- Cơ sở của Trung tâm còn quá chật hẹp, không bố trí được các bộ phận tách rời mà tất cả hoạt động của thư viện trong được bố trí trong một khu vực.
- TTTT-TV hoạt động theo cơ chế hoàn toàn bao cấp, chịu sự quản lý trực tiếp của nhà trường. Nguồn kinh phí hoạt động hàng năm của Thư viện còn hạn hẹp, phần lớn chỉ dành cho bổ sung tài liệu mới. Do vậy, việc đầu tư nâng cao chất lượng SP&DVTT-TV còn chưa được chú trọng đúng mức. Việc thuyết phục ban lãnh đạo nhà trường thông qua các chính sách: đầu tư kinh phí, đầu tư cơ sở vật chất kỹ thuật, nhân lực, hoạt động nghiệp vụ gặp nhiều khó khăn. Bên cạnh đó Thư viện chưa có quyền trong việc quyết định chính sách thu phí đối với các dịch vụ mà phải thông qua Ban giám hiệu. Chính vì vậy, Thư viện gặp khó khăn trong việc tạo ra các nguồn thu để đầu tư quay trở lại hoàn thiện SP&DVTT-TV hiện có mà phải chờ đợi nguồn kinh phí và vật tư nhà trường cung cấp.
- Chất lượng xử lý tài liệu chưa cao. Đa số cán bộ Trung tâm tốt nghiệp chuyên ngành TTTV nên khi xử lý tài liệu có chuyên ngành sâu trong lĩnh vực nghệ
83
thuật (Mỹ thuật, Âm nhạc) đã gặp rất nhiều khó khăn định chỉ số phân loại, định từ khóa, định chủ đề, tóm tắt.
- Các phương tiện tự động hóa cũng chưa được thực hiện nhiều mới chỉ ứng dụng máy tính, phần mềm, mạng máy tính trong công tác xây dựng và tổ chức SP&DVTT-TV.
- Nguồn lực thông tin chưa đáp ứng đầy đủ. Mặc dù vốn tài liệu được bổ sung hàng năm nhưng vẫn chưa thể đáp ứng được nhu cầu. Tài liệu vừa thừa vừa thiếu. Tài liệu điện tử chủ yếu là do Trung tâm tự xây dựng mà chưa được bổ sung tài liệu của bên ngoài đặc biệt là tài liệu nước ngoài.
- Đội ngũ cán bộ thư viện thực hiện xử lý thông tin, cung cấp SP&DVTT-TV trẻ thiếu kinh nghiệm, chưa có cơ hội tham gia các lớp bồi dưỡng nâng cao trình độ nghiệp vụ, ngoại ngữ, tin học. Cán bộ chuyên ngành khác chiếm tỷ lệ lớn trong Trung tâm nhưng các lĩnh vực đào tạo không liên quan đến lĩnh vực đào tạo của nhà trường, không có nghiệp vụ thư viện nên cũng rất khó khăn trong việc tạo lập và tổ chức SP&DVTT-TV cho NDT.
Tóm lại
Hiện tại, TTTT-TV của trường ĐHVHTT&DLTH cũng đã xây dựng các loại SP&DVTT-TV truyền thống và hiện đại, đáp ứng được phần nào nhu cầu tin của NDT góp phần nâng cao chất lượng đào tạo, nghiên cứu khoa học, đời sống tinh thần của NDT trong trường. Tuy nhiên, các SP&DVTT-TV còn bộc lộ những bất cập về chất lượng và hình thức. Các SPTT-TV chủ yếu là tài liệu gốc, chưa có nhiều sản phẩm thông tin có giá trị. Các DVTT-TV cho NDT chưa thật sự đa dạng và phong phú. Do vậy để đáp ứng với nhiệm vụ đổi mới giáo dục của trường ĐHVHTT&DLTH trong giai đoạn hiện nay, Trung tâm cần có những giải pháp thích hợp, khả thi tốt hơn để hoàn thiện và phát triển hơn nữa hệ thống SP&DVTT- TV, nhằm đưa đến NDT những SP&DVTT-TV đảm bảo chất lượng, hình thức phong phú đa dang.
84
CHƢƠNG 3
GIẢI PHÁP PHÁT TRIỂN SẢN PHẨM VÀ DỊCH VỤ TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN - THƢ VIỆN TRƢỜNG ĐẠI HỌC
VĂN HÓA, THỂ THAO VÀ DU LỊCH THANH HÓA 3.1. Các giải pháp nâng cao chất lƣợng sản phẩm và dịch vụ thông tin – thƣ viện
3.1.1. Nâng cao chất lƣợng sản phẩm thông tin- thƣ viện
* Nâng cao chất lượng Hệ thống mục lục
Để nâng cao chất lượng hệ thống mục lục Trung tâm nên củng cố, bổ sung, phiếu mục lục và thường xuyên kiểm tra, chỉnh lý, thay thế những phiếu bị rách, cũ nát, rút bỏ những phiếu không còn phù hợp, bổ những những phiếu bị mất, phiếu cho tài liệu mới, trách tình trạng có sách mà không có phiếu tra cứu hoặc ngược lại.
Chỉnh lý, bổ sung và sắp xếp lại mục lục phiếu tốn nhiều công sức và thời gian, chính vì thế, Thư viện nên tiến hành vào những đợt nhập sách mới và đưa vào phục vụ, những đợt thanh lý sách ra khỏi kho. Như vậy sẽ tiến kiệm được thời gian, đảm bảo tính chính xác và đầy đủ của hệ thống mục lục.
* Nâng cao chất lượng Thư mục
Đối với TTTT-TV thư mục vẫn là một SPTT-TV được coi trọng và người dùng tin quan tâm. Để đáp ứng tốt hơn nhu cầu của NDT thì thư mục của Trung tâm cần được cải tiến và nâng cao chất lượng như sau:
- Nâng cao chất lượng bài tóm tắt với từng tài liệu, đảm bảo tóm tắt tài liệu có thể cung cấp cho NDT những thông tin cần thiết nhất về tài liệu đó. Để qua đó NDT có thể quyết định có cần tìm kiếm tài liệu toàn văn hay không.
- Cải thiện hình thức của các bản thư mục. Các thư mục cần được in ấn với mẫu mã, hình thức đẹp thu hút được sự quan tâm của NDT.
- Trung tâm chủ động xây dựng các thư mục theo từng lĩnh vực khác nhau cung cấp cho các nhóm đối tượng xác định.
85
Hiện tại, NDT của Trung tâm có thói quen sử dụng danh mục để tra cứu tài liệu trong thư viện. Để nâng cao chất lượng danh mục cần phải bổ sung và cập nhật thông tin, thay thế các danh mục cũ bị rách nát bằng danh mục mới. Cải thiện hình thức các danh mục. Các danh mục cần được in ấn mẫu mã, hình thức đẹp để trách tình trạng dễ rách nát và thu hút được sự quan tâm của NDT.
* Hoàn thiện và nâng cao chất lượng cơ sở dữ liệu
Cơ sở dữ liệu là một trong những SPTT-TV hiện đại đang được nhiều NDT quan tâm. Chính vì vậy, củng cố và nâng cao chất lượng CSDL tại Trung tâm là điều đáng chú trọng.
Trung tâm chú trọng đến việc hoàn thiện và nâng cao chất lượng cơ sở dữ liệu biểu ghi cụ thể như sau:
- Nâng cao chất lượng công tác xử lý nội dung và hình thức tài liệu trước khi nhập liệu. Đặc biệt chú trọng đến các yếu tố tác giả, tên tài liệu, phân loại tài liệu phù hợp, từ khóa và tóm tắt nội dung tài liệu đầy đủ, chính xác. Tránh tình trạng nhầm lẫn dẫn đến mất thông tin.
- Kiểm soát lại các biểu ghi ngay sau khi nhập tin, tránh tình trạng sai sót, trùng lặp biểu ghi. Kiểm soát để loại bỏ các biểu ghi trùng nhau.
- Thống nhất cấu trúc biểu ghi trong các CSDL, tạo điều kiện chia sẻ thông tin giữa các CSDL với nhau.
- Nâng cao kỹ năng cán bộ nhập liệu, đảm bảo có đủ kiến thức tốt về biên mục để có thể phát hiện sai sót trong biên mục nguồn ngay trong quá trình nhập máy; có kỹ năng nhập liệu tốt, đảm bảo hạn chế tối thiếu việc nhập sai sót thông tin dẫn đến biểu ghi lỗi. Có thể thành lập bộ phận chuyên xử lý nghiệp vụ và nhập liệu giúp tập trung hóa, đảm bảo chất lượng thông tin trong CSDL.
Trung tâm tiếp tục hoàn thiện và nâng cao chất lượng CSDL toàn văn bằng cách nâng cao chất lượng số hóa tài liệu về nội dung và hình thức sản phẩm. Cải thiện và mua bản quyền phần mềm số hóa tài liệu. Nâng cao năng lực của cán bộ phụ trách việc số hóa tài liệu. Việc lựa chọn tài liệu số hóa là một trong những vấn đề quan trọng, Trung tâm nên xây dựng kế hoạch số hóa cụ thể hơn và lựa chọn tài
86
liệu số hóa đảm bảo nôi dung thông tin mà NDT yêu cầu, trách tình trạng số hóa tài liệu không đảm bảo nội dung thông tin và có nhiều loại tài liệu giống nhau lựa chọn tài liệu nào tốt nhất để số hóa. Trung tâm cần triển khai mở rộng số hóa tài liệu khóa luận, luận án, luận văn, báo cáo nghiên cứu khoa học, tập bài giảng và sách tham khảo để xây dựng CSDL phong phú hơn.
Ngoài ra để xây dựng CSDL toàn văn phong phú hơn Trung tâm có thể tiến hành như sau:
- Sưu tầm, thu thập các tài liệu, các CSDL toàn văn đã được cung cấp miễn phí từ các nguồn trên Internet hoặc các cơ quan TTTV trong và ngoài nước.
- Việc bổ sung tài liệu điện tử bằng cách đặt mua các CSDL để tạo CSDL sách điện tử cho NDT đăng ký mượn/ trả đáp ứng được nhu cầu tin của NDT; Trung tâm nên mua bản quyển sử dụng một số CSDL điện tử quốc tế hoặc trong nước có giá trị nghiên cứu cao. Việc mua bản quyền có thể giúp NDT của Trung tâm tiếp cận mạnh mẽ nguồn tài liệu khoa học có giá trị trên thế giới với một giá sử dụng thấp nhất.
Bộ sưu tập quản lý đào tạo: Trung tâm phải thường xuyên cập nhật thông tin về chương trình đào tạo ở các ngành học trong trường, bổ sung các chương trình đao tạo mới. Để nâng cao bộ sưu tập quản lý đào tạo trung tâm nên cử một cán bộ chuyên trách theo dõi chương trình đào tạo của từng ngành học trong trường.
3.1.2. Nâng cao chất lƣợng dịch vụ thông tin – thƣ viện
* Dịch vụ cung cấp tài liệu gốc
- Tăng cường đa dạng hóa loại hình tài liệu trong phòng đọc, phòng mượn, nâng cao chất lượng kho sách bằng cách thanh lọc bớt một số tài liệu cũ, lạc hậu; Bổ sung thêm nhiều sách, báo, tạp chí chuyên ngành.
- Thường xuyên bồi dưỡng và nâng cao trình độ nghiệp vụ, tinh thần trách nhiệm và thái độ phục vụ cho đội ngũ cán bộ phục vụ.
- Luôn tạo môi trường phòng đọc thông thoáng, sạch sẽ, thân thiện với người dùng tin.
87
- Luôn chú trọng đến công tác thu thập thông tin phản hồi từ phía NDT, làm cơ sở cho việc bổ sung tài liệu đáp ứng ngày càng cao nhu cầu tin của NDT.
- Trung tâm nên duy trì hình thức cho mượn giáo trình đối với NDT, thay cho dịch vụ bán giáo trình như hiện nay, bởi không phù hợp với chức năng, nhiệm vụ thư viện. Trung tâm mở rộng loại hình, đối tượng NDT cho mượn về nhà để đáp ứng nhu cầu thông tin của NDT. Đa số NDT được hỏi rất muốn được cung cấp dịch vụ này, nhưng hiện tại dịch vụ cho mượn về nhà của Trung tâm là rất hạn chế không phổ biến trong đối tượng NDT.
* Dịch vụ tư vấn, hỏi đáp
Để nâng cao dịch vụ tư vấn, hỏi đáp Trung tâm cần chuẩn bị cụ thể các nội dung tư vấn cho NDT. Giải đáp vấn đề mà NDT gặp phải một cách nhanh chóng, kịp thời. Để nâng cao dịch vụ này Trung tâm cần phân công cán bộ phụ trách chuyên trách để tư vấn cho NDT.
* Dịch vụ truy cập Internet: Để phục vụ tốt hơn dịch vụ này, Trung tâm cần nâng cấp, sữa chữa, bảo dưỡng máy tính, mạng máy tính tốt hơn để khắc phục các sự cố và tránh tính trạng có máy tính nhưng không thể sử dụng được. Trung tâm có kế hoạch bổ sung máy tính trong thời gian sớm nhất. Hiện tại, máy tính phục vụ tra cứu một số máy tính đã cũ, phải thay thế, bổ sung mới đáp ứng được về tốc độ truy tìm tin; đồng thời cũng cần củng cố lại hệ thống mạng, đảm bảo cho việc kết nối thông suốt; Trung tâm sử dụng phần mềm quản lý mạng máy tính để phân quyền truy cập.
* Dịch vụ tra cứu thông tin
Đây là một trong những dịch vụ không thể thiếu trong hoạt động của thư viện. Để phát triển chất lượng của dịch vụ này, yếu tố đầu tiên là phải đảm bảo chất lượng của hệ thống SPTT-TV, NDT sử dụng công cụ tra cứu chính là hệ thống SPTT-TV để đáp ứng nhu cầu tìm kiếm thông tin của họ. Như vậy, SPTT-TV có chất lượng thị dịch vụ tra cứu thông tin có hiệu quả và ngược lại. Điều này thể hiện rõ sự ảnh hưởng, tương tác lẫn nhau giữa SPTT-TV với DVTT-TV trong hoạt động của Trung tâm.
88
* Đẩy mạnh dịch vụ cung cấp thông tin chọn lọc
Đây là dịch vụ dựa trên đơn đặt của NDT, chất lượng dịch vụ này phụ thuộc vào nguồn tin của cơ quan TTTV và cán bộ thư viện. Cần phải bổ sung thêm các nguồn tin và nâng cao hơn nữa năng lực tìm kiếm thông tin, lựa chọn nguồn tin phù hợp cho NDT. Để nâng cao chất lượng loại hình dịch vụ này, Trung tâm cần xác định được diện nhu cầu tin của NDT. Nên hướng đến NDT là các khoa, chủ nhiệm đề tài nghiên cứu khoa học. Phối hợp với nhà khoa học để xác lập các diện nhu cầu tin và lập biểu thức tìm cho NDT, thiết lập các thủ tục cung cấp thông tin cho NDT theo định kỳ. Trung tâm nên quy định mức phí đối với dịch vụ này để đảm bảo được kinh phí hoạt động, duy trì của dịch vụ và kinh phí chi trả của NDT.
3.2. Các giải pháp đa dạng hóa sản phẩm và dịch vụ thông tin – thƣ viện 3.2.1. Xây dựng các sản phẩm thông tin – thƣ viện mới 3.2.1. Xây dựng các sản phẩm thông tin – thƣ viện mới
* Mục lục truy nhập công cộng trực tuyến (Online Public Access Catalog – viết tắt OPAC)
Với sự phát triển của công nghệ thông tin, xu thế phát triển chung của OPAC trong tương lai là trở thành một cỗ máy tìm tin thực thu như các trang web tìm tin. Nó được tích hợp với trang chủ và có khối lượng CSDL liên kết khổng lồ. Ra đời từ 1980 OPAC luôn không ngừng phát triển và ngày càng trở nên quan trọng với người dùng tin.
OPAC có tác dụng hỗ trợ NDT cũng như các cán bộ thư viện tìm và tra cứu thông tin trên máy tính: dễ dàng sử dụng, tốc độ tìm tin nhanh, khả năng thuận tiện của các máy tìm tin trên web, tính chính xác, độ tin cậy của thông tin trong các kết quả tìm.
Với tốc độ phát triển như hiện nay số biểu ghi thư mục tại Trung tâm không ngưng tăng lên và TTTT-TV trường ĐHVHTT&DLTH đang tiến hành triển khai phần mềm TC Soft Lib 4.0 trong đó có phân hệ OPAC.
TTTT-TV trường ĐHVHTT&DLTH nên tổ chức xây dựng mục lục truy nhập công cộng trực tuyến làm công cụ tìm kiếm tài liệu có trong trung tâm. Qua đó NDT có thể truy cập OPAC qua mạng Internet để tìm kiến thông tin về tài liệu có
89
trong Trung tâm. Thông qua hệ thống tra cứu này, NDT có thể tra tìm tài liệu ở bất kỳ đâu bên trong hay bên ngoài thư viện, biết được vị trí của tài liệu trong kho, tình trạng lưu hành của tài liệu và đặc biệt là giúp NDT xác định đúng nhu cầu tài liệu trước khi đến TTTT-TV trường ĐHVHTT&DLTH đọc hoặc mượn về nhà.
* Biên soạn tạp chí tóm tắt
Hiện nay trong các loại sản phẩm TTTV, tạp chí tóm tắt là loại sản phẩm có giá trị thông tin cao, là công cụ hữu ích để tìm các thông tin hồi cố và hiện đại, giảm tình trạng nhiễu thông tin trong quá trình tìm tin.
Một bài tạp chí tóm tắt phải đảm báo những tính chất sau:
- Mức độ bao quát thông tin, tính chất này đảm bảo cho việc cung cấp thông tin một cách đầy đủ tới NDT
- Mức độ cập nhật thông tin. - Tính chính xác của thông tin.
- Khả năng truy nhập tới thông tin trong tạp chí tóm tắt. Tạp chí tóm tắt có thể xuất bản ở nhiều dạng thức: ấn phẩm định kì, CSDL online, CSDL lưu trữ trên CD-ROM.
Đối tượng sử dụng tạp chí tóm tắt gồm: cán bộ quản lý lãnh đạo, cán bộ giảng viên, học sinh, sinh viên.
Với những ưu điểm và tính chất như trên, việc tổ chức và biên soạn tạp chí tóm tắt tại TTTT-TV trường ĐHVHTT&DLTH phục vụ nhu cầu tin của NDT trong