Dự toán là quá trình tính toán chi tiết cho kỳ tới, nhằm huy động và sử dụng các nguồn lực theo các mục tiêu kế hoạch đề ra trong từng thời kỳ cụ thể, nhằm mục đích:
- Lập kế hoạch.
- Làm thuận tiện quá trình truyền đạt và phối hợp hoạt động trong tổ chức.
- Phân bổ các nguồn lực.
- Kiểm soát lợi nhuận và các mặt hoạt động. - Đánh giá kết quả và khen thưởng.
Đối với doanh nghiệp thương mại, nhà quản trị cần lập các loại dự toán:
• Dự toán tiêu thụ: được lập ra đầu tiên căn cứ trên chỉ tiêu lượng tiêu thụ với giá bán kỳ vọng và là căn cứ để lập các dự toán còn lại. Khi lập dự toán tiêu
thụ, doanh nghiệp cũng dự kiến dòng tiền thu từ hoạt động bán hàng thu tiền ngay và bán hàng trả chậm.
•Dự toán mua hàng: từ dự toán tiêu thụ, kế toán lập dự toán lượng hàng hóa cần mua trong kỳ nhằm đảm bảo cung cấp đủ hàng và là cơ sở để lập dự toán ngân sách để chuẩn bị đủ nguồn tài chính tài trợ cho việc mua hàng.
•Dự toán tồn kho cuối kỳ: mức tồn kho hợp lý để đảm bảo quá trình hoạt động kinh doanh không bị gián đoạn vì thiếu hàng hay không quá dư thừa hàng để không tốn nhiều chi phí để lưu trữ hàng tồn kho.
•Dự toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp: bao gồm những khoản chi phí được ước tính sẽ phát sinh trong kỳ dự toán ở khâu bán hàng và quản lý doanh nghiệp.
•Dự toán tiền mặt: là bản dự toán chi tiết các dòng thu và dòng chi tiền mặt trong mối quan hệ với doanh thu và các khoản mục vốn, được trình bày sao cho có thể thể hiện số dư tiền mặt dự kiến của doanh nghiệp ở những thời gian cụ thể. Nó là một trong những công cụ lập kế hoạch quan trọng nhất mà tổ chức có thể sử dụng. Việc soạn thảo dự toán tiền mặt có thể dẫn đến việc điều chỉnh các dự toán còn lại nếu thấy rằng không đủ nguồn tiền mặt để tài trợ cho các hoạt động kế hoạch.
•Dự toán báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh: trình bày các khoản doanh thu và chi phí dự kiến trong kỳ dự toán với giả định hoạt động kinh doanh sẽ diễn ra theo như kế hoạch.
•Dự toán bảng cân đối kế toán: trình bày các số dư cuối kỳ của tài sản, công nợ, vốn chủ sở hữu, giả định hoạt động xảy ra theo đúng kế hoạch.
•Dự toán báo cáo lưu chuyển tiền tệ: cung cấp thông tin về các nguồn tạo ra tiền và nguồn sử dụng tiền dự kiến của các hoạt động kinh doanh, hoạt động đầu tư và hoạt động tài chính trong kỳ dự toán.