêu chuẩn còn liên quanđến việc chọn điểm quan sát, đặc biệt là phải chọn các thời điểm của quá trình, không nên chỉ chú ý đến các thời điểm gần cuối của quá trình. Phải chú ý phát hiện những biểu hiện và thường xuyên dự báo trước một kết quả (hệ quả) nào đó trong tương lai.
Phải gắn từng tiêu chẩn cụ thể cho từng cá nhân hoặc bộ phận cụ thể. Dĩ nhiên các tiêu chuẩn này không nên quá cao và không quá thấp, đảm bảo nguyên tắc thừa nhận trong quản trị theo mục tiêu. Đồng thời phải có giải thích về sự hợp lý của hệ thống các tiêu chuẩn đãđược xác định và sự hợp lý của các tiêu chuẩn đề ra.