Sản phẩm thông tin – thư viện là kết quả của quá trình xử lý thông tin. Dịch vụ thông tin được tổ chức trên cơ sở sử dụng các SPTT-TV. Vì vậy, muốn có SP&DVTT-TV có chất lượng tốt thì công tác xử lý thông tin phải đảm bảo độ chính xác cao và đảm bảo tính thống nhất.
Hiện tại, trung tâm đang áp dụng chuẩn mô tả AACR2 để biên mục tài liệu, nhưng việc áp dụng chuẩn này vẫn chưa thống nhất trong cán bộ xử lý tài liệu, vẫn còn một số cán bộ xử lý biên mục theo Tiêu chuẩn quốc tế về mô tả thư mục (Internationl standard Bibliographic Descrition-viết tắt ISBD). Chính điều này ảnh hưởng rất lớn đến chất lượng SP&DVTT-TV.
Sử dụng chuẩn mô tả AACR2 cho tài liệu trong Trung tâm được xử lý trên máy theo Khổ mẫu MARC nhập trực tiếp trên máy tính không mô tả trên phiếu nhập tin trước khi nhập vào máy tính.
71
Đối với việc phân loại tài liệu Trung tâm sử dụng bảng phân loại DDC14 rút gọn. Việc sử dụng bảng phân loại DDC14 giúp cho thư viện xây dựng được hệ thống ký hiệu phân loại theo cấp bậc phản ánh mối quan hệ logic giữa các đề mục.
2.3.6. Phầm mềm quản lý thƣ viện
Trung tâm đang sử dụng phần mềm Ilib – Easy 4.0 và phần mềm Greenstone quản lý bộ sưu tập số. Phần mềm Ilib – Easy 4.0 thư viện mới chỉ sử dụng Module Biên mục còn các module khác không sử dụng. Hiện tại, Trung tâm đang triển khai sử dụng phần mềm quản lý thư viện hiện đại TCSoft-Lib4.0 thay thế cho phần mềm Ilib – Easy 4.0.
Phần mềm TCSoft-Lib4.0 có 7 phân hệ chính và 3 module chức năng căn bản phản ánh hết quy trình hoạt động của thư viện:
Phân hệ bổ sung Phân hệ biên mục
Phân hệ xuất bản phẩm nhiều kỳ Phân hệ Lưu thông
Phân hệ tra cứu Phân hệ quản lý kho Phân hệ xuất/ nhập dữ liệu
Module chức năng Mượn liên thư viện Module chức năng Sưu tập số
Module chức năng Quản trị hệ thống
Phần mềm TCSoft-Lib4.0 đảm bảo chuẩn hóa cấu trúc mở và tính thân thiện; chuẩn hoạt động nghiệp vụ thư viện; thiết kế trên nền tảng công nghệ hiện đại với hệ quản trị cơ sở dữ liệu Oracle, dễ dàng triển khai và ứng dụng trên nhiều môi trường khác nhau.
Phần mềm thương mại có tác động rất lớn đến việc tạo lập và tổ chức SP&DVTT-TV của Trung tâm hiện nay, bởi việc chưa ổn định phần mềm quản lý thư viện nên dẫn đến việc tạo lập và tổ chức SP&DVTT-TV còn nhiều hạn chế.
72
2.4. Nhận xét, đánh giá và nguyên nhân tồn tại
Nhìn chung việc tạo lập và tổ chức SP&DVTT-TV của Trung tâm cũng đã tạo lập được một số SPTT-TV và tổ chức được một số DVTT-TV. Nhưng việc tạo lập và tổ chức SP&DVTT-TV cũng có những ưu điểm và nhược điểm cần phải phát huy và khắc phục.
2.4.1. Nhận xét
2.4.1.1. Ưu điểm
- Trung tâm đã xây dựng và tổ chức được các loại hình SP&DVTT-TV tương đối đầy đủ đã đáp ứng được phần lớn nhu cầu tin của NDT trong trường.
66.3% 31.2%
2.4%
Biểu đồ nhận xét SP&DVTT-TV
Đa dạng và phong phú
Chưa đa dạng phong phú
Ý kiến khác
Biểu đồ 2.2. Nhận xét SP&DVTT-TV của TTTT-TV
Việc tạo lập và tổ chức SP&DVTT-TV cũng phần nào đáp ứng được nhu cầu tin của NDT trong trường, điều đó được thể hiện ở mức độ hài lòng SP&DVTT-TV.
12.2%
40% 48.2%
4.4%
Biểu đồ đánh giá mức độ hài lòng SP&DVTT-TV
Rất hài lòng Chấp nhận được Hài lòng Chưa hài lòng
73
Phần đa NDT cảm thấy các SP&DVTT-TV thỏa mãn được nhu cầu tin ở mức độ hài lòng (48.2%), chấp nhật được (40%), Rất hài lòng (12.2%), Chưa hài lòng (4.4%).
- Các SPTT-TV hiện nay của Trung tâm đã bao quát được hầu hết các loại hình tài liệu hiện có đáp ứng được nhu cầu NDT. Sản phẩm như hệ thống mục lục phiếu, CSDL biểu ghi đã phản ảnh, quản trị toàn bộ nguồn lực thông tin có trong kho tài liệu của Trung tâm. Trung tâm cũng đã tạo ra được CSDL toàn văn để tạo nên các bộ sưu tập số đáp ứng nhu cầu của NDT. CSDL toàn văn luôn được cập nhật, chất lượng dữ liệu tốt. Ngoài ra sản phẩm thư mục được tạo dựng thường xuyên, nội dung thư mục đầy đủ và thư mục thông báo sách mới luôn được cập nhật, cung cấp đến tận tay NDT là CBGV bằng cách gửi email cho CBGV toàn trường và phổ biến bộ sưu tập số qua địa chỉ mạng http://192.168.5.51:81 cho bạn đọc truy cập.
- Các dịch vụ phục vụ phong phú, đa dạng thu hút NDT đến thư viện. Dịch vụ bạn đọc tại chỗ với hình thức kho đóng và kho mở đã thu hút số lượng lớn NDT đến sử dụng, xóa đi bức tường ngăn cách giữa kho sách và NDT, tạo điều kiện cho NDT khai thác nội dung tài liệu một cách tối đa. Trung tâm đã tổ chức dịch vụ tra cứu Internet với một hệ thống máy tính nối mạng sinh viên truy cập hoàn toàn miễn phí, không bị giới hạn thời gian sử dụng và sử dụng tai nghe. Ngoài ra Trung tâm tổ chức dịch vụ photo, scan tài liệu hỗ trợ chuyển đổi file tài liệu được cán bộ giảng viên và cán bộ lãnh đạo quản lý rất quan tâm với chí phí dịch vụ tương đối rẻ và phí dịch vụ nhiều khi còn miễm phí.
2.4.1.2. Hạn chế
Mặc dù có nhiều ưu điểm nhưng SP&DVTT-TV ở Trung tâm vẫn còn có những hạn chế.
- Các loại hình SP&DVTT-TV chưa được phong phú và đa dạng. Sản phẩm và DVTT-TV truyền thống vẫn chiếm ưu thế chất lượng chưa cao. Mặc dù NDT tại trường có trình độ học vấn và khả năng ứng dụng công nghệ hiện đại cao, nhưng
74
thư viện còn thiếu những SP&DVTT-TV hiện đại, có giá trị gia tăng cao để thỏa mãn nhu cầu phong phú, đa dạng của NDT.
- Sản phẩm thông tin – thư viện chủ yếu là thông tin về tài liệu gốc (thư mục, danh mục, cơ sở dữ liệu), chưa xây dựng được các SPTT-TV có giá trị như tóm tắt, tổng luận,… những sản phẩm này rất hữu ích với cán bộ quản lý và nghiên cứu. Hình thức của SPTT-TV chưa được đẹp, thông tin chưa cập nhật thường xuyên đối với các sản phẩm như hệ thống mục lục, thư mục chuyên đề, thư mục nhân vật, danh mục. Trung tâm chưa bổ sung xây dựng được cơ sở dữ liệu nước ngoài, cơ sở dữ liệu toàn văn tài liệu nội sinh, cơ sở dữ liệu bạn đọc.
- Dịch vụ tuy có nhiều nhưng nhiều dịch vụ ở Trung tâm vẫn chưa đáp ứng yêu cầu, nhiều dịch vụ còn yếu và thiếu. Trung tâm mới chỉ tổ chức dịch vụ truyền thống (dịch vụ đọc tài liệu tài chỗ, dịch vụ mượn về nhà, dịch vụ sao chụp, scan tài liệu), một số dịch vụ hiện đại đã được triển khai (dịch vụ tra cứu internet, dịch vụ tư vấn, hỏi đáp, dịch vụ tra cứu thông tin, dịch vụ phổ biến thông tin chọn lọc) nhưng hiệu quả của dịch vụ này vẫn chưa được tốt, chưa đáp ứng được nhu cầu của người dùng tin; Hình thức tổ chức chưa phong phú, chưa đẹp, thông tin cung cấp qua các dịch vụ chưa được đầy đủ, kịp thời nên chưa đáp ứng được yêu cầu của NDT.
Thực tế cho thấy, NDT đến thư viện rất ít đặc biệt là đối tượng CBGV vì họ cần thông tin đầy đủ và cập nhật về chuyên ngành học mà họ đang giảng dạy, nghiên cứu. Trong khi khả năng đáp ứng của Trung tâm còn hạn chế và cán bộ thư viện thực hiện dịch vụ chưa chủ động và nhiệt tình trợ giúp NDT khai thác nguồn tin bên ngoài thư viện.
- Trung tâm chưa tổ chức tốt việc giới thiệu SP&DVTT-TV tới NDT. Số lượng NDT biết đến SP&DVTT-TV chưa nhiều. Phần lớn NDT biết đến SP&DVTT-TV là do tư vấn, hỏi đáp của cán bộ thư viện, các hình thức quảng bá giới thiệu SP&DVTT-TV hầu như không có.
2.4.2. Đánh giá chất lƣợng sản phẩm và dịch vụ thông tin – thƣ viện
2.4.2.1. Chất lượng các sản phẩm thông tin – thư viện
Sản phẩm thông tin –thư viện của Trung tâm được phát triển cùng với quá trình phát triển của thư viện. Cho tới nay, Trung tâm đã cung cấp cho
75
NDT được một số loại sản phẩm thông tin, gồm cả sản phẩm thông tin truyền thống và hiện đại. Để đánh giá chất lượng SPTT-TV tôi dựa trên năng lực chuyên môn nghiệp vụ, qua phỏng vấn cán bộ chuyên môn nghiệp vụ, qua phiếu điều tra hỏi ý kiến NDT.
Về mức độ bao quát nguồn tin: Các SPTT-TV tương đối đầy đủ, đa dạng, phong phú bao quát được nguồn lực thông tin có trong thư viện hợp với các lĩnh vực đào tạo của nhà trường. Hệ thống các SPTT-TV hiện có trong thư viện phát triển đồng đều, được quan tâm chú trọng phát triển.
Về chất lượng SPTT-TV: nhìn chung các SPTT-TV được Trung tâm cung cấp có chất lượng tương đối tốt. Các thư mục, danh mục được xây dựng theo cấu trúc thống nhất, được tiến hành xây dựng bởi các cán bộ có kinh nghiệm từ xử lý nội dung đến xử lý hình thức tài liệu để có được những thông tin có giá trị nhất. Hệ thống mục lục được tổ chức khoa học, hợp lý và chi tiết. Các CSDL được kiểm soát nội dung chặt chẽ, được trình bày theo khổ mẫu chung thống nhất. Đơn vị tính: % 15.6 10.2 6.8 5.4 13.2 6.3 5.9 4.4 42.9 43.9 49.3 27.8 49.8 27.3 34.1 35.6 25.4 27.8 24.9 33.7 21 39 27.8 32.2 7.8 7.3 2.9 11.2 2 9.3 6.8 8.3 8.3 10.7 16.1 22 14.1 18 25.4 19.5 0 10 20 30 40 50 60 Hệ thống mục lục Thư mục thông báo sách mới Thư mục chuyên đề Thư mục Hồ Chí Minh Hệ thống danh mục Cở sở dữ liệu biểu ghi Cơ sở dữ liệu toàn văn Bộ sưu tập chương trình đào tạo
Không đánh giá Chưa tốt Trung bình Tốt Rất tốt
Biểu đồ 2.4: Đánh giá chất lƣợng sản phẩm thông tin – thƣ viện
Qua điều tra cho thấy phần đông NDT cho rằng chất lượng SPTT-TV là tốt, trong đó cao nhất Hệ thống danh mục (49.8%) thấp nhất là CSDL biểu ghi; Chất lượng SPTT-TV được đánh giá ở mức độ rất tốt cao nhất là Hệ
76
thống danh mục (49.2%) thấp nhất CSDL biểu ghi (6.3%); Chất lượng SPTT- TV được NDT đánh giá chưa tốt cao nhất là Thư mục Hồ Chí Minh (11.2%) thấp nhất Hệ thống danh mục (2.0%). Ngoài ra cũng có rất nhiều NDT không đánh giá chất lượng SPTT-TV đông nhất là Cơ sở dữ liệu toàn văn (25.4%), thấp nhất là Hệ thống mục lục (8.3%).
Qua điều tra cho thấy chất lượng SPTT-TV truyền thống như Mục lục, Thư mục, Danh mục được NDT đánh giá cao, chất lượng các SPTT-TV hiện đại chưa được đánh giá cao. Cũng qua đó cho thấy NDT chưa biết nhiều đến SPTT-TV hiện đại nên việc đánh giá chất lượng SPTT-TV còn mang tính chủ quan của người đánh giá.
Về khả năng cập nhật: Các SPTT-TV được cập nhật thường xuyên, đảm bảo bao quát được nhanh chóng những nguồn lực thông tin mới của Trung tâm. Các tài liệu mới sau khi được xử lý về nội dung và hình thức, được cập nhật vào CSDL cho NDT có thể tìm kiếm ngay lập tức tài liệu đó thông qua tra cứu các thư mục giới thiệu sách mới hoặc qua hệ thống CSDL thư mục. Việc cập nhật được tiến hành thường xuyên đối với một số SPTT-TV như: CSDL biểu ghi, CSDL toàn văn, Thư mục thông báo sách mới tương đối kịp thời đáp ứng được nhu cầu của NDT. Trong khi đó một số các SPTT-TV như: Hệ thống mục lục, Thư mục chuyên đề, Thư mục Hồ Chí Minh, Danh mục chưa được bổ sung, cập nhật thường xuyên.
Biểu đồ mức độ cập nhật thông tincủaSPTT-TV
63.9%
36.1% Cập nhật kịp thời
Cập nhật không kịp thời
77
Qua khảo sát cho thấy mức độ cập nhật thông tin của SPTT-TV phần lớn NDT đồng ý với phương án cập nhật kịp thời (63.9%), cập nhật không kịp thời (36.1%).
Về khả năng cập nhật cũng được thể hiện ở mức độ đáp ứng của sản phẩm. Đơn vị tính: % 40.5 34.6 29.3 21 43.4 17.1 25.9 20.5 47.8 51.2 65.4 56.1 50.2 58.5 57.6 56.1 11.7 14.1 6.8 22.9 6.3 24.4 16.6 23.4 0 10 20 30 40 50 60 70 Hệ thống mục lục Thư mục thông báo sách mới Thư mục chuyên đề Thư mục Hồ Chí Minh Hệ thống danh mục Cở sở dữ liệu biểu ghi Cơ sở dữ liệu toàn văn Bộ sưu tập chương trình đào tạo
Biểu đồ mức độ đáp ứng của sản phẩm thông tin - thƣ viện
Không đáp ứng Tương đối đáp ứng Đáp ứng tốt
Biểu đồ 2.6. Mức độ đáp ứng của SPTT-TV
Qua khảo sát cho thấy mức độ đáp ứng của SPTT-TV chủ yếu là tương đối đáp ứng chiếm tỷ lệ cao nhất đến đáp ứng tốt và không đáp ứng. Mức độ các SPTT-TV tương đối đáp ứng chiếm tỷ lệ cao nhất là Thư mục chuyên đề (65.4%), thấp nhất là Hệ thống mục lục (47.8%); mức độ SPTT-TV đáp ứng tốt cao nhất Hệ thống danh mục (43.4%), thấp nhất CSDL biểu ghi (17.1%); mức độ không đáp ứng của SPTT-TV cao nhất CSDL biểu ghi (24.4%), thấp nhất Hệ thống danh mục (6.3%). Điều đó cho thấy mức độ đáp ứng của SPTT- TV truyền thống vẫn thõa mãn nhu cầu của NDT hơn SPTT-TV hiện đại.
Về khả năng tìm kiếm thông tin: Các SPTT-TV có khả năng tìm kiếm tương đối nhanh chóng cho NDT trong quá trình tìm kiếm thông tin của thư viện.
78
Biểu đồ khả năng tìm kiếm thông tin của SPTT-TV
56.1% 34.1% 9.8% Nhanh chóng Bình thường Khó khăn
Biểu đồ 2.7. Khả năng tìm kiếm thông tin của SPTT-TV
Nhìn vào biểu đồ trên cho thấy, khả năng tìm kiếm thông tin của SPTT-TV đối với NDT đa phần là nhanh chóng (56.1%), bình thường (34.1%), khó khăn (9.8%).
Về mức độ thân thiện của SPTT-TV đối với NDT thể hiện qua hình thức trình bày của SPTT-TV được trình bày đẹp, bắt mắt, chữ dễ nhìn, rõ ràng, các phụ lục và bảng tra dễ sử dụng đối với NDT nhất. Đối với các SPTT-TV của Trung tâm hiện nay trình bày chưa được đẹp, chưa bắt mắt, các bảng tra chưa được đầy đủ. Đáp ứng tiêu chí này sản phẩm phải thu hút được NDT, nâng cao tần suất sử dụng của sản phẩm đối với NDT.
Đơn vị tính: % 19 31.2 22 14.6 34.1 10.2 16.1 13.2 63.4 53.2 63.9 47.8 54.6 53.2 56.6 60.5 17.6 15.6 14.1 37.6 11.2 36.6 27.3 25.4 0 20 40 60 80 Hệ thống mục lục Thư mục thông báo sách mới
Thư mục chuyên đề Thư mục Hồ Chí Minh Hệ thống danh mục Cở sở dữ liệu biểu ghi Cơ sở dữ liệu toàn văn Bộ sưu tập chương trình …
Biểu đồ tần suất sử dụng SPTT-TV
Không bao giờ Thỉnh thoảng
Thường xuyên
79
Nhìn trên biểu đồ cho thấy, phần đa NDT cho rằng tần suất sử dụng SPTT- TV là ở mức độ thỉnh thoảng chiếm tỷ lệ cao nhất là Thư mục chuyên đề (63.9%), thấp nhất là Thư mục Hồ Chí Minh (47.8%); Tần suất sử dụng ở mức độ thường xuyên chiếm tỷ lệ cao nhất là Hệ thống danh mục (34.1%), thấp nhất là Cơ sở dữ liệu biểu ghi (10.2%); Không bao giờ sử dụng các SPTT-TV chiếm tỷ lệ cao nhất ở Thư mục Hồ Chí minh (37.6%), thấp nhất Hệ thống danh mục (11.2%).
Với nhu cầu tin ngày càng được nâng cao về chất lượng và số lượng SPTT- TV. Trung tâm đã tạo lập được một số SPTT-TV phù hợp, đáp ứng yêu cầu của NDT ở mức độ nhất định. Tuy nhiên, có thể nhận thấy rõ các SPTT-TV của Thư viện chưa thực sự đa dạng, phong phú, hiệu quả sử dụng thông tin chưa cao, khả năng cung cấp thông tin cho NDT chưa có chất lượng cao. Hình thức SPTT-TV vẫn chưa được đẹp, trình bày đơn giản, các phụ lục, bảng tra chưa tốt. SPTT-TV hiện