II. Thông tin trong quản trị
3. Quản trị Hệ thống Thông tin
a. Xác định nhu cầu Thông tin trong Quản trị.
Mạng lưới thông tin phải được tổ chức sao cho phù hợp với các cấp quản lý, vì mỗi cấp quản lý đều có phạm vi hoạt động nhất định và chỉ cần những loại thông tin có liên quan đến quyền hạn và trách nhiệm đã quyđịnh. Sau đây là nhu cầu thông t in đối với từng cấp ra quyết định.
Cấp ra quyết định Các thông số
Chiến lược Chiến thuật Tác nghiệp
Thời gian Dài hạn, 3-5 năm 1-2 năm Năm hiện hành
Nguồn thông tin Thiên về nguồn bên ngoài
Hỗn hợp trong và ngoài Chủ yếu bên trong
Mức độ chi tiết Tổng hợp Tổng hợp với chi tiết Được chi tiết hóa Khuôn dạng Khác nhau tùy từng báo
cáo Cố định với những báo cáo cụ thể Cố định Độ cập nhật thông tin
Tương đối cũ Trung bình Mới
Mức độ chính xác Tính chính xác ít quan trọng hơn do những thay đổi và dự báo lớn
Trung bình Cao
Tần suất sử dụng Không định kỳ, không dự đoán đuợc,tùy tiện
Tương đối thường xuyên, định kỳ
Thường xuyên và định kỳ Mức cấu trúc của vấn đề Vấn đề không cấu trúc, bán cấu trúc Bán cấu trúc Có cấu trúc
b. Xây dựng Hệ thống Thông tin trong Quản trị.
Nguyên tắc xây dựng HTTT.
Căn cứ vào nhu cầu thông tin của cơ quan quản lý các cấp để xác định cấu trúc của hệ thống thông tin. Vì hệ thống thông tin là một bộ phận của hệ thống quản lý, nó thực hiện chức năng cung cấp những thông tin cần thiết cho quản lý.
- Thuận tiện cho việc sử dụng, hệ thống thông tin cần gọn nhẹ, phù hợp với trình độ của cán bộ quản lý, dịch vụ thông tin cần được tổ chức cho phù hợp với quy chế về quyền hạn, trách nhiệm của từng bộ phận quản lý và phù hợp với tác phong của người lãnhđạo.
- Đưa tin một lần và sử dụng nhiều lần. Thông tin chỉ đưa vào một lần và thường xuyên đổi từ thông tin ban đầu, chế biến và cung cấp cho các bộ phận quản lý khác nhau. Điều này rất quan trọng đối với người thiết kế hệ thống thông tin.
- Đảm bảo sự trao đổi qua lại giữa các hệ thống.
- Xử lý đa nhiễu, đó là các thông tin giả, thông tin sai lệch do đối thủ đưa ra mà hệ thống đó cần loại bỏ.
- Mô hình hóa các quá trình thông tin.
Cách thức xây dựng hệ thống thông tin quản trị.
Việc thiết kế, xây dựng và vận hành hệ thống thông tin trong tổ chức là công việc của các chuyên gia tin học. Với tư cách là nhà quản trị và người sử dụng cuối cùng, sự hiểu biết một số nét chính mang tính nguyên tắc là cần thiết.
Tuy nhiên, hiện nay vẫn chưa có cách tiếp c ận thống nhất trong việc thiết kế hệ thống thông tin, những bước sau đây cho thấy những yếu tố cơ bản để ứng dụng hệ thống thông tin: - Phân tích hệ thống quyết định trong quản trị. Đây là bước đầu tiên, tức là xác định rõ tất cả những quyết định quản trị cần tới thông tin.
- Phân tích nhu cầu thông tin của từng loại quyết định và xác định nguồn của những thông tin đó.
- Tổng hợp các quyết định và xác định nơi cần truyền đạt thông tin.
- Thiết kế việc xử lý thông tin. Các chuyên gia kỹ thuật sẽ thiết kế, xây dựng m ột hệ thống thực hiện việc thu thập, xử lý, lưu trữ và phân phối thông tin.
- Vận hành hệ thống thông tin.
c. Tổ chức Hệ thống Thông tin trong Quản trị.
Nguyên tắc Tổ chức hệ thống thông tin.
- Tổ chức hệ thống thông tin trong quản trị phải mang tính chuyên môn hóa và mang tính khoa học, sáng tạo cao.
- Nghiên cứu cách tổ chức hệ thống thông tin trong quản trị ở một doanh nghiệp sẽ giúp cho việc sắp xếp các công việc và người trong hệ thống thông tin một cách hợp lý, giúp cho việc thực hiện các hoạt động thông tin dễ dàng nhanh chóng và có hiệu quả hơn.
- Cơ sở khoa học của việc tổ chức hệ thống thông tin trong quản trị là các quy luật về tổ chức nói chung và tổ chức hệ thống thông tin nói riêng cùng hoàn cảnh cụ thể của mỗi đơn vị. Nghiên cứu và vận dụng các quy luật và tính chất quy luật trong việc tổ chức hệ thống thông tin và truyền thông trong quản trị là một việc làm cần thiết. Tổ chức hệ thống thông tin trong quản trị phải tuân theo các nguyên tắc xây dựng hệ thống thông tin.
- Các loại mô hình tổ chức hệ thống thông tin trong quản trị.
- Trên phương diện lý thuyết cũng như thực tế có rất nhiều loại mô hình tổ chức hệ thống thông tin quản trị. Những mô hình phổ biến thường hay được áp dụng: mô hình tập trung, mô hình phân tán, mô hình kết hợp, mô hình theo chức năng, mô hình theo nguyên tắc thị trường…
Cần căn cứ vào hoàn cảnh thực tiễn, vào hiệu quả của mỗi mô hình và vào khả năng của các doanh nghiệp người ta lựa chọn những mô hình tổ chức hệ thống thông tin thích hợp nhất cho đơn vị mình.
Câu hỏi ôn tập.
Câu 1. Trình bày cách thức khắc phục mâu thuẫn giữa tính kịp thời và tính đầy đủ đối với thông tin quản trị?
Câu 2. Nên xây dựng mô hình thông tin quản trị phân tán hay tập trung? Tại sao?
Câu 3. Tại sao thông tin không phải là vật chất nhưng không tồn tại ngoài các giá vật chất? Câu 4. Tại sao nói “thời gian là kẻ thù của thông tin”?
Câu 5. Hãy xây dựng mô hình hệ thống tin quản trị cho một đơn vị cụ thể (cơ quan hoặc doanh nghiệp)?
Câu 6. Mọi vấn đề trong tổ chức đều trở thành vấn đề quyết định, đúng hay sai? Tại sao?
Câu 7. Khi thiết lập các phương án, chúng ta nên đề xuất càng nhiều phương án càng tốt, đúng hay sai? Tại sao?
Câu 8. Khi đánh giá, đưa ra càng nhiều tiêu chuẩn sẽ càng thuận lợi, đúng hay sai? Tại sao? Câu 9. Quyết định quản trị khi không được người có trách nhiệm thực hiện chấp nhận vàủng hộ, sẽ dễ gây ra hậu quả gì?
Câu 11. Phương pháp ra quyết định cá nhân thường được áp dụng để ra các quyết định đã chương trình hoá hay các quyết định chưa chương trình hoá? Tại sao?
Câu 12. Bước nào trong tiến trình ra quyết định nên áp dụng phương pháp ra quyết định tập thể? Tại sao?
Câu 13. Hãy mô hình hoá tiến trình thực hiện phương pháp ra quyết định tập thể dưới dạng sơ đồ?
Câu 14: Tình huống: "Cho ai nghỉ việc?"
Một trong những vấn đề khó xử nhất của nhà quản trị là phải quyết định cho nhân viên nghỉ việc. Do khối lượng công việc giảm, Giám đốc công ty cổ phần May Thắng Lợi quyết định giảm 40 trong số 350 cán bộ, công nhân của công ty, trong đó, có hai người trong số những nhân viên sau đây của phòng Quản trị nguồn nhân lực:
Cô Ngọc, 27 tuổi, tốt nghiệp quản trị kinh doanh, đã làm việc với công ty 4 năm ở công việc hiện tại, phụ trách định mức lao động. Trong ba năm cuối được đánh giá là thực hiện công việc xuất sắc. Tuy nhiên, trong 4 tháng đầu năm nay cô Ngọc đã nghỉ bệnh 9 lần.
Anh Hoà, 25 tuổi, có 3,5 năm làm việc trong công ty, mới về phòng được nửa năm, phụ trách vấn đề tiền lương. Tốt nghiệp trung cấp tiền lương, dự định lấy vợ tháng sau. Vợ chưa cưới có sạp vải ở chợ An Đông, thu nhập cao, có nhà riêng. Anh Hoa đã xây dựng hệ thống bảng lương mới cho doanh nghiệp, có tác dụng kích thích nhân viên trong doanh nghiệp rất tốt.
Ông Lợi, 56 tuổi, phó phòng, phụ trách công tác tuyển dụng và giải quyết các khiếu tố, ký kết hợp đồng lao động, tốt nghiệp đại học tại chức trước đây 5 năm, đã làm việc cho doanh nghiệp 25 năm, bắt đầu từ một nhân viên văn thư và được thăng chức dần, không muốn nghỉ hưu sớm, có vợ thường xuyên bị bệnh và 3 con gái, tất cả đền đã tốt nghiệp đại học.
Ông Loan, 45 tuổi, tốt nghiệp đại học ở Đông Âu về kinh tế lao động, phụ trách công tác đào tạo. Có 6 năm kinh nghiệm ở cương vị phó phòng như hiện nay. Chất lượng thực hiện công việc theo tuỳ hứng: khi thích thì làm rất tốt, khi không thích thì chỉ ở mức độ trung bình.
Cô Lan, 22 tuổi, tốt nghiệp trung cấp sư phạm, phụ trách văn thư và lưu trữ hồ sơ, tài liệu của công ty, có năng khiếu văn nghệ và biết cách tổ chức các hoạt động sinh hoạt tập th ể, con gái ông phố chủ tịch quận, thực hiện công việc ở mức độ trung bình.
Theo những điều mô tả trên, lớp cử 6 người, mỗi người đóng vai một trong số các nhân vật sau đây: trưởng phòng nguồn nhân lực và các nhân viên Ngọc, Lợi, Loan, Lan và Hoà.
Nếu là trưởng phòng, anh (chị) sẽ quyết định cho ai nghỉ việc? Tại sao? Anh (chị) có cách giải quyết nào khác không?
Chương3. CHỨC NĂNGHOẠCH ĐỊNH
Hoạch định là một trong những chức năng quản trị và là nền tảng của hoạt động quản trị. Mọi nhà quản trị trong hệ thống cấp bậc của tổ chức đều phải làm công tác hoạch định. Thông qua hoạch định, nhà quản trị chuẩn bị cho tổ chức của mình những hoạt động cần thiết nhằm có được thành công cả trong trước mắt cũng như trong tương lai. Trong môi trường kinh doanh năng động như ngày nay, hoạch định một cách có hiệu quả ngày càng trở nên quan trọng hơn. Hoạch định sẽ giúp tổ chức xác định được mục tiêu và phương án tối ưu nhất giúp tổ chức đạt đến mục tiêu đó. Qua hoạch định sẽ giúp các tổ chức định hướng được quá trình phát triển trong tương lai, thuận lợi trong việc nắm bắt các cơ hội và hạn chế các đe dọa tác động đến tổ chức. Ngoài ra, hoạch định cũng sẽ giúp các tổ chức gắn kết các thành viên và phối hợp các nguồn lực hiệu quả hơn.
Trong chương này chúng ta tập trung nghiên cứu công tác hoạch định cho một tổ chức. Nghiên cứu về các khái niệm hoạch định, các hình thức hoạch định, vai trò của hoạch định. Tiếp đến sẽ nghiên cứu về tiến trình hoạch định, vận dụng tiến trình vào thực tế. Ngoài ra, trong chương này sẽ giúp cho người học thấy được hệ thống các loại hình kế hoạch trong tổ chức, bắt đầu từ cấp tổ chức và triển khai đến từng bộ phận, cá nhân.
Mục tiêu
Sau khi nghiên cứu chương này, người học có khả năng:
Nhớ, hiểu và phát biểu được khái niệm về hoạch định, kế hoạch chiến lược, các kế hoạch tác nghiệp và các khái niệm liên quan.
Phân tích và đánh giá được những lợi ích của công tác hoạch định.
Trình bày và phân tíchđược mối quan hệ giữa các bước trong tiến trình hoạch định. Trình bày và phân tíchđược mối quan hệ giữa các loại hình kế hoạch trong hệ thống kế hoạch của tổ chức.
Hiểu rõ và vận dụng được các loại hình kế hoạch vào thực tế.
Phân tích được ưu, nhược điểm của phương pháp quản trị theo mục tiêu (MBO)