I. Ra quyết định quản trị
2.Tiến trình ra quyết định quản trị
a. Nhận diện cơ hội và vấn đề.
Quyết định được tạo ra phải biết nơi nào cần quyết định đó và ra quyết định thực chất là tìm kiếm phương án tốt nhất để thực hiện nhiệm vụ hay giải quyết vấn đề. Do đó, bước đầu tiên của tiến trình ra quyết định là nhận diện cơ hội và xác định vấn đề ra quyết định.
- Nhận diện rõ cơ hội nhằm đề ra các quyết định nắm bắt các cơ hội, tăng thêm lợi thế cạnh tranh cho các doanh nghiệp, hay tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động của các tổ chức.
- Xác định vấn đề nhằm đưa ra các quyết định hợp lý để giải quyết nó. Vấn đề được hiểu là nhiệm vụ mà tổ chức cần giải quyết bằng một quyết định, nếu không tổ chức sẽ khó có thể phát triển được.
b. Nhận diện mục tiêu Tổ chức và xác định mục tiêu của quyết định.
Nhận diện mục tiêu của Tổ chức: xem xét lại hệ thống mục tiêu đãđược đề ra của tổ chức, để cân nhắc các quyết định cho phù hợp với các mục tiêu đó. Những quyết định có thể tạo ra những kết quả trái ngược với mục tiêu sẽ không được tổ chức chấp nhận.
Xác định mục tiêu của Quyết định. Mục tiêu của các quyết định là những cái đích cần đến (hay cần đạt được) trong các quyết định về quản trị.
- Mục tiêu định hướng cho các hoạt động, là cơ sở để đánh giá các phương án, các quyết định và là căn cứ để đề ra các quyết định về quản trị.
- Những cơ sở khoa học chủ yếu khi xác định các mục tiêu ra quyết định: Những vấn đề cốt lõi cần giải quyết khi phải ra quyết định là gì?
Hoàn cảnh cụ thể ở bên trong và bên ngoài của mỗi đơn vị trong khi giải quyết các tình phải huống ra quyết định như thế nào?
Tình thế trước mắt cũng như lâu dài đối với mỗi tổ chức, mỗi đơn vị khi thực hiện các quyết định đãđược lựa chọn là gì?
Ra quyết định và thực hiện quyết định về quản trị phải sử dụng các quy luật khách quan nào?
Khả năng tổ chức thực hiện các quyết định quản trị của người điều hành ra sao?….
c. Thiết lập các phương án.
Một khi cơ hội và vấn đề đãđược nhận dạng chính xác, nhà quản trị phát triển các cách thức để đạt được mục tiêu và giải quyết được vấn đề. Một vấn đề quyết định có thể được giải quyết bằng nhiều cách khác nhau. Mỗi cách tạo ra một phương án quyết định, khả năng thiết lập các phương án quyết định cũng thường quan trọng như việc lựa chọn chính xác một phư ơng án trong số các phương án đãđề xuất. Trong những phương án lựa chọn nhà quản trị phải ghi nhớ
mục tiêu và mục tiêu được xem là đích của mỗi sự lựa chọn. Với cách tiếp cận này, nhiều sự lựa chọn tốt sẽ được đánh giá và xem xét.
Trong quá trình nghiên cứu, tìm tòi các phương án quyết định các nhà quản trị có thể dựa vào kinh nghiệm và kiến thức của bản thân, cũng có thể dựa vào ý kiến đề xuất của các chuyên gia và tập thể. Những đề xuất của tập thể, các chuyên gia có ý nghĩa quan trọng, nhưng khi sử dụng ý kiến của các chuyên gia và tập thể, các nhà quản trị cần kết hợp sử dụng phương pháp “động não”, phương pháp “nhóm danh nghĩa” và phương pháp Delphi.
d. Đánh giá những phương án lựa chọn.
Xác định tiêu chuẩn đánh giá phương án.
Muốn so sánh các phương án một cách khách quan để lựa chọn được phương án tốt nhất cần xác định tiêu chuẩn đánh giá các phương án. Tiêu chuẩn này được thể hiện bằng các chỉ tiêu số lượng và chất lượng, phản ánh kết quả đạt mục tiêu của tổ chức hay kết quả mong muốn của việc giải quyết vấn đề quyết định.
Việc lựa chọn các tiêu chuẩn đánh giá hiệu quả có vị trí quan trọng song không đơn giản. Nếu tiêu chuẩn không được xác định rõ thì việc đánh giá và lựa chọn quyết định sẽ gặp khó khăn, dễ dẫn đến tình trạng tuỳ tiện, chủ quan. Các tiêu chuẩn quyết định cần đáp ứng yêu cầu: - Mỗi vấn đề quyết định phải đặt ra một hoặc một số mục tiêu và tương ứng với nó là một hoặc một số tiêu chuẩn quyết định.
- Các chỉ tiêu dùng làm tiêu chuẩn đánh giá quyết định cần phải tính toán được, như cân, đo, đong, đếm…
- Số lượng tiêu chuẩn không quá nhiều.
Tuy nhiên, các nhà quản trị không nên cầu toàn khi đưa ra các quyết định, tức là mọi mục tiêu đều tối ưu, mà có thể chỉ thoả mãn một cách cơ bản một số mục tiêu.
Trong hệ thống mục tiêu, mỗi mục tiêu có tầm quan trọng khác nhau và do đó các tiêu chuẩn phản ánh chúng có tầm quan trọng, vị trí không giống nhau trong phân tích đánh giá phương án. Khi lựa chọn tiêu chuẩn cũng cần xác định hệ số phản ánh tầm quan trọng của các mục tiêu.
Đánh giá các phương án.
Đánh giá các phương án là xác định các giá trị và sự phù hợp của các phương án theo các tiêu chuẩn đã đề ra. Tiêu chuẩn quan trọng nhất trong đánh giá các phương án chính là chỉ tiêu hiệu quả.
Khi đo lường các chỉ tiêu hiệu quả các phương án cần đảm bảo tính so sánh, tức đưa chúng về một mặt bằng thống nhất. Việc đo lường hiệu quả của từng phương án cần được thực hiện theo cả hai hướng, phân tích định lượng và phân tích định tính.
Đánh giá các phương án tạo cơ sở cho việc lựa chọn phương án để ra quyết định. Đánh giá đúng sẽ chọn được quyết định đúng và ngược lại. Nói một cách tổng quát, đánh giá các phương án chính là chỉ ra những ưu điểm và hạn chế của từng phương án.
e. Lựa chọn phương án và ra quyết định.
Bước tiếp theo của quá trình ra quyết đ ịnh là lựa chọn phương án. Trong số các phương án đánh giá cần phải chọn ra một phương án thoả mãn cao nhất tiêu chuẩn hiệu quả, đồng thời có thể khắc phục được những yếu tố hạn chế. Các phương án tốt nhất được xem là phương án quyết định. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Việc lựa chọn phương án nên có sự tham gia của tập thể, của những chuyên gia có kinh nghiệm, thậm chí của cấp trên. Những ý kiến của họ có ý nghĩa rất lớn giúp cho người ra quyết định lựa chọn được phương án tốt nhất để ra quyết định. Nhất là những người có vai trò trong việc thực hiện quyết định sắp ban hành. Nhưng người lãnhđạo vẫn là người trực tiếp ra quyết định và chịu trách nhiệm về quyết định theo phương án quyết định đó.
f. Lựa chọn cách thức thực hiện.
Mọi quyết định chỉ là ý tưởng hảo huyền nếu không thực hiện được. Nối liền giữa ra quyết định và đánh giá kết quả là giai đoạn thực hiện quyết định. Khi thực hiện quyết định cần tính đến những hành động cần thiết và bảo đảm các nguồn lực cần thiết để thực hiện các hành động đó. Trong đó cần chú ý những nội dung sau:
Cần thiết phải có sự chấp nhận, ủng hộ và cam kết trách nhiệm của những người thực hiện. Trong số đó, quan trọng nhất là những cá nhân liên quan đến tiến trình thực hiện quyết định, họ phải nhận thức được vai trò và trách nhiệm của họ trong tiến trình ra quyết định.
Cần phải có sự nhạy cảm trong việc xác định các yếu tố ảnh hưởng đến quá trình thực thi quyết định và hình thành các kế hoạch cũng như nguồn lực dự phòng phù hợp.
Cần phải lập kế hoạch thực hiện quyết định. Để cho kế hoạch phù hợp với việc thực hiện, nhà quản trị phải chú ý các vấn đề sau:
- Xác định mọi thứ sẽ như thế nào khi quyết định hoàn toàn được thực hiện.
- Phác thảo trình tự công việc theo thời gian và những công việc cần thiết để quyết định hoàn toàn thực hiện được.
- Liệt kê nguồn lực và những thứ cần để thực hiện từng công việc. - Ước lượng thời gian để thực hiện từng công việc.
- Phân chia trách nhiệm cho từng cá nhân theo từng công việc cụ thể.
g. Giám sát và đánh giá.
Tiến trình ra quyết định chỉ đầy đủ khi những kết quả của quyết địn h được giám sát và đánh giá. Nhà quản trị phải quan sát những kết quả của quyết định so với mục tiêu và làm cho các hoạt động trở nên chính xác hơn nếu thấy cần thiết. Những tiêu thức đo lường mục tiêu có thể được thiết lập trước khi giải pháp được xây dựng.
Đánh giá đúng thành công hay thất bại của một quyết định trong quá khứ đóng vai trò rất quan trọng, vì chính sự đánh giá đó cung cấp những thông tin bổ ích cho nhà quản trị ra quyết định trong tương lai. Đó là một phần của luồng thông tin phản hồi.