3.1.4.1. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty Cổ phần Thương mại và Quảng cáo Việt Nam
Sơ đồ 3.1. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty Cổ Phần Thương mại và Quảng cáo Việt Nam
(Nguồn : Phòng hành chính)
3.1.4.2. Chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận
Hội đồng quản trị
Hội đồng quản trị của công ty bao gồm:
Ông Hoàng Đại Nghĩa: 2.250.000.000 đồng với 225.000 số cổ phiếu ; Bà Nguyễn Thúy Phương : 2.250.000.000 đồng với 225.000 số cổ phiếu ; Bà Phạm Thị Mai Lan: 2.250.000.000 đồng với 225.000 số cổ phiếu ;
Chủ tịch Hội đồng quản trị Tổng Giám đốc Phòng Kinh Doanh Phòng Thiết kế Phòng Kỹ thuật Phòng Dự án Phòng Kế toán Phòng hành chính nhân sự Tổ 2 Tổ 3 Tổ 4 Tổ 1
Trong đó Người đại diện theo pháp luật của Công ty: Hoàng Đại Nghĩa là Chủ tịch hội đồng quản trị của công ty. Các thành viên trong Hội đồng quản trị là những thành viên có quyền lực nhất quyết định mọi hoạt động của công ty như
Các vấn đề về nhân sự : Tuyển dụng, bổ nhiệm, sa thải.
Quyết định kế hoạch sản xuất kinh doanh và nguồn ngân sách hàng năm ; Dề suất tái cơ cấu hoặc giải thể.
Tổng giám đốc
Tổng Giám đốc : Bà Nguyễn Thúy Phương- là thành viên giữ khá nhiều cổ phiếu trong công ty, bà cũng là người đồng sáng lập ra công ty. Bà nắm giữ số tiền là: 2.250.000.000 đồng với 225.000 số cổ phiếu; với cương vị của mình, bà Phương là người trực tiếp điều hành, quyết định đưa ra các chiến lược hoạt động và phát triển cho công ty. Đồng thời bà cũng là người chịu trách nhiệm về kết quả kinh doanh của công ty trước các thành viên Hội đồng quản trị.
Phòng hành chính nhân sự
Quản lý cơ cấu tổ chức công ty và chất lượng nhân viên trong công ty. Chịu trách nhiệm tuyển dụng, đào tạo, duy trì và phân phối nguồn lực giữa các phòng, ban. Theo dõi quá trình làm việc của từng nhân viên, đảm bảo các chế độ đãi ngộ, trả lương nhân viên theo đúng quy định của pháp luật và nội quy của công ty. Giải đáp mọi thắc mắc của nhân viên. Soạn thảo, thiết kế các văn bản hành chính của công ty theo sự chỉ định của Hội đồng quản trị và Tổng giám đốc của công ty. Đồng thời nhiệm vụ quan trọng của phòng này luôn phải theo dõi nắm bắt tình hình của công ty cũng như các chính sách, sự thay đổi luật và cung cấp, phổ biến, đưa ra thông tin cần thiết cho công ty.
Phòng kế toán
Phòng kế toán bao gồm: 01 kế toán nội bộ, 01 kế toán thuế, 01 kế toán tổng hợp. Kế toán nội bộ tổng hợp các nghiệp vụ liên quan đến hoạt động của công ty như xuất kho, bán hàng, nhập nguyên vật liệu, trả lương nhân công... Kế toán tổng hợp kiểm tra và tổng hợp các số liệu từ kế toán nội bộ, gửi số liệu tổng hợp đến cho kế toán thuế và nhận lại số liệu từ kế toán thuế, lập Báo cáo tài chính, báo cáo tình hình hoạt động và kết quả kinh doanh cho Giám đốc. Kế toán thuế nhận dữ liệu từ kế toán tổng hợp, tổng hợp các khỏa thuế phải nộp cho nhà nước từ việc phân tích các số liệu nhận được, thay mặt doanh nghiệp làm việc với chi cục thuế.
Phòng dự án
Phòng dự án có 3 thành viên: 1 trưởng phòng và 2 nhân viên chuyên thiết kế, lên dự án và thực thi dự án. Trưởng phòng sẽ là người đánh giá, tổng hợp và chọn ra dự án phù hợp nhất để trình bày với giám đốc. Khi dự án đó được cấp trên phê duyệt, phòng dự án cũng là phòng ban trực tiếp đứng ra quản lý để giúp tiến trình đi đúng hướng. Bên cạnh việc lên kế hoạch dự án, thực thi, phòng ban này còn có nhiệm vụ liên hệ với
các cơ quan chức năng chuẩn bị thủ tục đầu tư, chuẩn bị hồ sơ cho dự án, phương án thực hiện và theo dõi tiến độ công trình và phối hợp với các đơn vị liên quan, lập dự án tiền khả thi, liên hệ với đối tác để thực hiện và phối hợp với các phòng ban Công ty lập hồ sơ triển khai thi công ,hoàn thiện dự án.
Phòng kĩ thuật
Chia làm 2 tổ: Tổ nghiên cứu,Tổ lắp ráp và Tổ kiểm tra,Tổ hành chính kĩ thuật. Tổ nghiên cứu phụ trách vấn đề nghiên cứu, tìm hiểu những máy móc, ứng dụng công nghệ mới đồng thời đưa ra phương án chi tiết để tổ lắp ráp thực hiện. Tổ lắp ráp chịu trách nhiệm lắp ráp cản linh kiện điện tử, máy móc, thiết bị, sửa chữa các sai hỏng của sản phẩm sau bán hàng. Tổ kiểm tra kiểm soát, kiểm tra và sửa chữa các vấn đề về máy móc kỹ thuật tại các phòng, ban trong công ty. Kiểm tra, vận hành chạy thử sản phẩm sau khi lắp ráp. Quản lý việc bảo hành sản phẩm cho khách hàng. Kiểm tra nguyên vật liệu, hàng hóa nhập về và xuất kho. Lập báo cáo hàng quý về tình trạng nguyên vật liệu, hàng hóa và máy móc thiết bị tại các phòng, ban trong công ty nộp cho Phó giám đốc. Tổ hành chính kĩ thuật có nhiệm vụ tổng kết báo cáo với cấp trên về tình hình nghiên cứu, lắp ráp,kiểm tra hay đưa ra những đề xuất mới về việc thay đổi máy móc,kĩ thuật trong công ty.
Phòng thiết kế
Vì là công ty quảng cáo nên việc thiết kế là công việc vô cùng quan trọng. Phòng thiết kế của công ty bao gồm 1 trưởng phòng,3 nhân viên thiết kế,1 nhân viên chuyên viết báo cáo,tổng kết thiết kế cuối cùng. Nhiệm vụ của phòng thiết kế là thiết kế các bản kế hoạch, dự án sao cho công phu và phù hợp nhất với yêu cầu của khách hàng. Và họ cũng là người theo dõi tiến độ thực hiện dự án để cho tiến trình khớp với nội dung bảng thiết kế.
Phòng Kinh Doanh
Phòng kinh doanh là cầu nối giữa bên trong và bên ngoài,giữa sản phẩm và khách hảng của doanh nghiệp. Phòng có chức năng tham mưu giúp Giám đốc chỉ đạo và tổ chức thực hiện các công tác xây dựng quy hoạch, kế hoạch dài hạn, trung hạn, hàng năm về đầu tư cơ sở vật chất kỹ thuật; ; quản lý kỹ thuật an toàn; kiểm tra, giám sát chất lượng sản phẩm và nguyên liệu, phối hợp các phòng sản xuất để xử lý các khiếu nại của khách hàng, duy trì, cải tiến toàn bộ hệ thống quản lý chất lượng và từng giai đoạn phát triển. Phòng kinh doanh là đầu mối đàm phán, ký kết các hợp đồng kinh tế, marketing tìm kiếm nguồn hàng, và xuất nhập khẩu vật tư, quản lý kho hàng và đội xe.