Sau khi lập dự toán về tình hình tiêu thụ sản phẩm, doanh nghiệp có kế hoạch dự trữ hàng tồn kho để đảm bảo đáp ứng đủ, kịp thời nhu cầu của khách hàng. Vấn đề đặt ra cho doanh nghiệp là mức dự trữ bao nhiêu để có thể chủ động nguồn hàng, tiết kiệm chi phí lưu kho, đảm bảo vòng quay vốn. Vì đặc trưng của hàng hóa vi tính là mau lỗi thời về kỹ thuật nên doanh nghiệp phải có kế hoạch đặt hàng cho hợp lý.
Dự trữ hàng hóa phải đáp ứng yêu cầu đảm bảo đủ hàng cung cấp cho hoạt động bán hàng diễn ra liên tục. Hàng hóa vi tính có nhiều chủng loại, nhiều tính năng khác nhau do nhiều nhà cung cấp khác nhau sản xuất nên việc lựa loại hàng hóa nào cần phải dự trữ với số lượng là bao nhiêu cho hợp lý là vấn đề nhà quản trị quan tâm.
Khi lập dự toán hàng tồn kho, phải tính đến các yếu tố ảnh hưởng đến việc dự trữ như:
- Độ tin cậy về nhu cầu của khách hàng trong tương lai để ước đoán khối lượng hàng cần dự trữ.
- Mức độ ổn định của việc cung ứng nguồn hàng để có kế hoạch dự trữ phù hợp.
- Thời gian đặt hàng trung bình là bao lâu để doanh nghiệp xác định điểm đặt hàng cho hợp lý đảm bảo không thiếu hụt hàng.
- Giá bán dự toán là bao nhiêu, hàng hóa thay thế có sẵn hay không, lãi suất tiền vay ngân hàng có ổn định không, chi phí đặt hàng, chi phí bảo hiểm biến động như thế nào.
Xác định được mức độ ảnh hưởng của các yếu tố trên để chuẩn bị đủ vốn, nguồn nhân lực cho công tác dự trữ hàng hóa.
Doanh nghiệp phải tốn một khoản chi phí khá lớn cho việc dự trữ hàng hóa đó là chi phí đặt hàng và chi phí lưu giữ hàng:
- Chi phí lưu giữ hàng tồn kho là những chi phí biến đổi tăng, giảm cùng với hàng tồn kho tức là những chi phí tăng giảm phụ thuộc vào lượng hàng tồn kho nhiều hay ít, bao gồm:
+ Chi phí về nhà cửa hoặc kho hàng như tiền thuê nhà, khấu hao, thuế nhà đất, bảo hiểm nhà kho.
+ Chi phí sử dụng thiết bị, phương tiện như tiền thuê hoặc khấu hao thiết bị, phương tiện, chi phí nhiên liệu cho thiết bị, phương tiện hoạt động, chi phí vận hành thiết bị, phương tiện.
+ Chi phí nhân lực cho hoạt động giám sát: chi phí lương cho nhân viên làm công tác bảo quản, chi phí quản lý, điều hành kho hàng.
+ Phí tổn cho việc đầu tư vào hàng tồn kho: phí tổn do việc vay mượn để mua hàng (lãi vay) , phí bảo hiểm hàng hóa trong kho.
+ Chi phí khác phát sinh: những chi phí do hàng hóa bị hư hỏng hay mất mát, chi phí do hàng tồn kho bị lỗi thời, giảm chất lượng…
- Chi phí đặt hàng là những chi phí phát sinh cho mỗi lần mua hàng, bao gồm: chi phí làm thủ tục nhập hàng: lệ phí hải quan, chi phí bốc xếp, chi phí nhận chứng từ hàng nhập khẩu, chi phí bảo hiểm hàng hóa, chi phí vận chuyển hàng, thanh toán tiền hàng cho nhà cung cấp, chi phí bố trí thiết bị, chi phí cho công tác kiểm tra về số lượng và chất lượng hàng hóa, chi phí tiền lương và bảo hiểm xã hội cho nhân viên mua hàng, nhân viên nhận hàng,… Những chi phí này sẽ giảm xuống nếu chúng ta đặt hàng ít lần trong năm và đặt hàng mỗi lần với số lượng lớn.
Lập dự toán hàng tồn kho nhằm đảm bảo sự cân bằng của hai loại chi phí này sao cho tổng chi phí lưu kho là thấp nhất.
Gọi:
- Q: là lượng hàng tồn kho cho mỗi lần đặt hàng. - C: là chi phí lưu giữ cho mỗi đơn vị hàng tồn kho. - S: là lượng hàng tiêu thụ trong kỳ.
- O: là chi phí cho mỗi lần đặt hàng.
- Q*: là lượng hàng dự trữ tối ưu (lượng hàng dự trữ với chi phí thấp nhất) 2SO Q*= C Từ đó ta tính được : S Số lần nhập hàng trong năm = Q* 360 Thời gian cách nhau
giữa hai lần nhập hàng = Q*
Không phải chờ khi hàng hóa trong kho hết mới tiến hành đặt mua hàng. Doanh nghiệp sẽ đặt mua hàng vào thời điểm khi mà số lượng hàng hóa còn trong kho vừa đủ để đáp ứng yêu cầu của khách hàng dự kiến trong thời gian giữa ngày đặt hàng và ngày dự kiến nhận được hàng.
Điểm đặt hàng lại = Số lượng sản phẩm
tiêu thụ mỗi ngày X
Độ dài của thời gian giao hàng
Ví dụ: Dự toán tiêu thụ Ram Corsair quý 1/2009 là 5.400 thanh. Cuối quý 4/2008, hàng tồn kho còn 200 thanh, độ dài thời gian giao hàng là 10 ngày. Trung
bình mỗi ngày quý 1/2009 dự toán tiêu thụ khoảng 180 thanh các loại. Vậy điểm đặt hàng kế tiếp là:
Điểm đặt hàng lại = 180 (thanh/ ngày) x 10 (ngày) = 1800 (thanh).