Hiệu quả hoạt động của cơ quan TTTV trước hết phụ thuộc vào chất lượng và sự đầy đủ của nguồn lực thông tin tại cơ quan TTTV đó. Vì vậy, việc tạo lập và phát triển nguồn lực thông tin có ý nghĩa quan trọng đối với bất kỳ cơ quan TTTV nào muốn hoàn thành tốt chức năng, nhiệm vụ của mình. Muốn đạt được hiệu quả hoạt động tốt trong việc tạo dựng và tổ chức SP&DVTT-TV phong phú, đa dạng, đáp ứng được nhu cầu của NDT thì trước tiên là phải xây dựng cho được nguồn thông tin đủ lớn về số lượng, phong phú về loại hình với chất lượng tốt.
- Xây dựng chính sách phát triển nguồn tin để trách sự bổ sung lẻ tẻ, thiếu đồng bộ như hiện nay.
- Tăng cường bổ sung nguồn tin gồm nhiều loại hình khác nhau, trong đó đặc biệt chú trọng đến loại hình tài liệu phục vụ chuyên ngành ở trình độ đại học đã có và chuyên ngành mới (Thông tin học, Thiết kế thời trang, Thanh nhạc, Thể dục thể thao, Âm nhạc, Truyền thông đa phương tiện, Quản trị kinh doanh khách sạn). Ngoài bổ sung tài liệu dưới dạng ấn phẩm sách, báo tạp chí Trung tâm cần chú
100
trọng bổ sung các cơ sở dữ liệu có giá trị đặc biệt là các cơ sở dữ liệu nước ngoài.
- Đa dạng hóa hình thức bổ sung: ngoài việc mua bán và nhận lưu tài liệu nội sinh, Trung tâm mở rộng công tác, liên kết trao đổi nguồn tin đối với các thư viện khác trong hệ thống. Ngoài ra Trung tâm “cần tạo điều khai thác ở những mức độ khác nhau các nguồn tin trực tuyến” [31, tr.47], khai thác các nguồn tin của các tổ chức hoạt động phi chính phủ.
Sản phẩm và dịch vụ hoạt động dựa trên nền tảng của vốn tài liệu, cách xử lý tài liệu, cách tổ chức xếp giá tài liệu... Cần phải được tiến hành tỉ mỉ, chính xác và khoa học để các sản phẩm và dịch vụ đảm bảo được chất lượng của mình.
3.3.3. Đào tạo ngƣời dùng tin
NDT là một bộ phận quan trọng không thể tách rời, là một trong những yểu tổ cấu thành nên các hoạt động của cơ quan TTTV. Tuy nhiên, nếu NDT không có hiểu biết về kỹ năng sử dụng các SP&DVTT-TV thì không thể tìm kiếm và truy cập thông tin, ảnh hưởng lớn đến tốc độ và hiệu quả khai thác sử dụng thông tin. Mặt khác, sự phát triển ngày càng đa dạng các SP&DVTT-TV đòi hỏi việc đào tạo, huấn luyện NDT càng trở nên cấp thiết.
Thực tế hiện nay, Trung tâm hiện chưa có một lớp tổ chức đào tạo, hướng dẫn NDT. Chính vì vậy, phần đông NDT của Trung tâm chưa biết cách sử dụng hệ thống SP&DVTT-TV. Để năng cao khả năng sử dụng, khai thác hệ thống SP&DVTT-TV, Trung tâm cần phải tổ chức đào tạo, hướng dẫn NDT dưới nhiều hình thức khác nhau như:
- Sử dụng các bảng hướng dẫn đặt tại phòng đọc, phòng mượn, kho sách để NDT tiếp cận tìm kiếm thông tin.
- Tổ chức các lớp bồi dưỡng, hướng dẫn cho HSSV mới vào đầu mỗi khóa học. Để tổ chức được các lớp đào tạo hướng dẫn sử dụng thư viện, Trung tâm phải xây dựng kế hoạch lớp đào tạo, chuẩn bị nội dung hướng dẫn sử dụng thư viện và thời gian đào tạo nên kết hợp vào tuần sinh hoạt chính trị của HSSV đầu khóa. Sau khi tham dự lớp học đến cuổi buổi học HSSV làm bài tập trắc nghiệm về sử
101
dụng thư viện trong vòng 30 phút và phải đạt 5/10 điểm trở lên mới sử dụng thư viện.
- Đối với NDT đã sử dụng thư viện, Hàng năm Trung tâm nên tổ chức lớp tập huấn để tổ chức sử dụng các SP&DVTT-TV mới để NDT biết đến và sử dụng được chúng.
- Tổ chức các buổi ngoại khóa, tọa đàm giúp NDT có kiến thức cơ bản về hoạt động TTTV, cách sử dụng, khai thác thông tin qua hệ thống SP&DVTT-TV.
Đào tạo NDT phải được tổ chức thường xuyên, liên tục và có kế hoạch. Muốn làm tốt điều này, người cán bộ phải có trình độ chuyên môn tôt, tinh thần trách nhiệm cao, lòng nhiệt tình say mê với công việc. Mặt khác Trung tâm cần có sự ủng hộ của Ban giám hiệu nhà trường và sự phối hợp giữa các phòng ban khoa để tổ chức các lớp bồi dưỡng NDT.
3.3.4. Tổ chức quảng bá sản phẩm và dịch vụ thông tin – thƣ viện
Trong hoạt động TTTV, việc quảng bá hay có thể gọi là tiếp thị (marketing) không cò xa lạ, “Marketing được xem như là công cụ để nâng cao chất lượng của hoạt động thông tin – thư viện” [ 15, tr. 45]. Tuy nhiên, để thực hiện việc marketing hiệu quả những SP&DVTT-TV của mình đến với NDT thì không phải cơ quan TT- TV nào cũng đạt được kết quả như mong muốn.
Theo Philip Kotler và Sidney Levy thì “Marketing được hiểu là chức năng của một tổ chức có thể giữ mối quan hệ thường xuyên với khách hàng của tổ chức đó, hiểu được nhu cầu của họ, phát triển sản phẩm hoặc dịch vụ nhằm đáp ứng nhu cầu của khách hàng, và thiết lập các chương trình quảng bá thông tin nhằm thể hiện mục đích của tổ chức đó” [15,tr.45].
Marketing có vai trò quan trọng trong quảng bá hình ảnh thư viện, chính vì vậy, xây dựng kế hoạch, chiến lược marketing chỉ ra phương hướng hành động, cách thức thực hiện đem lại sự thành công cho các cơ quan TTTV mà không lãng phí về thời gian, nguồn lực. Bởi vì, Marketing nhằm xác định khách hàng và nhu
102
cầu mong muốn của họ. Nhu cầu đó được thiết kế và cung cấp sản phẩm và dịch vụ phù hợp.
Hiện nay, SP&DVTT-TV hiện đang được công nhận là hàng hóa có thể được bán, trao đổi, cho mượn nhằm mục đích nâng cao chất lượng và hiệu quả của nó. Để làm tốt được điều này một trong những nhiệm vụ của markting trong hoạt động TTTV là nghiên cứu sự vận động, thay đổi thói quen, tâm lý nhu cầu thông tin cũng như sự phân bố, phát triển lượng NDT. Đây là yếu tố quan trọng nhất trong việc xây dựng kế hoạch, chiến lược marketing của mỗi cơ quan TTTV. Bên cạnh đó, marketing cũng quan tâm giải quyết vấn đề: sử dụng tối ưu hóa nguồn lực thông tin hiện có, tìm kiếm tạo lập và thu hút nguồn lực thông tin bên ngoài; hỗ trợ, khuyến khích NDT khai thác và sử dụng các SP&DVTT-TV; cải thiện hình ảnh của hệ thống TT-TV.
Vậy làm thế nào để thu hút được NDT hiện có và NDT tiềm năng sử dụng SP&DVTT-TV của thư viện. Để nâng cao chất lượng sử dụng SP&DVTT-TV của TTTT-TV trường ĐHVHTT&DLTH cần phải tích cực hơn, chủ động hơn trong việc xây dựng kế hoạch marketing SP&DVTT-TV thư viện tới NDT. Để tổ chức được marketing được tốt Trung tâm cần phải Nghiên cứu người dùng tin đó là tìm hiểu nhu cầu tin, tâm lý, phân loại và xác định người dùng tin; nhận biết được tiềm lực của thư viện; Xác định được các SP&DVTT-TV mà người dùng tin cần.
Với điệu kiện tiềm lực của trung tâm như hiện nay, Trung tâm có thể tổ chức các hình thức marketing sau:
- Thiết kế tờ rơi hướng dẫn sử dụng thư viện ghi: nội quy của thư viện; giờ mở cửa và đóng cửa; các thông tin về các loại sản phẩm, dịch vụ hiện có của thư viện. Tờ hướng dẫn sử dụng thư viện nên được công bố trên Website của trường và gửi tờ rơi đến CBGV, HSSV trong trường theo từng lớp học, từng khoa.
- Tổ chức hội nghị bạn đọc hàng học kỳ để trao đổi, lắng nghe nhu cầu và quảng bá các SP&DVTT-TV mới cho bạn đọc.
- Tổ chức khu vực giới thiệu sách mới, tăng cường hình thức giới thiệu sách mới qua mạng bằng cách gửi qua địa chỉ hòm thư.
- Bảng tin thư viện
103
- Tổ chức các buổi nói chuyện chuyên đề về các lĩnh vực văn hóa, thể thao, du lịch, mỹ thuật, âm nhạc và nội dung của một cuốn sách bằng việc mời các tác giả, diễn giả đến chia sẻ.
- Tổ chức câu lạc bộ sách và cuộc thi giới thiệu sách kết hợp với giảng viên, sinh viên chuyên ngành thư viện, thông tin học để qua đó quảng bá SP&DVTT-TV.
- Hiện nay rất nhiều người sử dụng trang mạng xã hội (facebook), sử dụng hòm thư điện tử. Trung tâm nên tạo lập trang mạng xã hội để có thể quảng bá hình ảnh, SP&DVTT-TV của mình trên trang mạng tới NDT. Ngoài ra Trung tâm gửi các thông tin SP&DVTT-TV qua địa chỉ mail cho NDT. Hiện nay, Trung tâm cần phải cập nhật các thông tin, hình ảnh hoạt động, các loại hình SP&DVTT-TV lên trên trang Website của nhà trường để NDT biết đến.
Có thể nói marketing SP&DVTT-TV là hoạt động cần thiết cho sự vận hành và nâng cao chất lượng phục vụ của TTTT-TV trường ĐHVHTT&DLTH nhằm góp phần phát triển hoạt động đào tạo và nghiêu cứu của nhà trường.
3.3.5. Chính sách phát triển
Để nâng cao công tác tạo lập và tổ chức SP&DVTT-TV, Trung tâm cần phải xây dựng chính sách phát triển để tạo dựng cơ chế pháp lý, bởi chính sách là tập hợp các biện pháp được thể chế hóa của một chủ thể quản lý, tác động vào đối tượng quản lý, nhằm thúc đẩy đối tượng quản lý thực hiện mục tiêu mà chủ thể quản lý vạch ra” [14, tr.1]. Chính sách phát triển SP&DVTT-TV bao gồm bốn yếu tố luật pháp, thủ tục, chế tài quy định về điều kiện ưu tiên như hỗ trợ tài chính, con người,...quyền và trách nhiệm của cơ quan tham gia tạo lập và tổ chức SP&DVTT- TV.
Phát triển và đa dạng hóa SP&DVTT-TV của Trung tâm cần phải có một chính sách phát triển cụ thể, phù hợp để làm cơ sở pháp lý cho việc phát triển SP&DVTT-TV của mình nhằm các mục đích:
- Ưu tiên phát triển sản phẩm và dịch vụ nào cho phù hợp với sự phát triển nhà trường.
- Tăng cường kinh phí cho việc đa dạng hóa và nâng cao chất lượng hiệu quả SP&DVTT-TV; xác định được giá cả của SP&DVTT-TV của Trung tâm.
104
- Phát triển sản phẩm và dịch vụ phải phù hợp phải gắn kết, kết nối được với Trung tâm thông tin, thư viện trong và ngoài nước.
- Xác định được yêu cầu của người dùng tin
- Đảm bảo các tiêu chí về chất lượng của SP&DVTT-TV
3.3.6. Đầu tƣ cơ sở vật chất và ứng dụng công nghệ thông tin
Với mục tiêu phát triển TTTT-TV trở thành thư viện điện tử trong thời gian tới. Trung tâm cần được đầu từ cơ sở vật chất tốt hơn trụ sở cần được mở rộng, diện tích tổ chức SP&DVTT-TV được mở rộng hơn.
Trung tâm cần tăng cường ứng dụng công nghệ trong việc tạo lập và tổ chức SP&DVTT-TV như:
Phần cứng: Trung tâm cần trang bị máy chủ, hệ thống trang thiết bị hiện đại như cổng từ, máy in mã vạch, máy quét mã vạch, máy scan lớn có tốc độ quét nhanh. Nâng cấp và mở rộng hệ thống mạng theo các chuẩn kết nối chung.
Phần mềm: Trung tâm nên mua đầy đủ phân hệ và đưa vào ứng dụng phần mềm TCsoft lib 4.0 để thay thế phần mềm Ilib Easy cho thống nhất phần mềm quản lý thư viện.
Ngoài ra Trung tâm tranh thủ sự đầu tư ứng dụng công nghệ thông tin của các đề tài nghiên cứu khoa học cấp cơ sở, cấp tỉnh của trường trong ứng dụng công nghệ thông tin và xây dựng cổng thông tin điện tử của trường để đưa cơ sở dữ liệu lên mạng.
105
KẾT LUẬN
Ngày nay, với sự phát triển của công nghệ thông tin diễn ra mạnh mẽ, đã tác động sâu sắc tới mọi hoạt động của đời sống kinh tế - xã hội của mỗi quốc gia, thông tin trở thành nguồn lực quan trọng tạo nên ưu thế về kinh tế- chính trị của mỗi quốc gia. Chính vì vậy, việc thu thập và xử lý thông tin là một yếu tố không thể thiếu được trong nền kinh tế tri thức. Điều đó cũng có nghĩa là SP&DVTT-TV có một vai trò quan trọng không thể thiếu bất kỳ cơ quan TTTV nào. SP&DVTT-TV có một ý nghĩa quan trọng quyết định đến sự phát triển của thư viện đó. Điều này càng đặc biệt đúng trong xã hội thông tin hiện đại, khi mà sự phát triển của xã hội, của thông tin là vô cùng nhanh chóng. Thêm vào đó là sự thay đổi về thói quen sử dụng thư viện, về cách thức tiếp cận thông tin của NDT. NDT có xu hướng ngày càng đòi hỏi cao hơn trong việc cung cấp hệ thống SP&DVTT-TV ưu việt, mang tính hiện đại. Bởi lẽ đó, việc nâng cao chất lượng SP&DVTT-TV cũng như việc tạo lập những SP&DVTT-TV mới để đáp ứng nhu cầu tin là một công việc cần phải được tiến hành một cách thường xuyên và liên tục.
Nghiên cứu SP&DVTT-TV tại TTTT-TV trường ĐHVH,TT&DLTH hiện nay có một ý nghĩa quan trọng đối với sự phát triển của nhà trường. Việc đánh giá hệ thống một cách tổng quan, nhìn nhận toàn diện và luôn đặt trong sự tương hỗ lẫn nhau của SP&DVTT-TV mà Trung tâm xây dựng có thể giúp cho cán bộ thư viện hiểu rõ hơn về cơ cấu tổ chức, cách thức tạo lập và cung cấp cho NDT. Đồng thời, qua đó cũng phần nào đánh giá được những cơ hội và thách thức trong việc nâng cao chất lượng sản phẩm và dịch vụ mới.
Qua vài năm xây dựng và trưởng thành, TTTT-TV đã không ngừng hoàn thiện mình để đáp ứng nhu cầu tin ngày càng cao của NDT, đóng góp to lớn với công tác giáo dục và đào tạo, nghiên cứu của trường ĐHVHTT&DLTH. Để giữ vững và phát huy được những thành công ban đầu tạo đà phát triển ổn định và lâu dài trong tương lai, Trung tâm cần cố gắng hơn nữa trong việc tạo lập hệ thống sản phẩm và dịch vụ thông tin phù hợp và thu
106
hút NDT. Với những kế hoạch, định hướng cụ thể, có thể tin tưởng trong một tương lai không xa, TTTT-TV sẽ phát huy hơn nữa thành tựu, tiếp tục khẳng định vị trí và tầm quan trọng của Trung tâm trong công tác nghiên cứu, giáo dục đào tạo nguồn nhân lực chất lượng cao.
107
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Tài liệu tiếng Việt
[1] Đào Linh Chi (2007), Nghiên cứu phát triển sản phẩm và dịch vụ TTTV tại trường Đại học Bách khoa Hà Nội, Đại học Văn hóa, Hà Nội.
[2] Trịnh Kim Chi, Dương Bích Hồng (1993), Thư mục học đại cương, Đại học Văn hóa, Hà nội.
[3] Trần Thị Ngọc Diệp (2011), Hoàn thiện hệ thống sản phẩm và dịch vụ thông tin – thư viện tại Học viện Công nghệ Bưu chính viễn thông, Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, Hà Nội
[4] Phan Dung, Vai trò của sản phẩm và dịch vụ, Website của Trường Đại học Hà Tĩnh, Truy cập ngày 30/9/2013, địa chỉ: http://www.htu.edu.vn/trung-tam-thu- vien
[5] Trịnh Tất Đạt (2011), Xây dựng và phát triển nguồn học liệu phục vụ đào tạo theo phương thức tín chỉ tại Trung tâm thư viện – học liệu trường Cao đẳng Văn hóa- Nghệ thuật Thanh Hóa, Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, Hà Nội
[6] Nguyễn Thị Đông (2013), “Xác định chính sách giá đối với sản phẩm và dịch vụ thông tin – thư viện”, Tạp chí Thông tin và tư liệu, (1), tr. 25-31.
[7] Nguyễn Thị Hương Giang (2007), Hoàn thiện hệ thống sản phẩm và dịch vụ thông tin – thư viện tại học viện chính trị Khu vực I, Đại học Văn hóa, Hà Nội.
[8] Thạch Lương Giang (2012), Phát triển sản phẩm và dịch vụ thông tin- thư viện tại trường Đại học Ngoại Thương Hà Nội, Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, Hà Nội
[9] Hội đồng quốc gia chỉ đạo biên soạn bách khoa Việt Nam (1995), Từ điển bách khoa Việt Nam tập 3, Hà Nội.
[10] Hội thư viện Hoa Kỳ, Phạm Thị Lệ Hương, Lâm Vĩnh Thế, Nguyễn Thị Nga dịch (1996), ALA: Từ điển giải nghĩa thư viện học và tin học Anh – Việt =
108
Grossary of library and information science, Galen Press Ltd., Tucson, Arizona.
[11] Đặng Thu Hiền (2011), Nâng cao chất lượng và đa dạng hóa hệ thống sản