II. Thông tin trong quản trị
2.Hệ thống Thông tin
a. Khái niệm Hệ thống Thông tin.
Hệ thống thông tin là tổng hợp con người, phần cứng, phần mềm, dữ liệu, và mạng truyền thông để thực hiện việc thu thập, xử lý, lưu trữ, phân phối thông tin và quản lý các hoạt động chuyển hóa các nguồn dữ liệu thành các sản phẩm thông tin.
Hệ thống thông tin cònđược định nghĩa là tổng hợp con người, công nghệ thông tin và các thủ tục được tổ chức lại để cung cấp thông tin cho những người sử dụng chúng. Những yếu tố của hệ thống thông tin được biểu diễn ở sơ đồ sau:
Nguồn dữ liệu đầu vào Những sản phẩm thông tin đầu ra Xử lý dữ liệu thành thông tin Giám sát sự thực hiện của hệ thống Lưu trữ các nguồn dữ liệu
b. Vai trò của Hệ thống Thông tin.
Muốn đảm bảo thông tin cho quyết định, cần phải tổ chức một hệ thống thông tin hợp lý, nhằm:
- Mở rộng khả năng thu nhận thông tin của bộ máy quản lý và người lãnh đạo để có thể nhanh chóng đưa ra những quyết định đúng đắn.
- Bảo đảm cho người quản lý nhanh chóng nắm bắt được những thông tin chính xác về tình hình hoạt động của môi trường và của đ ối tượng quản lý, để có thể tăng cường tính linh hoạt trong quản lý.
- Tạo điều kiện để thực hiện nguyên tắc hệ thống trong quản lý và tiết kiệm được thời gian và chi phí về thu thập, xử lý thông tin.
- Hỗ trợ cho các hoạt động được thực hiện.
- Nâng cao năng lực ra quyết định cho các nhà quản trị. - Tăng cường khả năng cạnh tranh của tổ chức.
c. Chức năng của Hệ thống Thông tin.
- Thu thập thông tin, tìm kiếm thông tin. - Xử lý thông tin.
- Lưu trữ thông tin. - Khai thác thông tin. - Cung cấp thông tin.
d. Các loại Hệ thống Thông tin.
Hệ thống thông tin có thể được phân loại theo nhiều cách. Theo chức năng và người sử dụng, hệ thống thông tin được chia ra mấy loại chính thể hiện trên hình vẽ sau:
Cơ sở dữ liệu trong và ngoài tổ chức Các hệ thống thông tin tác nghiệp Các hệ thống thông tin quản lý Những hệ thống hỗ trợ hoạt động nhóm Những hệ thống thông tin điều hành Những hệ thống hỗ trợ ra quyết định Các hệ thống báo cáo
Hệ thống thông tin tác nghiệp, bao gồm:
Hệ thống xử lý giao dịch(TPS: Transaction Processing Systems): hệ thống thông tin có nhiệm vụ ghi lại và xử lý những giao dịch thông thường hàng ngày của tổ chức.
Những báo cáo do hệ thống xử lý giao dịch làm ra thường chi tiết và được những nhà quản trị tác nghiệp sử dụng.
Ngày nay, TPS đã phát triển từ chỗ đứng độc lập (stand-alone systems) thành hệ thống những máy tính có thể kết nối với nhau, tạo điều kiện thực hiện nhanh và hiệu quả hơn trong việc cung cấp thông tin.
Hệ thống kiểm soát quá trình (PCS: process control systems): là hệ thống kiểm tra và giám sát các quá trình công nghiệp đang diễn ra như những thay đổi về nhiệt độ, áp suất… Ví dụ, nhà máy lọc dầu, nhà máy điện….
Hệ thống thông tin văn phòng (OIS: office information systems): hệ thống kết hợp các phần cứng và phần mềm (như máy xử lý văn bản, thư điện tử, nhà xuất bản để bàn (desktop – Publisher)… để xử lý và thực hiện những nhiệm vụ công bố và phân phối thông tin.
Hệ thống này giúp cho việc giao tác lẫn nhau giữa các nhân viên và những người quản trị ở các cấp. Sự truyền thông này bao gồm các thủ tục, những báo cáo, hay thư báo, có thể được truyền đi dưới bất kỳ dạng nào (miệng, viết, hình ảnh…). Trước đây, một số hệ thống đãđược thiết kế cho truyền thông văn phòng và được gọi là tự động văn phòng (office automation), nhưng nay thuật ngữ “hệ thống thông tin văn phòng” được sử dụng rộng rãi hơn.
Hệ thống thông tin quản lý (MIS: management information systems).
Hệ thống báo cáo thông tin (IRS: information reporting systems) là dạng ban đầu và cũng là phổ biến nhất của hệ thống thông tin quản lý, đó là hệ thống tổ chức thông tin dưới dạng các báo cáo theo một số mẫu đãđược định trước và được các nhà quản trị sử dụng để ra quyết định hằng ngày.
Hệ thống hỗ trợ ra quyết định (DSS: decision support systems): hệ thống thông tin giao tác (interactive information systems) dựa trên các mô hình quyết định và những dữ liệu được chuyên môn hóa để hỗ trợ những người ra quyết định đối với những vấn đề có cấu trúc lỏng lẻo (bán hay không có cấu trúc).
Hệ thống hỗ trợ điều hành (ESS: executive support systems) là hệ thống thông tin quản lý giúp cho việc ra quyết định chiến lược ở cấp cao nhất. Hệ thống này được thiết kế để giúp cho các nhà điều hành có thể truy cập nhanh chóng những dữ liệu bên trong cũng như bên ngoài của tổ chức.
Những hệ thống hỗ trợ nhóm (GSS – GroupWare: group decision support systems) là phần mềm được thiết kế để giúp mọi người làm việc tập thể hay độc lập thông qua việc chia sẻ thông tin.