3.2.1. Xây dựng các sản phẩm thông tin – thƣ viện mới
* Mục lục truy nhập công cộng trực tuyến (Online Public Access Catalog – viết tắt OPAC)
Với sự phát triển của công nghệ thông tin, xu thế phát triển chung của OPAC trong tương lai là trở thành một cỗ máy tìm tin thực thu như các trang web tìm tin. Nó được tích hợp với trang chủ và có khối lượng CSDL liên kết khổng lồ. Ra đời từ 1980 OPAC luôn không ngừng phát triển và ngày càng trở nên quan trọng với người dùng tin.
OPAC có tác dụng hỗ trợ NDT cũng như các cán bộ thư viện tìm và tra cứu thông tin trên máy tính: dễ dàng sử dụng, tốc độ tìm tin nhanh, khả năng thuận tiện của các máy tìm tin trên web, tính chính xác, độ tin cậy của thông tin trong các kết quả tìm.
Với tốc độ phát triển như hiện nay số biểu ghi thư mục tại Trung tâm không ngưng tăng lên và TTTT-TV trường ĐHVHTT&DLTH đang tiến hành triển khai phần mềm TC Soft Lib 4.0 trong đó có phân hệ OPAC.
TTTT-TV trường ĐHVHTT&DLTH nên tổ chức xây dựng mục lục truy nhập công cộng trực tuyến làm công cụ tìm kiếm tài liệu có trong trung tâm. Qua đó NDT có thể truy cập OPAC qua mạng Internet để tìm kiến thông tin về tài liệu có
89
trong Trung tâm. Thông qua hệ thống tra cứu này, NDT có thể tra tìm tài liệu ở bất kỳ đâu bên trong hay bên ngoài thư viện, biết được vị trí của tài liệu trong kho, tình trạng lưu hành của tài liệu và đặc biệt là giúp NDT xác định đúng nhu cầu tài liệu trước khi đến TTTT-TV trường ĐHVHTT&DLTH đọc hoặc mượn về nhà.
* Biên soạn tạp chí tóm tắt
Hiện nay trong các loại sản phẩm TTTV, tạp chí tóm tắt là loại sản phẩm có giá trị thông tin cao, là công cụ hữu ích để tìm các thông tin hồi cố và hiện đại, giảm tình trạng nhiễu thông tin trong quá trình tìm tin.
Một bài tạp chí tóm tắt phải đảm báo những tính chất sau:
- Mức độ bao quát thông tin, tính chất này đảm bảo cho việc cung cấp thông tin một cách đầy đủ tới NDT
- Mức độ cập nhật thông tin. - Tính chính xác của thông tin.
- Khả năng truy nhập tới thông tin trong tạp chí tóm tắt. Tạp chí tóm tắt có thể xuất bản ở nhiều dạng thức: ấn phẩm định kì, CSDL online, CSDL lưu trữ trên CD-ROM.
Đối tượng sử dụng tạp chí tóm tắt gồm: cán bộ quản lý lãnh đạo, cán bộ giảng viên, học sinh, sinh viên.
Với những ưu điểm và tính chất như trên, việc tổ chức và biên soạn tạp chí tóm tắt tại TTTT-TV trường ĐHVHTT&DLTH phục vụ nhu cầu tin của NDT trong thời điểm hiện tại là cần thiết.
Để triển khai công việc này, thư viện cần phải có một đội ngũ cán bộ nghiệp vụ giỏi chuyên môn, nắm vững các chuyên ngành đào tạo của nhà trường để khi tiến hành biên soạn họ có thể xác định rõ được diện đề tài của tạp chí, xây dựng được hệ thống các điểm truy nhập tới thông tin trong tạp chí.
Thư viện cũng cần có kế hoạch cụ thể xác định chu kỳ xuất bản cho tạp chí đế đảm bảo tính cập nhật của thông tin. Quảng bá, giới thiệu sản phẩm mới này tới NDT.
90
* Trang chủ
“Trang chủ là một cẩm nang Bách Khoa giới thiệu các thông tin và cách thức truy nhập tới thông tin về một cơ quan, tổ chức, cá nhân hay một đơn vị hành chính nào đó trên mạng máy tính’’ [34, tr.101].
Trang chủ có chức năng chủ yếu sau:
Thông tin về cơ cấu tổ chức của đối tượng được phản ánh. Trong số các thông tin đó, thông thường có các thông tin về các bộ phận cấu thành, thông tin về nguồn nhân lực, nhiều khi thông tin về từng nhân lực cụ thể nói riêng của cơ quan (vai trò, vị trí của họ cũng như các thông tin khác). Thông tin về các khía cạnh: chức năng, nhiệm vụ, diện hoạt động chính, những vấn đề có liên quan, các quan hệ (chính trị, kinh tế...) được thiết lập với các cơ quan khác.
Giới thiệu và có thể truy cập được tới các nguồn thông tin trên CSDL. Loại sản phẩm này đặc biệt phổ biến và quan trọng đối với các cơ quan.
Là phương tiện thông tin quan trọng để thực hiện nhiều hoạt động tác nghiệp và nghiệp vụ của bộ máy lãnh đạo, bộ máy hành chính của cơ quan. Nội dung thông tin trên trang chủ, tùy thuộc vào ý đồ của TTTT-TV mà tiến hành biên soạn cho thích hợp với mục đích giới thiệu cho NDT những tiềm lực và tiềm năng chủ yếu của mình.
* Xây dựng cơ sở dữ liệu bạn đọc
Để quản lý và phục vụ bạn đọc tốt hơn Trung tâm cần phải xây dựng cơ sở dữ liệu bạn đọc như sau:
Đối với bạn đọc là HSSV Trung tâm có thể lấy thông tin hổ sơ sinh viên ở phòng công tác học sinh sinh viên để nhập liệu vào phần mềm quản lý thư viện và tạo ra hồ sơ quản lý bạn đọc.
Đối với bạn đọc là CBGV Trung tâm lấy thông tin hồ sơ tại phòng tổ chức để nhập liệu vào phần mềm quản lý thư viện và ta ra hồ sơ quản lý bạn đọc.
Việc tạo ra cơ sở dữ liệu bạn đọc trên phần mềm để việc quản lý bằng điện tử thuận tiện, dễ rằng khắc phục việc quản lý thủ công như hiện nay.
91
3.2.2. Tổ chức các dịch vụ thông tin – thƣ viện mới
* Dịch vụ thư điện tử
Ngày nay với sự phát triển của công nghệ thông tin, việc liên lạc với mọi người qua thư điện tử không còn là vấn đề xa lạ, đây là một dịch vụ phổ biến trên mạng. “Dịch vụ thư điện tử (E-mail) là việc tạo cho các cá nhân hoặc tổ chức trao đổi thư tín với nhau thông qua sử dụng hệ thống/ mạng máy tính” [SP&DV, tr.175].
Dịch vụ thư điện tử ứng dụng nhằm để trao đổi thông tin giữa người gửi và người nhận. Để thực hiện dịch vụ này đòi hỏi Trung tâm phải có modem, máy tính, và mạng viễn thông và NDT có các thiết bị tương ứng.
Quy trình gửi thư và nhận thư được tiến hành như sau: - Đăng ký dịch vụ thư điện tử
- Tạo thư bao gồm việc xác định địa chỉ người gửi và biên soạn nội dung - Người thư đi
- Nhận thư gửi đến
Dịch vụ thư điện tử được sử dụng phổ biến trên các mạng hiện nay và trong các cơ quan thông tin – thư viện, dịch vụ này cũng rất được ưa chuộng và phát triển. Việc phát triển dịch vụ này nhằm việc trao đổi thông tin qua mạng của các cơ quan thông tin –thư viện với NDT.
Hiện tại, TTTT-TV trường ĐHVHTT&DLTH đã có thiết bị modem, máy tính, và mạng viễn thông. Để triển khai dịch vụ thư điện tử Trung tâm cần phải thực hiện các bước như sau:
- Thu thập địa chỉ email của NDT qua hồ sơ quản lý bạn đọc, hồ sơ HSSV và CBGV trong trường hoặc trực tiếp gửi thông tin đến cho từng CBGV, HSSV điền địa chỉ email.
- Lập danh sách địa chỉ email và quản lý địa chỉ email. - Soạn thảo nội dung gửi và xử lý nội dung nhận
Ngoài ra Trung tâm phải cử cán bộ chuyên trách phụ trách để nhận và gửi thông tin của thư viện và cập nhật địa chỉ email mới.
92
Việc phát triển được dịch vụ thư điện tử sẽ giúp cho Trung tâm phổ biến được các sản phẩm và dịch vụ, quảng bá được hình ảnh trung tâm, thu hút được sự quan tâm chú ý của đông đảo NDT. Dịch vụ thư điện tử trở thành phương tiện trao đổi thông tin rất hiệu nghiệm và tiện lợi cho người sử dụng với nhau, đây là dịch vụ cơ bản nhất trên mạng hiện nay.
* Dịch vụ hội nghị, hội thảo
Hiện tại, TTTT-TV trường ĐHVHTT&DLTH chưa tổ chức hội nghị, hội thảo bạn đọc. Chính vì vậy, việc nhận được thông tin phản hồi từ NDT rất ít, điều này gây khó khăn cho công tác phát triển nguồn lực thông tin và tạo dựng các sản phầm và dịch vụ thông tin của Trung tâm trong việc đáp ứng nhu cầu tin của NDT.
Để triển khai dịch vụ này Trung tâm hàng năm nên tổ chức các hội nghị, hội thảo bạn đọc trong từng học kỳ. Mỗi kỳ học nên tổ chức 1 lần, thời gian tổ chức nên thực hiện vào giữa kỳ.
* Dịch vụ tuyên truyền giới thiệu sách
Giới thiệu sách là một hình thức tuyên truyền có giá trị về nội dung nghệ thuật và có kết quả nhất. Vì vậy, người cán bộ thư viện phải có kế hoạch tuyển chọn những tác phẩm có giá trị theo từng chủ đề, chủ điểm riêng thích hợp với từng lĩnh vực ngành đào tạo trong trường hiện nay. Việc giới thiệu sách Trung tâm có thể kết thực hiện hai hình thức giới thiệu sách như sau:
- Thứ nhất: Tổ chức giới thiệu sách do Trung tâm thực hiện
Đầu mỗi kỳ học Trung tâm tổ chức giới thiệu sách có tại thư viện lựa chọn tài liệu tiêu biểu cho ngành học để giới thiệu. Cán bộ thư viện biên soạn nội dung bài giới thiệu sau đó có thể tự giới thiệu hoặc mời giảng viên có năng khiếu thuyết trình tốt, có uy tín trong giảng dạy và am hiểu lĩnh vực ngành đào tạo để giới thiệu. Để buổi giới thiệu hấp dẫn cần kết hợp nghe với nhìn, có các hình thức văn nghệ xen kẽ hoặc những minh họa bằng tranh vẽ, cuối buổi giới thiệu phải có các giải đáp thắc mắc trả lời xung quanh tác phẩm được giới thiệu.
Ngoài ra, hàng tháng Trung tâm thường có sách, báo mới nhập. Trung tâm nên tổ chức giới thiệu sách mới.
93
- Thứ hai: Tổ chức cuộc thi giới thiệu sách
Hiện tại, Trường đang đào tạo chuyên ngành Thông tin – Thư viện với chuyên ngành Khoa học thư viện và Thông tin học điều này tạo điều kiện cho Trung tâm tổ chức các cuộc thi giới thiệu sách. Trung tâm nên kết hợp với Khoa Văn hóa – Thông tin để tổ chức cuộc thi giới thiệu sách, đây là một trong những sân chơi mà sinh viên rất yêu thích và trong kế hoạch đào tạo hàng năm của Trường bắt buộc mỗi khoa phải tổ chức cho sinh viên tham gia các cuộc thi theo thế mạnh của mình. Khoa Văn hóa- Thông tin là khoa đào tạo hai chuyên ngành chính là Khoa học thư viện và Thông tin học ở cả trình độ cao đẳng và đại học. Vì vậy, Trung tâm nên kết hợp với Khoa Văn hóa Thông tin xây dựng kế hoạch tổ chức, triển khai tổ chức, lựa chọn đối tượng tham gia và nội dung tài liệu tham gia, yêu cầu thể lệ cuộc thi và phần thưởng dành cho người thắng cuộc. Nếu triển khai được cuộc thi giới thiệu sách sẽ tạo cho sinh viên hứng thú và biết được vai trò tầm quan trọng của sách đối với học tập, nghiên cứu.
Để tuyên truyền sách được nâng cao hơn nữa, Trung tâm nên tổ chức các buổi nói chuyện về sách. Trung tâm nên lựa chọn đề tài thích hợp với các chương trình đào tạo của trường để gây được sự quan tâm, chú ý của người nghe, phục vụ cho nhiệm vụ giảng dạy, học tập và các hoạt động ngoại khóa của nhà trường. Trung tâm phải chọn được những diễn giả thích hợp. Diễn giả càng có uy tín, người nghe càng đông.
* Dịch vụ triễn lãm sách
Triễn lãm sách là sự trình bày trực quan có hệ thống bộ sưu tập các loại hình sách đã công bố và chưa công bố theo một nguyên tắc chọn lựa nhất định. Triển lãm thư viện là sự tập hợp sách thống nhất theo một nguyên tắc nhất định trong việc lựa chọn sách, trình tự sắp xếp, trình bày hệ thống sách. Triển lãm phải có tính chất giới thiệu, hướng dẫn đọc. Nó mang tính trực quan, tác động mạnh mẽ tới người đọc. Triễn lãm sách thư viện mang tính cơ động, mềm dẻo, linh hoạt, có khả năng bổ sung, thay đổi kịp thời những sách mới hơn, phù hợp hơn.
94
Triễn lãm là một dịch vụ xuất hiện từ lâu và tương đối phổ biến. Nó nhằm mục đích giới thiệu trực tiếp cho NDT các sản phẩm, tài liệu, dịch vụ trong thư viện. Hiện tại, Trung tâm có thể hai hình thức triễn lãm sau:
- Trưng bày sách mới, Trung tâm có thể lựa chọn những sách mới đặc sắc mới xuất bản để trưng bày triễn lãm.
- Trưng bày tài liệu theo từng lĩnh vực đào tạo, Trung tâm lựa chọn các tài liệu triễn lãm theo từng lĩnh vực đào tạo của trường, mỗi loại tài liệu phải phù hợp và tiêu biểu cho từng lĩnh vực ngành học.
* Dịch vụ mượn liên thư viện
Hiện nay, trong các cơ quan TTTV ở Việt Nam đều nói nhiều đến việc xây dựng những chính sách tổ chức dịch vụ mượn liên thư viện. Tuy nhiên, việc thực hiện mượn liên thư viện vẫn chưa đạt được hiệu quả cao. Việc nghiên cứu cung cấp dịch vụ mượn liên thư viện vẫn được các thư viện quan tâm tìm giải pháp để thực hiện. Dịch vụ mượn liên thư viện ( Inter Library Loan services) ra đời là một nhu cầu tất yếu trong quá trình hoạt động các thư viện. Trên thực tế, không thư viện nào có thể đáp ứng được hầu hết các nhu cầu về tài liệu của bạn đọc.
Trong thời đại bùng nổ thông tin hiện nay, sự hợp tác giữa các thư viện là cần thiết hơn bao giờ hết, nhằm tiết kiệm tối đa kinh phí cho các thư viện và bạn đọc mà vẫn đảm bảo sự thỏa mãn về nhu cầu tin.
Dịch vụ mượn liên thư viện là loại dịch vụ cho phép NDT mượn tài liệu của các cơ quan TTTV khác trong cùng một hệ thống, trong nước hoặc quốc tế một cách dễ dàng. Chính vì vậy, TTTT-TV trường ĐHVHTT&DLTH cần nghiên cứu cung cấp dịch vụ mượn liên thư viện theo các hướng sau:
- Xây dựng hệ thống mượn liên thư viện giữa các thư viện trên địa bàn tỉnh (Thư viện trường Đại học Hồng Đức, Thư viện Khoa học tổng hợp tỉnh, Thư viện Đại học công nghiệp Thành Phố Hồ Chí Minh cơ sở Thanh Hóa, Thư viện trường Cao đẳng Thể dục thể thao). Để có thể cung cấp dịch vụ này có hiệu quả, không những cần xây dựng một chính sách sử dụng tài liệu tốt giữa TTTT-TV trường ĐHVHTT&DLTH với các thư viện khác trên địa bàn tỉnh. Trung tâm có thể cung
95
cấp danh mục hoặc CSDL thư mục cho các thư viện trong địa bàn tỉnh để bạn đọc có thể tra cứu.
- Xây dựng hệ thống mượn liên thư viện giữa Trung tâm với các thư viện trong khối ngành Văn hóa, nghệ thuật. Việc mượn liên thư viện trong hệ thống thư viện này có các nguồn tin cùng chung hệ thống, đặc biệt là các nguồn tin điện tử mà Trung tâm còn chưa có nhiều.
Để thực hiện một giao diện mượn liên thư viện,“hệ thống mượn liên thư viện phải tuân thủ chuẩn mượn liên thư viện quốc tế ISO ILL 10160/10161” (The inter- national standard for interlibrary loan) [13, tr.4], chuẩn này định dạng các thư giao diện điện tử, cũng như thiết lập các quy tắc sử dụng chúng giữa các hệ thống. Chuẩn ISO ILL 10160/10161 cũng quy định rõ vai trò của các thư viện trong hệ thống ILL.
Quy trình của dịch vụ mượn liên thư viện bao gồm các bước: Bước 1: Bạn đọc tra cứu tìm tin trên OPAC
Bước 2: Gửi yêu cầu mượn đến thư viện A: xác nhận họ tên cá nhân, tài liệu mượn, hình thức mượn, giá tiền có thể phải trả.
Bước 3: Thư viện Xử lý và yêu cầu đến thư viện B, đồng thời cũng thông báo cho bạn đọc biết yêu cầu mượn đã gửi.
Bước 4: Thư viện B, xử lý yêu cầu. Thông báo cho thư viện A: Đồng ý, hoặc không đồng ý cho mượn. Nếu cho mượn thì thông báo gửi tài liệu, kèm theo thời gain nhận/ trả tài liệu, kinh phí.
Bước 5: Thư viện A thông báo nhận được tài liệu.
Bước 6: Thư viện A thông báo đến bạn đọc đã sẵn sàng tài liệu.