3.3.1. Nâng cao trình độ chuyên môn đội ngũ cán bộ
Trong mọi lĩnh vực khoa học và đời sống xã hội, yếu tố con người luôn là yếu tố then chốt. Trong hoạt động TTTV, cán bộ thư viện là một trong bốn yếu tố cấu thành nên một cơ quan thông tin – thư viện. Cán bộ thư viện, với tư cách là chủ thể hoạt động TTTV, đóng vai trò quyết định trong việc nâng cao chất lượng hoạt động của cơ quan TTTV là nhân tố quan trọng nhất trong quá trình tạo ra và tổ chức các SPTT-TV tới NDT. Mọi SP&DVTT-TV dù là trong quá trình nâng cao chất lượng hay chuẩn bị ra đời thì yếu tố quan trọng nhất vẫn là đội ngũ cán bộ sẽ tạo ra nó.
Ngày nay, với việc ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động TTTV đã làm thay đổi cách thức làm việc tư truyền thống sang tự động hóa. Với sự tác động đó người cán bộ thư viện cũng có nhiều thay đổi. Họ không chỉ thực hiện đơn thuần các nhiệm vụ lưu giữ, bảo quản và phục vụ tài liệu một cách truyền thống mà còn phải biết khai thác, xử lý thông tin, làm gia tăng giá trị sử dụng các thông tin cả về chất lượng, nội dung, kiểu dáng, hình thức phù hợp với nhu cầu ngày càng cao của NDT. Muốn đáp ứng nhu cầu đó, cán bộ TTTV phải luôn học hỏi, nâng cao trình độ về mọi mặt, nhạy bén, thích ứng với kỹ thuật, công nghệ hiện đại trong hoạt động TTTV. Có như vậy, cán bộ TTTV mới có thể vừa là người tổ chức xử lý thông tin, vừa khai
97
thác phổ biến thông tin cũng như tiến hành đào tạo phổ biến công nghệ thông tin mới trong lĩnh vực TTTV tới NDT.
Hiện tại, TTTT-TV có một đội ngũ cán bộ trẻ, có trình độ từ đại học trở lên. Tuy nhiên, đội ngũ cán bộ không thuộc chuyên ngành TTTV chiếm 50% số cán bộ thư viện trong khi số cán bộ đó lại chưa được bồi dưỡng nghiệp vụ, trình độ ngoại ngữ, tin học hạn chế; Số lượng cán bộ về công nghệ thông tin thiếu.
Để thuận lợi cho công tác đào tạo bồi dưỡng cũng như tuyển chọn cán bộ phù hợp với mỗi vị trí công tác, có thể phân chia cán bộ của Trung tâm thành các nhóm đối tượng sau:
- Nhóm cán bộ quản lý - Nhóm cán bộ TTTV - Nhóm cán bộ CNTT
Muốn nâng cao hiệu quả hoạt động TTTV, xây dựng và phát triển các SP&DVTT-TV, trước hết phải quan tâm việc bồi dưỡng, nâng cao năng lực trình độ cho cán bộ quản lý của Trung tâm. Hiện tại, 2 cán bộ quản lý giám đốc và phó giám đốc, họ đều có trình độ thạc sĩ chuyên ngành TTTV và cũng trình độ ngoài ngữ và tin học. Những do họ còn trẻ thiếu kinh nghiệm trong công tác quản lý, tổ chức. Chính vì vậy, nhóm cán bộ này phải thường xuyên bồi dưỡng về trình độ quản lý, trình độ chính trị để năng cao năng lực quản lý, tổ chức. Không những thế, họ phải thường xuyên tham gia các hội nghị, hội thảo có định hướng, chỉ đạo cho nhiệm vụ chuyên môn của ngành TTTV, phải tạo điều kiện tham quan, học hỏi kinh nghiệm của các cơ quan TTTV tiên tiến trong và ngoài nước.
Cán bộ TTTV có vai trò góp phần đắc lực cho hiệu quả hoạt động của công tác TTTV. Họ là những người thực thi và vận hành toàn bộ hoạt động của cơ quan TTTV. Việc bồi dưỡng, nâng cao trình độ cho đội ngũ cán bộ này là một nhiệm vụ hết sức quan trọng của TTTT-TV trường trong điều kiện hiện nay.
98
Trung tâm có 14 cán bộ TTTV, trong đó có 06 cán bộ tốt nghiệp chuyên ngành TTTV và 9 cán bộ tốt nghiệp chuyên ngành khác. Trình độ cán bộ không đồng đều, còn thiếu những cán bộ có chuyên môn nghiệp vụ giỏi để đảm trách công việc đặt ra. Đặc biệt là cán bộ tốt nghiệp chuyên ngành khác vừa yếu, vừa thiếu, họ chưa được bồi dưỡng nghiệp vụ TTTV, lĩnh vực được đào tạo của họ không có trong lĩnh vực đào tạo của nhà trường và không có cán bộ ngoại ngữ. Để đáp ứng được với sự phát triển của nhà trường và việc xây dựng Trung tâm phát triển vững mạnh hơn. Rất cần các giải pháp để đào tạo lại đội ngũ cán bộ TTTV tại Trung tâm với các nội dung sau:
+ Tổ chức và quản lý hoạt động TTTV hiện đại
+ Các quy trình xử lý tài liệu trong điều kiện tin học hóa + Sản xuất và cung cấp các sản phẩm và dịch vụ TT - TV + Công tác NDT trong điều kiện tin học hóa
+ Phương pháp và cách thức quảng bá các SP&DVTT-TV
+ Nâng cao trình độ ngoại ngữ thông qua các lớp học ngoại ngữ của trường tổ chức.
+ Nâng cao kỹ năng tin học và CNTT có thể sử dụng phần mềm thư viện; đặc biệt chú trọng tới các kỹ năng nhập liệu và kỹ năng tìm kiếm thông tin và sử dụng trang thiết bị hiện đại.
Công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ TTTV hàng năm Trung tâm nên cử cán bộ đi học cao hơn ở trình độ cao hơn và tham gia các lớp tập huấn nghiệp vụ, các chương trình thăm quan thực tế để học hỏi kinh nghiệm, động viên và tạo điều kiện cán bộ thư viện tham gia các viết bài hội thảo, viết bài tập san, tham gia các đề tài nghiên cứu khoa học của trường có liên quan đến lĩnh vực thư viện.
Cán bộ tin học và CNTT, Trung tâm hiện có 1 cán bộ tin học có trình độ thạc sĩ. Để áp dụng tốt CNTT vào hoạt động TTTV, đưa Trung tâm thực sự trở thành một trong những TTTT-TV tiên tiến, hiện đại thì việc đào tạo đội ngũ cán bộ có trình độ chuyên sâu về tin học và CNTT là cần thiết. Cán bộ tin học
99
của Trung tâm cần được bồi dưỡng thêm kiến thức về khoa học TTTV để có thể hiểu biết, sẵn sàng hỗ trợ hoạt động thư viện về tin học, quản trị và bảo trì toàn bộ hệ thống mạng, máy tính và phần mềm thư viện của Trung tâm. Ngoài ra Trung tâm động viên và tạo điều kiện cán bộ tin học tham gia các đề tài nghiên cứu khoa học liên quan đến lĩnh vực công nghệ thông tin của trường.
Bên cạnh việc chú trọng đào tạo, Trung tâm cần có kế hoạch triển khai các hình thức thẩm định trình độ cán bộ hàng năm. Trên cơ sở đó mới tạo động lực cho cán bộ thư viện phải tự học, tự nâng cao trình độ bản thân. Thực tế, Trung tâm đã có sự quan tâm đến công tác đào tạo nâng cao chất lượng và trình độ cho đội ngũ cán bộ song vẫn chưa được định kỳ, thường xuyên. Vấn đề đào tạo cán bộ thư viện là yếu tố quan trọng, quyết định tới chất lượng hoạt động của toàn bộ Trung tâm cũng như hệ thống SP&DVTT-TV.
3.3.2. Nâng cao nguồn lực thông tin
Hiệu quả hoạt động của cơ quan TTTV trước hết phụ thuộc vào chất lượng và sự đầy đủ của nguồn lực thông tin tại cơ quan TTTV đó. Vì vậy, việc tạo lập và phát triển nguồn lực thông tin có ý nghĩa quan trọng đối với bất kỳ cơ quan TTTV nào muốn hoàn thành tốt chức năng, nhiệm vụ của mình. Muốn đạt được hiệu quả hoạt động tốt trong việc tạo dựng và tổ chức SP&DVTT-TV phong phú, đa dạng, đáp ứng được nhu cầu của NDT thì trước tiên là phải xây dựng cho được nguồn thông tin đủ lớn về số lượng, phong phú về loại hình với chất lượng tốt.
- Xây dựng chính sách phát triển nguồn tin để trách sự bổ sung lẻ tẻ, thiếu đồng bộ như hiện nay.
- Tăng cường bổ sung nguồn tin gồm nhiều loại hình khác nhau, trong đó đặc biệt chú trọng đến loại hình tài liệu phục vụ chuyên ngành ở trình độ đại học đã có và chuyên ngành mới (Thông tin học, Thiết kế thời trang, Thanh nhạc, Thể dục thể thao, Âm nhạc, Truyền thông đa phương tiện, Quản trị kinh doanh khách sạn). Ngoài bổ sung tài liệu dưới dạng ấn phẩm sách, báo tạp chí Trung tâm cần chú
100
trọng bổ sung các cơ sở dữ liệu có giá trị đặc biệt là các cơ sở dữ liệu nước ngoài.
- Đa dạng hóa hình thức bổ sung: ngoài việc mua bán và nhận lưu tài liệu nội sinh, Trung tâm mở rộng công tác, liên kết trao đổi nguồn tin đối với các thư viện khác trong hệ thống. Ngoài ra Trung tâm “cần tạo điều khai thác ở những mức độ khác nhau các nguồn tin trực tuyến” [31, tr.47], khai thác các nguồn tin của các tổ chức hoạt động phi chính phủ.
Sản phẩm và dịch vụ hoạt động dựa trên nền tảng của vốn tài liệu, cách xử lý tài liệu, cách tổ chức xếp giá tài liệu... Cần phải được tiến hành tỉ mỉ, chính xác và khoa học để các sản phẩm và dịch vụ đảm bảo được chất lượng của mình.
3.3.3. Đào tạo ngƣời dùng tin
NDT là một bộ phận quan trọng không thể tách rời, là một trong những yểu tổ cấu thành nên các hoạt động của cơ quan TTTV. Tuy nhiên, nếu NDT không có hiểu biết về kỹ năng sử dụng các SP&DVTT-TV thì không thể tìm kiếm và truy cập thông tin, ảnh hưởng lớn đến tốc độ và hiệu quả khai thác sử dụng thông tin. Mặt khác, sự phát triển ngày càng đa dạng các SP&DVTT-TV đòi hỏi việc đào tạo, huấn luyện NDT càng trở nên cấp thiết.
Thực tế hiện nay, Trung tâm hiện chưa có một lớp tổ chức đào tạo, hướng dẫn NDT. Chính vì vậy, phần đông NDT của Trung tâm chưa biết cách sử dụng hệ thống SP&DVTT-TV. Để năng cao khả năng sử dụng, khai thác hệ thống SP&DVTT-TV, Trung tâm cần phải tổ chức đào tạo, hướng dẫn NDT dưới nhiều hình thức khác nhau như:
- Sử dụng các bảng hướng dẫn đặt tại phòng đọc, phòng mượn, kho sách để NDT tiếp cận tìm kiếm thông tin.
- Tổ chức các lớp bồi dưỡng, hướng dẫn cho HSSV mới vào đầu mỗi khóa học. Để tổ chức được các lớp đào tạo hướng dẫn sử dụng thư viện, Trung tâm phải xây dựng kế hoạch lớp đào tạo, chuẩn bị nội dung hướng dẫn sử dụng thư viện và thời gian đào tạo nên kết hợp vào tuần sinh hoạt chính trị của HSSV đầu khóa. Sau khi tham dự lớp học đến cuổi buổi học HSSV làm bài tập trắc nghiệm về sử
101
dụng thư viện trong vòng 30 phút và phải đạt 5/10 điểm trở lên mới sử dụng thư viện.
- Đối với NDT đã sử dụng thư viện, Hàng năm Trung tâm nên tổ chức lớp tập huấn để tổ chức sử dụng các SP&DVTT-TV mới để NDT biết đến và sử dụng được chúng.
- Tổ chức các buổi ngoại khóa, tọa đàm giúp NDT có kiến thức cơ bản về hoạt động TTTV, cách sử dụng, khai thác thông tin qua hệ thống SP&DVTT-TV.
Đào tạo NDT phải được tổ chức thường xuyên, liên tục và có kế hoạch. Muốn làm tốt điều này, người cán bộ phải có trình độ chuyên môn tôt, tinh thần trách nhiệm cao, lòng nhiệt tình say mê với công việc. Mặt khác Trung tâm cần có sự ủng hộ của Ban giám hiệu nhà trường và sự phối hợp giữa các phòng ban khoa để tổ chức các lớp bồi dưỡng NDT.
3.3.4. Tổ chức quảng bá sản phẩm và dịch vụ thông tin – thƣ viện
Trong hoạt động TTTV, việc quảng bá hay có thể gọi là tiếp thị (marketing) không cò xa lạ, “Marketing được xem như là công cụ để nâng cao chất lượng của hoạt động thông tin – thư viện” [ 15, tr. 45]. Tuy nhiên, để thực hiện việc marketing hiệu quả những SP&DVTT-TV của mình đến với NDT thì không phải cơ quan TT- TV nào cũng đạt được kết quả như mong muốn.
Theo Philip Kotler và Sidney Levy thì “Marketing được hiểu là chức năng của một tổ chức có thể giữ mối quan hệ thường xuyên với khách hàng của tổ chức đó, hiểu được nhu cầu của họ, phát triển sản phẩm hoặc dịch vụ nhằm đáp ứng nhu cầu của khách hàng, và thiết lập các chương trình quảng bá thông tin nhằm thể hiện mục đích của tổ chức đó” [15,tr.45].
Marketing có vai trò quan trọng trong quảng bá hình ảnh thư viện, chính vì vậy, xây dựng kế hoạch, chiến lược marketing chỉ ra phương hướng hành động, cách thức thực hiện đem lại sự thành công cho các cơ quan TTTV mà không lãng phí về thời gian, nguồn lực. Bởi vì, Marketing nhằm xác định khách hàng và nhu
102
cầu mong muốn của họ. Nhu cầu đó được thiết kế và cung cấp sản phẩm và dịch vụ phù hợp.
Hiện nay, SP&DVTT-TV hiện đang được công nhận là hàng hóa có thể được bán, trao đổi, cho mượn nhằm mục đích nâng cao chất lượng và hiệu quả của nó. Để làm tốt được điều này một trong những nhiệm vụ của markting trong hoạt động TTTV là nghiên cứu sự vận động, thay đổi thói quen, tâm lý nhu cầu thông tin cũng như sự phân bố, phát triển lượng NDT. Đây là yếu tố quan trọng nhất trong việc xây dựng kế hoạch, chiến lược marketing của mỗi cơ quan TTTV. Bên cạnh đó, marketing cũng quan tâm giải quyết vấn đề: sử dụng tối ưu hóa nguồn lực thông tin hiện có, tìm kiếm tạo lập và thu hút nguồn lực thông tin bên ngoài; hỗ trợ, khuyến khích NDT khai thác và sử dụng các SP&DVTT-TV; cải thiện hình ảnh của hệ thống TT-TV.
Vậy làm thế nào để thu hút được NDT hiện có và NDT tiềm năng sử dụng SP&DVTT-TV của thư viện. Để nâng cao chất lượng sử dụng SP&DVTT-TV của TTTT-TV trường ĐHVHTT&DLTH cần phải tích cực hơn, chủ động hơn trong việc xây dựng kế hoạch marketing SP&DVTT-TV thư viện tới NDT. Để tổ chức được marketing được tốt Trung tâm cần phải Nghiên cứu người dùng tin đó là tìm hiểu nhu cầu tin, tâm lý, phân loại và xác định người dùng tin; nhận biết được tiềm lực của thư viện; Xác định được các SP&DVTT-TV mà người dùng tin cần.
Với điệu kiện tiềm lực của trung tâm như hiện nay, Trung tâm có thể tổ chức các hình thức marketing sau:
- Thiết kế tờ rơi hướng dẫn sử dụng thư viện ghi: nội quy của thư viện; giờ mở cửa và đóng cửa; các thông tin về các loại sản phẩm, dịch vụ hiện có của thư viện. Tờ hướng dẫn sử dụng thư viện nên được công bố trên Website của trường và gửi tờ rơi đến CBGV, HSSV trong trường theo từng lớp học, từng khoa.
- Tổ chức hội nghị bạn đọc hàng học kỳ để trao đổi, lắng nghe nhu cầu và quảng bá các SP&DVTT-TV mới cho bạn đọc.
- Tổ chức khu vực giới thiệu sách mới, tăng cường hình thức giới thiệu sách mới qua mạng bằng cách gửi qua địa chỉ hòm thư.
- Bảng tin thư viện
103
- Tổ chức các buổi nói chuyện chuyên đề về các lĩnh vực văn hóa, thể thao, du lịch, mỹ thuật, âm nhạc và nội dung của một cuốn sách bằng việc mời các tác giả, diễn giả đến chia sẻ.
- Tổ chức câu lạc bộ sách và cuộc thi giới thiệu sách kết hợp với giảng viên, sinh viên chuyên ngành thư viện, thông tin học để qua đó quảng bá SP&DVTT-TV.
- Hiện nay rất nhiều người sử dụng trang mạng xã hội (facebook), sử dụng hòm thư điện tử. Trung tâm nên tạo lập trang mạng xã hội để có thể quảng bá hình ảnh, SP&DVTT-TV của mình trên trang mạng tới NDT. Ngoài ra Trung tâm gửi các thông tin SP&DVTT-TV qua địa chỉ mail cho NDT. Hiện nay, Trung tâm cần phải cập nhật các thông tin, hình ảnh hoạt động, các loại hình SP&DVTT-TV lên trên trang Website của nhà trường để NDT biết đến.
Có thể nói marketing SP&DVTT-TV là hoạt động cần thiết cho sự vận hành và nâng cao chất lượng phục vụ của TTTT-TV trường ĐHVHTT&DLTH nhằm góp phần phát triển hoạt động đào tạo và nghiêu cứu của nhà trường.