III. Quản lý sự thay đổi của Tổ chức
3.Nội dung thay đổi và những phản ứng khi thay đổi
a. Nội dung thay đổi
Sự thay đổi của tổ chức có thể được thực hiện theo 3 hướng: cơ cấu, công nghệ, con người, hoặc kết hợp những yếu tố kể trên.
Thay đổi cơ cấu.
Sự thay đổi cơ cấu dẫn đến việc bố trí, sắp xếp lại các bộ phận cấu thành tổ chức như các mối liên hệ truyền thông, dòng công việc, hoặc hệ thứ bậc quản trị. Những thay đổi đó được thực hiện thông qua:
- Thiết kế lại tổ chức. Chuyển từ cơ cấu cơ học, hành chính máy móc sang cơ cấu hữu cơ linh hoạt.
- Thực hiện phân quyền. Tạo nên các bộ phận nhỏ tự quản lý nhằm tăng động lực cho các thành viên và tập trung sự quan tâm của họ vào các hoạt động được ưu tiên hàng đầu trong tổ
chức. Phân quyền còn khuyến khích mỗi bộ phận tìm cách thíchứng cơ cấu và công nghệ với nhiệm vụ và môi trường của nó.
- Cải tiến dòng công việc và hợp nhóm một cách thận trọng các chuyên môn. Điều đó có thể làm tăng năng suất, chất lượng, tinh thần đồng đội và tính sáng tạo của người lao động.
Thay đổi công nghệ.
Thay đổi công nghệ bao gồm sự hoàn thiện, đổi mới trang thiết bị, quy trình hoạt động, kỹ thuật nghiên cứu, hoặc các phương pháp sản xuất.
Công nghệ sản xuất là một trong những yếu tố quan trọng ảnh hưởng lên cơ cấu tổ chức. Điều này dẫn đến cách tiếp cận cơ cấu – kỹ thuật hay kỹ thuật – xã hội, với ý định tăng cường khả năng hoạt động của tổ chức thông qua sự thay đổi đồng thời của cơ cấu và công nghệ. Mở rộng công việc và làm phong phú công việc chính là những ví dụ về sự thay đổi theo quan điểm cơ cấu – kỹ thuật.
Thay đổi con người.
Cả hai cách tiếp cận cơ cấu và công nghệ đều cố gắng làm tăng khả năng hoạt động của tổ chức nhờ sự thay đổi hoàn cảnh công việc. Trái lại, cách tiếp cận con người cố gắng thay đổi hành vi của người lao động bằng cách tập trung vào kỹ năng, thái độ, nhận thức và kỳ vọng của họ.
Những thay đổi trên có thể được tiến hành theo những quy mô khác nhau. Vấn đề này phụ thuộc vào tầm nhìn về độ lớn của những thay đổi cần diễn ra. Tuy nhiên, vẫn có nhiều khả năng lựa chọn ở đây. Tổ chức nên bắt đầu thay đổi từ phạm vi nhỏ sau đó mở rộng dần hay bắt đầu ngay từ phạm vi lớn. Nếu tổ chức cần làm thử, thì thử ở đây và với ai? Có phải sẽ làm thử ở nơi dễ dành thắng lợi nhất?...
b. Những phản ứng đối với sự thay đổi.
Mọi thay đổi hoặc viễn cảnh thay đổi đều làm nảy sinh hai lực lượng đối ngược nhau: một thìđi theo hướng thay đổi, lực lượng khác thì tìm cách kìm hãm sự thay đổi.
Nguyên nhân phản đối.
Nguồn gốc của chống đối thay đổi rất nhiều và rất khác nhau. Chúng có thể rất cá nhân. Sự sợ hãi, là phản ứng thông thường nhất: mất việc làm, mất quyền lợi, mất quyền lực, sợ phải rời bỏ những hoạt động mà mình cảm thấy có khả năng, những thay đổi về chức vụ gây ra những hậu quả ngấm ngầm cho những trải nghiệm cuộc sống về tình cảm.
Phải điều chỉnh ứng xử khi đã quen với tình trạng hiện tại đang yên ổn. Con người thường không chủ động tìm kiếm sự t hay đổi do những công việc đều đặn như đã diễn ra cho chúng ta quyền kiểm soát. Khi người ta càng không biết rõ lý do,ảnh hưởng, phương pháp thực hiện sự thay đổi thì họ càng nghi ngờ và lo sợ và việc mất quyền kiểm soát của mình.
Sự kiêu ngạo: thay đổi phương pháp được ngầm hiểu là phương pháp cũ không hoàn hảo, khó khăn còn lớn hơn nhiều khi sự thay đổi động ch ạm đến những tác nhân bên ngoài tổ chức.
Sự chống đối lại thay đổi cũng có thể do nhiều nguyên nhân có liên quan đến phong cách quản trị, đến cơ cấu và văn hóa tổ chức gây ra.
Biểu hiện phản đối.
Trở lực đối với thay đổi có thể biểu hiện ở rất nhiều phản ứng khác nhau như: hoài nghi, đả kích (mọi chuyện đều có thể trở thành chủ đề để đả kích), vắng mặt, đình công, xung đột,
chậm chạp hoặc hăng hái quá mức để chứng tỏ rằng thay đổi không đem lại kết quả, tung tin đồn. Các phản ứng có thể được tiến hành ngấm ngầm hoặc công khai, mang tính cá nhân hoặc tập thể.
Tuy vậy, nhiều khi trở lực đối với sự thay đổi lại cần thiết vì nó có thể giúp tổ chức tránh được những thay đổi tùy tiện.
Quá trình phản đối trong tổ chức thường chuyển biến qua nhiều trạng thái khác nhau như: