1.3.1. Cơ cấu tổ chức và đội ngũ cán bộ
- Cơ cấu tổ chức của Trung tâm gồm lãnh đạo trung tâm và 3 bộ phận: Bộ phận xử lý nghiệp vụ, Bộ phận phục vụ bạn đọc, Bộ phận thông tin điện tử
+ Bộ phận xử lý nghiệp vụ: Bổ sung, biên mục, phân loại, dán nhãn, tổ chức sắp xếp.
+ Bộ phận phục vụ bạn đọc và bán giáo trình: phục vụ bạn đọc sử dụng tài liệu tại chỗ sách tham khảo, tài liệu báo và tạp chí, sách tra cứu, luận án, luạn văn, đề tài nghiên cứu khoa học; phục vụ các dịch vụ photo và scan tài liệu; phục vụ bán giáo trình.
+ Bộ phận thông tin – điện tử: phục vụ và quản lý máy tính, mạng Inernet; Xây dựng các sản phẩm thông tin như thư mục thông báo sách mới, thư mục chuyên đề, cơ sở dữ liệu (CSDL); Khai thác tài nguyên thông tin và nghiên cứu ứng dụng công nghệ thông tin; Số hóa tài liệu.
- Đội ngũ cán bộ của Trung tâm là 17 người, được bố trí các nhiệu vụ như sau:
01 Giám đốc chịu trách nhiệm chung
01 Phó giám đốc chịu trách nhiệm quản lý tài sản 04 cán bộ ở Bộ phận thông tin – điện tử
11 cán bộ ở Bộ phận phục vụ và nghiệp vụ
Phần lớn cán bộ Trung tâm đều có trình độ đại học trở lên, trong đó trình độ trên đại học 7 người (41.1%), trình độ đại học 10 người (58.9%).
37
1.3.2. Chức năng và nhiệm vụ
Trung tâm Thông tin- Thư viện là một bộ phận trong cơ cấu tổ chức của Trường, có chức năng xây dựng, quản lý và cung cấp sản phẩm thông tin Văn hóa, Nghệ thuật, Thể thao và Du lịch; xây dựng các chương trình, dịch vụ phục vụ một cách linh hoạt theo nhu cầu; lưu trữ các sản phẩm khoa học giáo dục và các hiện vật truyền thống phục vụ cho công tác giảng dạy, nghiên cứu khoa học, học tập của cán bộ giảng viên và sinh viên trong toàn trường. Chính vì vậy, Trung tâm có những nhiệm vụ cơ bản sau:
- Tham mưu, lập kế hoạch cho Ban Giám hiệu Nhà trường về công tác tổ chức và hoạt động thông tin thư viện, phục vụ cho công tác đào tạo, nghiên cứu khoa học trong từng giai đoạn phát triển của trường;
- Thu nhận lưu chiểu tài liệu nội sinh của trường, bổ sung, trao đổi, phân tích và xử lý tài liệu cũng như cập nhật dữ liệu đưa vào hệ thống quản lý tìm tin truyền thống và hiện đại;
- Tổ chức sắp xếp, lưu trữ và bảo quản vốn tài liệu sách, báo tạp chí, tài liệu nội sinh (luận văn thạc sĩ, luận án tiến sĩ, các đề án khoa học, đề tài khoa học,….), tài liệu điện tử;
- Phục vụ tài liệu, tư liệu, sách báo-tạp chí đến cán bộ giảng viên và sinh viên để khai thác có hiệu quả và góp phần nâng cao chất lượng dạy và học;
- Tổ chức biên tập, xây dựng nguồn giáo trình điện tử, học liệu điện tử phục vụ giảng viên và sinh viên trong Nhà trường;
- Xây dựng các sản phẩm thông tin và tổ chức các dịch vụ, hội nghị, hội thảo, giới thiệu sách mới, triển khai ứng dụng công nghệ thông tin mới mang tính khoa học của lĩnh vực TTTV;
- Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nhằm nâng cao trình độ nghiệp vụ thông tin thư viện của cán bộ thư viện và kỹ năng thao tác sử dụng thư viện cho bạn đọc [3, tr. 22].
38
1.3.3. Nguồn lực thông tin
Hiện tại, Trung tâm có 6798 tên tài liệu/ 45708 bản chủ yếu là các loại hình tài liệu sách tham khảo, sách giáo trình, báo, tạp chí, tài liệu nội sinh ( tập bài giảng, luận án, luận văn, báo cáo khoa học, các kỷ yếu hội thảo, các chuyên đề)
Bảng 1.3: Thành phần vốn tài liệu của Trung tâm thông tin –thƣ viện
Loại hình tài liệu Số lƣợng tên tài liệu Số lƣợng bản Tỉ lệ % (so với tổng số tài liệu)
Báo - tạp chí 121 18318 1.8 %
Sách tham khảo 6182 18583 90.9 %
Sách giáo trình 134 6428 2.0 %
Tài liệu nội sinh 361 2379 5.3 %
Tổng cộng 6798 45708 100%
1.8%
90.9%
2% 5.3%
Biểu đồ thành phần cơ cấu vốn tài liệu của TTTT-TV
Báo - tạp chí Sách tham khảo Sách giáo trình Tài liệu nội sinh
Bên cạnh đó Thư viện có: 73 đĩa CD-ROM: 6011 biểu ghi CSDL (5650 biểu ghi thư mục sách tham khảo, 200 biểu ghi thư mục luận, án, luận văn, 161 biểu ghi thư mục báo cáo, chuyên đề nghiên cứu khoa học, chương trình đào tạo); có 01bộ sưu tập số tài liệu giáo trình với 118 tên tài liệu của các ngành học trong trường ở trình độ Đại học như: Quản lý văn hóa, Sư phạm Mỹ thuật, Sư phạm Âm nhạc, Việt Nam học, Hội họa, Đồ Họa, Thông tin học, Thanh Nhạc, Thiết kế thời trang và 01 bộ sưu tập chương trình đào tạo. Trong thời gian tới Thư viện đang tiến hành số hóa tài liệu giáo trình của một số ngành học khác ở trình độ đại học như: Quản lý thể dục thể thao, Truyền thông đa phương tiện.
39
Trong những năm qua, công tác phát triển nguồn lực thông tin đã có những bước tiến đáng kể. Ngân sách bổ sung tài liệu tăng lên, mỗi năm nhà trường dành khoảng 500 triệu đồng cho việc bổ sung tài liệu của Trung tâm. Công tác thu thập tài liệu nội sinh được chú trọng đặc biệt là các tài liệu luận án, luận văn, tài liệu nghiên cứu khoa học, các chương trình đào tạo, tập bài giảng. Công tác xây dựng cơ sở dữ liệu được Trung tâm chú trọng đặc biệt là việc xây dựng cơ sở dữ liệu toàn văn (số hóa).
1.3.4. Đặc điểm ngƣời dùng tin và nhu cầu tin tại Trung tâm thông tin – thƣ viện
1.3.4.1. Đăc điểm người dùng tin
Người dùng tin là đối tượng phục vụ của bất cứ thư viện nào. Người dùng tin là người sử dụng thông tin đồng thời là người sáng tạo, làm giàu nguồn tin, thoản mãn nhu cầu tin của họ cũng đồng nghĩa với việc phát triển nguồn tin. Sự thỏa mãn nhu cầu tin của NDT là cơ sở đánh giá hiệu quả hoạt động của thư viện, việc đáp ứng tối đa nhu cầu tin của NDT là mục tiêu hướng tới của mọi thư viện.
Thành phần NDT của TTTT-TV của trường ĐHVH,TT&DLTH rất đa dạng, bao gồm: Cán bộ nghiên cứu khoa học, cán bộ nhân viên, giảng viên, học sinh, sinh viên trong trường. Người dùng tin tại Thư viện có thể được chia thành các nhóm sau:
Bảng 1.4: Thành phần ngƣời dùng tin của TTTT-TV
Nhóm ngƣời dùng tin Số lƣợng Tỷ lệ (so với tổng số NDT)
Cán bộ lãnh đạo quản lý 45 1.4 %
Cán bộ nghiên cứu và giảng viên 140 4.1 %
Học sinh, sinh viên 3200 94.5 %
40
1.4% 4.1%
94.5%
Biểu đồ thành phần ngƣời dùng tin của TTTT-TV
Cán bộ lãnh đạo quản lý Cán bộ nghiên cứu và giảng viên Học sinh, sinh viên
Nhóm 1: Cán bộ lãnh đạo quản lý
Nhóm người dùng tin là cán bộ lãnh đạo quản lý của trường bao gồm: Ban giám hiệu; cán bộ lãnh đạo Đảng, Đoàn thể; Trưởng và phó các Khoa, phòng ban, Trung tâm; Trưởng và phó các bộ môn; trưởng và phó các tổ nghiệp vụ. Nhóm này chiếm tỷ lệ không cao 1,4% trong tổng số NDT của trường. “Nhóm này là chủ thể, vừa là khách thể của thông tin trong trường” [5, tr.29]. Công việc của họ xây dựng chiến lược phát triển của trường, lập kế hoạch, tổ chức, quản lý, đánh giá và đưa ra các quyết định trong hoạt động chuyên môn, quản lý của trường; Đa phần trong số cán bộ quản lý của trường họ cũng là những người tham gia nghiên cứu khoa học và giảng dạy. Họ là những người năng động, tự tin, có khả năng tổ chức, điều hành, có uy tín nhất định đối với tập thể.
Chính vì vậy, Nhu cầu thông tin của nhóm NDT này là những thông tin mang tính chất tổng kết, dự báo, lượng thông tin rộng: các lĩnh vực giáo dục và đào tạo, văn hóa nghệ thuật, thể thao và du lịch, kinh tế chính trị - xã hội, các văn bản, tài liệu của Đảng, Nhà nước, của ngành. Nhu cầu tin của nhóm này rất phong phú, đa dạng song thông tin cung cấp cho họ cần phải đầy đủ, chính xác, cô động, xúc tích, kịp thời để họ tham khảo, nghiên cứu trước khi đưa ra quyết định quản lý.
Đa phần cán bộ lãnh đạo quản lý của trường tham gia giảng dạy và hoạt động nghiên cứu khoa học. Do vậy, ngoài thông tin phục vụ cho công tác quản lý, nhu cầu tin của nhóm này cũng cần thông tin mang “tính chất chuyên sâu về các lĩnh vực chuyên môn như các giảng viên khác” [37, tr.19].
41
Vì vậy, bên cạnh việc đảm bảo đầy đủ nguồn lực thông tin dành cho cán bộ quản lý; cần phải tổ chức các sản phẩm và dịch vụ thông tin thích hợp với lĩnh vực đào tạo của trường.
Trên thực tế, tại Trung tâm chưa đáp ứng kịp thời nhu cầu sử dụng SP&DVTT-TV của nhóm cán bộ lãnh đạo quản lý sản phẩm và dịch vụ cung cấp chủ yếu là: thông báo sách mới, Thư mục chuyên đề, báo cáo định kỳ, báo cáo tổng kết hàng năm phản ảnh tình hình hoạt động của trung tâm; dịch vụ theo yêu cầu.
Nhóm 2: Cán bộ nghiên cứu và giảng viên
Nhóm NDT này có trình độ chuyên môn cao, có trình độ lý luận, ngoại ngữ, khả năng sư phạm, năng lực truyền tải thông tin một cách chuyên nghiệp. Tuổi đời rất trẻ từ 24 - 40. Nhóm NDT này là chủ thể thông tin năng động và quan trọng trong trường, chiếm tỷ lệ 4.1%. Họ vừa là những người cung cấp thông tin qua các bài giảng, các công trình nghiên cứu, các ý kiến đề xuất, tham luận tại hội nghị, hội thảo của trường… vừa là những NDT có nhu cầu thường xuyên của các bộ phận thông tin trong thư viện.
Nhu cầu tin của nhóm này cần những thông tin chuyên sâu về lĩnh vực ngành nghề đào tạo của họ như: tập bài giảng, các chương trình khung, chương trình chi tiết, tài liệu tham khảo, tài liệu giáo trình liên quan đến lĩnh vực đào tạo.
Hình thức phục vụ thông tin nhóm này là các danh mục tài liệu chuyên ngành hiện có, sắp xuất bản, mới xuất bản; thông tin thư mục chuyên đề như : thư mục chuyên đề tài liệu Văn hóa, Mỹ thuật, Âm nhạc, Sân khấu, Thời trang,…
Hình thức tài liệu: sách chuyên ngành Văn hóa, Du lịch, Thể thao, Mỹ thuật, Âm nhạc, Sân khấu, Điện Ảnh, Thời trang; báo tạp chí chuyên ngành Văn hóa, Mỹ thuật, Âm nhạc, Sân khấu, Điện Ảnh, Thời trang; các CSDL, Đĩa CD-ROM.
Do vậy, nhóm NDT này luôn phải dành thời gian cho việc tìm tài liệu tham khảo tại thư viện. Ngoài những thông tin về khoa học, giáo dục thuộc lĩnh vực chuyên môn, thì các tài liệu tra cứu (từ điển, bách khoa toàn thư, niên giám,…) cũng được đối tượng NDT này quan tâm. Bên cạnh đó là tài liệu phi ấn phẩm (băng hình, đĩa CD-ROM) cũng là những tài liệu tham khảo có giá trị, đặc biệt là đối
42
tượng NDT chuyên ngành Âm nhạc, Sư phạm, Mỹ thuật. Tuy nhiên, theo thống kê nhật ký bạn đọc, nhóm NDT này sử dụng thư viện còn ít và không thường xuyên.
Nhóm 3: Học sinh, sinh viên
Nhóm người dùng tin là học sinh, sinh viên chiếm tỷ lệ đông nhất 94.5% tổng số người dùng tin. Đây là nhóm NDT chủ yếu của Trung tâm, nhóm NDT này có đặc điểm tuổi đời rất trẻ, công việc chủ yếu là học tập. Vì vậy, họ ham học hỏi và khám phá những cái mới NCT của họ có sự biến đổi tương đối nhiều theo từng giai đoạn học tập tại trường. Do yêu cầu của phương pháp học tập mới và chỉ phải tập trung chủ yếu vào công việc học tập nên dây là đối tượng dành nhiều thời gian học tập và nghiên cứu tại Thư viện nhất.
Nhu cầu tin đa dạng vừa bao quát vừa chuyên sâu nâng cao kiến thức chuyên môn về chuyên ngành đào tạo. Chính vì vậy, Tài liệu mà họ cần: tập bài giảng, sách tham khảo, giáo trình, tạp chí chuyên ngành, luận án luận văn về các chuyên ngành Văn hóa, Thể thao, Du lịch, Mỹ thuật, Âm nhạc, Sân khấu, Điện ảnh, Thời trang, các đĩa nhạc, các bộ sưu tập tranh ảnh mỹ thuật, các trang web chuyên ngành và các tài liệu giải trí.
Hình thức phục vụ cho họ chủ yếu là thông tin phổ biến về những tri thức cơ bản dưới dạng sách giáo khoa, giáo trình, sách tham khảo hoặc một số ít các bài viết trong tạp chí và những luận văn, đồ án có tính chất cụ thể, trực tiếp phục vụ cho môn học và chuyên ngành đào tạo của sinh viên.
1.3.4.2. Nhu cầu tin
Nhu cầu tin là đòi hỏi khách quan của con người đối với việc tiếp nhận và xử lý thông tin để duy trì và phát triển sự sống.
Nhu cầu tin của NDT trong trường ĐHVHTT&DLTH đa dạng và phong phú Nhu cầu tin của NDT trong trường được thể hiện qua kết quả điều tra khảo sát 205 phiếu thu về/250 phiếu phát ra. Theo kết quả điều tra, tỉ lệ trong những NDT được hỏi có 80% HSSV; 17.1 % là CBGV; 2.9% là cán bộ quản lý lãnh đạo trong đó nam chiếm 33.7% nữ chiếm 65.9%. Trình độ học vấn được thể hiện trình độ cao đẳng và đại học chiếm 84.4%; 13.7% cao học và thạc sỹ; 2.0% tiến sỹ và nghiên cứu sinh;
43
0% giáo sư và phó giao sư. Qua phiếu điều tra cho thấy, Nhu cầu tin của NDT trong trường được thể hiện như sau:
- Mức độ sử dụng thư viện của người dùng tin
19%
18% 44%
9% 10%
0%
Biểu đồ mức độ sử dụng thƣ viện của ngƣời dùng tin
Hàng ngày Hàng tuần Thỉnh thoảng 2 tuần/1 lần 1 tháng/ 1 lần Không bao giờ
Biểu đồ 1.1. Mức độ sử dụng thƣ viện của ngƣời dùng tin
Theo kết quả điều tra cho thấy mức độ sử dụng thư viện của người dùng tin có 44% thỉnh thoảng; 19% sử dụng thư viện hàng ngày; 18% sử dụng thư viện hàng tuần; 10% sử dụng thư viện 2 tuần/1lần; 9 % sử dụng 1 tháng/ 1 lần; 0% không bao giờ sử dụng thư viện. Điều đó cho thấy NDT cũng quan tâm sử dụng thư viện.
- Mục đích sử dụng thư viện của người dùng tin
0.00% 10.00% 20.00% 30.00% 40.00% 50.00% 60.00% 70.00% 68.30% 15.10% 39% 16.10% 20%
Biểu đồ mục đích sử dụng thƣ viện của ngƣời dùng tin
Học tập Giảng dạy Nghiên cứu khoa học Tự nâng cao trình độ Giải trí
Biểu đồ 1.2. Mục đích sử dụng thƣ viện của ngƣời dùng tin
Theo kết quả điều tra, mục đích sử dụng thư viện của NDT có 68.3% cho mục đích học tập, 39 % cho mục đích nghiên cứu khoa học, 20 % mục đích giải trí
44
10.2% tự nâng cao trình độ, 16.1% giảng dạy. Chủ yếu NDT sử dụng thư viện với mục đích học tập.
- Nhu cầu tin theo loại hình tài liệu
0.0% 10.0% 20.0% 30.0% 40.0% 50.0% 60.0% 70.0% 80.0% Sách tham
khảo Giáo trình Báo, tạp chí Luận án, luận văn Báo cáo nghiên cứu khoa học Tài liệu điện tử 71.2% 29.8% 41.0% 39.5% 7.8% 14.1%
Biểu đồ nhu cầu tin theo loại hình tài liệu của ngƣời dùng tin
Biều đồ 1.5. Nhu cầu tin theo loại hình tài liệu của ngƣời dùng tin
Loại hình tài liệu được NDT thường xuyên sử dụng, cụ thể: 71.2% lựa chọn loại hình sách tham khảo; 41% lựa chọn Báo, tạp chí; 39.5% lựa chọn Luận án, Luận văn; 29.8% lựa chọn giáo trình; 14.1% lựa chọn tài liệu điện tử; 14.1% lựa chọn báo cáo nghiên cứu khoa học. Từ số liệu cho ta thấy, nhu cầu tin của NDT tại TTTT-TV trường ĐHVHTT&DLTH phần đa tài liệu sách tham khảo, đây cũng là loại hình tài liệu chiếm phần lớn thành phần vốn tài liệu trong thư viện.
- Nhu cầu tin theo lĩnh vực chuyên môn
0.0% 10.0% 20.0% 30.0% 40.0% 50.0% 60.0% Âm nhạc Du lịch Sân khấu điện ảnh
Văn hóa Thông tin thư viện Mỹ thuật Ngoại ngữ Lĩnh vực khác 18.5% 11.2% 4.9% 50.7% 11.7% 10.7% 7.3% 17.1%
Biểu đồ nhu cầu tin theo lĩnh vực chuyên môn của NDT