Dịch vụ cung cấp bản sao tài liệu cho NDT trong trường hợp họ muốn có tài liệu hoặc một số thông tin để sử dụng lâu dài mà những tài liệu đó không được phép mang về nhà. Tâm lý của NDT khi tìm kiếm và sử dụng thông tin cho các mục đích học tập, nghiên cứu, giải trí của mình luôn có mong muốn được khai thác và sử dụng lâu dài, hoặc mong muốn sử dụng làm tài liệu của riêng mình. Chính vì thế. dịch vụ cung cấp bản sao tài liệu trở nên cần thiết và được NDT quan tâm.
Dịch vụ sao chụp và scan tài liệu cho phép NDT sao chụp, scan bất kì tài liệu nào mà họ muốn. Nhận thức được vai trò quan trọng của loại hình dịch vụ này, TTTT-TV đã không ngừng đầu tư và đổi mới phương thức phục vụ này để đáp ứng tối ưu NCT của NDT. Trung tâm đã trang bị 01 máy photocopy và 3 máy scan tại phòng đọc để đáp ứng nhu cầu sao chụp tài liệu của NDT, hoàn thiện hơn công tác phục vụ của cán bộ tại Trung tâm.
Đối tượng chủ yếu của dịch vụ này là HSSV, CBGV sử dụng khá thường xuyên dịch vụ này bởi họ ít có thời gian lên thư viện để nghiên cứu tài liệu tại chỗ. Việc sao chụp tài liệu được thực hiện theo phiếu yêu cầu của bạn đọc, phí phải trả cho bản sao chụp là rất thấp là 250đồng/ 1tờ.
Dịch vụ scan tài liệu cho NDT trong trường hợp họ muốn có một tài liệu nào đó đề nghiên cứu. Chủ yếu là scan tranh ảnh đặc biệt là ảnh mỹ thuật cũng có NDT scan tài liệu nghiên cứu dưới dạng file tài liệu và Trung tâm hỗ trợ chuyển
63
đuôi tài liệu khi NDT yêu cầu. Việc scan tài liệu được thực hiện theo yêu cầu của bạn đọc, phí phải trả cho bản scan là 2000đ/1trang hoặc 1 ảnh. Hình thức này chủ yếu đối tượng là CBGV và sinh viên lĩnh vực Mỹ thuật, Âm nhạc.
Bảng 2.3. Thống kê dịch vụ sao chụp, scan tài liệu của TTTT-TV Ngƣời dùng tin Năm học CBGV (lƣợt) HSSV (lƣợt) Tổng cộng 2009-2010 23 142 165 2010-2011 56 306 362 2011-2012 156 327 483 2012-2013 230 332 562 Đơn vị tính: số lượng 0 50 100 150 200 250 300 350 2009-2010 2010-2011 2011-2012 2012-2013 23 56 156 230 142 306 327 332
Biểu đồ thống kê dịch vụ sao chụp, scan tài liệu của TTTT-TV
CBGV HSSV
2.2.3. Dịch vụ tƣ vấn, hỏi đáp
Đây là dịch vụ thư viện thường xuyên cung cấp cho bạn đọc thông qua quá trình bạn đọc sử dụng thư viện. “Dịch vụ tư vấn là dịch vụ giải đáp, tư vấn những thắc mặc, đỏi hỏi của NDT một cách nhanh nhạy và chính xác” [28]. “Hỏi đáp là một dịch vụ được thực hiện nhằm đáp ứng nhu cầu thông tin của NDT muốn hỏi về một vấn đề nào đó mà họ chưa biết, chưa rõ trong quá trình tìm kiếm”[7, tr.60]. Cán bộ thư viện có thể tư vấn cho bạn đọc tìm kiếm các tài liệu phù hợp, chính xác, các tài liệu mới mà bạn đọc chưa biết.
Ngoài ra cán bộ thư viện cũng hướng dẫn bạn đọc tra cứu thư viện, tra cứu mạng Internet. Bạn đọc có thể hỏi bất cứ điều gì vướng mắc khi sử dụng thư viện và
64
tra cứu tài liệu. Đặc biệt là việc sử dụng máy tính thư viện cán bộ thư viện hỗ trợ, hướng dẫn sinh viên các thao tác tra cứu, chỉnh sửa văn bản, tìm kiếm trên Internet nếu bạn đọc hỏi.
Dịch vụ tư vấn, hỏi đáp có nhiều ưu điểm: giúp NDT thoản mãn tối đa nhu cầu tìm tin của mình, tốc độ đưa tin nhanh; hầu hết các thông tin đưa ra phù hợp và cần thiết đối với NDT; tiếp cận trực tiếp với NDT; rút được kinh nghiệm kịp thời trên cơ sở đánh giá hiệu quả phục vụ. Nhờ những ưu điểm này mà dịch vụ hỏi đáp thông tin được xem là một hình thức phục vụ quan trong đáp ứng tốt nhu cầu của NDT. Tuy nhiên để tổ chức tốt đòi hỏi cán bộ thư viện phải nắm vững diện bao quát, khả năng phục vụ kho tư liệu, thành phần cơ cấu của kho cũng như những nguyên lý, nguyên tắc hoạt động của hệ thống tìm tin. Đồng thời cũng phải có khả năng xác định các yêu cầu tin, lệnh tìm, chiến lược tìm một cách nhanh chóng, chính xác, đầy đủ.
Hiện tại, TTTT-TV chưa có một bộ phận riêng biệt để thực hiện dịch vụ tư vấn, hỏi đáp mới chỉ phân công một cán bộ trực phục vụ dịch vụ này và một số cán bộ thư viện thực hiện trong quá trình bạn đọc tiếp xúc với cán bộ phòng đọc, phòng giáo trình và thông qua hòm thư bạn đọc của thư viện, thông qua email điện tử của Trung tâm hoặc của lãnh đạo thư viện và qua điện thoại. Trong quá trình sử dụng thư viện NDT gặp vấn đề thắc mắc nào mà họ chưa biết, chưa hiểu và gặp khó khăn trong khi sử dụng thư viện, NDT có thể yêu cầu cán bộ thư viện giúp đỡ thông qua các câu hỏi và câu trả lời. Một số các câu hỏi thường gặp tại Trung tâm là:
Cách tra tìm tài liệu ?
Hỏi về giờ mở cửa của thư viện
Hỏi về một số loại sản phẩm và dịch vụ thông tin thư viện? Muốn tìm tài liệu về một vấn đề nào đó tìm thế nào?
Muốn mượn tài liệu phải thực hiện như thế nào? Tìm báo, tạp chí về một chủ đề nào đó tìm ở đâu?
Đây là một trong những dịch vụ mà Trung tâm đang chú ý tổ chức tốt, nhằm tìm hiểu nhu cầu tin của NDT thông qua dịch vụ tư vấn, hỏi đáp, để đáp ứng nhu
65
cầu tin của NDT. Qua điều tra, đa phần NDT đều muốn tư vấn thông tin để tra cứu và sử dụng thư viện .
90.7% 9.3%
Biều đồ nhu cầu cần tƣ vấn sử dụng thƣ viện
Có Không
Biểu đồ 2.1. Nhu cầu cần tƣ vấn sử dụng thƣ viện 2.2.4. Dịch vụ truy cập Internet
Đây là dịch vụ thu hút đông đảo sự quan tâm của NDT tại trung tâm. Hiện nay trung tâm có 53 máy phục vụ tra cứu Internet và các cơ sở dữ liệu. Bạn đọc chỉ cần đăng ký tại cửa ra vào của thư viện có thể vào truy nhập Internet mà không bị giới hạn thời gian truy cập và phí truy cập.
Ngoài ra nếu sinh viên có máy tính sách tay có thể vào thư viện ngồi ở bất kỳ vị trí nào cũng truy cập được mạng wifi miễn phí mà không cần mã đăng nhập.
Mặc dù dịch vụ này có rất nhiều tiện lợi, cần thiết cho việc tìm kiếm, trao đổi thông tin phục vụ cho học tập, nghiên cứu khoa học của NDT, nhưng bên cạnh đó dịch vụ này còn rất nhiều hạn chế vì những thông tin đưa lên mạng không được kiểm soát, còn nhiều thông tin không lành mạnh. Do vậy, để ngăn chặn NDT truy cập vào những trang thông tin xấu, Trung tâm xây dựng bức tường lửa ngăn chặn các trang mạng xấu không cho NDT truy cập, mặt khác cán bộ Trung tâm phải thường xuyên kiểm tra, nhắc nhở ngăn chặn không cho NDT vi phạm.
Hiện tại, Trung tâm trang bị được một hệ thống máy tính với số lượng phù hợp. Song chất lượng của mạng thông tin chưa thực sự tốt (đường truyền hay bị lỗi, tốc độ truy cập chậm và một số máy tính hỏng không sử dụng được nhưng chưa sửa, thậm chí không vào được mạng) nên NDT thường gặp khó khăn trong quá trình khai thác thông tin. Khi được trao đổi vấn đề này NDT đều phản ảnh chất lượng mạng kém và máy tính bị hỏng nhiều. Trung tâm luôn khắc phục tình trạng mạng
66
kém và hỏng máy nhưng chỉ dùng trong thời gian ngắn vấn đề này vẫn bị xảy ra, tình trạng này cũng đang được Trung tâm quan tâm và cố gắng khắc phục để đảm bảo được nhu cầu của NDT.
Bảng 2.4. Thống kế truy cập Internet của TTTT-TV
Năm học CBGV (lƣợt truy cập) HSSV (lƣợt truy cập) Tổng cộng (lƣợt truy cập) 2009-2010 120 6924 7044 2010-2011 220 8106 8326 2011-2012 240 3256 3496 2012-2013 260 2223 2483 Đơn vị tính: số lượng 0 1000 2000 3000 4000 5000 6000 7000 8000 9000 2009-2010 2010-2011 2011-2012 2012-2013 120 220 240 260 6924 8106 3256 2223
Biểu đồ thống kế truy cập Internet của TTTT-TV
CBGV HSSV
2.2.5. Dịch vụ tra cứu thông tin
Dịch vụ tra cứu thông tin nhằm mục đích cung cấp cho NDT những thông tin phù hợp với yêu cầu theo các dấu hiệu đã có để thỏa mãn nhu cầu tin của NDT. Công cụ hỗ trợ dịch vụ này là hệ thống mục lục truyền thống, các danh mục, thư mục, Các cơ sở dữ liệu, Internet,.. nói chung là các sản phẩm thông tin.
Dịch vụ tra cứu thông tin thư viện tổ chức theo hai hình thức tra cứu: tra cứu truyền thống và tra cứu hiện đại.
67
Khai thác thông tin theo tra cứu truyền thống gồm có mục lục chữ cái, mục lục chủ đề, danh mục tài liệu, thư mục dạng in. Phương pháp tra cứu đơn giản, dễ dàng, trực quan đối với NDT nhưng nhược điểm là NDT phải mất thời gian khi tra tìm tài liệu.
Tra cứu hiện đại là NDT sử dụng máy tính để tìm kiếm các thông tin được tổ chức dưới hình thức cơ sở dữ liệu và được lưu trữ trên bộ nhớ của máy tính. Để đáp ứng nhu cầu của NDT, Trung tâm đã trang bị hệ thống máy tính tại phòng đọc để NDT tra cứu.
Có thế nhận thấy, dịch vụ tra cứu thông tin là một trong những dịch vụ thể hiện rõ nét nhất mối liên hệ giữa SP&DVTT-TV. Muốn sử dụng dịch vụ này, NDT phải sử dụng đến các công cụ tra cứu, chính là các SPTT - TV. Vì thế, SPTT - TV có số lượng và chất lượng tốt là yếu tố quyết định tới hiệu quả của dịch vụ tra cứu thông tin và ngược lại.
Dịch vụ tra cứu thông tin đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ NDT của Trung tâm tiếp cận nhanh chóng và dễ dàng nhất các nguồn lực thông tin mà Trung tâm hiện có hoặc có thể tiếp cận được. Trong tương lai, nhu cầu sử dụng dịch vụ này chắc chắn không thể thiếu và ngày một phát triển. Vì vậy đòi hỏi TTTT-TV cần chú trọng đến nhiều yếu tố tác động và đặc biệt là yếu tố con người: đào tạo cho cán bộ thư viện những kỹ năng trong cung cấp dịch vụ tra cứu thông tin, các kỹ năng giao tiếp với NDT, kỹ năng tra cứu tìm tin cả theo phương thức truyền thống và hiện đại.
2.2.6. Dịch vụ cung cấp thông tin chọn lọc
Phổ biến thông tin chọn lọc (viết tắt theo tiếng Anh là SDI) là dịch vụ cung cấp các thông tin có nội dung và hình thức đã được xác định từ trước một cách chủ động và định kỳ tại NDT [34, tr.128].
Phổ biến thông tin chọn lọc là một hình thức DVTT-TV tiến bộ, có hiệu quả cao, giành cho đối tượng NDT là các nhà khoa học, các chuyên gia, các nhà quản lý, nhà lãnh đạo; NDT có thể là một cá nhân hoặc có thể là một nhóm, một tập thể NDT.
68
Phổ biến thông tin chọn lọc thực hiện theo đơn đặt hàng hoặc cũng có thể thư viện chủ động cung cấp.
- Thư viện chủ động cung cấp cho NDT thông qua các thư mục hoàn toàn miễn phí; Đôi khi thư viện chủ động giới thiệu một số tài liệu mới liên quan đến lĩnh vực ngành đào tạo cho nhà quản lý, lãnh đạo và giảng viện.
- Tiến hành cung cấp cho NDT khi có yêu cầu. Thường những NDT là các cán bộ giảng viên và cán bộ lãnh đạo, quản lý. Những NDT có nhu cầu được cung cấp toàn bộ tài liệu liên quan đến một lĩnh vực chuyên ngành, tài liệu liên quan đến một đề tài nào đó mà họ nghiên cứu. Việc cung cấp dịch vụ thông tin chọn lọc cho NDT được tiến hành dựa trên thỏa thuận về phí dịch vụ giữa cán bộ thư viện và NDT (theo quy định của thư viện).
Hiện tại, Trung tâm mới tiến hành triển khai dịch vụ này, đối tượng chủ yếu là giảng viên, cán bộ lãnh đạo, quản lý. Người dùng tin yêu cầu Trung tâm tìm tất cả các tài liệu liên quan đến vấn đề, đề tài mà họ đang nghiên cứu sau đó photo, scan, đánh máy cung cấp tài liệu nghiên cứu. Phí dịch vụ thỏa thuận giữa NDT và Trung tâm tùy theo từng yêu cầu. Dịch vụ này cũng rất ít người quan tâm bởi phí dịch vụ chi trả thường cao nên NDT không mấy khi sử dụng. Số lượng NDT biết tới chưa nhiều. Trung tâm cần có những hướng dẫn giới thiệu dịch vụ này tới rộng rãi NDT của Trung tâm.
2.3. Các yêu tố tác động đến sản phẩm và dịch vụ tại Trung tâm thông tin – thƣ viện Trƣờng Đại học Văn hóa, Thể thao và Du lịch Thanh Hóa thƣ viện Trƣờng Đại học Văn hóa, Thể thao và Du lịch Thanh Hóa
2.3.1. Nguồn nhân lực
Một trong những yếu tố chủ quan có vai trò quan trọng và tác động lớn đến số lượng, chất lượng của SP&DVTT-TV tại TTTT-TV là đội ngũ cán bộ. Hiện tại, Trung tâm có 17 cán bộ trình độ đại học và trên đại học, được phân công nhiệm vụ rõ ràng. Tuy nhiên, với đội ngũ cán bộ hiện nay số lượng đông nhưng chất lượng chưa đáp ứng được yêu cầu trong việc tạo dựng sản phẩm và tổ chức dịch vụ. Đội ngũ cán bộ chưa thực sự chủ động, sáng tạo nghiên cứu chuyên môn và các lĩnh vực khác để tích lũy kiến thức vận dụng vào công việc. Cán bộ thư viện mới chỉ làm
69
việc đơn thuần là phục vụ mà chưa có sự tư vấn, định hướng thông tin cho NDT. Điều này là yếu tố ảnh hưởng trực tiếp tới SP&DVTT-TV.
2.3.2. Nguồn tin
Một trong những yếu tố quan trọng có ảnh hưởng trực tiếp tới các SP&DVTT-TV. Hiện tại, với nguồn tin của Trung tâm vừa thiếu, vừa ít chưa phong phú và đa dạng các loại hình nguồn tin.
Các nguồn tin sách, báo tạp chí chưa đa dang và phong phú nhiều tài liệu chết và nhiều tài liệu bị thiếu đặc biệt là các tài liệu chuyên ngành sâu về các lĩnh vực đào tạo của trường.
Các nguồn tin điện tử còn quá ít chưa có cơ sở dữ liệu nước ngoài.
Nguồn tin nội sinh gồm những chuyên đề, báo cáo nghiên cứu khoa học, luận án, luận văn, tập bài giảng, giáo trình của CBGV và HSSV trong trường. Loại tài liệu này chứa đựng những thông tin có giá trị cao luôn đảm bảo tính cập nhật, kịp thời đối với người dùng tin. “Nội dung của nguồn tài liệu này chứa đựng những thông tin khoa học, kinh nghiệm, kiến thức tổng hợp về chuyên ngành đào tạo của Nhà trường” [5, tr.52]. Nhưng hiện tại, nguồn tin này vẫn còn ít và không được cập nhật kịp thời. Chính vì vậy, ảnh hưởng đến việc tạo dựng và tổ chức SP&DVTT-TV
2.3.3. Trang thiết bị, cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin
Số lượng và chất lượng thông tin phát triển mạnh mẽ, nhu cầu tin của NDT ngày càng cao, đòi hỏi tính nhanh chóng, kịp thời và chính xác. Để đáp ứng được yêu cầu này, quan trọng là các cơ quan thông tin – thư viện phải được trang bị đầy đủ về cơ sở vật chất, cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin.
Hiện tại, TTTT-TV chưa có một hệ thống trang thiết bị cơ sở vật chất, trang thiết bị hiện đại. Thư viện được bố trí hoạt động ở tầng 1 với diện tích 465m2, Thư viện cũng được trang bị bàn ghế, giá tủ, hệ thống ánh sáng, quạt máy phục vụ. Thư viện có thể phục vụ cùng một lúc từ 100-120 bạn đọc.
Hệ thống trang thiết bị, cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin của thư viện cũng đã được nối mạng và thư viện cũng có một số trang thiết bị như sau:
70
7 máy scan 6 máy in
Với điều kiện như hiện nay, Thư viện đã rất cố gắng bố trí không gian làm viện khoa học, hiệu quả. Tuy nhiên diện tích mặt bằng cho thư viện còn hạn hẹp,