Hệ thống mục lục (hay thường gọi là mục lục) là tập hợp các đơn vị/ phiếu mục lục được sắp xếp theo một trình tự nhất định, phản ảnh nguồn tin của một/ một nhóm cơ quan thông tin, thư viện [34,tr.37].
Mục lục thư viện là tập hợp các phích mô tả thư mục, các biểu ghi về các ấn phẩm, các tài liệu khác có trong kho của thư viện được sắp xếp theo một nguyên tắc
48
nhất định để phản ảnh được thành phần hoặc nội dung của vốn tài liệu trong thư viện.
Chức năng chủ yếu của hệ thống mục lục chính là giúp NDT xác định được vị trí lưu trữ tài liệu trong kho. Đánh giá vị trí, vai trò của mục lục đối với các cơ quan thông tin- thư viện, M.Bloomberg và G.E.Evans đã nhận xét: “Mục lục – sản phẩm chủ yếu của quá trình biên mục- là công cụ quan trọng vào bậc nhất trong thư viện. Khó có thể hình dung rằng có thể sử dụng được một cơ quan TTTV dù chỉ có trữ lượng tài liệu ở mức trung bình, mà lại thiếu hệ thống mục lục”[ 34, tr.38].
Phiếu mục lục chính là phiếu mô tả thư mục về tài liệu và tạo nên một điểm truy nhập tới tài liệu được phản ánh. Phạm vị bao quát hay đối tượng phản ánh của một hệ thống mục lục là tài liệu dưới những hình thức khác nhau của các cơ quan TTTV.
Hiện nay, Trung tâm thông tin-thư viện trường ĐHVH,TT&DLTH có hai hệ thống mục luc : mục lục chữ cái và mục lục chủ đề.
* Mục lục chữ cái
Mục lục chữ cái là mục lục trong đó các phích mô tả thư mục được sắp xếp trong trật tự chữ cái họ - đệm – tên tác giả, tên các cơ quan tổ chức- tác giả tập thể,hoặc tên các ấn phẩm và tài liệu khác.
Mục lục chữ cái là hệ thống mục lục mà trong đó các phiếu mục lục được sắp xếp theo tên tác giả/ tên tài liệu của tài liệu được phản ánh.
Hệ thống mục lục chữ cái tại TTTT-TV gồm có mục lục chữ cái tên tác giả được sắp xếp theo vần chữ cái tác giả từ A-Z.
Với hệ thống mục lục chữ cái tên tác giả, bạn đọc khi tìm kiếm tài liệu có thể tìm thấy tất cả các tài liệu của cùng một tác giả có trong thư viện một cách nhanh chóng dễ dàng.
Ý nghĩa mục lục: giúp phục vụ nhanh chóng, đúng yêu cầu là phương tiện quan trọng nhất trong việc tuyên truyền, giới thiệu sách của thư viện. Thông qua mục lục bạn đọc có thể tự mình tìm thấy những tài liệu mình cần.
49
Mục lục chủ đề sách được tập hợp theo thứ tự chữ cái của chủ đề. Bên trong chủ đề thì phích sách sắp xếp theo thứ tự chữ cái tên tác giả hoặc tên sách.
Mục lục chủ đề là mục lục mà trong đó các phiếu mục lục được sắp xếp theo các đề mục chủ đề mà tài liệu phản ánh, giúp NDT có thể tìm kiếm tới tài liệu theo hệ thống đề mục chủ đề này. Các đề mục chủ đề được sắp xếp theo vần chữ cái tên gọi của chúng [34, tr.41].
Mục lục chủ đề tại TTTT-TV được sắp xếp theo chủ đề lĩnh vực đào tạo của trường và một số khoa học nói chung như: Du lịch, Mỹ thuật, Văn hóa, Thời trang, Sân khấu, Điện ảnh, Khoa học nói chung, Văn học, Kinh tế, tài liệu Thanh Hóa,…
Trong các phiếu mục lục chủ đề mỗi hộp phiếu được sắp xếp theo chủ đề từng môn loại khoa học, phiếu được sắp xếp theo vần chữ cái tên sách. Việc sắp xếp phiếu mục lục chủ đề giúp cho bạn đọc tìm kiếm tài liệu về một chủ đề rất rễ dàng và nhanh chóng.
Việc biên soạn Hệ thống mục lục được Trung tâm tiến hành theo các quy trình chung tổ chức mục lục như: thu thập, xử lý thông tin, hiệu đính và kiểm tra phiếu và in ra, cắt phiếu, tổ chức sắp xếp phiếu theo từng hệ thống mục lục.
2.1.2. Thƣ mục dạng in
Thư mục là một loại SPTT-TV mà phần chính là tập hợp các biểu ghi thư mục (có hoặc không có tóm tắt, chú giải) được sắp xếp theo một trật tự xác định, phản ánh các tài liệu có chung một hay một số dấu hiệu về nội dung hay hình thức.
Đối tượng xử lý chủ yếu được phản ánh trong thư mục là tài liệu nói chung, “trong đó có tài liệu bậc 1 (được xuất bản hoặc không được xuất bản), tài liệu bậc 2” [34, tr.49].
Căn cứ vào đặc điểm NDT và NCT tại trường ĐHVH,TT&DLTH, Thư viện đã biên soạn và xuất bản các loại thư mục sau:
* Thƣ mục thông báo sách mới
Thư mục thông báo sách mới là loại thư mục thông tin về các loại sách báo mới xuất bản hoặc mới nhập vào thư viện. Nhiệm vụ của nó là thỏa mãn nhu cầu về tin túc đối với tất cả các loại xuất bản phẩm mới được xuất bản. Loại thư mục này
50
có xu hướng thông báo đầy đủ mà mức độ đầy đủ tùy thuộc vào mục đích, phạm vi của từng thư mục.[2, tr.38].
Thư mục thông báo sách mới được biên soạn thường xuyên khi có những đợt tài liệu mới về. Số lượng tài liệu trong thư mục không cố định, có thể nhiều hoặc ít tùy thuộc vào số lượng tài liệu mà thư viện bổ sung và xử lý được trong một khoảng thời gian đó. Tài liệu được xử lý hoàn chỉnh sẽ được nhập vào cơ sở dữ liệu. Qua cơ sở dữ liệu thư viện sẽ tổ chức thành những bản thư mục thông báo sách mới. Trong bản thư mục thông báo sách mới của thư viện được sắp xếp như sau:
- Mục lục - Lời nói đầu - Phần nội dung
+ Tài liệu được sắp xếp theo môn loại tri thức theo các lĩnh vực đào tạo của nhà trường, các môn loại tri thức cũng tùy thuộc vào từng đợt bổ sung không cố định mà có thể thêm hoặc bớt các lĩnh vực. Trong từng lĩnh vực tài liệu được sắp xếp theo vần chữ cái tên tác giả hoặc tên tài liệu (khi không có tác giả).
+ Các yếu tố mô tả trong thư mục bao gồm: các yếu tố hình thức tài liệu (tên tài liệu, tên tác giả, nơi xuất bản, nhà xuất bản, năm xuất bản,…), ký hiệu xếp kho, ký hiệu phân loại, tóm tắt nội dung tài liệu.
Thư mục thông báo sách mới được xây dựng với mục đích phổ biến đầy đủ, kịp thời tài liệu mới tới NDT tại trường, giúp họ nhanh chóng biết được những tài liệu mới cần thiết cho học tập, giảng dạy và nghiêu cứu khoa học.
* Thƣ mục chuyên đề
Thư mục chuyên đề: là loại thư mục phản ánh tài liệu thuộc về một ngành kiến thức nhất định hoặc một số ngành kiến thức gần gũi với nhau, thuộc một bộ môn khoa học hoặc một số môn tiếp giáp với nhau thuộc một phân ngành hay nhiều phân ngành[2, tr.45].
Thư mục chuyên đề là loại thư mục phổ biết nhất – chúng có đặc điểm là phản ánh tài liệu chuyên sâu vào các ngành khoa học và các vấn đề trong đời sống tự nhiên và xã hội giúp các nhà khoa học tìm đọc tài liệu để giải quyết các đề tài
51
khoa học, hoặc người sản xuất tìm hiểu những vấn đề mà họ đang quan tâm trong lĩnh vực công tác của mình. Vì vậy loại thư mục này vừa có giá trị thông tin về tài liệu và thông tin khoa học, vừa có giá trị tuyên truyền tài liệu, hướng dẫn người đọc tập hợp tài liệu theo vấn đề [2, tr.46].
Thư mục chuyên đề các lĩnh vực đào tạo tại Trung tâm được biên soạn theo từng lĩnh vực như: thư mục chuyên đề tài liệu Mỹ thuật, Âm nhạc, Văn hoá, Thời trang, Sân khấu - Điện ảnh, Du lịch. Thư mục chuyên đề các lĩnh vực đào tạo tập hợp các tài liệu giáo trình, tài liệu tham khảo, luận án luận văn, các báo cáo khoa học của một lĩnh vực đào tạo. Trong bản thư mục chuyên đề cũng được sắp xếp như sau:
- Mục lục - Lời nói đầu - Phần nội dung
+ Tài liệu được sắp xếp theo vần chữ cái tên tác giả
+ Các yếu tố mô tả bao gồm: toàn bộ hình thức tài liệu (tên tài liệu, tên tác giả, nơi xuất bản, nhà xuất bản, năm xuất bản,…), ký hiệu xếp kho, ký hiệu phân loại, tóm tắt nội dung tài liệu.
Thư mục chuyên đề các lĩnh vực đào tạo được xây dựng nhằm mục đích tập hợp toàn bộ tài liệu trong kho của thư viện về các lĩnh vực đào tạo trong trường, nhằm giúp cho bạn đọc dễ dàng tìm kiếm tài liệu về một lĩnh vực đào tạo mà mình quan tâm. Thư mục chuyền đề các lĩnh vực đào tạo được rất nhiều cán bộ giảng viên, sinh viên quan tâm.
* Thƣ mục nhân vật
Thư mục nhân vật tập trung tài liệu nói về đời sống và hoạt động của những nhân vật lỗi lạc: những vị lãnh tụ, những nhà tư tưởng lớn, những bậc thiên tài trong các lĩnh vực Khoa học, Văn học, Nghệ thuật…Đó là những con người tiêu biểu của đất nước và thời đại, những nhân vật lịch sử mà tên tuổi của họ là niềm tự hào của dân tộc, của loại người tiến bộ[2, tr.46].
52
Hiện tại thư viện chỉ mới biên soạn thư mục nhân vật Hồ Chí Minh. Thư mục Hồ Chí Minh tập hợp toàn bộ tài liệu liên quan đề Hồ Chí Minh có trong thư viện và tài liệu viết về Hồ Chí Minh có ở nơi khác (sử dụng các chỉ chỗ).
Thư mục Hồ Chí Minh được sắp xếp như sau: - Mục lục
- Lời nói đầu - Phần nội dung
+ Tài liệu được sắp xếp theo vần chữ cái tên tác giả
+ Các yếu tố mô tả bao gồm: toàn bộ hình thức tài liệu (tên tài liệu, tên tác giả, nơi xuất bản, nhà xuất bản, năm xuất bản,…), ký hiệu xếp kho, ký hiệu phân loại, tóm tắt nội dung tài liệu.
Thư mục Hồ Chí Minh xây dựng nhân kỷ niệm 123 năm ngày sinh nhật Bác và Hội thảo khoa học Hồ Chí Minh về Văn hóa Việt Nam của trường. Thư mục Hồ Chí Minh xây dựng nhằm mục đích cung cấp các tư liệu về Hồ Chí Minh cho cán bộ, giảng viên, sinh viên nghiên cứu, học tập.
Tại Trung tâm các thư mục được biên soạn theo quy trình chung nhằm thỏa mãn những nhu cầu thông tin của hai nhóm người dùng tin chính là Văn hóa và Nghệ thuật để phân chia nguồn thông tin. Trung tâm đã tiến hành thu thập, xử lý thông tin sau đó tiến hành hiệu đính, kiểm tra, sắp xếp các biểu ghi thư mục, biên soạn lời giới thiệu và hướng dẫn sử dụng thư mục, phổ biến thư mục, thu nhận và xử lý thông tin phản hồi.
2.1.3. Danh mục
Danh mục là một bảng liệt kê cho phép xác định được thông tin về một/ một nhóm đối tượng nào đó thuộc các lĩnh vực hoạt động xã hội và/ hoặc khu vực địa lý [34,tr.72].
Danh mục tài liệu được chia theo lĩnh vực và in dưới dạng ấn phẩm thông tin. Hiện tại ở Thư viện trường có danh mục tài liệu khu vực Văn hóa lí luận (Tài liệu Chỉ đạo, tôn giáo, Thông tin thư viện, Việt Nam học, Quản lý văn hóa, Quản trị văn phòng, Kinh tế, Văn học, Ngôn ngữ, Địa lí, Lịch sử, tài liệu Thanh Hóa); danh
53
mục tài liệu khu vực nghệ thuật (Mỹ thuật, Âm nhạc, Thời trang, Kiến trúc, Sân khấu); danh mục báo, tạp chí; danh mục tài liệu nội sinh.
Danh mục tài liệu khu vực Văn hóa lí luận, Nghệ thuật được sắp xếp như sau:
- Mục lục - Lời nói đầu
- Phần nội dung: tài liệu được sắp xếp theo chuyên ngành đào tạo và theo tên tài liệu; các yếu tố mô tả bao gồm: tên tài liệu, tên tác giả, năm xuất bản, nhà xuất bản, nơi xuất bản, đặc tưng vật lý,…
Danh mục báo, tạp chí không có mục lục, không có lời nói đầu chỉ có nội dung tên báo, tạp chí, cơ quan xuất bản, tháng, năm xuất bản.
Danh mục tài liệu nội sinh: không có mục lục, không có lời nói đầu chỉ có nội dung tên tài liệu, tên tác giả, năm xuất bản.
Việc biên soạn danh mục Trung tâm cũng thực hiện theo quy trình chung, bằng cách lựa chọn đối tượng thông tin được phản ánh danh mục chủ yếu là các tài liệu Văn hóa và Nghệ thuật; Xác định các thông tin của loại hình tài liệu các lĩnh vực Văn hóa Nghệ thuật để xây dựng; Thu thập xử lý thông tin; Hiệu đính và kiểm tra thông tin; Sắp xếp, xây dựng các bảng tra cứu; Hoàn chỉnh, phổ biến, biên soạn hướng dẫn.
2.1.4. Cơ sở dữ liệu
Xây dựng cơ sở dữ liệu là một trong những mục tiêu quan trọng của các thư viện khi xây dựng thư viện điện tử. Với sự phát triển nhanh chóng của công nghệ thông tin đã ảnh hưởng sâu sắc đến hoạt động TTTV hiện nay. “Một trong những sản phẩm đầu tiên được xây dựng khi áp dụng máy tính vào hoạt động quản lý thông tin – thư viện đó là CSDL” [3, tr.56].
“Cơ sở dữ liêu là một tập hợp các bản ghi hoặc tệp có quan hệ logic với nhau và được lưu trữ trên bộ nhớ của máy tính” [34,tr.82].
Xét theo mục đích xây dựng và sử dụng, người ta còn đưa ra một khái niệm khác : “CSDL là một tập hợp các dữ liệu được tổ chức để phục vụ cho nhiều ứng
54
dụng khác nhau một cách có hiệu qủa bằng cách tập trung hoá dữ liệu và giảm thiếu hoá các dữ liệu dư thừa” [34,tr.82].
“ Cơ sở dữ liệu là sản phẩm thông tin được sử dụng để kiểm soát, tìm kiếm, truy cập các nguồn tài liệu hiện được quản lý tại các cơ quan TTTV” [33, tr.20].
CSDL được xây dựng nhằm phục vụ cho công tác thu thập, lưu trữ, khai thác, sử dụng, trao đổi, phổ biến thông tin dữ liệu trong hệ thống thông tin ứng dụng cũng như hệ thống lưu trữ và tìm kiếm ở các TTTT-TV hoặc trong các hệ thống quản lý các cấp. NDT có thể truy cập vào CSDL để tìm tin một cách nhanh chóng, dễ dàng, chính xác, thuận tiện.
CSDL được quản lý, khai thác bởi hệ quản trị CSDL. Đó là phần mềm quản trị cho phép người sử dụng có thể thực hiện những chức năng cơ bản trong việc quản lý dữ liệu.
Việc xây dựng CSDL là một trong những nhiệm vụ trọng tâm của TTTT-TV trường ĐHVH,TT&DLTH trong những năm qua. Trung tâm bắt đầu xây dựng CSDL từ năm 2011, đến nay Trung tâm đã xây dựng được 2 loại CSDL là CSDL thư mục và CSDL toàn văn.
* Cơ sở dữ liệu thƣ mục
Cơ sở dữ liệu thư mục là tin tức về bản thân tài liệu, chứa thông tin cấp hai. Cơ sở dữ liệu thư mục bao gồm các dữ liệu thư mục về tài liệu sau khi đã được xử lý và nhập vào phần mềm máy tính. Cơ sở dữ liệu này bao gồm các tra cứu về tài liệu gốc, cùng với các chỉ dẫn giúp NDT nhận được tài liệu gốc ở phòng phục vụ của thư viện.
Hiện tại thư viện trường ĐHVHTT&DLTH đã xây dựng được 6.011 biểu ghi nhằm phục vụ NDT. Cơ sở dữ liệu thư mục gồm có:
Cơ sở dữ liệu thư mục sách tham khảo: 5650 biểu ghi Cơ sở dữ liệu thư mục luận án, luận văn: 200 biểu ghi
Cơ sở dữ liệu các báo cáo, chuyên đề nghiên cứu khoa học, chương trình học: 161 biểu ghi.
55
Nội dung của CSDL thư mục bao gồm tất cả các loại hình tài liệu liên quan đến lĩnh vực Khoa học cơ bản, Văn hóa, Du lịch, Ngôn ngữ, Mỹ thuật, Thời trang, Âm nhạc, Sân khấu, Điện ảnh, Thông tin học,… hiện có trong kho tài liệu của thư viện. Việc xây dựng CSDL thư mục nhằm đáp ứng nhu cầu học tập nghiên cứu của bạn đọc dễ dàng tra tìm tài liệu trên máy tính với các điểm truy cập khác nhau: như tên tài liệu, tên tác giả, chỉ số phân loại, từ khóa, chủ đề, nhà xuất bản, năm xuất bản, số đăng ký cá biệt,…
Các cơ sở dữ liệu thư mục được xây dựng, lưu trữ và được quản lý trên phần