Qua khảo sát thực tế, trong tổ chức bộ máy kế toán của các doanh nghiệp thương mại vi tính kế toán tài chính đóng vai trò chủ đạo, gần như là duy nhất (75% doanh nghiệp khảo sát tổ chức bộ máy kế toán chỉ có kế toán tài chính). Các doanh nghiệp chỉ chú trọng tập trung tổ chức hệ thống kế toán tài chính phục vụ hoạt động của doanh nghiệp. Nhu cầu thông tin của nhà quản trị sẽ được cung cấp thông qua các số liệu được tổng hợp trên các báo cáo của kế toán tài chính như Bảng Cân đối kế toán, Bảng báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh. Qui mô tổ chức của các doanh nghiệp thương mại vi tính được khảo sát ở mức vừa và
nhỏ, nhưng hầu như đều tổ chức bộ máy kế toàn tài chính theo QĐ 15/2006/QĐ- BTC, hoạt động theo nguyên tắc, chuẩn mực do Bộ Tài chính ban hành với một khuôn mẫu thống nhất được quy định cụ thể chung cho từng loại hình doanh nghiệp.
a. Chế độ chứng từ
Nhìn chung, công tác tổ chức chế độ chứng từ trong bộ máy kế toán của doanh nghiệp tuân thủ theo QĐ 15/2006/QĐ-BTC về mẫu mã, cách lập, luân chuyển và lưu giữ. Để phục vụ công tác quản lý cụ thể của mình, mỗi doanh nghiệp lập thêm một số chứng từ riêng nhằm mục đích theo dõi những hoạt động đặc trưng của doanh nghiệp mình một cách thuận lợi. Các chứng từ được lập trong bộ máy kế toán của doanh nghiệp thương mại:
. Hóa đơn tài chính . Phiếu xuất kho . Phiếu nhập kho
. Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ . Phiếu thu
. Phiếu chi
. Tờ khai hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu . Bảng lương
. Bảng báo giá . Bảng chấm công
. Giấy nộp tiền vào ngân sách nhà nước . Biên lai nộp thuế xuất khẩu, nhập khẩu . Biên lai lệ phí hải quan
b. Hệ thống tài khoản
Hệ thống tài khoản được sử dụng theo hệ thống thống nhất do Bộ Tài chính ban hành. Bộ máy kế toán tài chính của các công ty tổ chức hệ thống tài khoản kế toán tại đơn vị mình theo QĐ 15/2006/QĐ-BTC. Mỗi công ty xây dựng các tài khoản chi tiết tùy theo yêu cầu theo dõi và quản lý của mình.
Ví dụ:
Kế toán tại một công ty mở các tài khoản chi tiết như sau:
Tài khoản 112: Tiền gửi ngân hàng, được chi tiết theo từng ngân hàng và đơn vị tiền tệ
. Tài khoản 1121: Tiền gửi ngân hàng bằng Việt Nam đồng
+ Tài khoản 11211: Tiền gửi ngân hàng bằng Việt Nam đồng tại ngân hàng A
+ Tài khoản 11212: Tiền gửi ngân hàng bằng Việt Nam đồng tại ngân hàng B
. Tài khoản 1122: Tiền gửi ngân hàng bằng đồng ngoại tệ.
+ Tài khoản 11221: Tiền gửi ngân hàng bằng đồng ngoại tệ tại ngân hàng A + Tài khoản 11222: Tiền gửi ngân hàng bằng đồng ngoại tệ tại ngân hàng B
Tài khoản 131: Tài khoản phải thu khách hàng, được tổ chức chi tiết theo từng đối tượng thu.
. Tài khoản 1311: Phải thu của khách hàng A . Tài khoản 1312: Phải thu của khách hàng B …..
Tài khoản 331: Phải trả người bán, chi tiết theo nhà cung cấp . Tài khoản 3311: Phải trả người bán A
Tài khoản 311: Vay ngắn hạn, chi tiết theo từng ngân hàng và đơn vị tiền tệ
. Tài khoản 3111: Vay ngắn hạn bằng đồng Việt Nam
+ Tài khoản 31111: Vay ngắn hạn bằng đồng Việt Nam tại ngân hàng A. + Tài khoản 31112: Vay ngắn hạn bằng đồng Việt Nam tại ngân hàng B Tài khoản 3112: Vay ngắn hạn bằng đồng ngoại tệ
+ Tài khoản 31121: Vay ngắn hạn bằng đồng ngoại tệ tại ngân hàng A. + Tài khoản 31122: Vay ngắn hạn bằng đồng ngoại tệ tại ngân hàng B …..
Việc mở thêm các tài khoản chi tiết này giúp cho kế toán dễ dàng theo dõi tình hình phát sinh các nghiệp vụ kế toán của từng đối tượng. Tuy nhiên nếu với một khối lượng lớn các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan tới nhiều đối tượng cần theo dõi riêng thì sẽ phải mở rất nhiều các tài khoản chi tiết, lúc đó, bộ máy kế toán tài chính sẽ cồng kềnh, tốn nhiều nhân lực để thực hiện và quản lý.
c. Sổ sách kế toán
Mỗi công ty lựa chọn một hình thức kế toán khác nhau để áp dụng cho bộ máy kế toán tài chính tại đơn vị mình. Vì vậy mỗi công ty có mộât hệ thống sổ sách khác nhau, nhưng hình thức chung nhất gồm sổ tổng hợp và số chi tiết. Kế toán sẽ làm công việc đối chiếu số liệu giữa sổ chi tiết và sổ tổng hợp, từ đó tổng hợp số liệu lập Báo cáo tài chính. Sổ sách được in một lần vào cuối năm và được lưu lại theo quy định của Bộ Tài chính.