Thị trường hàng hóa vi tính cạnh tranh gay gắt, ngày càng nhiều công ty mới gia nhập thị trường. Nhiều hình thức khuyến mãi, quảng cáo hỗ trợ bán hàng được các công ty áp dụng để thu hút khách hàng. Nhiều yếu tố ảnh hưởng đến quyết định của người tiêu dùng, trong đó giá bán giữ vai trò quan trọng. Doanh nghiệp muốn có giá bán cạnh tranh được với các doanh nghiệp khác mà vẫn đảm bảo mức lời hợp lý thì phải xây dựng giá vốn thấp. Giá vốn hàng hóa do nhiều yếu tố tạo thành: giá mua, chi phí mua hàng, chi phí vận chuyển, thuế nhập khẩu,…Để có giá vốn thấp, doanh nghiệp phải tìm được nguồn hàng giá rẻ, ổn định, ký hợp đồng dài hạn với nhà cung cấp với những quy định chặt chẽ về việc hỗ trợ giá và đảm bảo nguồn hàng, tiết kiệm đến mức thấp nhất chi phí vận chuyển , các chi phí tiêu thụ như chi phí quảng cáo, bao bì, chi phí bán hàng,…
Sau khi xác định được các yếu tố ảnh hưởng đến giá vốn, doanh nghiệp sẽ lập dự toán giá vốn hàng bán cho từng thời điểm trong năm áp dụng cho nhiều nhóm khách hàng khác nhau (khách hàng mua lẻ, khách hàng mua sỉ, đại lý phân phối, …) ở các khu vực khác nhau.
Để lập dự toán giá vốn, nhà quản trị cần thông tin lượng sản phẩm tiêu thụ của kỳ kế toán trước, thông tin về sự biến động giá của kỳ trước và các nhân tố ảnh hưởng đến sự biến động đó, thông tin về lượng sản phẩm dự kiến tiêu thụ kỳ này, những dự đoán về biến động giá có thể diễn ra trong tương lai.
3.3.1.5 Dự toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp.
Bất kỳ doanh nghiệp nào cũng đặt mục tiêu lợi nhuận lên hàng đầu. Mọi hoạt động của doanh nghiệp đều nhằm tối thiểu hóa chi phí và tối đa hóa lợi nhuận. Trong đó, hai loại chi phí: chi phí bán hàng và chi phí quản lý chiếm tỷ trọng khá lớn trong cấu trúc chi phí hoạt động của doanh nghiệp. Để tăng sức mạnh cạnh tranh, ngoài các hoạt động khuyến mãi, doanh nghiệp phải giảm giá bán, nâng cao chất lượng phục vụ khách hàng. Khi giá bán giảm, để có lợi nhuận doanh nghiệp bắt buộc phải cắt giảm các khoản chi phí. Do đó, doanh nghiệp phải lập dự toán các khoản chi phí bán hàng, chi phí quản lý sẽ phát sinh trong năm, đánh giá xem khoản mục nào có thể giảm tới mức thấp nhất, khoản mục nào phải quản lý chặt chẽ để tránh thất thoát, lãng phí.
VD: Năm nay, do chịu ảnh hưởng của khủng hoảng kinh tế, doanh nghiệp phải cắt giảm tạm thời các chi phí không bắt buộc như: chi phí khám sức khỏe định kỳ cho nhân viên, chi phí tham quan du lịch hàng năm, chi phí tổ chức tiệc tất niên,… Quản lý chặt các chi phí văn phòng phẩm, các khỏan chi hoa hồng, tìm nhà cung cấp dịch vụ vận chuyển, tư vấn pháp lý với mức phí tốt nhất, nghiên cứu đưa ra các chiến lược marketing hiệu quả với chi phí thấp nhất.
Xây dựng các chiến lược bán hàng, kế hoạch phát triển phù hợp với tình hình doanh nghiệp. Để lập dự toán, thông tin cần cung cấp cho nhà quản trị là báo cáo kết quả hoạt độâng kinh doanh của kỳ trước, tình hình chi phí thực tế phát sinh so với dự toán đã lập của kỳ trước, chi phí nào vượt kế hoạch, nguyên nhân của sự vượt mức là gì, chi phí nào lãng phí cần cắt giảm trong kỳ tới, lượng hàng
hóa dự kiến tiêu thụ kỳtới, kế hoạch nhập hàng, kế hoạch mở rộng kinh doanh từ đó đưa ra dự toán chi phí cho kỳ tới.
3.3.1.6 Dự toán kết quả hoạt động kinh doanh
Căn cứ vào báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của kỳ trước, nhà quản trị đánh giá xem chỉ tiêu nào cần phải gia tăng, chỉ tiêu nào cần phải cắt giảm trong kỳ tới. Trên cơ sở phân tích tác động của các chỉ tiêu tới kết quả hoạt động kinh doanh như thế nào để có kế hoạch giảm chi phí, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp thông qua các mục tiêu cụ thể và hướng để đạt các mục tiêu này.
3.3.2 Lập báo cáo cung cấp thông tin cho việc điều hành và quản lý hoạt động của nhà quản trị công ty . động của nhà quản trị công ty .
Báo cáo quản trị có nhiều loại, nội dung lập và định kỳ lập tùy theo yêu cầu quản lý tại nội bộ doanh nghiệp. Các công ty thương mại, với đặc điểm không tham gia vào quá trình sản xuất nên nội dung báo cáo không phức tạp như các doanh nghiệp sản xuất. Nó chỉ tập trung vào một số nội dung cơ bản, mỗi công ty tùy nhu cầu thông tin của nhà quản trị mà lập những báo cáo phù hợp. Đối với các công ty thương mại dịch vụ vi tính, qua khảo sát thực tế, mô hình tổ chức vừa và nhỏ nên các báo cáo chỉ cần thể hiện một số nội dung sau:
3.3.2.1 Báo cáo về chi phí thực tế và tình hình thực hiện dự toán chi phí
Căn cứ vào chi phí thực tế phát sinh tại doanh nghiệp trong quá trình hoạt độâng, đối chiếu với số liệu chi phí đã dự toán để lập báo cáo về tình hình thực hiện chi phí. Phân tích, đánh giá xem chi phí nào vượt dự toán, xác định nguyên nhân và đưa ra giải pháp khắc phục. Các báo cáo như: báo cáo chi phí bán hàng, báo cáo giá vốn hàng bán, báo cáo chi phí quản lý, …
3.3.2.2 Báo cáo về tình hình thực hiện dự toán tiêu thụ sản phẩm.
Căn cứ vào số liệu nhập xuất tồn hàng hóa thực tế, doanh số bán hàng thực tế đối chiếu với số liệu dự toán để lập báo cáo về tình hình tiêu thụ sản phẩm
trong kỳ. Phân tích, đánh giá tình hình thực tế so với kế hoạch đã đề ra: mặt hàng nào ít bị biến động giá, mặt hàng nào khó tiêu thụ, lượng hàng tồn kho luân chuyển như thế nào, mặt hàng nào có thể tạo cơn sốt… để có phương hướng lập kế hoạch và các chính sách bán hàng hợp lý cho kỳ kế tiếp.
3.3.2.3 Báo cáo của các trung tâm trách nhiệm
Mỗi trung tâm trách nhiệm căn cứ vào số liệu thực tế thu thập được từ các sổ kế toán chi tiết doanh thu và chi phí để lập các báo cáo đánh giá tình hình hoạt động và trách nhiệm của các nhà quản lý trong kỳ. Các báo cáo được lập cho các cấp độ quản lý khác nhau, liệt kê các khoản mục doanh thu và chi phí thực tế nằm trong sự kiểm soát của nhà quản lý bộ phận đó và so sánh với những số liệu dự toán. Bằng việc so sánh thông tin thực tế với thông tin dự toán, nhà quản trị có thể biết được chênh lệch nào là tốt, chênh lệch nào là xấu, nguyên nhân của sự chênh lệch để có giải pháp khắc phục.
3.3.2.4 Phân tích đánh giá thực tế thực hiện so với dự toán.
Trên cơ sở số liệu tổng hợp được qua thực tế hoạt động của công ty, kế toán viên quản trị lập các báo cáo tình hình thực tế thực hiện theo yêu cầu thông tin của nhà quản trị. Từ những báo cáo này, kế toán viên quản trị lập bảng đối chiếu với số liệu dự toán, tính chênh lệch giữa số liệu dự toán và thực tế phát sinh. Từ kết quả tính toán, xác định chênh lệch xảy ra do những nguyên nhân nào, nguyên nhân khách quan hay chủ quan. Dựa vào những nguyên nhân này, nhà quản trị đưa ra đánh giá biến động phát sinh này có lợi cho hoạt động của công ty hay gây ra bất lợi, ảnh hưởng không tốt đến các hoạt độâng khác. Nếu chênh lệch gây ra ảnh hưởng bất lợi, nhà quản trị sẽ tìm giải pháp để khắc phục như thế nào.
3.3.3 Ví dụ minh họa
Nhằm minh họa cho các vấn đề trên, giả thiết xây dựng báo cáo kế toán quản trị tại công ty TNHH Khải Thiên.
Có số liệu như sau:
1. Bảng cân đối kế toán của công ty Khải Thiên ngày 31-12-2008 (đơn vị: đồng)
A. Tài sản ngắn hạn 22.494.612.801 A. Nợ phải trả 26.976.833.680
1. Tiền 3.398.147.238 1.Nợ phải trả ngắn
hạn
23.280.092.210
2. Nợ phải thu 5.044.024.534 a.Phải trả người bán 9.924.365.583
3. Hàng tồn kho 13.482.399.198 b. Vay ngắn hạn 12.905.622.601 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
4.Tài sản ngắn hạn khác 569.941.931 c. Khác 450.104.026
2. Nợ dài hạn 3.696.741.470
B. Tài sản dài hạn 13.319.875.530 B. Vốn chủ sở hữu 8.837.654.651
1. Nguyên giá TSCĐ hữu hình 32.449.311.518 1. Vốn đầu tư chủ sở hữu 5.000.000.000 2. Hao mòn lũy kế TSCĐ hữu hình
-9.174.027.408 2. Lợi nhuận chưa phân phối
3.837.654.651 3. Nguyên giá TSCĐ vô
hình 385.504.566 4. Hao mòn lũy kế TSCĐ vô hình - 340.913.146 TỔNG TAØI SẢN 35.814.488.331 TỔNG NGUỒN VỐN 35.814.488.331
- Bảng báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh năm 2008 (đơn vị: đồng)
Chỉ tiêu Số liệu
1. Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 77.471.500.704
2. Các khoản giảm trừ 56.776.847
3. Doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ (3 =1-
2) 77.414.723.857
4. Giá vốn hàng bán 63.882.206.534
5. Lợi nhuận gộp bán hàng và cung cấp dịch vụ (5 = 3 – 4) 13.532.517.323
6. Doanh thu hoạt động tài chính 131.584.485
7. Chi phí tài chính 2.845.767.389
8. Chi phí bán hàng 1.003.315.038
9. Chi phí quản lý doanh nghiệp 9.298.550.749
10. Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh {10 = 5 + (6 -
7) - (8 + 9)} 516.468.632
11. Thu nhập khác 739.487.547
12. Chi phí khác 14.890.975
13. Lợi nhuận khác (13 = 11 - 12) 724.596.572
14. Tổng lợi nhuận kế toán trước thuế (14 = 13 + 10) 1.241.065.204
15. Chi phí thuế TNDN hiện hành (15 = 28% x 14) 347.498.257
2. Số liệu dự báo cho năm 2009: a. Số lượng sản phẩm dự kiến bán:
Tổng số Quý 1 Quý 2 Quý 3 Quý 4
Sản phẩm các loại
100.000 20.000 30.000 30.000 20.000 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
c. Doanh thu dự kiến tăng 20% so với năm 2008, chi phí bán hàng và chi phí quản lý dự kiến tăng bằng 50% mức tăng của doanh thu, giá vốn tăng bằng với mức tăng của doanh thu.
d. Lương nhân viên bán hàng dự kiến năm 2009: 490.000.000 đồng. e. Lương bộ phận quản lý dự kiến năm 2009: 4.300.000.000 đồng. f. Chi phí khấu hao của bộ phận bán hàng năm 2009: 360.000.000 đồng. g. Chi phí khấu hao của bộ phận quản lý năm 2009: 2.910.000.000 đồng. h. Hạn mức tín dụng đối với khoản vay ngắn hạn năm 2009:
̇ Ngân hàng Á Châu: 12.000.000.000 đồng. ̇ Ngân hàng VID : 800.000 USD.
̇ Ngân hàng Sài Gòn Thương Tín: 4.000.000.000 đồng.
Lãi suất vay mới theo lãi suất ngân hàng áp dụng từng thời điểm vay. Thời gian vay ngắn hạn: 06 tháng.
i. Chính sách thanh toán:
̇ Khoản nợ phải thu tồn cuối năm dự kiến thu hết trong quý 1.
̇ Doanh thu bán hàng dự kiến 70% thu trong quý, 30% thu trong quý kế tiếp.
̇ Khoản phải trả tồn cuối năm dự kiến trả hết trong quý 1.
̇ Chi phí nhập hàng dự kiến 30% thanh toán trong quý, 70% thanh toán trong quý kế tiếp.
̇ Dư nợ vay ngắn hạn ngân hàng tồn cuối năm sẽ trả trong quý 1: 6.905.622.601 đồng và quý 2: 6.000.000.000 đồng, dư nợ vay dài hạn sẽ thanh toán hết trong quý 3.
̇ Lãi vay ngân hàng của khoản dư nợ cuối năm sẽ thanh toán định kỳ mỗi tháng, lãi suất vay ngắn hạn: 10%/ tháng; lãi suất vay dài hạn: 6%/tháng
̇ Lương và khoản trích theo lương tính vào chi phí thanh toán toàn bộ trong quý.
̇ Các khoản liên quan chi phí quản lý, chi phí bán hàng thanh toán bằng tiền mặt ngay trong quý.
̇ Thuế thu nhập doanh nghiệp quý 4 năm 2008 được gia hạn nộp đến tháng 10/2009, và được giảm 30% theo thông tư 03/2009/TT-BTC. ̇ Thuế thu nhập doanh nghiệp năm 2009 được gia hạn 9 tháng với
thuế suất 25%.
̇ Dự phòng nợ phải thu khó đòi là 3% doanh thu bán chịu.
̇ Dự trữ tiền mặt hàng quý: 150.000.000 đồng, thừa trả nợ vay ngân hàng và tiền hàng, thiếu sẽ vay ngân hàng.
3. Một số báo cáo minh họa
Bảng3.3.3.1: Dự toán tiêu thụ năm 2009:
Đơn vị tính: đồng
QUÝ CHỈ TIÊU
Quý 1 Quý 2 Quý 3 Quý 4 CẢ NĂM
1. Sản lượng dự kiến
tiêu thụ 20.000 30.000 30.000 20.000 100.000
2. Doanh thu dự toán 18.593.160.169 27.889.740.254 27.889.740.254 18.593.160.169 92.965.800.846
a. Thu tiền mặt (70%) 13.015.212.118 19.522.818.178 19.522.818.178 13.015.212.118 65.076.060.592
b. Bán chịu (30%) 5.577.948.051 8.366.922.076 8.366.922.076 5.577.948.051 27.889.740.254
3. Dự phòng nợ phải thu khó đòi
= (3%) x (2b) 167.338.442 251.007.662 251.007.662 163.018.441 836.692.208 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Doanh thu dự toán năm 2009 = 120% x Doanh thu năm 2008 (77.474.500.704 đ). Doanh thu mỗi quý năm 2009 = tỷ lệ sản phẩm dự kiến tiêu thụ mỗi quý trên tổng lượng sản phẩm dự kiến tiêu thụ cả năm x doanh thu dự toán cả năm 2009.
Bảng 3.3.3.2: Dự toán lượng tiền mặt thu được:
Đơn vị tính: đồng
QUÝ CHỈ TIÊU
Quý 1 Quý 2 Quý 3 Quý 4 CẢ NĂM
1. Tổng doanh thu 18.593.160.169 27.889.740.254 27.889.740.254 18.593.160.169 92.965.800.846 2. Thu tiền mặt (70%) = (1) x 70% 13.015.212.118 19.522.818.178 19.522.818.178 13.015.212.118 65.076.060.592 3. Thu nợ quý trước
5.044.024.534
5.410.609.609
8.115.914.414 8.115.914.414 26.686.462.971
4. Tổng tiền mặt thu
Thu nợ quý trước :
+ Quý 1 = số dư nợ cuối năm 2008 dự kiến thu hết trong quý 1 năm 2009 (5.044.024.534 đ).
+ Quý 2 = Doanh thu bán chịu quý 1/2009 – Dự phòng nợ khó đòi quý 1/2009.
(5.577.948.051 đ) (167.338.442 đ)
+ Quý 3 = Doanh thu bán chịu quý 2/2009 – Dự phòng nợ khó đòi quý 2/2009.
(8.366.922.076 đ) (251.007.662 đ)
+ Quý 4 = Doanh thu bán chịu quý 3/2009 – Dự phòng nợ khó đòi quý 3/2009.
(8.366.922.076 đ) (251.007.662 đ)
Bảng 3.3.3.3 Dự toán chi phí bán hàng:
Đơn vị tính: đồng
QUÝ CHỈ TIÊU
Quý 1 Quý 2 Quý 3 Quý 4 CẢ NĂM
1. Sản lượng tiêu thụ
dự kiến 20.000 30.000 30.000 20.000 100.000
2. Dự toán chi phí bán hàng:
a.Tiền lương nhân viên bán hàng.
b. Chi phí khấu hao
122.500.000 90.000.000 122.500.000 90.000.000 122.500.000 90.000.000 122.500.000 90.000.000 490.000.000 360.000.000 3. Chi phí bán hàng dự kiến 220.729.528 331.094.293 331.094.293 220.729.528 1.103.647.642
4. Dự toán chi tiền mặt cho hoạt động bán hàng
= (3)-(2b) (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
130.729.528 241.094.293 241.094.293 130.729.528 743.647.642
Chi phí bán hàng dự kiến cả năm 2009 = 110% x Chi phí bán hàng năm 2008 (1.003.315.038 đ).
Chi phí bán hàng dự kiến mỗi quý = tỷ lệ sản phẩm dự kiến tiêu thụ mỗi quý trên tổng lượng sản phẩm dự kiến tiêu thụ cả năm x Chi phí bán hàng dự kiến năm 2009.
Chi phí lương nhân viên bán hàng và chi phí khấu hao không tính theo lượng sản phẩm tiêu thụ mỗi quý.
Tiền mặt dự kiến chi cho hoạt động bán hàng mỗi quý sẽ không bao gồm chi phí không thực chi bằng tiền (chi phí khấu hao).
Bảng 3.3.3.4 Dự toán chi phí quản lý doanh nghiệp:
Đơn vị tính: đồng
QUÝ CHỈ TIÊU
Quý 1 Quý 2 Quý 3 Quý 4 CẢ NĂM
1. Sản lượng tiêu thụ dự kiến 20.000 30.000 30.000 20.000 100.000 2. Dự toán chi phí quản lý: a. Dự phòng nợ khó đòi b. Tiền lương nhân
viên quản lý c. Chi phí khấu hao
163.018.441 1.075.000.000 727.500.000 244.527.662 1.075.000.000 727.500.000 244.527.662 1.075.000.000 727.500.000 163.018.441 1.075.000.000 727.500.000 815.092.206 4.300.000.000 2.910.000.000 3. Chi phí quản lý dự kiến 2.045.681.165 3.068.521.747 3.068.521.747 2.045.681.165 10.228.405.824
4.Dự toán chi tiền mặt cho hoạt động
quản lý = (3) – (2a + 2c)
1.155.162.724 2.096.494.085 2.096.494.085 1.155.162.724 6.503.313.618
Chi phí quản lý dự kiến cả năm 2009 = 110% x Chi phí quản lý năm 2008 (9.298.550.749 đ).
Chi phí quản lý dự kiến mỗi quý = tỷ lệ sản phẩm dự kiến tiêu thụ mỗi quý trên tổng lượng sản phẩm dự kiến tiêu thụ cả năm x Chi phí quản lý dự kiến năm 2009.
Tiền mặt dự kiến chi cho hoạt động quản lý mỗi quý sẽ không bao gồm các chi phí không thực chi bằng tiền (gồm chi phí khấu hao và dự phòng nợ phải thu khó đòi).
Bảng 3.3.3.5 Dự toán giá vốn hàng bán
Đơn vị tính: đồng
QUÝ CHỈ TIÊU
Quý 1 Quý 2 Quý 3 Quý 4
CẢ NĂM 1. Sản lượng tiêu thụ dự kiến 20.000 30.000 30.000 20.000 100.000 2. Dự toán giá vốn 15.331.729.568 22.997.594.352 22.997.594.352 15.331.729.568 76.658.647.840 3. Dự toán chi tiền mặt nhập hàng 1.299.518.870 9.931.489.004 22.997.594.352 20.697.834.917 54.926.347.143
* Giả định: Hàng tồn kho cuối năm 2008 được tiêu thụ trong quý 1 năm