3.1.1 Sự cần thiết
Kế toán quản trị đóng vai trò quan trọng trong bộ máy tổ chức của doanh nghiệp. Nó giữ vai trò cung cấp các thông tin hữu ích, kịp thời và có tính dự báo để cho ban lãnh đạo công ty cân nhắc và đưa ra các quyết định quan trọng đối với sự tồn tại của doanh nghiệp trong ngắn hạn và dài hạn. Vì vậy, xây dựng và duy trì một hệ thống kế toán quản trị khoa học sẽ mang lại những lợi ích cho công ty như:
- Giúp cho các nhà quản trị hoạch định được các chiến lược phát triển thích hợp cho tổ chức; xây dựng các phương án kinh tế hiệu quả nhất.
- Tăng cường khả năng kiểm soát của nhà quản trị đối với việc thực hiện các kế hoạch đã đề ra, giúp đưa ra các quyết định kịp thời ứng phó với những diễn biến phức tạp của thị trường.
- Giúp kiểm sóat hiệu quả các loại chi phí phát sinh tại đơn vị.
Do đặc trưng của loại hình công ty thương mại dịch vụ vi tính và đặc thù của hàng hóa vi tính nên việc tổ chức hệ thống kế toán quản trị là cần thiết đối với hoạt động của doanh nghiệp, giúp cho:
- Doanh nghiệp xác định giá bán hợp lý cho từng loại sản phẩm vào từng thời điểm cụ thể áp dụng cho các nhóm khách hàng khác nhau ở các vùng khác nhau.
- Chủ động trong việc huy động nguồn vốn và có kế hoạch gia tăng tốc độ vòng quay vốn thông qua việc dự toán ngân sách hoạt động kinh doanh.
- Xây dựng mức dự trữ hàng tồn kho tối ưu nhất nhằm tiết kiệm chi phí lưu kho, chi phí bảo quản, không bị ứ động nguồn vốn.
- Xây dựng chính sách công nợ hợp lý nhất (thời hạn thanh toán, hạn mức nợ,…) để không bị chiếm dụng vốn, tăng tốc độ quay vòng vốn nhưng vẫn hỗ trợ được cho khách hàng nhằm gia tăng thêm lợi thế cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường.
- Cung cấp những thông tin hữu ích, thích hợp để nhà quản trị đưa ra những quyết định kịp thời, nắm bắt được những thời cơ có lợi nhất cho doanh nghiệp của mình.
3.1.2 Nội dung cơ bản của kế toán quản trị đối với công ty thương mại dịch vụ vi tính dịch vụ vi tính
3.1.2.1 Kế toán quản trị bán hàng và kết quả kinh doanh
Công ty thương mại dịch vụ vi tính có thể tổ chức kế toán bán hàng theo từng phương thức bán hàng và thanh toán tiền như: bán lẻ thu tiền ngay, bán sỉ thu tiền ngay, bán sỉ với thời hạn nợ khác nhau cho các khách hàng khác nhau, bán trả góp thông qua hệ thống ngân hàng, bán hàng qua mạng, bán hàng theo từng nhóm sản phẩm cho từng khu vực khác nhau, …
Xây dựng giá bán khác nhau áp dụng cho các khách hàng khác nhau, ở các khu vực khác nhau, vào từng thời điểm khác nhau.
Vận dụng hệ thống tài khoản kế toán, sổ sách, báo cáo bán hàng chi tiết một cách linh hoạt để có thể cung cấp những số liệu kịp thời, chính xác để nhà quản trị có thể đưa ra những quyết định một cách nhanh chóng.
Phân tích doanh thu bán hàng theo nhóm khách hàng, theo thời điểm, theo nhóm hàng, …cập nhật tức thời tình hình bán hàng về số lượng, giá vốn, giá bán, lợi nhuận cho từng nhóm hàng, từng mặt hàng.
3.1.2.2 Lập dự toán ngân sách kinh doanh
Công ty thương mại dịch vụ vi tính cần nguồn vốn lưu động rất lớn và kịp thời nên phải xây dựng kếâ hoạch chi tiêu cho các quá trình: mua hàng, bán hàng,…. Dự toán ngân sách được lập ra cho cả năm và sẽ chia ra cho các quý, tháng trong năm với một mức hợp lý căn cứ vào việc đánh giá tình hình tiêu thụ sản phẩm tại các thời điểm khác nhau trong năm (ví dụ: vào mùa nghỉ hè, đầu năm học mới, dịp lễ, tết nhu cầu mua hàng sẽ cao nên công ty cần tăng dự trữ hàng hóa, do đó sẽ cần nguồn vốn lớn để mua hàng dự trữ tránh biến động giá, thiếu hàng).
3.1.2.3 Kế toán quản trị hàng tồn kho
Vì đặc trưng của hàng hóa vi tính là mau lỗi thời về kỹ thuật nên không thể để hàng tồn kho quá lâu. Công ty phải tính lượng dự trữ tối ưu, điểm đặt hàng của từng mặt hàng để xác định mức tồn kho hợp lý cho các loại linh kiện khác nhau. Những mặt hàng có thông số kỹ thuật tương thích nhau thì mức dự trữ phải giống nhau. Những mặt hàng có tính năng kỹ thuật vượt trội, chuyên dùng đặc trưng cho một số lĩnh vực riêng biệt thì không để hàng tồn kho nhiều, tốt nhất nhập – xuất ngay. Những mặt hàng được sử dụng phổ biến, ít bị ảnh hưởng bởi sự thay đổi kỹ thuật như: chuột vi tính, bàn phím vi tính, dây mạng, …thì có thể để tồn kho nhiều khi có mức giá tốt.
Cụ thể, kế toán quản trị hàng tồn kho phải:;
- Quản lý hàng tồn kho theo từng lần mua, từng giá mua.
- Kiểm tra hạn mức dự trữ hàng tồn kho: thông báo hàng tồn kho vượt hạn mức dự trữ tối thiểu hoặc tối đa giúp người quản lý có kếâ hoạch điều chỉnh số lượng hàng tồn kho kịp thời.
- Quản lý hàng ký gửi: Theo dõi số lượng mặt hàng ký gửi ở các đại lý, kiểm tra lượng hàng tồn và tình trạng hàng hóa theo định kỳ thích hợp.
3.1.2.4 Kếâ toán quản trị các khoản nợ
Đối với công ty thương mại, quy trình hoạt động chủ yếu là “mua-bán” hàng hóa, dịch vụ nên đòi hỏi vòng quay vốn lưu động phải nhanh. Do vậy, công ty xây dựng chính sách nợ hợp lý để đảm bảo vòng quay vốn của mình. Thiết lập các hạn mức nợ, thời hạn nợ khác nhau cho các nhóm khách hàng khác nhau, đưa ra các phương thức hỗ trợ cho việc thanh toán của khách hàng: bán giá ưu đãi khi thanh toán tiền mặt, chiết khấu thanh toán khi khách hàng trả tiền trước hạn, phạt trả chậm khi khách hàng thanh toán trễ hạn,…
Công ty thiết lập những quy định chặt chẽ bằng văn bản với khách hàng về thời hạn thanh toán và hạn mức nợ trên tinh thần hợp tác hai bên cùng có lợi.
Kế toán theo dõi công nợ tổng hợp và chi tiết theo từng khách hàng, mặt hàng,…
Đối với nhà cung cấp, công ty đàm phán để nhận được thời hạn nợ và hạn mức nợ tốt nhất, các phương thức hỗ trợ thanh toán tốt nhất. Kế toán theo dõi tổng hợp và chi tiết theo từng đơn đặt hàng, từng nhà cung cấp,..
Vận dụng thiết lập hệ thống tài khoản, báo cáo chi tiết về các khoản nợ (theo từng khách hàng, từng thời hạn nợ, từng hạn mức nợ,…)để có thể cung cấp thông tin thích hợp cho nhà quản trị một cách nhanh chóng nhất.
3.1.2.5 Lựa chọn thông tin thích hợp cho việc ra quyết định
Đối với hàng hóa vi tính, giá cả khá biến động, có thể tăng giảm đột ngột, khó dự đoán chính xác. Ngay khi có dấu hiệu biến động về giá, nhà quản trị phải đưa ra quyết định nên mua vào hay bán ra mặt hàng nào với số lượng là bao nhiêu, mặt hàng nào nên dự trữ lại,....Vì vậy, bộ phận kế toán quản trị có nhiệm vụ phải chuẩn bị những báo cáo để cung cấp thông tin kịp thời (về giá vốn, giá bán, tình hình tiêu thụ, doanh thu, lợi nhuận, …) khi nhà quản trị cần. Dựa vào các thông tin được cung cấp và tình hình diễn biến thực tế của thị trường, nhà
quản trị sẽ đưa ra các quyết định thích hợp về việc dự trữ và tiêu thụ hàng hóa với các chiến lược bán hàng, mức dự trữ hàng tồn kho tối ưu nhất.
3.2 Nội dung thực hiện 3.2.1 Yêu cầu 3.2.1 Yêu cầu
Tổ chức hệ thống kế toán quản trị trong doanh nghiệp phải đáp ứng được những yêu cầu sau:
- Cung cấp kịp thời, đầy đủ các thông tin theo yêu cầu quản lý vềø chi phí của từng công việc, bộ phận, dự án, sản phẩm.
- Cung cấp kịp thời, đầy đủ các thông tin thực hiện, các định mức, đơn giá. - Các thông tin được cung cấp phải đảm bảo tính chi tiết, cụ thể hơn so với kế toán tài chính.
- Xác lập các nguyên tắc, phương pháp phù hợp để đảm bảo được tính so sánh giữa kế toán tài chính và kế toán quản trị cũng như giữa các thời kỳ hoạt động, giữa dự toán và thực hiện.
3.2.2 Căn cứ xây dựng
Để xây dựng bộ phận kế toán quản trị trong tổ chức bộ máy hoạt động của doanh nghiệp cần phải có các điều kiện sau:
- Trước tiên người chủ doanh nghiệp phải có sự nhận thức đầy đủ được tầm quan trọng và vai trò của kế toán quản trị trong hoạt động kinh doanh. Vì người chủ doanh nghiệp là người có quyền quyết định trong mọi hoạt động, có trách nhiệm tổ chức điều hành cơ cấu tổ chức doanh nghiệp. Có như vậy, họ mới có trách nhiệm trong việc quản lý, bố trí nhân sự cho công việc được thuận lợi, có sự phối hợp ăn khớp giữa các bộ phận, phòng ban trong doanh nghiệp đảm bảo cho việc cung cấp, truyền đạt thông tin lẫn nhau một cách hiệu quả.
- Tùy qui mô của mỗi doanh nghiệp mà nhà quản trị sẽ lựa chọn mô
thời và hiệu quả. Cơ cấu bộ máy phải có cơ cấu gọn nhẹ, khoa học, hợp lý đáp ứng được yêu cầu quản lý của nhà quản trị.
- Nhà quản trị phải xác định nguồn lực kinh tế sử dụng của qui trình tạo ra giá trị trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp và yêu cầu quản trị các nguồn lực này. Đó là việc xác lập nguồn vốn (cơ cấu vốn như thế nào là tối ưu: vốn chủ sở hữu chiếm bao nhiêu %, nợ vay chiếm bao nhiêu %, việc huy động vốn sẽ tiến hành bằng những phương thức nào, có nên phát hành cổ phiếu hay không?... để xác lập một cấu trúc vốn tối ưu nhất); nguồn nhân lực phục vụ cho hoạt động của doanh nghiệp (trình độ nhân lực đáp ứng yêu cầu của từng vị trí, từng bộ phận, chế độ bồi dưỡng nâng cao nghiệp vụ,…); xác lập nguồn thông tin hữu ích liên quan đến quy trình tạo giá trị trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp (nguồn thu thập, xử lý, phân tích, tổng hợp các thông tin khác nhau để chọn lọc ra những thông tin hữu ích cho nhà quản trị).
- Xây dựng thông tin định hướng hoạt động kinh doanh của doanh
nghiệp như thực hiện dự toán giá bán, dự toán doanh thu, dự toán hàng tồn kho, dự toán chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp.
- Thông tin kiểm soát và đánh giá hoạt động kinh doanh của doanh
nghiệp như thông tin về tình hình tiêu thụ sản phẩm (giá bán, doanh số, sản lượng) thông tin về việc sử dụng nguồn vốn (nguồn huy động vốn, kế hoạch vay nợ, tình hình trả nợ vay, hiệu quả sử dụng nguồn vốn vay).
3.2.3 Nội dung thực hiện
3.2.3.1 Tổ chức bộ máy kế toán có bộ phận kế toán quản trị
Vì đa phần các doanh nghiệp thương mại dịch vụ vi tính được khảo sát thực tế đều có quy mô vừa và nhỏ nên việc tổ chức xây dựng hệ thống kế toán quản trị không cần thiết phải đầy đủ tất cả các nội dung.
Các doanh nghiệp căn cứ vào quy mô và năng lực kinh tế của đơn vị mình mà lựa chọn mô hình tổ chức kế toán quản trị thích hợp. Mô hình kế toán quản trị áp dụng cho doanh nghiệp thể hiện tổng quát các yếu tố cấu thành nên kế toán quản trị và có ảnh hưởng quyết định đến việc định hướng xây dựng, phát triển kế toán quản trị trong bộ máy hoạt động của doanh nghiệp.
Sơ đồ 3.1: Mô hình tổ chức bộ máy kế toán doanh nghiệp thương mại có bộ phận kế toán quản trị
Chức năng từng bộ phận:
- Trưởng phòng kế toán: chịu trách nhiệm về các báo cáo tài chính của doanh nghiệp bố trí nhân lực với trình độ phù hợp với từng vị trí trong bộ máy kế toán của doanh nghiệp.
- Thủ quỹ: chịu trách nhiệm về tình hình thu chi tiền mặt tại doanh nghiệp, có nhiệm vụ cân đối lượng tiền thu, chi, lập báo cáo quỹ tiền mặt.
- Kiểm soát nội bộ: có nhiệm vụ kiểm tra lại tính trung thực, hợp lý, của các số liệu trên báo cáo tài chính của doanh nghiệp.
- Phó phòng kế toán tài chính: chịu trách nhiệm về hoạt động của bộ phận kế toán tài chính tại doanh nghiệp.
- Kế toán nguồn vốn: có nhiệm vụ theo dõi tình hình biến động các số liệu của nguồn vốn trong doanh nghiệp, nguyên nhân nguồn vốn tăng (góp vốn, phát hành cổ phiếu, lợi nhuận giữ lại,…), nguyên nhân nguồn vốn giảm (rút vốn, đem vốn liên doanh, …).
- Kế toán hàng hóa: có nhiệm vụ theo dõi, phản ánh các nghiệp vụ liên quan đến tình hình nhập xuất, luân chuyển hàng hóa, theo dõi lượng hàng tồn kho, …
- Kế toán thanh toán: có nhiệm vụ theo dõi tình hình thu chi công nợ , ghi chép các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến công nợ, theo dõi thời hạn nợ, chi tiết thanh toán, hoa hồng chiết khấu thanh toán, nợ quá hạn, nợ xấu.
- Kế toán tổng hợp: có nhiệm vụ tổng hợp các số liệu về tình hình hoạt động của toàn đơn vị như: doanh số bán hàng, chi phí bán hàng, chi phí quảng cáo, lợi nhuận bán hàng, số liệu về nguồn vốn, công nợ, và các chi phí khác…
- Phó phòng kế toán quản trị: chịu trách nhiệm về hoạt động của bộ phận kế toán quản trị trong doanh nghiệp.
- Kế toán phân tích hoạt động kinh doanh: căn cứ vào số liệu của kế toán tài chính, kế toán quản trị tiến hành phân tích tình hình hoạt động kinh doanh để cung cấp thông tin về tình hình kinh doanh cho nhà quản trị.
- Dự toán hoạt động kinh doanh: dựa vào số liệu tình hình đã được phân tích, căn cứ vào tình hình thực tế diễn biến của thị trường, đưa ra dự đoán hoạt động kết quả kinh doanh cho doanh nghiệp.
- Dự toán hàng tồn kho: kế toán lập dự toán trên cơ sở dựa vào số liệu lượng hàng hóa tiêu thụ kỳ trước, kế hoạch tiêu thụ kỳ này kết hợp dự đoán diễn biến của thị trường tương lai.
3.2.3.2 Xây dựng hệ thống chứng từ kế toán quản trị
Chứng từ là giấy tờ chứng minh sự phát sinh, hoặc hoàn thành nghiệp vụ kinh tế. Chứng từ được lập phục vụ cho hoạt động kế toán tài chính và kế toán quản trị. Với những chứng từ phục vụ cho kế toán tài chính phải được lập, luân chuyển, quản lý và sử dụng theo qui định của Bộ Tài chính về mẫu biểu, số liên, thời hạn lưu trữ như phiếu thu, phiếu chi, phiếu xuất kho, phiếu nhập kho,…. Để phục vụ công tác quản trị nội bộ doanh nghiệp, kế toán sẽ bổ sung thêm một số nội dung cần thiết vào một số mẫu chứng từ kế toán đã được Bộ Tài chính qui định hoặc lập một số chứng từ mới. Đối với doanh nghiệp thương mại, cần bổ sung thêm các chứng từ như: Bảng phân bổ chi phí bán hàng; Bảng phân bổ chi phí quản lý doanh nghiệp; Bảng kê hàng tồn kho theo nhóm sản phẩm, sản phẩm; Bảng kê theo dõi hàng bảo hành; Biên nhận hàng bảo hành; Biên nhận sửa máy; Biên nhận cài chương trình cho máy của khách hàng; Biên bản mượn hàng; Bảng kê hàng ký gửi; Bảng kê nợ vay chi tiết theo từng ngân hàng, hạn thanh toán, lãi suất vay…
3.2.3.3 Xây dựng hệ thống tài khoản kế toán quản trị
Mỗi doanh nghiệp tùy theo qui mô của mình mà xây dựng hệ thống tài khoản kế toán theo QĐ 15/2006/QĐ-BTC hoặc QĐ 48/2006/QĐ-BTC của Bộ Tài