I. Ra quyết định quản trị
4. Phương pháp ra quyết định quản trị
Phương pháp ra quyết định là các cách thức mà chủ thể quyết định dùng để thực hiện
một, một số hoặc tất cả các bước của tiến trình ra quyết định. Chủ thể quyết định là cá nhân hoặc là tập thể có trách nhiệm đưa ra quyết định quản trị. Sau đây là 2 phương pháp ra quyết định chính, phương pháp cá nhân ra quyết định và phương pháp ra quyết định tập thể.
C
ấp quả
n t
rị
Tối cao Rộng không có cấu trúc
Trung gian Cấu trúc và không có cấu trúc
Cấp thấp Thường xuyên và rất thường lệ
Lo ại vấ n đề gi ải qu yế t Những quyết định chưa được chương trình hoá
Những quyết định đã được chương trình hoá
a. Phương pháp cá nhân ra quyết định.
Đây là phương pháp ra quyết định trên cơ sở kiến thức và kinh nghiệm cá nhân của nhà quản trị. Theo phương pháp này khi xuất hiện những nhiệm vụ (vấn đề) thuộc thẩm quyền của mình, nhà quản trị tự mìnhđề ra quyết định quản trị mà không cần có sự tham gia của tập thể hoặc các chuyên gia.
Phương pháp tự ra quyết định có hiệu quả trong điều kiện vấn đề cần quyết định không quá phức tạp, việc xác định vấn đề không khó khăn, các phương pháp giải quyết vấn đề rõ ràng và việc phân tích lựa chọn phương án đơn giản, đồng thời người ra quyết định có nhiều kiến thức và kinh nghiệm trong việc ra quyết định. Các quyết định thuộc loại này không đòi hỏi có những tiêu chuẩn đánh giá phương án thay vào đó nhà quản trị dựa vào các thủ tục, quy tắc và chính sách để ra quyết định. Và các phương pháp thường sử dụng:
Cách thức ra quyết định khách quan logic.
Đặc điểm:
- Ra quyết định dựa trên sự suy nghĩ một cách khách quan.
- Tiến trình ra quyết định được tiến hành một cách hợp lý và lôgic. Từ việc xác định mục tiêu cần giải quyết, nhà quản trị hình thành các phương án có thể và phân tích đánh giá một cách có hệ thống, logic các phương án.
- Nhà quản trị có kỹ năng phân tích, yêu thích nguyên tắc cứng nhắc, ít bị chi phối bởi những tình huống tế nhị mang tính tình cảm.
- Thường có chính kiến rõ ràng.
- Làm việc vì mục tiêu rõ ràng, coi trọng việc đạt hiệu quả. Cách này coi trọng cách thức đạt được mục tiêu.
Cách thức ra quyết định mang tính cảm tính:
Đặc điểm:
- Quyết định do tình cảm chi phối và thường được hình thành mang tính cá nhân và chủ quan.
- Khi cân nhắc các vấn đề, họ thường cho rằng tình cảm là cái quan trọng. Tiêu chuẩn nhận được sự cảm thông và hoà hợp rất được chú trọng khi xây dựng các quyết định.
- Họ thường bị thuyết phục bởi các nhu cầu cá nhân, luôn chú trọng đến việc thỏa mãn nhu cầu của mọi người trong công ty.
Cách thức quyết định theo hành vi.
Quyết định mà nhà quản trị đưa ra phụ thuộc vào khả năng nắm bắt thông tin, khả năng nhận thức của bản thân nhà quản trị.
Cách thức ra quyết định theo hành vi cho rằng khả năng nhận thức thông tin của con người là có giới hạn. Nói cách khác, mỗi người chỉ có thể nắm bắt một lượng thông tin nhất định. Tuy nhiên, nếu lượng thông tin đãđầy đủ để ra quyết định thì những giới hạn về nhận thức sẽ có thể ngăn cản đến việc việc tư duy quyết định. Nhà quản trị ra quyết định trong giới hạn khả năng nhận thức của họ về tình huống.
Ra quyết định quản trị theo hành vi gắn liền với những vấn đề như sự hạn chế về tư duy và trực giác của nhà quản trị.
* Hạn chế về tư duy:
Con người không thể biết hết mọi thứ. Họ bị giới hạn bởi những ràng buộc như thời gian, thông tin, nguồn lực, khả năng trí tuệ của họ. Hạn chế về tư duy là một khái niệm thực tế và nó giải thích một thực tế vì sao những cá nhân khác nhau với những thông tin chính xác, như nhau lại ra những quyết định khác nhau. Hạn chế về tư duy ảnh hưởng đến nhiều m ặt của tiến trình ra quyết định. Đầu tiên, người ra quyết định không nghiên cứu được tất cả các phương án để sau đó lựa chọn cái tốt nhất. Hơn nữa, họ chỉ nhận diện và đánh giá phương án trong những cái được nhận thấy. Nhà quản trị có thể rơi vào trường hợp là tìm được một phương án tối ưu trong số những cái có sẵn và ra quyết định mà không nghiên cứu thêm các giải pháp khác. Trong khi thực tế còn tồn tại nhiều phương án khác tốt hơn nhưng không được nhận dạng và xem xét vì phương án đầu tiên đãđược chấp nhận.
* Trực giác:
Trực giác là một điều gìđó từ sự phân tích vô thức trên cơ sở kinh nghiệm trong quá khứ tạo ra những khả năng được gọi là giác quan thứ sáu. Trực giác dựa trên quá trình thực hành và kinh nghiệm sống của từng cá nhân. Ví dụ một người ra quyết định bắt gặp một sự tương tự giữa tình huống hiện tại với một tình huống trong quá khứ sẽ chọn hoạt động mang lại hiệu quả như trong quá khứ họ đã làm. Nhà quản trị sử dụng trực giác để nhanh chóng thấu hiểu tình huống, đưa ra giải pháp mà không cần thông qua phân tích.
b. Phương pháp ra quyết định tập thể.
Để khắc phục những hạn chế của ra quyết định cá nhân, các nhà quản trị thường dùng phương pháp ra quyết định tập thể. Ra quyết định tập thể không có nghĩa chủ thể ra quyết định là tập thể, trách nhiệm về quyết định thuộc về tập thể. Ra quyết định tập thể được hiểu là một phương pháp ra quyết định mà người lãnhđạo không chỉ dựa vào kiến thức và kinh nghiệm cá nhân mà còn dựa vào kiến thức, kinh nghiệm của tập thể để đưa ra quyết định và chịu trách nhiệm về những quyết định được đưa ra. Những hình thức ra quyết định tập thể rất phong phú hoặc có sự tham gia của hội đồng tư vấn, nhóm nghiên cứu hoặc với sự tham gia của một số chuyên gia, cũng có thể với sự tham gia của tập thể hoặc một số cá nhân, một số bộ phận trong tổ chức.Kết quả thảo luận của các hội đồng tư vấn, nhóm nghiên cứu, các cuộc hội thảo, hội nghị của các cuộc điều tra xã hội… là những căn cứ quan trọng giúp các nhà quản trị đưa ra được những quyết định đúng đắn trong phạm vi quyền hạncủa mình.
Một số ưu điểm chính của phương pháp ra quyết định tập thể so với ra quyết định cá
nhân:
- Đảm bảo tính dân chủ của tổ chức.
- Thu hút được sáng kiến của nhiều người để thực hiện các bước của quá trình ra quyết định, đặc biệt của các chuyên gia và những người sẽ thực thi chiến lược.
- Đảm bảo cơ sở tâm lý – xã hội cho các quyết định.
Bên cạnh ưu điểm, thì so với ra quyết định cá nhân phương pháp ra quyết định tập thể
cũng có những nhược điểm nhất định:
- Thường kéo dài thời gian hơn trong việc đưa ra quyế t định.
- Dễ có sự ảnh hưởng của một hoặc một số cá nhân trong hội đồng tư vấn hoặc nhóm nghiên cứu đến những kết luận của tập thể.
- Trách nhiệm của người ra quyết định không rõ ràng. Ra quyết định tập thể chỉ là phương pháp mà các nhà lãnh đạo dựa vào tập th ể để ra quyết định chứ không phải họ không có trách nhiệm khi quyết định được đề ra.
Chủ thể quyết định dù là cá nhân hay tập thể đều có thể áp dụng phương pháp ra quyết định tập thể. Trong quá trình thảo luận, thực hiện các bước của quá trìnhđề ra quyết định tập thể có thể áp dụng một trong các kỹ thuật: Động não, nhóm danh nghĩa, Delphi.
Kỹ thuật hiến kế Động não là kỹ thuật được dùng trong quá trình tìm tòi các sáng kiến của mọi người tham gia thảo luận về quyết định. Kỹ thuật này được thực hiện như sau: trong một cuộc họp thảo luận có nhiều người tham gia, người chủ toạ phát biểu một cách rõ ràng vấn đề sao cho tất cả mọi người đều hiểu, tất cả các thành viên tự do nêu ý kiến trong khoản thời gian ấn định trước. Các ý kiến được ghi lại và phân tích sau. Kỹ thuật hiến kế động não có nhược điểm là ý kiến của mọi người trong cuộc họp dễ bị ảnh hưởng lẫn nhau.
Các quy tắc của kỹ thuật hiến kế động não.
Khuyến khích tự do. Các thành viên trong nhóm tự do đề xuất ý kiến. Không có ý tưởng nào được xem là thường. Các thành viên trong nhóm được khuyến khích nói lên mọi ý tưởng ngay cả những ý tưởng được cho là cực đoan hay kỳ quặc. Mọi ý tưởng nêu ra đều thuộc về tập thể chứ không thuộc về cá nhân người đưa ra.
Các thành viên trong nhóm không bị chỉ trích khi họ đề xuất ý kiến. Khuyến khích số lượng ý kiến. Ghi chép mọi ý kiến.
Không đánh giá các ý kiến cho đến khi tập hợp xong các phương án lựa chọn.
Kỹ thuật nhóm danh nghĩa là kỹ thuật được dùng không chỉ tìm ra sáng kiến mà cònđi đến kết luận của cuộc họp. Kỹ thuật này được mô tả như sau: các thành viên của nhóm có mặt tại cuộc họp, chủ toạ phát biểu về nhiệm vụ cuộc họp, các thành viên viết ra giấy những suy nghĩ của họ. Từng thành viên đọc những điều họ đã viết, thảo luận và đánh giá các ý kiến của từng thành viên, từng thành viên độc lập cho biết thứ tự của các ý kiến theo mức độ đúng đắn của chúng. Kết luận cuối cùng sẽ thuộc về ý kiến có thứ bậc cao nhất.
Kỹ thuật Delphilà kỹ thuật ra quyết định theo nhóm khi các thành viên không được triệu tập tới một cuộc họp. Đây là kỹ thuật phức tạp và tốn thời gian. Kỹ thuật Delphi giống với kỹ thuật nhóm danh nghĩa chỉ khác là các thành viên không ngồi trực diện với nhau. Kỹ thuật này bao gồm các bước sau:
Vấn đề được xác định và các thành viên được yêu cầu đưa ra những ý kiến qua một phiếu câu hỏi đãđược chuẩn bị kỹ.
- Mỗi thành viên hoàn thành phiếu câu hỏi một cách độc lập và không ghi tên. - Kết quả của phiếu câu hỏi được một trung tâm thu lại, xử lý và in ra.
- Mỗi thành viên nhận một bản in kết quả đã xử lý.
- Sau khi xem xét kết quả, các thành viên lại được yêu cầu cho biết ý kiến của họ. Kết quả là các thành viên thường đưa ra những ý kiến mới có sự thay đổi so với ý kiến ban đầu của họ. Cứ tiếp tục thực hiện như vậy cho đến khi có sự thống nhất ý kiến.