Ra quyết định kinh doanh là một chức năng quan trọng nhất của nhà quản trị trong quá trình điều hành hoạt động kinh doanh. Để đảm bảo việc ra quyết định đúng đắn, nhà quản trị cần có công cụ thích hợp giúp họ phân biệt được những thông tin thích hợp và không thích hợp vì :
Những thông tin sẵn có thường rất ít để có thể lập một báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh.
Việc sử dụng lẫn lộn thông tin thích hợp và không thích hợp sẽ làm phức tạp thêm vấn đề, làm giảm sự chú ý của nhà quản trị vào những vấn đề chính cần tập trung giải quyết. Mặt khác, nếu sử dụng thông tin không thích hợp có độ tin cậy không cao thì dễ dẫn đến các quyết định sai lầm.
Do vậy, nhà quản trị phải biết cách nhận diện thông tin thích hợp và không thích hợp trong điều kiện thông tin giới hạn kết hợp với việc xem xét trực tiếp báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh để ra quyết định có hiệu quả.
Thông tin thích hợp là những thông tin hữu ích, có ảnh hưởng đáng kể đến việc ra quyết định của nhà quản trị.
Quá trình phân tích thông tin thích hợp đối với quyết định gồm 4 bước: - Bước 0001: Tập hợp tất cả các thông tin về các khoản thu, chi có liên quan đến những phương án đầu tư đang được xem xét.
- Bước 2: Loại bỏ các khoản chi phí chìm, là những khoản chi phí không thể tránh được ở mọi phương án đầu tư đang xem xét.
- Bước 3: Loại bỏ các khoản thu và chi như nhau ở các phương án đầu tư đang xem xét.
- Bước 4: Những khoản thu và chi còn lại là các thông tin thích hợp cho việc ra quyết định lựa chọn phương án đầu tư.
Tuy nhiên, một thông tin thích hợp trong tình huống quyết định này nhưng lại không thích hợp trong tình huống khác. Do vậy, quan điểm “thông tin khác nhau dùng cho các mục đích khác nhau” là quan điểm cơ sở của kế toán quản trị và được vận dụng thường xuyên trong các quyết định kinh doanh.
Kết luận chương 1
Kế toán tài chính là một bộ phận không thể thiếu trong bộ máy tổ chức của doanh nghiệp. Tuy nhiên, cùng với sự phát triển của nền kinh tế, không ai có thể phủ nhận sự cần thiết của việc ra đời và phát triển của bộ phận kế toán quản trị trong cơ cấu tổ chức bộ máy của doanh nghiệp. Vì nhà quản trị quan tâm đến những gì sẽ xảy ra trong tương lai hơn là những sự kiện đã xảy ra trong quá khứ. Không giống như kế toán tài chính, kế toán quản trị chủ yếu dự đoán cho tương lai. Những gì trong quá khứ là chắc chắn, đã xảy ra còn tương lai thì có thể thay đổi. Khi nhà quản trị cần những thông tin kịp thời, chính xác để đưa ra những quyết định nhanh chóng thì sẽ kết hợp đánh giá nhiều yếu tố giả định về tương lai kết hợp với thực tế. Kế toán quản trị mang đậm tính đặc thù, gắn với từng doanh nghiệp cụ thể, không thể xây dựng một mô hình kế toán quản trị chung cho tất cả các doanh nghiệp. Hiểu và phân biệt được nội dung của kế toán quản trị với kế toán tài chính sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho việc áp dụng kế toán quản trị vào thực tiễn.
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN VAØ KẾ TOÁN QUẢN TRỊ TẠI CÁC CÔNG TY THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ VI TÍNH 2.1.Khái quát về công ty thương mại dịch vụ vi tính
2.1.1 Đặc điểm công ty thương mại
Công ty thương mại không tham gia vào quá trình sản xuất hàng hóa, mà nó hoạt động kinh doanh trong lĩnh vực lưu thông, thực hiện chức năng đưa hàng hóa từ nơi sản xuất đến nơi tiêu dùng một cách thuận lợi nhất và thực hiện các hoạt động dịch vụ phục vụ nhu cầu của khách hàng. Đây là đặc điểm cơ bản nhất của công ty thương mại, quyết định chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức bộ máy và phương thức kinh doanh.
Do chỉ làm nhiệm vụ chuyển đưa hàng hóa nên vốn lưu động thường chiếm tỷ lệ lớn (80%) trong vốn kinh doanh, tính chất chu chuyển vốn lưu động nhanh hơn, đặc biệt phần vốn cho dự trữ hàng hóa.
Sản phẩm của công ty thương mại cung ứng cho khách hàng về bản chất là dịch vụ phục vụ khách hàng (sản phẩm phi vật chất). Công ty thương mại trong quá trình chuyển đưa hàng hóa do các doanh nghiệp sản xuất ra chỉ thêm vào các hoạt động dịch vụ làm hài lòng khách hàng như: chuyển đưa hàng hóa đầy đủ, đồng bộ, kịp thời, đúng thời gian, địa điểm và đúng giá cả đã thỏa thuận trước. Do vậy, sản phẩm của công ty thương mại phong phú hơn so với doanh nghiệp sản xuất. Do chuyên môn hóa mua bán hàng hóa và thực hiện các hoạt động dịch vụ nên công ty thương mại có thể sử dụng tất cả các ưu thế của mình trong việc giúp đỡ khách hàng lựa chọn các loại sản phẩm phù hợp với chất lượng và giá cả khác nhau. Thiết lập các kênh phân phối để đưa hàng đến nơi tiêu dùng theo đúng yêu cầu, lựa chọn các hình thức quảng cáo, khuyến mại và các hoạt động yểm trợ bán hàng để phát triển thị trường, phát triển kinh doanh.
Phạm vi thị trường của công ty thương mại lớn, có nhiều điều kiện thuận lợi để thay đổi thị trường của mình ở các khu vực địa lý khác nhau. Do vậy, đòi hỏi hoạt động kinh doanh của công ty thương mại thường xuyên nghiên cứu thị trường để nắm bắt nhu cầu và chủ động xây dựng chiến lược phát triển thị trường.
2.1.2 Đặc điểm công ty thương mại dịch vụ vi tính
Công ty thương mại dịch vụ vi tính chủ yếu hoạt động trong lĩnh vực mua bán, trao đổi linh kiện vi tính như: Ram, Ổ cứng, Bộ vi xử lý (CPU), Mainboard, Card màn hình, chuột vi tính, bàn phím …; máy tính nguyên bộ như: máy bộ để bàn (PC), máy laptop, máy server; các loại máy văn phòng hay máy chuyên dùng cho một số lĩnh vực riêng biệt như : máy scan, máy in (máy in văn phòng, máy in công nghiệp), máy fax, máy chiếu, …; các thiết bị kết nối mạng internet như: cáp mạng, bộ định tuyến dữ liệu (các loại modem), cổng kết nối (hub),…; các loại phần mềm dùng cho máy vi tính,…mỗi loại sản phẩm có nhiều thương hiệu do nhiều nhà cung cấp phân phối. Các công ty dựa trên năng lực về vốn và nhân lực sẽ lựa chọn hình thức hoạt động kinh doanh phù hợp nhất: nhà phân phối trực tiếp cho các nhà sản xuất nước ngoài, đại lý phân phối độc quyền sản phẩm của một thương hiệu, hoặc phân phối lẻ đa dạng sản phẩm của nhiều thương hiệu khác nhau, …
Bên cạnh việc mua bán, trao đổi hàng hóa, loại hình công ty này còn thực hiện thêm các hoạt động: sửa chữa, bảo trì linh kiện máy vi tính, máy bộ vi tính, máy văn phòng; nhận cài đặt chương trình cho máy vi tính hoặc viết phần mềm cho máy vi tính khi khách hàng có nhu cầu. Việc sửa chữa có thể thực hiện ngay tại công ty hoặc cử nhân viên đến tận nơi của khách hàng để thực hiện dịch vụ. Việc bảo trì máy được thực hiện theo hợp đồng với thỏa thuận định kỳ hàng tuần, nửa tháng hay một tháng hoặc đặc biệt thực hiện mỗi ngày, công ty sẽ cử nhân viên kỹ thuật đến công ty khách hàng để thực hiện dịch vụ. Nội dung, nhiệm vụ,
trách nhiệm của công tác bảo trì sẽ được thỏa thuận trước bằng văn bản với khách hàng để tránh những trường hợp đáng tiếc xảy ra.
Đối với hàng hóa vi tính, có nhiều hình thức phân phối khác nhau. Các công ty vẫn ưa chuộng nhất hình thức bán hàng thu tiền mặt vì đảm bảo vòng quay vốn nhanh, vòng quay hàng tồn kho cũng nhanh, ít rủi ro bị “nợ xấu” hay bị khách hàng “trốn nợ”. Khi có yêu cầu mua hàng, kế toán sẽ làm chứng từ xuất hàng và xuất hóa đơn tài chính kèm theo giao cho khách hàng, thu tiền mặt. Hình thức này không được khách hàng ưa chuộng rộng rãi, chỉ áp dụng đối với một số đối tượng khách hàng là người mua lẻ. Đối với khách hàng là đại lý, công ty thì các công ty thường áp dụng hình thức bán hàng để công nợ. Thời hạn thanh toán nợ, hạn mức nợ sẽ được công ty quy định ở các mức khác nhau cho các nhóm khách hàng khác nhau, ở các vùng sẽ khác nhau. Những hình thức khuyến khích thanh toán nợ trước hạn thường được áp dụng như chiết khấu % trên doanh số, hoa hồng thanh toán,…. Để tránh rủi ro “nợ xấu” , các công ty thường có quy định bằng văn bản cho khách hàng của mình về hạn mức nợ và thời hạn thanh toán nợ, quy định mức phạt nếu khách hàng vi phạm thông qua hợp đồng nguyên tắc, thỏa thuận bán hàng, đơn đặt hàng.
2.1.3Đặc trưng của hàng hóa vi tính
Cũng giống như những hàng hóa khác, hàng hóa vi tính cũng có một chu kỳ sống nhất định và tuổi thọ có thể dài hay ngắn tùy từng mặt hàng khác nhau. Tuy nhiên, nó có những nét đặc trưng riêng để phân biệt với các hàng hóa khác:
- Những mặt hàng vi tính mau lỗi thời về kỹ thuật: với sự phát triển không ngừng của khoa học kỹ thuật hiện đại, mỗi ngày qua sẽ có thêm nhiều phát minh mới. Những sản phẩm vi tính mới ra đời là hiện đại nhất tại thời điểm đó nhưng sẽ trở nên lỗi thời sau một khoảng thời gian nhất định. Nếu là sản phẩm có tính năng được sử dụng rộng rãi thì chu kỳ sống dài hơn so với những sản phẩm có
tính năng sử dụng riêng biệt cho một số lĩnh vực , ngành nghề nhất định. Do yêu cầu phát triển không ngừng của thế giới, mỗi ngày qua khoa học kỹ thuật cũng phát triển hiện đại hơn. Tính năng của phiên bản mới của một mặt hàng vi tính sẽ được cải tiến theo hướng tốt hơn, hiện đại hơn, nhiều chức năng hơn và khả năng tương thích với nhiều sản phẩm khác hơn phiên bản cũ.
- Giá cả của hàng hóa vi tính cũng biến động bất thường, khó dự đoán trước khi nào nó sẽ tăng hay giảm. Đối với những sản phẩm được phân phối độc quyền, giá cả thường do một công ty quyết định. Nếu có một công ty khác tìm được nguồn hàng nhập khẩu sản phẩm này về thì giá cả lập tức biến động ngay. Hoặc nếu xuất hiện thông tin một loại sản phẩm sẽ ngưng sản xuất thì giá của nó sẽ tăng vọt. Tuy vậy, ít có trường hợp đầu cơ do đặc điểm mau lỗi thời về kỹ thuật. Giá cả chỉ biến động do tác động của quan hệ cung cầu thực tế của thị trường như vào mùa cao điểm hay khi hàng hóa khan hiếm thì giá cả sẽ tăng.
- Sản phẩm vi tính có tuổi thọ tương đối bền, thường trên một năm nên ít có nhu cầu thay thế sản phẩm mới trong ngắn hạn. Một bộ máy vi tính sử dụng cho văn phòng có thời gian khấu hao ít nhất là năm năm. Nếu xảy ra sự cố, hư hỏng chỉ tiến hành thay thế linh kiện cần thiết hoặc do yêu cầu công việc đòi hỏi cấu hình máy cao hơn thì sẽ tiến hành nâng cấp, thường là tăng ram, gắn thêm ổ cứng, …. Đối với máy vi tính sử dụng cho các lĩnh vực thiết kế, đồ họa, làm phim, … thì đòi hỏi cấu hình cao, tốc độ xử lý dữ liệu, hình ảnh phải nhanh nên thời gian hữu dụng khoảng ba năm. Khi có nhu cầu nâng cấp sẽ tiến hành thay thế một số linh kiện (nếu máy có giá trị cao) hoặc thay hẳn bộ máy mới để phục vụ công việc tốt hơn.
- Do có thời gian sử dụng tương đối dài nên thị trường sản phẩm vi tính cạnh tranh khá gay gắt. Ngày càng có nhiều công ty mới gia nhập thị trường, mở rộng thị phần nên việc tìm kiếm khách hàng tiềm năng là mục tiêu hàng đầu của
các công ty bên cạnh việc duy trì lượng khách hàng quen thuộc. Nhiều chiêu thức bán hàng được các công ty áp dụng để thu hút khách hàng như: giảm giá bán sản phẩm, khuyến mãi mua sản phẩm A được tặng kèm sản phẩm B, bán hàng trả góp (có đảm bảo thanh toán của ngân hàng), hỗ trợ thời hạn thanh toán công nợ, gia tăng hạn mức nợ, …
- Vì mặt hàng vi tính rất đa dạng và phong phú về chủng loại và mẫu mã. Một mặt hàng có thể nhiều thương hiệu khác nhau sản xuất, có nhiều kiểu dáng, nhiều tính năng khác nhau để đáp ứng những nhu cầu đa dạng của người tiêu dùng. Ví dụ: mặt hàng ổ cứng có loại 80GB, loại 120GB, loại 250GB, …của các thương hiệu IBM, Seagate, Samsung, Western, … loại dùng cho máy PC, loại dùng riêng cho máy tính xách tay với các chuẩn SATA, IDE; đối với mặt hàng ram thì có loại có bộ nhớ 512MB, 1GB, 2GB, …với nhiều tốc độ xử lý 333MHz, 667MHz, 533MHz, … với nhiều thương hiệu như Corsair, Kingston, Kingmax, …có loại dùng cho máy bộ để bàn, loại dùng cho máy tính xách tay. Khách hàng tùy theo yêu cầu công việc của mình sẽ lựa chọn bộ máy có cấu hình cho phù hợp. Thị hiếu khách hàng thay đổi liên tục, yêu cầu ngày càng cao nên mẫu mã, tính năng kỹ thuật và chất lượng sản phẩm được cải tiến liên tục. Các sản phẩm với kiểu dáng, màu sắc ngày càng đa dạng với các tính năng kỹ thuật vượt trội hơn. Mỗi thương hiệu phải xây dựng cho mình một dòng sản phẩm đặc trưng để đáp ứng được thị hiếu của người tiêu dùng ớ các lứa tuổi khác nhau, ở các ngành nghề khác nhau.
- Vì là sản phẩm điện tử nên cũng dễ mắc các lỗi về kỹ thuật. Việc sản phẩm này không tương thích với những sản phẩm khác trong cấu hình máy là vấn đề thường gặp nhất đối với mặt hàng vi tính. Vấn đề xảy ra trong lúc lắp ráp máy hoặc khi máy đã đưa vào sử dụng được một thời gian thì mới phát sinh. Lỗi này
cũng gây thiệt hại cho người sử dụng như mất thời gian để sửa chữa, bảo hành, làm gián đọan công việc hay nghiêm trọng hơn là mất dữ liệu.
- Phần lớn các mặt hàng vi tính vì trong nước chưa sản xuất được nên phải nhập khẩu từ nước ngoài. Công nợ gốc ngoại tệ chủ yếu là đồng đô la Mỹ. Với tình hình tỷ giá ngoại tệ biến động như hiện nay thì việc tìm nguồn ngoại tệ để thanh toán cho nhà cung cấp là vấn đề nan giải. Trong khi việc thanh toán chủ yếu chỉ được thực hiện thông qua ngân hàng nhưng ngân hàng lại không có đủ nguồn ngoại tệ cung ứng cho doanh nghiệp, bắt buộc các doanh nghiệp phải tự tìm nguồn ngoại tệ ở thị trường tự do với tỷ giá cao hơn rất nhiều. Vấn đề này đã góp phần làm gia tăng chi phí hoạt động của doanh nghiệp, ảnh hưởng đến việc tính giá bán sản phẩm, gây khó khăn cho việc cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường.
2.2 Thực trạng khảo sát
2.2.1 Khái quát chung về thực trạng khảo sát
Nhằm mục đích tìm hiểu về nhận thức kế toán quản trị và công tác áp dụng kế toán quản trị trong bộ máy hoạt động của công ty thương mại dịch vụ vi tính ở một số quận nội thành thành phố Hồ Chí Minh, tác giả chọn mẫu một số doanh nghiệp bất kỳ để tiến hành khảo sát công tác tổ chức bộ máy kế toán hiện tại của đơn vị.
Mục đích của việc khảo sát nhằm:
- Tìm hiểu về bộ máy tổ chức hoạt động của doanh nghiệp: quy mô hoạt động, lĩnh vực hoạt động.
- Tìm hiểu về hệ thống kế toán: công tác tổ chức, quy trình hoạt động. - Mối quan tâm của doanh nghiệp về kế toán quản trị.
- Công tác khảo sát được tiến hành chủ yếu ở các doanh nghiệp thương mại dịch vụ vi tính trên địa bàn quận 1, quận 3, quận 5, quận Phú Nhuận tại