Mỗi doanh nghiệp tùy theo qui mô của mình mà xây dựng hệ thống tài khoản kế toán theo QĐ 15/2006/QĐ-BTC hoặc QĐ 48/2006/QĐ-BTC của Bộ Tài chính. Thông qua số liệu phát sinh được tập hợp trên mỗi tài khoản kế toán cung cấp thông tin thực tế về chi phí, kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Tuy nhiên, để cung cấp thông tin cho nhà quản trị thì phải chi tiết các thông tin này. Đối với kế toán quản trị , nội dung trọng tâm của nó là xây dựng tiêu chuẩn nội bộ về chi phí, doanh thu, lợi nhuận. Kế toán cần tập hợp các thông tin liên quan đến việc phát sinh chi phí, doanh thu, lợi nhuận và chi tiết hóa nó sao cho phản ánh đúng bản chất và dễ theo dõi nhất. Để thực hiện điều đó, kế toán viên quản trị phải xây dựng hệ thống mã tài khoản kế toán quản trị, các mã tài khoản này được xây dựng sao cho phù hợp với yêu cầu thực tế quản trị. Đối với doanh nghiệp thương mại vi tính, tài khoản doanh thu, chi phí bán hàng, công nợ, giá vốn hàng bán, lợi nhuận… cần được xây dựng chi tiết theo từng đối tượng, chức năng hoạt động, bộ phận phát sinh.
+ Tài khoản doanh thu chi tiết theo hoạt động dịch vụ và hoạt động bán hàng, trong hoạt động bán hàng sẽ chi tiết theo sản phẩm, theo nhân viên kinh doanh, chi tiết theo hoạt động bán sỉ hay bán lẻ.
Tài khoản mã hóa: T.x.y.z
T: thể hiện loại doanh thu, x: thể hiện tên sản phẩm, y: thể hiện hoạt động bán sỉ hay bán lẻ, z: thể hiện nhân viên kinh doanh.
Mỗi công ty sẽ mã hóa tên sản phẩm theo yêu cầu quản lý của mình. Ví dụ:
Tbh.Rc.De.N1: doanh thu bán hàng ram corsair bán sỉ của nhân viên bán hàng 1( Tbh: doanh thu bán hàng, Rc: Ram Corsair, De: Dealer (bán sỉ), N1: nhân viên 1)
̇ Tbh.Rc.Re.N1: doanh thu bán hàng ram Corsair bán lẻ của nhân viên bán hàng 1( Tbh: doanh thu bán hàng, Rc: Ram Corsair, Re: Retail (bán lẻ), N1: nhân viên 1).
̇ Tdv.Mb.Re.Se: doanh thu dịch vụ sản phẩm Macbook (sửa chữa, cài chương trình, …) thuộc bộ phận dịch vụ bán lẻ(Tdv: doanh thu dịch vụ, Mb: Macbook, Re: Retail (bán lẻ), Se: Service (dịch vụ).
…
+ Tài khoản chi phí chi tiết theo sản phẩm, nhóm sản phẩm, bộ phận phát sinh.
Tài khoản mã hóa: C.x.y
C: thể hiện chi phí theo chức năng hoạt động, x: thể hiện loại chi phí, y: thể hiện bộ phận phát sinh chi phí.
Ví dụ:
̇ Cbh.Nv.Re : Chi phí nhân viên bán hàng của bộ phận bán lẻ (Cbh: Chi phí bán hàng, Nv: Nhân viên, Re: Retail (bán lẻ)).
̇ Cbh.Bb.De: Chi phí bao bì bán hàng của bộ phận bán sỉ (Cbh: Chi phí bán hàng, Bb: Bao bì, De: Dealer (bán sỉ).
̇ Cql.Nv.Acc: Chi phí nhân viên quản lý bộ phận kế toán (Cql: Chi phí quản lý, Nv: nhân viên, Acc: Accounting Department (Phòng kế toán).
…
+ Tài khoản công nợ xây dựng chi tiết theo khoản phải thu, phải trả. Đối với khoản phải thu chi tiết theo thời hạn thanh toán, theo khách hàng,…Đối với khoản phải trả, chi tiết theo hạn thanh toán, theo nhà cung cấp…
+ Tài khoản giá vốn hàng bán xây dựng chi tiết theo sản phẩm. + Tài khoản nợ vay chi tiết theo ngân hàng, đơn vị tiền tệ,… ….