Một kỹ thuật hoạch định đặc biệt là quản trị theo mục tiêu (MBO), nó cung cấp một phương pháp để triển khai kế hoạch cá nhân, hướng dẫn những hành động cá nhân trong tổ chức. MBO là cách thức quản trị để mọi thành viên tự mình xác định mục tiêu, tự mình quản lý và thực hiện.
MBO là một cách thức phát triển kế hoạch cá nhân, hướng dẫn những hành động cá nhân vì mục tiêu chung của tổ chức.
1. Tiến trình MBO:
Sau đây là sơ đồ tiến trình MBO phác họa những bước chính trong tiến trì nh quản trị theo mục tiêu. Chương trình MBO là quay vòng vàđổi mới tự nhiên.
- Tiến trình bắt đầu khi nhân viên liên kết với người quản lý, thiết lập một nhóm mục tiêu, những gì làm cơ sở để triển khai kế hoạch cá nhân của họ.
- Khi những nhóm mục tiêu đãđược xác định (tức là tiêu chuẩn để làm hiệu quả đã được nhận diện), nhân viên trong các nhóm có thể phác họa kế hoạch hành động cần thiết để đạt được mục tiêu. Qua việc xây dựng mục tiêu của các nhóm và tưng cá nhân , nhà quản trị có cơ sở để đánh giá kết quả thực hiện của họ trong tùng giai đoạn. Ở giai đoạn cuối của quản trị theo mục tiêu, hiệu quả của nhân viên được so sánh với mục tiêu đãđược xác định ban đầu. Mức thưởng công sẽ dựa trên cơ sở đánh giá mục tiêu đã đạt được như thế nào. Một vòng MBO hoàn chỉnh bắt đầu từ khi nhân viên phát họa mục tiêu và tiếp theo là giai đoạn hoạch định MBO.
2. Lợi ích của MBO.
- MBO có thể cung cấp một nền tảng cho sự thống nhất và hệ thống trong tổ chức. Thật vậy, nhờ có MBO mà mục tiêu của tổ chức và mục tiêu của cá nhân có được sự thống nhất. Từ
Bước 1: Đề ra mục tiêu
Bước 2: Thực hiện mục tiêu
đó gắn bó việc thực hiện mục tiêu cá nhân với việc hoàn thành mục tiêu của tổ chức. Như vậy, hệ thống làm việc theo MBO dựa trê n sự phân quyền trong tổ chức, nó cung cấp một chuẩn mực cần thiết để đảm bảo sự lớn mạnh của hệ thống khi kết hợp hiệu quả làm việc của từng thành viên trong tổ chức.
- MBO đòi hỏi thông tin giữa nhân viên và người quản lý từ khi có sự chấp thuận những mục tiêu được phác học trong kế hoạch. Thông tin thường phục vụ để xây dựng mối quan hệ bền vững hơn giữa nhân viên và nhà quản lý. Nhìn từ góc độ của quyền hành thì MBO thực chất là một phương pháp giao quyền hạn cho cá nhân tương ứng với yêu cầu thực hiện mục tiêu. Do đó nó tạo điều kiện để các thành viên thực hiện, phát huy tính năng động và s áng tạo trong quá trình thực hiện mục tiêu của tổ chức.
- Hệ thống MBO dẫn dắt những người tham gia làm việc trong môi trường - nơi những nhân viên cảm thấy họ có tiếng nói và có thể tham gia vào các công việc đãđược dự kiến. Hơn nữa, nhân viên hiểu hơn về tổ chức của họ khi họ tự mình lập kế hoạch những hoạt động trong quan hệ với mục tiêu của tổ chức. MBO tạo điều kiện cho mọi thành viên trong tổ chức có cơ hội phát triển năng lực của mình.
3. Mộtsố nhược điểm cơ bản của quản lý theo MBO:
- Đòi hỏi thời gian và sự giao quyền của quản lý cấp cao làm chệch hướng cơ hội hoạt động của họ từ những hoạt động quan trọng khác.
- Đòi hỏi quá nhiều giấy tờ, hoạt động hành chính phức tạp.
- Tạo một xu hướng tập trung vào kế hoạch ngắn hạn đối lại kế hoạch dài hạn.
Câu hỏi ôn tập.
Câu 1. Hãy trình bày hệ thống của tổ chức. Mọi tổ chức đều có hệ thống kế hoạch như vậy không? Vì sao.
Câu 2. Hãy trình bày các bước của quá trình lập kế hoạch và những mối liên hệ giữa các bước đó.
Câu 3. Mô hình “5 áp lực cạnh tranh” của M.Porter đề cập tới vấn đề gì? Hãyđưa ra một ví dụ minh hoạ cho việc phân tích 5 áp lực đó đối với một tổ chức nào đó?
Câu 4. Đánh giá lợi ích của MBO với tư cách là một ông chủ và một nhân viên. Bạn có muốn tham gia vào chương trình MBO không? Tại sao có hoặc tại sao không?
Câu 5. Với tư cách là một người nhân viên của một công ty, bạn thích hoạch định từ trên xuống hay từ dưới lên? Bạn xem xét ưu nhược điểm của mỗi cách thức và vai trò của mỗi nhân viên như thế nào?
Câu 6. Xem xét kế hoạch sự nghiệp của chính bạn. Bạn có phát triển một kế hoạch cho công việc học tập và sự nghiệp của bạn không? Nếu bạn chưa phát triển một kế hoạch, hãy xem xét những câu hỏi cho việc phát triển kế hoạch của bạn. Nếu bạn có,hãy sử dụng kế hoạch của bạn để trả lời những câu hỏi sau:
Mục tiêu và mục đích của bạn là gì?
Bạn phải làm gìđể thực hiện được mục tiêu và mục đích đó? Bạn sẽ cần nguồn lực gì?
Hệ thống kiểm soát của bạn như thế nào?
Cái gì có thể làm cho kế hoạch của bạn bị chệch đường? Bạn có kế ho ạch dự phòng cho tình huống đó không.
Câu 7. Anh AN là người quản lý một cửa hàng ăn uống tại Thành phố Đà Nẵng. Trong nhiều năm qua cửa hàng này hoạt động rất thành công và tạo được ấn tượng tốt đối với khách hàng, đặc biệt là nhữngmón ăn của cửa hàng rấtphù hợp với khẩu vị của đại đa số khách hàng, mặt khác,giá cả phải chăng phùhợp với những ngườicóthu nhập trungbình,cáchphụcvụ của nhân viênlà khá ân cần và lịch sự đã tạođược nhiều thiệncảm nơi khách hàng, cửahànglại nằmtại mộtvị trí khá thuận lợi.Chính những yếu tố trên đã làm cho sốlượng khách hàng đến với cửa hàngngày càng đông hơn và doanh thucũngngày càng tăng lên, thế nhưng trong vàitháng trở lại đây doanh số của cửa hàng bỗng nhiên bị sụt giảm hẳn (giảm 30%). Sau một thời giantìm hiểu, anh AN đã xác định được nguyên nhâncủa vấnđề làdo nhà hàng củamình đang bị cạnh tranh (Trongtháng trướccó một nhà hàng khácở gần đómới khai trương và đi vàohoạt động, nhà hàng nàycó vẻ hấp dẫn hơn và có nhiều biệnpháp rất tinh vi đang lôi kéokhách hàng của anh AN sangnhà hàngcủahọ).
Yêu cầu:
1/ Những vấnđềtrongtình huống trên thuộc vềchức năng nàocủaquảntrị?Giảithích. 2/ Để giải quyết tình hình như hiện nay, anh (chị) có thể đưa ra những lời khuyên nào (hoặcđềra nhữnggiảiphápnào)để giúp đỡanh AN?
Chương4. CHỨC NĂNGTỔ CHỨC
Mọi tổ chức tồn tại vì theođuổi một sứ mệnh và trong những giai đoạn nhất định đều hướng đến mục tiêu cụ thể. Một tổ chức hướng đến việc thực hiện những mục tiêu nhất định, nó cần thực hiện một số hoạt động cụ thể nhất định và cần thiết phải thiết lập các bộ phận với các nhóm làm việc thích hợp để thực thi những công việc này.Ở các tổ chức có quy mô nhỏ, tương đối đơn giản, những hoạt động này có thể được xác định và nhóm gộp lại dễ dàng. Tuy nhiên,ở các tổ chức có sự gia tăng về quy mô, cấu trúc phức tạp, những hoạt động của tổ chức trở nên khó xác định và phối hợp giữa chúng. Nói chung, những thách thức đi liền với những hoạt động của tổ chức và việc phân bổ nguồn tài nguyên cho những hoạt động này trở nên khó khăn hơn khi quy mô và tính phức tạp của tổ chức gia tăng. Vì những lẽ trên, các doanh nghiệp rất cần đến chức năng tổ chức.
Chương này tập trung vào chức năng tổ chức, một thành tố quan trọng của hoạt động quản trị. Bắt đầu từ việc nghiên cứu các khái niệm về tổ chức, chức năng tổ chức và các khái niệm liên quan. Tiếp theo sẽ nghiên cứu về các thuộc tính của cơ cấu tổ chức, như chuyên môn hóa, phân chia tổ chức thành các bộ phận, quyền hạn và trách nhiệm…. Tiếp theo sẽ nghiên cứu về thiết kế cơ cấu tổ chức, như mục tiêu, nguyên tắc, tiến trình thiết kế cơ cấu tổ chức… Và cuối cùng sẽ nghiên cứu về quản lý sự thay đổi trong tổ chức, bất kỳ tổ chức nào cũng sẽ thay đổi theo thời gian, do sự thay đổi của môi trường hoạt động, do vậy chúng ta cần phải nghiên cứu quản lý sự thay đổi tổ chức, đảm bảo quá trình thayđổi đi đúng hướng và phù hợp với thực tế tổ chức.
Mục tiêu
Sau khi nghiên cứu chương này, người học có khả năng:
Nhớ, hiểu và phát biểu được khái niệm về chức năng tổ chức, cơ cấu tổ chức, quản lý sự thay đổi và các khái niệm liên quan.
Hiểu rõ và mô tả được những thuộc tính của cơ cấu tổ chức. Phân tích được các bước trong tiến trình thiết kế cơ cấu tổ chức.
Ứng dụng được những thuộc tính cơ cấu tổ chức và tiến trình thiết kế cơ cấu tổ chức vào thực tiễn.
Hiểu rõ lý do thayđổi, hình thức và nội dung thay đổi trong công tác tổ chức.
Phân tích và đánh giá được những tác động của sự thay đổi, những phản ứng đối với sự thay đổi và hành động của nhà quản trị trước sự thay đổi.