Trên cơ sở số liệu tổng hợp được qua thực tế hoạt động của công ty, kế toán viên quản trị lập các báo cáo tình hình thực tế thực hiện theo yêu cầu thông tin của nhà quản trị. Từ những báo cáo này, kế toán viên quản trị lập bảng đối chiếu với số liệu dự toán, tính chênh lệch giữa số liệu dự toán và thực tế phát sinh. Từ kết quả tính toán, xác định chênh lệch xảy ra do những nguyên nhân nào, nguyên nhân khách quan hay chủ quan. Dựa vào những nguyên nhân này, nhà quản trị đưa ra đánh giá biến động phát sinh này có lợi cho hoạt động của công ty hay gây ra bất lợi, ảnh hưởng không tốt đến các hoạt độâng khác. Nếu chênh lệch gây ra ảnh hưởng bất lợi, nhà quản trị sẽ tìm giải pháp để khắc phục như thế nào.
3.3.3 Ví dụ minh họa
Nhằm minh họa cho các vấn đề trên, giả thiết xây dựng báo cáo kế toán quản trị tại công ty TNHH Khải Thiên.
Có số liệu như sau:
1. Bảng cân đối kế toán của công ty Khải Thiên ngày 31-12-2008 (đơn vị: đồng)
A. Tài sản ngắn hạn 22.494.612.801 A. Nợ phải trả 26.976.833.680
1. Tiền 3.398.147.238 1.Nợ phải trả ngắn
hạn
23.280.092.210
2. Nợ phải thu 5.044.024.534 a.Phải trả người bán 9.924.365.583
3. Hàng tồn kho 13.482.399.198 b. Vay ngắn hạn 12.905.622.601
4.Tài sản ngắn hạn khác 569.941.931 c. Khác 450.104.026
2. Nợ dài hạn 3.696.741.470
B. Tài sản dài hạn 13.319.875.530 B. Vốn chủ sở hữu 8.837.654.651
1. Nguyên giá TSCĐ hữu hình 32.449.311.518 1. Vốn đầu tư chủ sở hữu 5.000.000.000 2. Hao mòn lũy kế TSCĐ hữu hình
-9.174.027.408 2. Lợi nhuận chưa phân phối
3.837.654.651 3. Nguyên giá TSCĐ vô
hình 385.504.566 4. Hao mòn lũy kế TSCĐ vô hình - 340.913.146 TỔNG TAØI SẢN 35.814.488.331 TỔNG NGUỒN VỐN 35.814.488.331
- Bảng báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh năm 2008 (đơn vị: đồng)
Chỉ tiêu Số liệu
1. Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 77.471.500.704
2. Các khoản giảm trừ 56.776.847
3. Doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ (3 =1-
2) 77.414.723.857
4. Giá vốn hàng bán 63.882.206.534
5. Lợi nhuận gộp bán hàng và cung cấp dịch vụ (5 = 3 – 4) 13.532.517.323
6. Doanh thu hoạt động tài chính 131.584.485
7. Chi phí tài chính 2.845.767.389
8. Chi phí bán hàng 1.003.315.038
9. Chi phí quản lý doanh nghiệp 9.298.550.749
10. Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh {10 = 5 + (6 - (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
7) - (8 + 9)} 516.468.632
11. Thu nhập khác 739.487.547
12. Chi phí khác 14.890.975
13. Lợi nhuận khác (13 = 11 - 12) 724.596.572
14. Tổng lợi nhuận kế toán trước thuế (14 = 13 + 10) 1.241.065.204
15. Chi phí thuế TNDN hiện hành (15 = 28% x 14) 347.498.257
2. Số liệu dự báo cho năm 2009: a. Số lượng sản phẩm dự kiến bán:
Tổng số Quý 1 Quý 2 Quý 3 Quý 4
Sản phẩm các loại
100.000 20.000 30.000 30.000 20.000
c. Doanh thu dự kiến tăng 20% so với năm 2008, chi phí bán hàng và chi phí quản lý dự kiến tăng bằng 50% mức tăng của doanh thu, giá vốn tăng bằng với mức tăng của doanh thu.
d. Lương nhân viên bán hàng dự kiến năm 2009: 490.000.000 đồng. e. Lương bộ phận quản lý dự kiến năm 2009: 4.300.000.000 đồng. f. Chi phí khấu hao của bộ phận bán hàng năm 2009: 360.000.000 đồng. g. Chi phí khấu hao của bộ phận quản lý năm 2009: 2.910.000.000 đồng. h. Hạn mức tín dụng đối với khoản vay ngắn hạn năm 2009:
̇ Ngân hàng Á Châu: 12.000.000.000 đồng. ̇ Ngân hàng VID : 800.000 USD.
̇ Ngân hàng Sài Gòn Thương Tín: 4.000.000.000 đồng.
Lãi suất vay mới theo lãi suất ngân hàng áp dụng từng thời điểm vay. Thời gian vay ngắn hạn: 06 tháng.
i. Chính sách thanh toán:
̇ Khoản nợ phải thu tồn cuối năm dự kiến thu hết trong quý 1.
̇ Doanh thu bán hàng dự kiến 70% thu trong quý, 30% thu trong quý kế tiếp.
̇ Khoản phải trả tồn cuối năm dự kiến trả hết trong quý 1.
̇ Chi phí nhập hàng dự kiến 30% thanh toán trong quý, 70% thanh toán trong quý kế tiếp.
̇ Dư nợ vay ngắn hạn ngân hàng tồn cuối năm sẽ trả trong quý 1: 6.905.622.601 đồng và quý 2: 6.000.000.000 đồng, dư nợ vay dài hạn sẽ thanh toán hết trong quý 3.
̇ Lãi vay ngân hàng của khoản dư nợ cuối năm sẽ thanh toán định kỳ mỗi tháng, lãi suất vay ngắn hạn: 10%/ tháng; lãi suất vay dài hạn: 6%/tháng
̇ Lương và khoản trích theo lương tính vào chi phí thanh toán toàn bộ trong quý.
̇ Các khoản liên quan chi phí quản lý, chi phí bán hàng thanh toán bằng tiền mặt ngay trong quý.
̇ Thuế thu nhập doanh nghiệp quý 4 năm 2008 được gia hạn nộp đến tháng 10/2009, và được giảm 30% theo thông tư 03/2009/TT-BTC. ̇ Thuế thu nhập doanh nghiệp năm 2009 được gia hạn 9 tháng với
thuế suất 25%.
̇ Dự phòng nợ phải thu khó đòi là 3% doanh thu bán chịu.
̇ Dự trữ tiền mặt hàng quý: 150.000.000 đồng, thừa trả nợ vay ngân hàng và tiền hàng, thiếu sẽ vay ngân hàng.
3. Một số báo cáo minh họa
Bảng3.3.3.1: Dự toán tiêu thụ năm 2009: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Đơn vị tính: đồng
QUÝ CHỈ TIÊU
Quý 1 Quý 2 Quý 3 Quý 4 CẢ NĂM
1. Sản lượng dự kiến
tiêu thụ 20.000 30.000 30.000 20.000 100.000
2. Doanh thu dự toán 18.593.160.169 27.889.740.254 27.889.740.254 18.593.160.169 92.965.800.846
a. Thu tiền mặt (70%) 13.015.212.118 19.522.818.178 19.522.818.178 13.015.212.118 65.076.060.592
b. Bán chịu (30%) 5.577.948.051 8.366.922.076 8.366.922.076 5.577.948.051 27.889.740.254
3. Dự phòng nợ phải thu khó đòi
= (3%) x (2b) 167.338.442 251.007.662 251.007.662 163.018.441 836.692.208
Doanh thu dự toán năm 2009 = 120% x Doanh thu năm 2008 (77.474.500.704 đ). Doanh thu mỗi quý năm 2009 = tỷ lệ sản phẩm dự kiến tiêu thụ mỗi quý trên tổng lượng sản phẩm dự kiến tiêu thụ cả năm x doanh thu dự toán cả năm 2009.
Bảng 3.3.3.2: Dự toán lượng tiền mặt thu được:
Đơn vị tính: đồng
QUÝ CHỈ TIÊU
Quý 1 Quý 2 Quý 3 Quý 4 CẢ NĂM
1. Tổng doanh thu 18.593.160.169 27.889.740.254 27.889.740.254 18.593.160.169 92.965.800.846 2. Thu tiền mặt (70%) = (1) x 70% 13.015.212.118 19.522.818.178 19.522.818.178 13.015.212.118 65.076.060.592 3. Thu nợ quý trước
5.044.024.534
5.410.609.609
8.115.914.414 8.115.914.414 26.686.462.971
4. Tổng tiền mặt thu
Thu nợ quý trước :
+ Quý 1 = số dư nợ cuối năm 2008 dự kiến thu hết trong quý 1 năm 2009 (5.044.024.534 đ).
+ Quý 2 = Doanh thu bán chịu quý 1/2009 – Dự phòng nợ khó đòi quý 1/2009.
(5.577.948.051 đ) (167.338.442 đ)
+ Quý 3 = Doanh thu bán chịu quý 2/2009 – Dự phòng nợ khó đòi quý 2/2009.
(8.366.922.076 đ) (251.007.662 đ)
+ Quý 4 = Doanh thu bán chịu quý 3/2009 – Dự phòng nợ khó đòi quý 3/2009.
(8.366.922.076 đ) (251.007.662 đ)
Bảng 3.3.3.3 Dự toán chi phí bán hàng:
Đơn vị tính: đồng (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
QUÝ CHỈ TIÊU
Quý 1 Quý 2 Quý 3 Quý 4 CẢ NĂM
1. Sản lượng tiêu thụ
dự kiến 20.000 30.000 30.000 20.000 100.000
2. Dự toán chi phí bán hàng:
a.Tiền lương nhân viên bán hàng.
b. Chi phí khấu hao
122.500.000 90.000.000 122.500.000 90.000.000 122.500.000 90.000.000 122.500.000 90.000.000 490.000.000 360.000.000 3. Chi phí bán hàng dự kiến 220.729.528 331.094.293 331.094.293 220.729.528 1.103.647.642
4. Dự toán chi tiền mặt cho hoạt động bán hàng
= (3)-(2b)
130.729.528 241.094.293 241.094.293 130.729.528 743.647.642
Chi phí bán hàng dự kiến cả năm 2009 = 110% x Chi phí bán hàng năm 2008 (1.003.315.038 đ).
Chi phí bán hàng dự kiến mỗi quý = tỷ lệ sản phẩm dự kiến tiêu thụ mỗi quý trên tổng lượng sản phẩm dự kiến tiêu thụ cả năm x Chi phí bán hàng dự kiến năm 2009.
Chi phí lương nhân viên bán hàng và chi phí khấu hao không tính theo lượng sản phẩm tiêu thụ mỗi quý.
Tiền mặt dự kiến chi cho hoạt động bán hàng mỗi quý sẽ không bao gồm chi phí không thực chi bằng tiền (chi phí khấu hao).
Bảng 3.3.3.4 Dự toán chi phí quản lý doanh nghiệp:
Đơn vị tính: đồng
QUÝ CHỈ TIÊU
Quý 1 Quý 2 Quý 3 Quý 4 CẢ NĂM
1. Sản lượng tiêu thụ dự kiến 20.000 30.000 30.000 20.000 100.000 2. Dự toán chi phí quản lý: a. Dự phòng nợ khó đòi b. Tiền lương nhân
viên quản lý c. Chi phí khấu hao
163.018.441 1.075.000.000 727.500.000 244.527.662 1.075.000.000 727.500.000 244.527.662 1.075.000.000 727.500.000 163.018.441 1.075.000.000 727.500.000 815.092.206 4.300.000.000 2.910.000.000 3. Chi phí quản lý dự kiến 2.045.681.165 3.068.521.747 3.068.521.747 2.045.681.165 10.228.405.824
4.Dự toán chi tiền mặt cho hoạt động
quản lý = (3) – (2a + 2c)
1.155.162.724 2.096.494.085 2.096.494.085 1.155.162.724 6.503.313.618
Chi phí quản lý dự kiến cả năm 2009 = 110% x Chi phí quản lý năm 2008 (9.298.550.749 đ).
Chi phí quản lý dự kiến mỗi quý = tỷ lệ sản phẩm dự kiến tiêu thụ mỗi quý trên tổng lượng sản phẩm dự kiến tiêu thụ cả năm x Chi phí quản lý dự kiến năm 2009.
Tiền mặt dự kiến chi cho hoạt động quản lý mỗi quý sẽ không bao gồm các chi phí không thực chi bằng tiền (gồm chi phí khấu hao và dự phòng nợ phải thu khó đòi).
Bảng 3.3.3.5 Dự toán giá vốn hàng bán
Đơn vị tính: đồng (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
QUÝ CHỈ TIÊU
Quý 1 Quý 2 Quý 3 Quý 4
CẢ NĂM 1. Sản lượng tiêu thụ dự kiến 20.000 30.000 30.000 20.000 100.000 2. Dự toán giá vốn 15.331.729.568 22.997.594.352 22.997.594.352 15.331.729.568 76.658.647.840 3. Dự toán chi tiền mặt nhập hàng 1.299.518.870 9.931.489.004 22.997.594.352 20.697.834.917 54.926.347.143
* Giả định: Hàng tồn kho cuối năm 2008 được tiêu thụ trong quý 1 năm 2009: 11.000.000.000 đ, lượng hàng còn thiếu sẽ nhập ngay trong quý.
Giá vốn dự toán năm 2009 = 120% x Giá vốn năm 2008 (63.882.206.534 đ). Vì chi phí nhập hàng mỗi quý thanh toán bằng tiền mặt 30%, còn lại 70% sẽ thanh toán trong quý sau nên dự toán tiền mặt cần dùng để:
Chi nhập hàng quý 1 = ( Giá vốn dự kiến quý 1 - 11.000.000.000 đ) x 30% Chi nhập hàng quý 2 = (Giá vốn dự kiến quý 1 -11.000.000.000 đ)x 70% + Giá vốn dự kiến quý 2 x 30%
Chi nhập hàng quý 3 = Giá vốn dự kiến quý 2 x 70% + Giá vốn dự kiến quý 3 x 30%
Chi nhập hàng quý 4 = Giá vốn dự kiến quý 3 x 70% + Giá vốn dự kiến quý 4 x 30%
Bảng 3.3.3.6 Dự toán tiền mặt: Đơn vị tính: đồng
QUÝ
CHỈ TIÊU THAM
CHIẾU Quý 1 Quý 2 Quý 3 Quý 4 CẢ NĂM
1. Tiền tồn đầu kỳ
3.398.147.238 529.617.356 6.372.162.793 4.757.158.217 3.398.147.238 2. Tiền thu trong kỳ Bảng
3.3.3.2 18.059.236.652 24.933.427.787 27.638.732.592 21.131.126.532 91.762.523.563 3. Tiền có trong kỳ = (1) + (2) 21.457.383.890 25.463.045.143 34.010.895.385 25.888.284.749 95.160.670.801 4. Chi trong kỳ =(a)+(b)+(c)+(d) 12.509.776.705 12.269.077.382 25.335.182.730 22.226.975.949 72.341.012.766 a. Phải trả người bán Bảng 3.3.3.5 11.223.884.453 9.931.489.004 22.997.594.352 20.697.834.917 64.850.802.726 b. Chi phí bán hàng Bảng 3.3.3.3 130.729.528 241.094.293 241.094.293 130.729.528 743.647.642 c. Chi phí QLDN Bảng 3.3.3.4 1.155.162.724 2.096.494.085 2.096.494.085 1.155.162.724 6.503.313.618 d. Nộp thuế TNDN 0 0 0 243.248.780 243.248.780
5. Cân đối thu chi
= (3) – (4) 8.947.607.185 13.193.967.761 8.675.712.655 3.661.308.800 22.819.658.035 6. Hoạt động tài chính = (a) - (b + c) 8.417.989.829 6.821.804.968 3.918.554.438 0 19.158.349.235 a. Vay trong kỳ 0 0 0 0 0 b. Trả nợ vay 6.905.622.601 6.000.0000.000 3.696.749.470 0 16.602.372.071 c. Trả lãi vay Bảng 3.3.3.7 1.512.367.228 821.804.968 221.804.488 0 2.555.977.164 7. Tồn quỹ cuối kỳ =(5)-(6) 529.617.356 6.372.162.793 4.757.158.217 3.661.308.800 3.661.308.800
- Tiền tồn đầu kỳ quý 1 năm 2009 = Tiền tồn cuối năm 2008 (3.398.147.238 đ). - Tiền tồn đầu quý 2 năm 2009 = Tiền tồn cuối quý 1 năm 2009.
- Tiền tồn đầu quý 3 năm 2009 = Tiền tồn cuối quý 2 năm 2009. - Tiền tồn đầu quý 4 năm 2009 = Tiền tồn cuối quý 3 năm 2009. - Tiền thu trong kỳ lấy số liệu từ mục 4 bảng 3.3.3.2.
- Phải trả người bán quý 1 năm 2009 = Số dư phải trả người bán cuối năm 2008 (9.924.365.583 đ) + Chi phí nhập hàng quý 1 năm 2009 (lấy số liệu từ mục 3 bảng 3.3.3.5). Phải trả người bán quý 2, 3, 4 lấy số liệu từ mục 3 bảng 3.3.3.5.
- Chi phí bán hàng lấy số liệu từ mục 4 bảng 3.3.3.3.
- Chi phí quản lý doanh nghiệp lấy số liệu từ mục 4 bảng 3.3.3.4. - Thuế TNDN cuối năm 2008 nộp vào tháng 10 năm 2009.
Số thuế TNDN được giảm trừ = 347.498.257 x 30% = 104.247.477 (đồng) Số thuế TNDN còn phải nộp = 347.498.257 – 104.247.477=243.248.780 (đồng)
- Chi phí lãi vay lấy số liệu từ mục 7 bảng 3.3.3.7.
Bảng 3.3.3.7 Dự toán kết quả kinh doanh theo phương pháp toàn bộ
Đơn vị tính: đồng
QUÝ CHỈ TIÊU
Quý 1 Quý 2 Quý 3 Quý 4 CẢ NĂM
1. Doanh thu dự toán 18.593.160.169 27.889.740.254 27.889.740.254 18.593.160.169 92.965.800.846
2. Giá vốn hàng bán 15.331.729.568 22.997.594.352 22.997.594.352 15.331.729.568 76.658.647.840 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
3. Lợi nhuận gộp
= (1)-(2) 3.261.430.601 4.892.145.902 4.892.145.902 3.261.430.601 16.307.153.006
4. Chi phí bán hàng 220.729.528 331.094.293 331.094.293 220.729.528 1.103.647.642
5. Chi phí quản lý doanh nghiệp
2.045.681.165 3.068.521.747 3.068.521.747 2.045.681.165 10.228.405.824
6. Lợi nhuận trước lãi vay và thuế
= (3)– (4+5)
995.019.908 1.492.529.862 1.492.529.862 995.019.908 4.975.099.540
7. Lãi vay 1.512.367.228 821.804.968 221.804.488 0 2.555.977.164
8. Lợi nhuận trước thuế
TNDN = (6) – (7) (517.347.320) 670.724.894 1.270.724.894 995.019.908 2.419.122.376
9. Thuế TNDN = (8) x 25% 167.681.224 317.681.224 248.754.977 734.117.425
10. Dự toán lợi nhuận sau
- Doanh thu dự toán lấy số liệu từ mục 2 bảng 3.3.3.1 - Giá vốn hàng bán lấy số liệu từ mục 2 bảng 3.3.3.5. - Chi phí bán hàng lấy số liệu từ mục 3 bảng 3.3.3.3.
- Chi phí quản lý doanh nghiệp lấy số liệu từ mục 3 bảng 3.3.3.4.
- Lãi vay quý 1 năm 2009 = 10% x Dư nợ ngắn hạn cuối năm 2008
(12.905.622.601đ) + 6% x dư nợ dài hạn cuối năm 2008 (3.696.741.470 đ)
- Lãi vay quý 2 năm 2009 = 10% x Dư nợ ngắn hạn cuối năm 2008 còn phải trả trong quý 2 năm 2009 (6.000.000.000 đ) + 6% x dư nợ dài hạn cuối năm 2008 (3.696.741.470 đ).
- Lãi vay quý 3 năm 2009 = 6% x dư nợ dài hạn cuối năm 2008
(3.696.741.470 đ).
3.4 Các giải pháp hỗ trợ cho công tác xây dựng hệ thống kế toán quản trị
Kế toán quản trị là một bộ phận trong hệ thống kế toán của doanh nghiệp, được hình thành và tồn tại song song với bộ phận kế toán tài chính nhằm cung cấp thông tin một cách đầy đủ cho nhà quản trị. Ở nước ta, kế toán quản trị chưa được các doanh nghiệp quan tâm đúng mực. Việc tổ chức kế toán quản trị còn khá mới mẻ. Đa phần các doanh nghiệp chưa nhận thức được vai trò và tầm quan trọng của kế toán quản trị ngay cả khi họ có nhu cầu cần những thông tin nhanh chóng, chính xác từ kế toán. Vì vậy cần có giải pháp hỗ trợ cho công tác tổ chức kế toán quản trị trong bộ máy hoạt động của doanh nghiệp để tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp tiếp cận với hệ thống này. Hệ thống kế toán quản trị không có một quy chuẩn pháp lý chung nào vềø hình thức và nội dung của các báo cáo, về cách tổ chức, thu thập thông tin. Mỗi doanh nghiệp tùy theo quy mô của mình mà xây dựng những chỉ tiêu kế toán quản trị phù hợp với mục đích hoạt động của mình.
Vì vậy cần một số giải pháp hỗ trợ cho công tác xây dựng kế toán quản trị được tiến hành thuận lợi hơn như:
3.4.1 Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác tổ chức kế toán quản trị.
Để đảm bảo việc cung cấp thông tin được nhanh chóng và chính xác, doanh nghiệp cần phải ứng dụng công nghệ thông tin vào tổ chức bộ máy hoạt động nói chung và công tác kế toán quản trị nói riêng. Đối với công ty thương mại dịch vụ vi tính, giải pháp này được thực hiện dễ dàng và thuận lợi nhất. Những nguồn lực để thực hiện công tác này đều có sẵn tại mỗi doanh nghiệp: máy móc, phần mềm hỗ trợ kế toán (doanh nghiệp tự viết hoặc thuê viết), nhân viên kỹ thuật. Với lợi thế này sẽ góp phần tạo điều kiện thuận lợi cho việc xây dựng hệ thống kế toán quản trị vào trong tổ chức bộ máy hoạt động của doanh nghiệp. Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác tổ chức kế toán quản trị giúp cho việc thu thập và xử lý thông tin được tiến hành một cách nhanh chóng và thuận lợi. Các khâu của quy trình kế toán được liên kết chặt chẽ với nhau, kênh thông tin giữa các bộ phận trong doanh nghiệp là một quy trình khép kín. Tuy nhiên, thực tế phần mềm mà các doanh nghiệp hiện đang áp dụng là phần mềm được thiết kế chuyên về lĩnh vực kế toán tài chính, chỉ cung cấp một số ít báo cáo mang tính chất của kế toán quản trị. Hầu như chưa doanh nghiệp nào sử dụng phần mềm kế toán quản trị nên việc lấy thông chỉ dừng lại ở việc tận dụng nguồn số liệu của