1. Các hình thức kiểm tra xét theo quá trình hoạt động.
Kiểm tra không phải là công việc chỉ thực hiện sau khi việc đã rồi. Nếu vậy, kiểm tra sẽ không mang ý nghĩa đầy đủ và hiệu quả của công tác kiểm tra sẽ không cao. Thực tế đòi hỏi kiểm tra phải được thực hiện ở cả 3 giai đoạn: giai đoạn trước khi thực hiện, trong khi thực hiện và sau khi thực hiện. Căn cứ vào 3 giai đoạn này, kiểm tra được chia thành các loại dưới đây.
Kiểm tra trước khi thực hiện.
Loại kiểm tra này có thể được gọi là kiểm tra lường trước, hay tiền kiểm tra.
Độ trễ thời gian trong quá trình kiểm tra quản lý chỉ ra rằng, công việc kiểm tra cần phải được hướng về tương lai, nếu như muốn có hiệu quả. Bởi vì, ta cứ lấy thông số đầu ra của hệ thống để tác động ngược lại đầu vào, thì không thể điều chỉnh tức thời được. Vấn đề là làm sao báo cho nhà quản trị biết rằng nếu không chịu điều chỉnh yếu tố này hay yếu tố kia ngay từ bây giờ thì trong tương lai sẽ bị thua lỗ, bị chệch hướng mục tiêu mong muốn... Vì thế, để báo trước phải có kiểm tra trước.
Mục đích của kiểm tra trước là tránh sai lầm ngay từ đầu. Cơ sở của kiểm tra trước là dựa vào những thông tin mới nhất về môi trường bên ngoài và mục tiêu nội bộ của doanh nghiệp để đối chiếu với những nội dung của kế hoạch mà ta đã lập ra có còn phù hợp hay không. Nếu không phù hợp thì chủ động điều chỉnh kế hoạch ngay từ đầu. Ngoài ra, một cơ sở khác cho sự kiểm tra trước là sự dự báo về môi trường của doanh nghiệp trong thời gian tới.
Kiểm tra trước tập trung vào việc phòng ngừa những sai lệch về chất lượng và số lượng của những nguồn tài nguyên được sử dụng do yêu cầu của công việc, kế hoạch trong tổ chức đề ra. Việc kiểm tra này sẽ cho phép nhà quản trị tìm ra các giải pháp để điều chỉnh các sự cố của các yếu tố đầu vào trước khi công việc tiến hành để quá trình thực hiện có thể diễn ra liên tục và ổn định.
Kiểm tra trong khi thực hiện
Loại kiểm tra này còn gọi là kiểm tra hiện hành, kiểm tra quá trình hay kiểm tra chỉ đạo. Kiểm tra này theo dõi các hoạt động đang diễn ra để đảm bảo chắc chắn rằng mọi hoạt động đều hướng đến mục tiêu. Căn cứ để tiến hành kiểm tra quá trình là các tiêu chuẩn công việc được thể hiện trong bảng mô tả công việc và những chính sách, thủ tục được hình thành từ chức năng hoạch định. Bằng cách theo dõi những diễn biến trong quá trình thực hiện các kế hoạch, nhà quản trị có thể phát hiện những sai lệch, những vướng mắc đang xảy ra để có thể điều chỉnh ngay, tháo gỡ những vướng mắc, trở ngại, đảm bảo cho quá trình tiến đến được mục tiêu dự kiến trong kế hoạch.
Hình thức kiểm tra đồng thời phổ biến nhất là bám sát trực tiếp. Khi mà nhà quản trị giám sát trực tiếp việc làm của cấp dưới, trực tiếp chỉnh sửa những sai sót. Điều này cho phép làm giảm thiểu những sai sót có tính hệ thống. Thông qua kiểm tra trực tiếp, nhà quản trị sẽ xác định xem việc làm của những người dưới quyền có đúng theo các quy định và thủ tục không. Mặc dù biện pháp điều chỉnh khó đạt được yêu cầu tức thì nhưng nhờ hệ thống máy tính đãđược chương trình hóa, nhà quản trị có thể cung cấp thông tin nhanh và phản ứng điều chỉnh ngay khi có sai
lầm trong công việc của cấp dưới. Nhiều chương trình quản trị chất lượng của các tổ chức đã dựa vào hệ thống kiểm tra đồng thời này để thông báo cho công nhân biết sản phẩm của họ có đảm bảo số lượng và các tiêu chuẩn chất lượng hay không để họ có ngay hành vi tự điều chỉnh.
Kiểm tra sau khi thực hiện (còn gọi là hậu kiểm).
Kiểm tra sau là kiểm tra sau khi quá trìnhđã kết thúc, bằng cách đo lường kết quả thực hiện so sánh với kết quả đề ra ban đầu.
Mục đích của kiểm tra này là nhằm rút ra những kinh nghiệm từ sự thành công hay thất bại trong quá trình thực hiện kế hoạch, để điều chỉnh cho quá trình kế tiếp. Nó không có tác dụng điều chỉnh ngay cho quá trìnhđó.
Tóm lại, mỗi giai đoạn kiểm tra đều có những vai trò và tác dụng khác nhau. Để công tác kiểm tra có hiệu quả, hoạt động kiểm tra cần thiết phải được thực hiện ở cả 3 giai đoạn kế hoạch là lập kế hoạch, thực hiện kế hoạch, và hoàn thành kế hoạch.
2. Theo mức độ tổng quát của nội dung kiểm tra.
Kiểm tra toàn bộ: nhằm đánh giá việc thực hiện mục tiêu, kế hoạch của doanh nghiệp một cách tổng thể.
Kiểm tra bộ phận: thực hiện đối với từng lĩnh vực, bộ phận, phân hệ cụ thể của doanh nghiệp.
Kiểm tra cá nhân: thực hiện đối với những con người cụ thể trong doanh nghiệp.
3. Theo tần suất của các cuộc kiểm tra.
Kiểm tra đột xuất.
Kiểm tra định kỳ được thực hiện theo kế hoạch đãđịnh trong từng thời gian.
Kiểm tra liên tục là giám sát thường xuyên trong mọi thời điểm đối với đối tuợng kiểm tra.
4. Theo mối quan hệ giữa chủ thể và đối tượng kiểm tra.
Kiểm tra là hoạt động kiểm tra của lãnh đạo doanh nghiệp và các cán bộ chuyên nghiệp đối với đối tượng quản trị.
Tự kiểm tra là việc phát triển những nhà quản trị và nhân viên có năng lực và ý thức k ỷ luật cao, có khả năng giám sát bản thân và áp dụng thành thạo kiến thức, kỹ năng, kỹ xảo để hoàn thành các mục tiêu kế hoạch với hiệu quả cao.