Hoạch định tác nghiệp: là tiến trình xácđịnh hoạt động thường xuyên, những gì cần thiết để góp phần thực hiện mục tiêu dài hạn của tổ chức. Không một kế hoạch chiến lược nào có thể biến thành hiện thực nếu thiếu đi công tác tổ chức thực hiện thông qua các kế hoạch triển khai cụ thể. Để triển khai thực hiện các kế hoạch chiến lượ c người ta thường tổ chức soạn thảo các kế hoạch tác nghiệp (kế hoạch năm, kế hoạch quý, kế hoạch tháng, kế hoạch điều độ sản xuất…). Xét về mặt thực chất các kế hoạch tác nghiệp đều cần phải là những biện pháp tổ chức thực hiện kế hoạch chiến lược trong từng giai đoạn cụ thể, trong từng điều kiện và hoàn cảnh cụ thể. Chính từ phương tiện đặc trưng này mà các nhà quản trị cần lưuý một số vấn đề cơ bản sau:
1. Xác định mục tiêu.
Mục tiêu của công tác hoạch định kế hoạch tác nghiệp là triển khai để tổ chức thực hiện những mục tiêu, chủ trương phương châm chiến lược đã được lựa chọn. Mục tiêu của từng kế hoạch tác nghiệp là để giải quyết những vấn đề về thực hiện các kế hoạch chiến lược đã được
thông qua trong từng hoàn cảnh và điều kiện cùng thời điểm cụ thể. Cùng thực hiện một mục tiêu của hoạch định chiến lược người ta có thể thực hiện bằng nhiều con đường khác nhau. Chẳng hạn, để gia tăng doanh số bán hàng lên trong những năm đến 20% người có thể thực hiện bằng cách như: mở rộng thêm thị trường, hay mở rộng thêm năng lực sản xuất, hoặc đưa vào sản xuất thêm các mặt hàng mới… Như vậy, vấn đề cốt yếu của việc xác định mục tiêu hoạch định chiến thuật ở đây là phải lựa chọn được con đường ngắn nhất, có hiệu quả nhất trong từng hoàn cảnh cụ thể để thực hiện được những mục tiêu của kế hoạch chiến lược đã lựa chọn.
Với tính chất là mục tiêu của các kế hoạch tác nghiệp thì điều đương nhiên là mục tiêu của các kế hoạch này phải cụ thể. Nếu như mục tiêu của các kế hoạch chiến lược mang nặng tính chủ trương, phương hướng định tính, bản chất thì mục tiêu của các kế hoạch tác nghiệp phải là từng cái đích được định lượng cụ thể trên con đường đi đến mục tiêu chiến lược cuối cùng đó.
2. Xây dựng nội dung.
Một khi mục tiêu của hoạch định tác nghiệp đãđược xác định, thì vấn đề kế tiếp sẽ là xây dựng nội dung của từng kế hoạch tác nghiệp cụ thể. Khác với nội dung của kế hoạch chiến lược, nội dung của kế hoạch tác nghiệp là những biện pháp triển khai cụ thể về những vấn đề sau: - Làm cái gì?
- Ai (hoặc bộ phận nào) làm? - Làm với ai (hoặc bộ phận nào)?
- Làmở đâu?
- Làm trong bao lâu? - Cái gì cần phải đạt được?
- Những nguồn tài nguyên nào cần được sử dụng?
- Trách nhiệm và quyền hạn cụ thể của những người có liên quan là gì? …
Khác với các kế hoạch chiến lược, nội dung của các kế hoạch tác nghiệp thường được triển khai cụ thể thông qua các chỉ tiêu được định lượng rõ ràng, ví dụ như sản xuất bao nhiêu sản phẩm, bán thành phẩm, tiêu thụ hết bao nhiêu nguyên vật liệu… Chính việc xác định rõ ràng và khoa học những mục tiêu cần phải đạt được trong các loại hình hoạch định tác nghiệp đã làm cho tính chắc chắn, chính xác, sự đồng bộ và ăn nhịp trở thành những yêu cầu không thể thiếu trong việc thực hiện thành công các loại kế hoạch này.
3. Các loại hình kế hoạch tác nghiệp:
Kế hoạch tác nghiệp phác họa những hành động cụ thể (chiến thuật) để thực hiện chiến lược đãđược đề ra. Kế hoạch tác nghiệp thực hiện các mục tiêu ngắn hạn, được hình thành bởi những nhà quản trị cấp trung và cấp thấp. Kế hoạch tác nghiệp có hai loại:
a. Kế hoạch thường xuyên.
Kế hoạch thường xuyên để giải quyết những vấn đề xảy ra thường xuyên, lặp đi lặp lại, mang tính chu kỳ. Kế hoạch thường xuyên hướng vào việc tạo ra tính ổn định và duy trì sự cân đối trong tổ chức. Thêm vào đó, kế hoạch thường xuyên đảm bảo thích ứng v ới các tình huống mang tính chu kỳ, điều này rất quan trọng cho mọi tổ chức. Như chúng ta đã biết, những cá nhân khác nhau về văn hoá, xã hội chắc chắn sẽ phản ứng khác nhau trước mỗi tình huống. Kế hoạch thường xuyên cung cấp một cách nhìn chung nhất trong việc giải quyết các vấn đề có tính chu kỳ. Kế hoạch thường xuyên đảm bảo rằng sẽ nắm bắt được những tình huống trên bằng cách mô tả nó và phác thảo cách thức thực hiện chúng. Tuy nhiên, kế hoạch thường xuyên có thể giới hạn
tính linh hoạt của nhân viên và tạo ra khó khăn trong việc đáp ứng lại những thay đổi nhu cầu của khách hàng. Vì thế, các nhà quản trị nên xem xét cẩn thận kế hoạch thường xuyên để có thể sử dụng hiệu quả nhất trước khi phác thảo và thực hiện.
Kế hoạch thường xuyên bao gồm những chính sách, những thủ tục và quy tắc. Từng kế hoạch lại cung cấp những hướng dẫn khác nhau.
Chính sách: Chính sách là quan điểm, phương hướng và cách thức chung để ra quyết định trong tổ chức. Trong một tổ chức có thể có nhiều loại chính sách khác nhau cho những mảng hoạt động trọng yếu, ví dụ, chính sách khuyến khích tài năng trẻ nhằm tạo động lực phấn đấu cho lớp trẻ tuổi trong tổ chức, chính sách đào tạo nhân viên nhằm xác định phương thức đào tạo nhân viên để đáp ứng với những đòi hỏi của công việc hiện tại và tương lai. Phương thức đào tạo ở đây có thể là đào tạo qua công việc, đào tạo tại các cơ sở đào tạo bên trong hoặc bên ngoài tổ chức…
Tóm lại, chính sách là kế hoạch theo nghĩa nó là những quy định chung để hướng dẫn hay khai thông cách suy nghĩ và hành động khi ra quyết định. Các chính sách giúp cho việc giải quyết các vấn đề trong các tình huống nhất định và giúp cho việc thống nhất các kế hoạch khác nhau của tổ chức. Các chính sách là tài liệu chỉ dẫn cho việc ra quyết định trong phạm vi co giãn nào đó. Chính sách khuyến khích tự do sáng tạo những vẫn trong khuôn khổ một giới hạn nào đó, tuỳ thuộc vào các chức vụ và quyền hạn trong tổ chức.
Thủ tục: Các thủ tục là các kế hoạch thiết lập một phương pháp cần thiết cho việc điều hành các hoạt động trong tương lai. Đó là sự hướng dẫn hành động, là việc chỉ ra một cách chi tiết, biện pháp chính xác cho một hoạt động nào đó cần phải thực hiện. Đó là một chuỗi các hoạt động cần thiết theo thứ tự thời gian, theo cấp bậc quản trị.
Ví dụ, bộ phận nhân sự đề ra thủ tục cho việc sắp đặt những yêu cầu về phúc lợi, đau ốm và thời gian nghỉ phép của nhân viên. Bộ phận sản xuất đề ra thủ tục cho việc nhận diện và đánh giá nhà cung cấp.
Quy tắc: Các quy tắc giải thích rõ ràng những hành động nào có thể làm, những hành động nào không được làm. Đây là loại kế hoạch đơn giản nhất. Không nên nhầm lẫn giữa thủ tục với quy tắc. Các quy tắc gắn với hướng dẫn hành động mà khôngấn định trình tự thời gian, trong khi đó thủ tục cũng bao hàm sự hướng dẫn những quy định cả trình tự thời gian cho các hành động. Hơn nữa, các chính sách hướng dẫn việc ra quyết định, trong khi quy tắc cũng là sự hướng dẫn nhưng không cho phép có sự lựa chọn trong khi áp dụng chúng. Như vậy, so với quy tắc và thủ tục, chính sách có độ linh hoạt cao hơn.
Ví dụ: bộ phận nhân sự có những quy định về số ngày nghỉ ốm của một nhân viên có thể được chấp nhận, những tháng có thể nghỉ phép và độ dài thời gian mà một thành viên của tổ chức phải làm việc trước khi có đủ tiêu chuẩn để hưởng phúc lợi.
b. Kế hoạch đơn dụng:
Kế hoạch đơn dụng giải quyết những tình huống mới không lặp lại của tổ chức, mang lại những khả năng cho tổ chức đáp ứng nhu cầu đổi mới, năng động trong việc đáp ứng những biến đổi của môi trường.
Có 3 loại kế hoạch đơn dụng: chương trình, dự án và ngân sách.
* Chương trình: mô tả một tổng thể những hành động liên quan với nhau nhằm hoàn thành mục tiêu cụ thể. Kế hoạch cụ thể phác hoạ những bước đi quan trọng và những hành động
chuyên biệt cần thiết để thực hiện mục tiêu cụ thể đãđược chương trình mô tả tương đối chi tiết. Trong chương trình cho thấy sự phối hợp thời gian, hoạt động của các cá nhân và các nhóm một cách chặt chẽ.
Các chương trình bao gồm một số các mục đích, chính sách, thủ tục, quy tắc, các nhiệm vụ được giao, các bước phải tiến hàn h, các nguồn lực có thể huy động, và các yếu tố khác. Chương trìnhđược hỗ trợ bằng những ngân quỹ cần thiết. Một chương trình quan trọng thường ít khi đứng một mình, thường là một bộ phận của một hệ thống phức tạp các chương trình. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
* Dự án: là kế hoạch đơn dụng trực tiếp tác động đến cá nhân hoặc nhóm để thực hiện những mục tiêu chuyên biệt.
Dự án ít tổng hợp và có phạm vi hẹp hơn chương trình.
* Ngân sách: là kế hoạch đơn dụng chuyên biệt về nguồn tài chính phải cấp phát.