3.2.1 Yêu cầu
Tổ chức hệ thống kế toán quản trị trong doanh nghiệp phải đáp ứng được những yêu cầu sau:
- Cung cấp kịp thời, đầy đủ các thông tin theo yêu cầu quản lý vềø chi phí của từng công việc, bộ phận, dự án, sản phẩm.
- Cung cấp kịp thời, đầy đủ các thông tin thực hiện, các định mức, đơn giá. - Các thông tin được cung cấp phải đảm bảo tính chi tiết, cụ thể hơn so với kế toán tài chính.
- Xác lập các nguyên tắc, phương pháp phù hợp để đảm bảo được tính so sánh giữa kế toán tài chính và kế toán quản trị cũng như giữa các thời kỳ hoạt động, giữa dự toán và thực hiện.
3.2.2 Căn cứ xây dựng
Để xây dựng bộ phận kế toán quản trị trong tổ chức bộ máy hoạt động của doanh nghiệp cần phải có các điều kiện sau:
- Trước tiên người chủ doanh nghiệp phải có sự nhận thức đầy đủ được tầm quan trọng và vai trò của kế toán quản trị trong hoạt động kinh doanh. Vì người chủ doanh nghiệp là người có quyền quyết định trong mọi hoạt động, có trách nhiệm tổ chức điều hành cơ cấu tổ chức doanh nghiệp. Có như vậy, họ mới có trách nhiệm trong việc quản lý, bố trí nhân sự cho công việc được thuận lợi, có sự phối hợp ăn khớp giữa các bộ phận, phòng ban trong doanh nghiệp đảm bảo cho việc cung cấp, truyền đạt thông tin lẫn nhau một cách hiệu quả.
- Tùy qui mô của mỗi doanh nghiệp mà nhà quản trị sẽ lựa chọn mô
thời và hiệu quả. Cơ cấu bộ máy phải có cơ cấu gọn nhẹ, khoa học, hợp lý đáp ứng được yêu cầu quản lý của nhà quản trị.
- Nhà quản trị phải xác định nguồn lực kinh tế sử dụng của qui trình tạo ra giá trị trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp và yêu cầu quản trị các nguồn lực này. Đó là việc xác lập nguồn vốn (cơ cấu vốn như thế nào là tối ưu: vốn chủ sở hữu chiếm bao nhiêu %, nợ vay chiếm bao nhiêu %, việc huy động vốn sẽ tiến hành bằng những phương thức nào, có nên phát hành cổ phiếu hay không?... để xác lập một cấu trúc vốn tối ưu nhất); nguồn nhân lực phục vụ cho hoạt động của doanh nghiệp (trình độ nhân lực đáp ứng yêu cầu của từng vị trí, từng bộ phận, chế độ bồi dưỡng nâng cao nghiệp vụ,…); xác lập nguồn thông tin hữu ích liên quan đến quy trình tạo giá trị trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp (nguồn thu thập, xử lý, phân tích, tổng hợp các thông tin khác nhau để chọn lọc ra những thông tin hữu ích cho nhà quản trị).
- Xây dựng thông tin định hướng hoạt động kinh doanh của doanh
nghiệp như thực hiện dự toán giá bán, dự toán doanh thu, dự toán hàng tồn kho, dự toán chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp.
- Thông tin kiểm soát và đánh giá hoạt động kinh doanh của doanh
nghiệp như thông tin về tình hình tiêu thụ sản phẩm (giá bán, doanh số, sản lượng) thông tin về việc sử dụng nguồn vốn (nguồn huy động vốn, kế hoạch vay nợ, tình hình trả nợ vay, hiệu quả sử dụng nguồn vốn vay).
3.2.3 Nội dung thực hiện
3.2.3.1 Tổ chức bộ máy kế toán có bộ phận kế toán quản trị
Vì đa phần các doanh nghiệp thương mại dịch vụ vi tính được khảo sát thực tế đều có quy mô vừa và nhỏ nên việc tổ chức xây dựng hệ thống kế toán quản trị không cần thiết phải đầy đủ tất cả các nội dung.
Các doanh nghiệp căn cứ vào quy mô và năng lực kinh tế của đơn vị mình mà lựa chọn mô hình tổ chức kế toán quản trị thích hợp. Mô hình kế toán quản trị áp dụng cho doanh nghiệp thể hiện tổng quát các yếu tố cấu thành nên kế toán quản trị và có ảnh hưởng quyết định đến việc định hướng xây dựng, phát triển kế toán quản trị trong bộ máy hoạt động của doanh nghiệp.
Sơ đồ 3.1: Mô hình tổ chức bộ máy kế toán doanh nghiệp thương mại có bộ phận kế toán quản trị
Chức năng từng bộ phận:
- Trưởng phòng kế toán: chịu trách nhiệm về các báo cáo tài chính của doanh nghiệp bố trí nhân lực với trình độ phù hợp với từng vị trí trong bộ máy kế toán của doanh nghiệp.
- Thủ quỹ: chịu trách nhiệm về tình hình thu chi tiền mặt tại doanh nghiệp, có nhiệm vụ cân đối lượng tiền thu, chi, lập báo cáo quỹ tiền mặt.
- Kiểm soát nội bộ: có nhiệm vụ kiểm tra lại tính trung thực, hợp lý, của các số liệu trên báo cáo tài chính của doanh nghiệp.
- Phó phòng kế toán tài chính: chịu trách nhiệm về hoạt động của bộ phận kế toán tài chính tại doanh nghiệp.
- Kế toán nguồn vốn: có nhiệm vụ theo dõi tình hình biến động các số liệu của nguồn vốn trong doanh nghiệp, nguyên nhân nguồn vốn tăng (góp vốn, phát hành cổ phiếu, lợi nhuận giữ lại,…), nguyên nhân nguồn vốn giảm (rút vốn, đem vốn liên doanh, …).
- Kế toán hàng hóa: có nhiệm vụ theo dõi, phản ánh các nghiệp vụ liên quan đến tình hình nhập xuất, luân chuyển hàng hóa, theo dõi lượng hàng tồn kho, …
- Kế toán thanh toán: có nhiệm vụ theo dõi tình hình thu chi công nợ , ghi chép các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến công nợ, theo dõi thời hạn nợ, chi tiết thanh toán, hoa hồng chiết khấu thanh toán, nợ quá hạn, nợ xấu.
- Kế toán tổng hợp: có nhiệm vụ tổng hợp các số liệu về tình hình hoạt động của toàn đơn vị như: doanh số bán hàng, chi phí bán hàng, chi phí quảng cáo, lợi nhuận bán hàng, số liệu về nguồn vốn, công nợ, và các chi phí khác…
- Phó phòng kế toán quản trị: chịu trách nhiệm về hoạt động của bộ phận kế toán quản trị trong doanh nghiệp.
- Kế toán phân tích hoạt động kinh doanh: căn cứ vào số liệu của kế toán tài chính, kế toán quản trị tiến hành phân tích tình hình hoạt động kinh doanh để cung cấp thông tin về tình hình kinh doanh cho nhà quản trị.
- Dự toán hoạt động kinh doanh: dựa vào số liệu tình hình đã được phân tích, căn cứ vào tình hình thực tế diễn biến của thị trường, đưa ra dự đoán hoạt động kết quả kinh doanh cho doanh nghiệp.
- Dự toán hàng tồn kho: kế toán lập dự toán trên cơ sở dựa vào số liệu lượng hàng hóa tiêu thụ kỳ trước, kế hoạch tiêu thụ kỳ này kết hợp dự đoán diễn biến của thị trường tương lai.
3.2.3.2 Xây dựng hệ thống chứng từ kế toán quản trị
Chứng từ là giấy tờ chứng minh sự phát sinh, hoặc hoàn thành nghiệp vụ kinh tế. Chứng từ được lập phục vụ cho hoạt động kế toán tài chính và kế toán quản trị. Với những chứng từ phục vụ cho kế toán tài chính phải được lập, luân chuyển, quản lý và sử dụng theo qui định của Bộ Tài chính về mẫu biểu, số liên, thời hạn lưu trữ như phiếu thu, phiếu chi, phiếu xuất kho, phiếu nhập kho,…. Để phục vụ công tác quản trị nội bộ doanh nghiệp, kế toán sẽ bổ sung thêm một số nội dung cần thiết vào một số mẫu chứng từ kế toán đã được Bộ Tài chính qui định hoặc lập một số chứng từ mới. Đối với doanh nghiệp thương mại, cần bổ sung thêm các chứng từ như: Bảng phân bổ chi phí bán hàng; Bảng phân bổ chi phí quản lý doanh nghiệp; Bảng kê hàng tồn kho theo nhóm sản phẩm, sản phẩm; Bảng kê theo dõi hàng bảo hành; Biên nhận hàng bảo hành; Biên nhận sửa máy; Biên nhận cài chương trình cho máy của khách hàng; Biên bản mượn hàng; Bảng kê hàng ký gửi; Bảng kê nợ vay chi tiết theo từng ngân hàng, hạn thanh toán, lãi suất vay…
3.2.3.3 Xây dựng hệ thống tài khoản kế toán quản trị
Mỗi doanh nghiệp tùy theo qui mô của mình mà xây dựng hệ thống tài khoản kế toán theo QĐ 15/2006/QĐ-BTC hoặc QĐ 48/2006/QĐ-BTC của Bộ Tài chính. Thông qua số liệu phát sinh được tập hợp trên mỗi tài khoản kế toán cung cấp thông tin thực tế về chi phí, kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Tuy nhiên, để cung cấp thông tin cho nhà quản trị thì phải chi tiết các thông tin này. Đối với kế toán quản trị , nội dung trọng tâm của nó là xây dựng tiêu chuẩn nội bộ về chi phí, doanh thu, lợi nhuận. Kế toán cần tập hợp các thông tin liên quan đến việc phát sinh chi phí, doanh thu, lợi nhuận và chi tiết hóa nó sao cho phản ánh đúng bản chất và dễ theo dõi nhất. Để thực hiện điều đó, kế toán viên quản trị phải xây dựng hệ thống mã tài khoản kế toán quản trị, các mã tài khoản này được xây dựng sao cho phù hợp với yêu cầu thực tế quản trị. Đối với doanh nghiệp thương mại vi tính, tài khoản doanh thu, chi phí bán hàng, công nợ, giá vốn hàng bán, lợi nhuận… cần được xây dựng chi tiết theo từng đối tượng, chức năng hoạt động, bộ phận phát sinh.
+ Tài khoản doanh thu chi tiết theo hoạt động dịch vụ và hoạt động bán hàng, trong hoạt động bán hàng sẽ chi tiết theo sản phẩm, theo nhân viên kinh doanh, chi tiết theo hoạt động bán sỉ hay bán lẻ.
Tài khoản mã hóa: T.x.y.z
T: thể hiện loại doanh thu, x: thể hiện tên sản phẩm, y: thể hiện hoạt động bán sỉ hay bán lẻ, z: thể hiện nhân viên kinh doanh.
Mỗi công ty sẽ mã hóa tên sản phẩm theo yêu cầu quản lý của mình. Ví dụ:
Tbh.Rc.De.N1: doanh thu bán hàng ram corsair bán sỉ của nhân viên bán hàng 1( Tbh: doanh thu bán hàng, Rc: Ram Corsair, De: Dealer (bán sỉ), N1: nhân viên 1)
̇ Tbh.Rc.Re.N1: doanh thu bán hàng ram Corsair bán lẻ của nhân viên bán hàng 1( Tbh: doanh thu bán hàng, Rc: Ram Corsair, Re: Retail (bán lẻ), N1: nhân viên 1).
̇ Tdv.Mb.Re.Se: doanh thu dịch vụ sản phẩm Macbook (sửa chữa, cài chương trình, …) thuộc bộ phận dịch vụ bán lẻ(Tdv: doanh thu dịch vụ, Mb: Macbook, Re: Retail (bán lẻ), Se: Service (dịch vụ).
…
+ Tài khoản chi phí chi tiết theo sản phẩm, nhóm sản phẩm, bộ phận phát sinh.
Tài khoản mã hóa: C.x.y
C: thể hiện chi phí theo chức năng hoạt động, x: thể hiện loại chi phí, y: thể hiện bộ phận phát sinh chi phí.
Ví dụ:
̇ Cbh.Nv.Re : Chi phí nhân viên bán hàng của bộ phận bán lẻ (Cbh: Chi phí bán hàng, Nv: Nhân viên, Re: Retail (bán lẻ)).
̇ Cbh.Bb.De: Chi phí bao bì bán hàng của bộ phận bán sỉ (Cbh: Chi phí bán hàng, Bb: Bao bì, De: Dealer (bán sỉ).
̇ Cql.Nv.Acc: Chi phí nhân viên quản lý bộ phận kế toán (Cql: Chi phí quản lý, Nv: nhân viên, Acc: Accounting Department (Phòng kế toán).
…
+ Tài khoản công nợ xây dựng chi tiết theo khoản phải thu, phải trả. Đối với khoản phải thu chi tiết theo thời hạn thanh toán, theo khách hàng,…Đối với khoản phải trả, chi tiết theo hạn thanh toán, theo nhà cung cấp…
+ Tài khoản giá vốn hàng bán xây dựng chi tiết theo sản phẩm. + Tài khoản nợ vay chi tiết theo ngân hàng, đơn vị tiền tệ,… ….
3.2.3.4 Xây dựng hệ thống sổ sách, báo cáo kế toán quản trị
Sổ sách là nơi lưu giữ thông tin phản ánh các nghiệp vụ kinh tế xảy ra trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Việc ghi chép và lưu giữ phải tuân theo qui định của Bộ Tài chính. Đối với kế toán quản trị, sổ sách được lập tùy theo yêu cầu quản lý, không bắt buộc tuân theo qui định của Bộ Tài chính. Căn cứ vào chứng từ phục vụ cho kế toán quản trị và hệ thống tài khoản dùng cho kế toán quản trị mà tiến hành lập các sổ sách thích hợp. Các báo cáo kế toán quản trị sẽ được lập theo định kỳ hoặc theo yêu cầu của nhà quản trị. Tùy theo mục đích sử dụng mà kế toán quản trị lập các báo cáo khác nhau để cung cấp các thông tin cần thiết theo yêu cầu.
Một vài báo cáo kế toán quản trị tiêu biểu (Phụ lục 3): - Báo cáo chi phí hoạt động kinh doanh.
- Báo cáo doanh thu hoạt động kinh doanh. - Báo cáo lợi nhuận.
- Dự toán giá bán. - Dự toán doanh thu.
- Dự toán thu nợ tiền hàng. - Dự toán chi phí bán hàng. - Dự toán hàng tồn kho.
- Dự toán chi phí quản lý doanh nghiệp. - Dự toán kế quả kinh doanh.
- Dự toán thu chi tiền.
- Dự toán tài sản – nguồn vốn.
- Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh.
- Báo cáo phân tích nguyên nhân biến động kết quả hoạt động kinh doanh.
- Báo cáo phân tích giá bán.
- Báo cáo phân tích các chỉ số tài chính.
- Báo cáo phân tích giá trị, kết cấu của doanh thu, chi phí. - Báo cáo phân tích cân đối tài sản – nguồn vốn
3.3 Vận dụng kế toán quản trị vào hoạt động của công ty thương mại dịch vụ vi tính. vi tính.
Vì đa số doanh nghiệp vi tính được khảo sát thực tế đều có quy mô vừa và nhỏ nên việc vận dụng kế toán quản trị chỉ cần tập trung vào ba nội dung sau:
3.3.1. Lập dự toán để cung cấp thông tin phục vụ cho việc lập kế hoạch hoạt động của công ty hoạch hoạt động của công ty
Với các công ty thương mại dịch vụ vi tính, do đặc trưng của loại hình doanh nghiệp thương mại là không tham gia vào quá trình sản xuất nên nội dung lập dự toán kế toán quản trị không tập trung vào các yếu tố như chi phí sản xuất, phân bổ chi phí, giá thành sản phẩm sản xuất,… mà việc lập dự toán chỉ tập trung vào một số nội dung cơ bản như dự toán chi phí bán hàng, dự toán tiêu thụ, dự toán hàng tồn kho,… Việc lập dự toàn này căn cứ vào việc phân tích số liệu của kỳ kế toán trước, kết hợp với tình hình thực tế để ước đoán cho diễn biến trong tương lai.
3.3.1.1 Dự toán tình hình tiêu thụ sản phẩm
Hoạt động bán hàng là hoạt động chủ yếu đem lại doanh thu và lợi nhuận cho công ty thương mại dịch vụ vi tính. Việc xây dựng một quy trình bán hàng khoa học, có hệ thống sẽ giúp công ty chủ động đối với sự biến động của thị trường cạnh tranh. Muốn vậy, công ty phải lập dự toán tình hình tiêu thụ sản phẩm để có kế hoạch đáp ứng một cách thường xuyên, liên tục, ổn định nhu cầu
hàng hóa của người tiêu dùng. Dự toán tiêu thụ được xây dựng căn cứ trên chỉ tiêu lượng tiêu thụ và giá bán kỳ vọng. Công ty phải nghiên cứu và xác định nhu cầu của khách hàng về số lượng, chủng loại hàng hóa, phải nắm bắt được khách hàng cần hàng cho mục đích gì, …. Trong điều kiện cạnh tranh gay gắt và sự biến động nhanh của các nhu cầu trên thị trường như hiện nay đòi hỏi các công ty phải có tầm nhìn xa, phản ứng nhanh, nhạy , tầm quan sát rộng và thấy được xu hướng phát triển thị hiếu của khách hàng để có kế hoạch phát triển tiêu thụ sản phẩm. Dự đoán thời điểm nào khách hàng sẽ mua hàng hóa vi tính nhiều như dịp nghỉ hè hay đầu năm học, dịp lễ tết, …; dự đoán xu hướng thị hiếu của khách hàng trong tương lai sẽ thích chủng loại hàng hóa vi tính như thế nào, các yêu cầu về kiểu dáng, màu sắc, tính năng kỹ thuật nào sẽ “tạo cơn sốt tiêu thụ”, …. Từ đó, công ty có kế hoạch về lượng tiêu thụ sản phẩm trong thời gian tới là bao nhiêu, với mức giá bán tốt nhất mà công ty kỳ vọng sẽ đạt được. Bên cạnh đó, công ty cũng dự toán dòng tiền thu được từ hoạt độïng bán hàng thông qua hình