1. Công việc kiểm tra phải thiết kế theo từng kế hoạch và chức vụ cụ thể.
Chúng ta đã biết hoạt động kiểm tra phải dựa trên kế hoạch. Vì vậy, các chương trình kiểm tra phải được thiết kế phù hợp với đặc trưng từng loại kế hoạch, cho phép nhà quản trị chịu trách nhiệm về kế hoạch của mình có thể hiểu được kế hoạch đó đang tiến triển như thế nào và cần những điều chỉnh thích ứng gì. Ví dụ, hoạt động kiểm tra của chương trình sản xu ất rõ ràng không thể giống như việc kiểm tra đội ngũ bán hàng.
Cũng như vậy, công việc kiểm tra cần phải được thiết kế theo chức vụ, ví dụ công việc kiểm tra của người phụ trách ngành khác với công việc kiểm tra của tổ trưởng.
2. Kiểm tra và thông tin kiểm tra cần phù hợp với những đặc điểm tâm lý và yêu cầucủa các nhà quản trị. của các nhà quản trị.
Kiểm tra nhằm làm cho nhà quản trị nắm bắt được những vấn đề đang xảy ra mà họ quan tâm, vì vậy kiểm tra phải xuất phát từ những nhu cầu riêng của mỗi nhà quản trị để cung cấp những thông tin cần thiết thích hợp. Hơn nữa, về mặt tâm lý họ cần những thông tin phù hợp với
sở thích, hứng thú và họ có thể hiểu được. Ví dụ, có những người thích thông tin phản hồi được trình bày dưới dạng biểu đồ hoặc những dãy số liệu,...
3. Kiểm tra phải được thực hiện ở những khâu trọng yếu nhất.
Kiểm tra ở đâu, kiểm tra cái gì, phải nhằm phục vụ cho việc điều chỉnh đúng nơi và kịp thời, phản ánh đúng mục tiêu của kế hoạch. Không nên kiểm tra tràn lan vừa tốn kém, vừa mất thời gian mà không có hiệu quả.
4. Kiểm tra phải khách quan.
Trong công tác kiểm tra cần tránh những định kiến có sẵn. Nếu kiểm tra bị chi phối bởi những định kiến thì nhà quản trị sẽ không có được những đánh giá khách quan, chính xác làm cho việc điều chỉnh không thích ứng và dẫn đ ến những chi phí không cần thiết.
5. Kiểm tra đưa đến hành động điều chỉnh.
Kiểm tra chỉ được coi là đúng đắn, nếu những sai lệch so với kết quả được phát hiện và tiến hành điều chỉnh trên thực tế. Ngược lại, nếu việc phát hiện ra các sai lệch và nguyên nh ân của sự sai lệch mà không gắn với quá trìnhđiều chỉnh thì công việc kiểm tra coi như vô nghĩa.
6. Kiểm tra phải tiết kiệm.
Để kiểm tra được, đòi hỏi phải có những chi phí. Kiểm tra sẽ tiết kiệm nếu có được thiết kế phù hợp với đặc điểm, quy mô của doanh nghiệp, không nên quá lạm dụng tác dụng của kiểm tra để chi phí quá tốn kém.
7. Hệ thống kiểm tra phải phù hợp với bầu không khí của tổ chức.
Để kiểm tra có hiệu quả thì kỹ thuật kiểm tra phải phù hợp với bầu không khí tập thể, với văn hóa của tổ chức. Tù y theo phong cách lãnhđạo, sự tham gia của các cấp và nhân viên trong việc xây dựng các mục tiêu và kế hoạch mà có một hệ thống kiểm tra chặt chẽ hay tự giác.
Dù là loại kiểm tra nào đi nữa, khi thực hiện không chỉ tuân thủ những nguyên tắc này, mà nên lưu tâm đến cả những vấn đề sau:
Ủy quyền trong kiểm tra: do kiểm tra cần không ít thời gian và không phải lúc nào người lãnhđạo cũng trực tiếp thực hiện được và trong nhiều trường hợp cũng không cần thiết như vậy. Vì thế ủy quyền trong công tác kiểm tra rất quan trọng và thiết thực, nhưng để công việc kiểm tra có kết quả, ủy quyền phải đảm bảo sự tương xứng giữa trách nhiệm và quyền hạn được giao, tránh giao quá nhiều hoặc quá ít.
Thời điểm và thời hạn kiểm tra: đây là một trong những yếu tố ảnh hưởng không nhỏ đến kết quả kiểm tra. Việc thực hiện kiểm tra đúng thời điểm, không chỉ giúp cho nhà quản trị kịp thời phát hiện ra những sai lầm, mà còn giúp họ giảm những tổn thất có thể xảy ra.Hơn nữa điều này tạo môi trường ổn định cho các doanh nghiệp hoạt động và phát triển, cũng như làm cho công tác kiểm tra đạt được hiệu quả kinh tế hơn.
Ai có trách nhiệm thực hiện kiểm tra và sẽ là người chịu trách nhiệm xử lý kết quả kiểm tra: điều này phải được xác định một cách cụ thể để các thông tin phản hồi đến đúng n ơi, đúng lúc và được điều chỉnh kịp thời.