III. Quản lý sự thay đổi của Tổ chức
4. Tiến trình Quản lý sự thay đổi
Có nhiều cách tiếp cận sự thay đổi trong tổ chức. Tất cả tùy thuộc vào nội dung và quy mô thay đổi, loại hình, thời hạn, trở lực, văn hóa tổ chức là những yếu tố định hướng cho chiến lược thay đổi.
Nếu người khởi xướng sự thay đổi áp đặt hoặc gây áp lực quá mức, anh ta sẽ tạo thêm cho mình những trở lực. Tình trạng khẩn cấp có thể cho phép đưa ra quyết định đơn phương nhưng đó chỉ là trường hợp ngoại lệ.
Một số nhà quản trị nôn nóng muốn tiến hành sự thay đổ i, đồng thời lại muốn có sự ủng hộ của nhân viên. Họ chỉ đề cao những tác tích cực và né tránh những trở ngại có thể dự kiến trước. Ngay khi hậu quả tiêu cực đầu tiên xuất hiện, nhân viên cảm thấy ngay họ bị điều khiển và sự ủng hộ mà nhà quản trị dành được sẽ biến thành nỗi ngờ vực.
Yêu cầu tối thiểu là trình bày một cách khách quan tất cả các yếu tố của quá trình quản lý sự thay đổi. Đó sẽ là dịp khuyến khích mọi người bày tỏ mọi khúc mắc, e ngại của mình. Cách thực hiện này nằm ở khoảng giữa hình thức quyết định chuyên chế và hình thức tập hợp mọi đối tác để đạt tới một sự nhất trí cao. Cần phải làm sáng tỏ những điều còn nghi ngại để giảm bớt chúng.
Quá trình quản lý sự thay đổi tổ chức được tiến hành theo những nội dung cơ bản sau:
a. Phân tích vấn đề.
- Trình bày và giải thích vấn đề làm xuất hiện đòi hỏi phải thay đổi. Chẳng hạn như tính chuyên nghiệp trong tiếp dân thấp làm người dân mất nhiều thời giờ khi đến cơ quan để giải quyết một công việc dù là nhỏ, dẫn đến kêu có thể, phàn nàn. Việc lưu trữ tài liệu chiếm quá nhiều chỗ, ảnh hưởng đến diện tích phòng làm việc. Cần phải hành động!
- Chứng minh cơ sở vững chắc của nhận định bằng cách dẫn ra những trường hợp tương tự trong các tổ chức hoặc đơn vị khác.
- Giải thích nguyên nhân của vấn đề.
Suy nghĩ kỹ vềnhững phản đối, cho phản đối là: - Phản ứng tự nhiên của con người để tự bảo vệ. - Một bước tích cực để tiến tới thay đổi.
- Động lực để cùng làm việc.
- Thông tin quan trọng trong qúa trình thayđổi. - Không phải là vật cản đường tiến tới sự thay đổi. Giúp họ những bước đầu tiên.
Chống đối chủ động Chống đối thụ động Dửng dưng thụ động Tham gia thụ động Tham gia tích cực
- Chấp nhận cảm xúc của mọi người. - Lắng nghe những lời kêu ca phàn nàn.
- Làm cho mọi người yên tâm bằng cách cung cấp thông tin, chỉ cho họ thấy cái cũ đã lỗi thời và nhất thiết phải chấm dứt, khẳng định kết quả mong đợi.
- Cung cấp những nguồn lực cần thiết vàủng hộ họ thực hiện thay đổi.
b. Xác định và đánh giá các phương án kế hoạch triển khai sự thay đổi (có thể mọi người tìm ra giải pháp)
- Đưa ra các phương án thay đổi. Mỗi phương án không chỉ xác định mục tiêu cụ thể cần đạt được mà còn chỉ rõ cả quá trình thayđổi, từ lúc bắt đầu cuộc họp thông báo thay đổi thế nào, thời gian giành cho các hoạt động, phương thức tiến hành từng hạng mục thay đổi, ai chịu trách nhiệm đối với sự thay đổi, ai tổ chức thay đổi và người nhận thay đổi... Kế hoạch cần rõ ràng và đơn giản nhất có thể được. Hơn thế nữa, kế hoạch cần linh hoạt và có phương án dự phòng.
- Phân tích ưu, nhược điểm của mỗi phương án dưới mọi góc độ.
c. Lựa chọn phương án thay đổi tối ưu.
- So sánh các phương án thay đổi đã xácđịnh. - Lựa chọn phương án tối ưu.
- Ra quyết định thay đổi.
d. Truyền đạt quyết định thay đổi.
Việc thông báo về sự thay đổi cho mọi người biết lần đầu tiên là rất quan trọng, vìđó là giai đoạn khó khăn nhất trong chu kỳ tâm lý tiếp nhận thông tin về sự thay đổi cua con n gười. Do vậy, thông báo như thế nào, bằng hình thức gì, trong hoàn cảnh nào,.... là điều cần suy nghĩ kỹ càng. Một thông báo có tính xây dựng, thuyết phục và lôi cuốn được mọi người cần thỏa mãn các điều kiện:
- Cô đọng và chính xác.
- Mô tả tình hình hiện tại của tổ chức. Chỉ rõ tổ chức cần phải tiến đến đâu và phải làm gìđể đến được đó.
- Xác định rõ ai là người tổ chức cuộc thay đổi, và ai là người bị ảnh hưởng bởi thay đổi.
- Chỉ rõ thời gian và tiến độ thay đổi.
- Giải thích rõ tiêu chuẩn đánh giá sự thành công của công cuộc thay đổi, những bước đánh giá dự định và những phần thưởng liên quan.
- Xác định những thứ cơ bản không thay đổi.
- Dự báo trước một số yếu tố bất lợi có thể phát sinh và cách khắc phục.
- Truyền đạt quyết tâm ủng hộ những người tham gia tích cực vào cuộc thay đổi. - Giải thích cho mọi người hiểu họ sẽ được thông báo những thông tin cần thiết trong suốt qúa trình thayđổi như thế nào.
- Được trình bày theo cách có thể tận dụng được sự đa dạng của các phương tiện truyền thông.
e. Thực hiện sự thay đổi.
Tách rời dứt điểm khỏi quá khứ. Đây là việc rất quan trọng để thức tỉnh mọi người đến với thực tại mới. Thật khó khăn cho tổ chức khi thực hiện một viễn cảnh mới với một cơ cấu và
những nề nếp cũ không còn phù hợp. Tuy vậy, vẫn cần giữ lại những yếu tố cần thiết để đảm bảo tính liên tục và quá độ trong sự thay đổi.
Thiết lập sự lãnh đạo mạnh mẽ. Nếu không có một sự lãnhđạo đủ mạnh thì một tổ chức không nên thực hiện một sự thay đổi lớn. Điều này không chỉ quan trọng trong việc nhìn ra và chia sẽ viễn cảnh với những người khác, mà còn trong suốt cả quá trình thực hiện thay đổi: thay đổi cơ cấu, lôi cuốn mọi người cùng thay đổi, phát hiện kịp thời và có phần thưởng xứng đáng đối với những người có đóng góp cho sự thay đổi, quyết định dứt khoát khi cần thiết, không chần chừ do dự...
Tranh thủ được sự ủng hộ chính trị. Để thay đổi một cách thắng lợi, cần phải có nỗ lực để dành được sự ủng hộ rộng khắp trong tổ chức, và cả những lực lượng bên ngoài tổ chức. Để đạt được điều này cần:
- Xác định những cá nhânvà nhóm mà quyết tâm và nhiệt huyết của họ có ảnh hưởng lớn đến những người khác.
- Xác định đa số quan trọng nhất cần có để đảm bảo kết quả cho sự thay đổi. - Xây dựng kế hoạch để giành được sự quyết tâm của nhóm đa số trên. - Thiết lập hệ thống chỉ đạo để đánh giá tiến bộ trong sự thay đổi.
Củng cố và chính thức hóa sự thay đổi. Trong suốt tiến trình thayđổi, các nhà quản trị cần ưu tiên thể hiện quyết tâm và nhiệt huyết của mình với sự thay đổi, khuyến khích mạo hiểm và những hành vi mới có ích cho sự thay đổi, và tìm cách làm cho chúng trở thành lối sống của tổ chức. Bằng cách củng cố văn hóa mới, họ khẳng định tầm quan trọng của nó và đấu tranh để nó được chấp nhận.
Duy trìđộng lực cho quá trình thayđổi.
- Khẳng định tổ chức luôn ủng hộ họ mạo hiểm.
- Luôn khẳng định mục đích lâu dài và những cái được mà sự thay đổi mang lại. - Giúp nhân viên khám phá những khả năng có thể của sự thay đổi.
- Lôi kéo họ vào quá trình ra quyết định.
- Thực hiện quá trình quản lý sự thay đổi nhóm.
- Cho con người những cơ hội để phát triển cá nhân từ sự thay đổi.
f. Kiểm soát sự thay đổi.
- Giám sát quá trình thayđổi
- Giám sát quá trình thayđổi nhằm thiết lập hệ thống thông tin phản hồi. - Tiếp tục đề phòng hoặc xua tan những nghi ngại.
- Đánh giá sự thay đổi cho thấy chặng đường đã trải qua, góp phần nhấn mạnh, đẩy nhanh tiến độ và thể chế hóa những thay đổi đãđược thực hiện.
- Thực hiện những điều chỉnh cần thiết.
Cuối cùng, cần nhấn mạnh rằng, những thay đổi luôn gắn với chiến lược mang tính tổng thể. Không có chiến lược nào không kéo theo nhữ ng thay đổi và ngược lại, việc tiến hành những thay đổi sẽ hầu như vô nghĩa nếu không ở trong một quan điểm mang tính chiến lược.
Câu hỏi ôn tập.
Câu 1. Khi nào cơ cấu tổ chức theo sản phẩm tỏ ra phù hợp hơn so với cơ cấu tổ chức theo chức năng?
Câu 2. Những vấn đề có thể phát sinh trong cơ cấu tổ chức ma trận? Cơ cấu ma trận thường được các tổ chức lựa chọn trong những điều kiện nào? Có thể áp dụng cơ cấu này trong trường học không? Hãy giải thích nguyên nhân?
Câu 3. Một tổ chức cần phải làm thế nào để tạo ra sự cân bằng giữa trách nhiệm và quyền hạn? Tại sao trong một số trường hợp, cấp dưới không chấp nhận sự uỷ quyền cho họ?
Câu 4. Tại sao một số nhà quản trị không muốn uỷ quyền cho cấp dưới của họ? Trong những trường hợp nào thì doanh nghiệp nên tập trung và trường hợp nào thì nên phân tán quyền lực? Câu 5. Tại sao nhiều tổ chức thường tập trung nhiều quyền hạn vào các quản trị gia cấp dưới hơn là ban lãnhđạo cấp cao của họ?
Câu 6. Tầm quản trị và cấp quản trị có mối quan hệ với nhau như thế nào? Hãy nêu những mô hình xét theo số câp quản trị?
Câu 7. Hãyđưa ra một tình huống về sự cần thiết phải thay đổi của một tổ chức cụ thể và đề ra những phương thức để thực hiện sự thay đổi của tổ chức đó?
Câu 8. Công ty nào sẽ thích nghi với sự thay đổi nhanh hơn. Bạn hãy giải thích ngắn gọn vì sao?
Công ty A Công ty B
Ban giám đốc đưa ra mọi quyết định.
Trong một số trường hợp cấp dưới được trao quyền ra quyết định chứ không phải chỉ biết làm theo các quyết định.
Công việc của mọi người được xác định rõ ràng.
Bản mô tả công việc tạo điều kiện cho sự phát triển của cá nhân và cho phép đáp ứng sự thay đổi.
Mọi thông tin được truyền đạt tuần tự qua từng cấp từ trên xuống hoặc từ dưới lên.
Các thông tin trong công ty được truyền đạt từ cấp trên đến cấp dưới, giữa bộ phận này với bộ phận khác và thông tin đi theo hai chiều: cung cấp - phản hồi chứ không đơn thuần là theo cách mệnh lệnh áp đặt từ trên xuống.
Mỗi cấp quản lý phải chịu trách nhiệm về công việc của nhân viên trực thuộc.
Nhân viên được khuyến khích tự chèo lái các dự án của công ty theo cách mà họ tin là khả thi nhất, hơn là chỉ đơn thuần nhận chỉ thị từ cấp trên.
Các quy trình công việc đều được quy định rõ ràng, mọi đề nghị cải tiến cách thức làm việc đều được đón nhận với thái độ khó chịu.
Việc huấn luyện được thực hiện đúng lúc, đúng nơi để bổ sung cho nhân viên những kỹ năng và kiến thức cần thiết cho công việc.
Câu 9. BìnhĐại là một công ty hoạt động lâu năm trong lĩnh vực chế tạo vật liệu và xây dựng nhà xưởng công nghiệp. Gần đây ông Đỗ, giám đốc tiếp thị mới của Doanh nghiệp, đã nhận thấy thị trường đang có xu hướng ưu chuộng các sản phẩm lắp ráp cũng như các yêu cầu của khách hàng ngày càng đa dạng nên ông đã làm việc với bộ phận thiết kế sản phẩm để lựa chọn một giải pháp mới. Sau vài tháng, công ty đã đưa ra thị trường sản phẩm mới, đó là các kết cấu lắp ráp linh hoạt nhà xưởng công nghiệp. Trong khi các vật liệu kết cấu truyền thống phải cần đến rất
nhiều nhân công để nghiên cứu địa bàn, thi công và lắp ráp nhà xưởng, thì sản ph ẩm mới lại cho phép khách hàng tự thiết kế nhà xưởng theo ý mình bằng cách lựa chọn một mô hình phù hợp với diện tích và yêu cầu sử dụng dưới sự tư vấn của công ty, và cuối cùng, chỉ đơn giản là lắp các kết cấu lại với nhau trong một thời gian ngắn.
Qua tình huống trên Anh (chị) hãy trả lời những câu hỏi sau:
Lý do mà công ty phải thay đổi? Nội dung của sự thay là gì? Hình thức thay đổi của công ty?
Nhận định về những phản ứng của sự thay đổi?
Theo Anh (chị) trong trường hợp này, công ty cần phải làm gìđể quản lý tốt sự thay đổi của công ty?
CHƯƠNG5. CHỨC NĂNG LÃNHĐẠO
Lãnhđạo là một trong 4 chức năng rất quan trọng đối với quản trị, nếu thực hiện không thành công chức năng này, chủ thể quản trị sẽ biến tổ chức thành “nấm mồ” lạnh lẽo. Khi đó, mỗi thành viên trong tổ chức sẽ không năng động, không hòa nhập tốt với tập thể và năng suất lao động thấp. Chính vì vậy, những quyết định về lãnhđạo có ý nghĩa rất quan trọng ,ảnh hưởng đến môi trường làm việc của tổ chức. Để thực hiện thành công công tác lãnh đạo, nhà quản trị cần phải hiểu rõ con người trong hệ thống, xây dựng và phát triển các nhóm làm việc hiệu quả. Bên cạnh đó, để thành công trong công tác lãnh đạo, nhà quản trị cần phải xây dựng các chính sách phù hợp, nhằm tạo động lực về vật chất và tinh thần cho nhân viên trong tổ chức.
Trong chương này, người học sẽ nghiên cứu và lĩnh hội những kiến thức cơ bản nhất về lãnhđạo, như những khái niệm cơ bản về lãnhđạo, quyền lực, hiểu rõ con người trong hệ thống, xây dựng và sử dụng chính sách lãnhđạo, xây dựng và phát triển nhóm làm việc hiệu quả. Ngoài ra, người học sẽ nghiên cứu thêm một chuyên đề nhỏ về lãnhđạo theo màu sắc.
Mục tiêu
Sau khi nghiên cứu chương này, người học có khả năng:
Nhớ, hiểu và phát biểu được khái niệm về lãnhđạo, quyền lực, nhu cầu, động cơ và các khái niệm liên quan.
Trình bày và hiểu rõđược những kỹ năng cần thiết của nhà lãnhđạo.
Hiểu rõ và vận dụng được những lý thuyết về nhu cầu – động cơ và các phương pháp lãnhđạo con người vào thực tiễn.
Mô tả được những đặc điểm của nhóm, nhóm chính thức, phi chính thức và một nhóm mạnh, hoạt động hiệu quả.
Hiểu rõ về các giai đoạn phát triển nhóm và vận dụng được vào thực tiễn trong việc thiết kế nhóm làm việc.
I. Những nội dung cơ bản về Lãnhđạo.1. Khái niệmLãnhđạo.