III. CƠ CHẾ QUẢN LÝ THU CHI BHX HỞ BẢO HIỂM XÃ HỘI HUYỆN NINH GIANG, TỈNH HẢI DƯƠNG
2.Quy trình thu Bảo hiểm xã hộ
Theo quy định của Giám đốc BHXH tỉnh Hải Dương, quy trình thu BHXH, BHYT bắt buộc ở BHXH huyện bao gồm các việc:
2.1. Quy trình thẩm định đơn vị tham gia lần đầu
- Giám đốc BHXH huyện tiến hành tổ chức công tác tuyên truyền, hướng dẫn, đôn đốc, khai thác thu đến các đơn vị trên địa bàn.
- Các cán bộ thu được phân công theo dõi đơn vị nào sẽ tiếp cận để tuyên truyền chế độ chính sách, hướng dẫn các đơn vị lập hồ sơ tham gia BHXH.
- Tổ tiếp nhận hồ sơ tiếp nhận hồ sơ từ đơn vị SDLĐ chuyển đến gồm: hồ sơ đăng ký tham gia (tờ khai tham gia BHXH, BHYT bắt buộc theo mẫu, danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT bắt buộc, quyết định thành lập hoặc giấy phép hoạt động) và hồ sơ làm căn cứ thẩm định (lý lịch, hợp đồng lao động, quyết định tuyển dụng, quyết định tiếp nhận, bản sao giấy khai sinh hoặc chứng minh thư, sổ BHXH nếu có của NLĐ); chuyển hồ sơ cho cán bộ thu.
- Cán bộ thu được phân công theo dõi đơn vị nhận hồ sơ chuyến đến, tiến hành kiểm tra lại thủ tục, tính pháp lý của hồ sơ; đối chiếu với danh sách tham gia, tờ khai với hồ sơ gốc, ký thẩm định vào tờ khai và danh sách; chuyển cho Giám đốc thẩm định và ký duyệt. Trong thời gian 3 ngày làm việc, cán bộ thu hoàn thiện công tác kiểm tra thẩm định và nhập dữ liệu vào phần mềm quản lý thu, tính thu, mở sổ chi tiết theo dõi thu;
- Chuyển dữ liệu ở phần mềm quản lý thu cho cán bộ tổng hợp thu và kế toán trưởng, cán bộ giải quyết chính sách để thực hiện chế độ cho đơn vị. Cán bộ tổng hợp thu nhận dữ liệu, cho mã đơn vị, mở sổ sách theo dõi thu, tổng hợp báo cáo thưo quy định.
- Cuối năm bàn giao hồ sơ cho cán bộ tổng hợp thu quản lý.
2.2. Quy trình thẩm định danh sách báo tăng, báo giảm lao động, mức đóng, tính thu và thông báo kết quả đóng BHXH, BHYT bắt buộc đóng, tính thu và thông báo kết quả đóng BHXH, BHYT bắt buộc
- Cán bộ thu theo dõi đôn đốc, hướng dẫn thủ tục cho các đơn vị được phân công thực hiện lập hồ sơ báo điều chỉnh kịp thời hàng tháng.
- Tổ tiếp nhận hồ sơ tiếp nhận đầy đủ hồ sơ báo tăng, báo giảm lao động, mức đóng BHXH, BHYT bắt buộc do đơn vị SDLĐ chuyển đến, kiểm tra tiếp nhận theo quy định, chuyển hồ sơ cho cán bộ thu.
- Tiếp nhận danh sách điều chỉnh lao động, mức đóng BHXH, BHYT, hồ sơ cá nhân của NLĐ, báo điều chỉnh lao động và mức đóng của từng NLĐ từ tổ tiếp nhận hồ sơ; kiểm tra thủ tục và tính pháp lý, đối chiếu số liệu trên từng hồ sơ; nếu đúng ký vào danh sách, ghi đầy đủ nội dung cần thiết trên danh sách.
- Chuyển tới Giám đốc để kiểm tra và ký xác nhận.
- Hoàn tất hồ sơ, nhập dữ liệu vào phần mềm và sổ chi tiết, đồng thời thẩm định hồ sơ đề nghị cấp sổ BHXH, thẻ BHYT cho số lao động tăng và thu hồi thẻ BHYT cho số lao động giảm.
- Theo dõi đôn đốc đơn vị thực hiện đóng nộp BHXH hàng tháng theo quy định; phản ánh tình hình điều chỉnh lao động, kết quả đóng vào cuối quỹ, cuối năm để làm báo cáo thu theo quy định.
2.3. Quy trình xác nhận nộp BHXH trên sổ BHXH
- Cán bộ thu hướng dẫn các đơn vị căn cứ vào danh sách báo điều chỉnh lao động và mức đóng BHXH, BHYT hàng tháng để ghi và ký bổ sung sổ BHXH cho người lao động.
- Tổ tiếp nhận hồ sơ tiếp nhận đầy đủ hồ sơ làm căn cứ xác nhận từ đơn vị SDLĐ theo quy định rồi chuyển hồ sơ sang bộ phận thu.
- Cán bộ thu xác nhận, kiểm tra, đối chiếu các nội dung ghi trên sổ, nếu đúng ký nháy vào lề phải sổ từng giai đoạn và chuyển cho Giám đốc ký xác nhận, đóng dấu giai đoạn ký bổ sung trên sổ.
- Bàn giao lại hồ sơ cho tổ tiếp nhận để trả cho đơn vị.
2.4. Quy trình chốt sổ BHXH giải quyết chế độ chính sách, bảo lưu thời gian tham gia BHXH, chuyển công tác gian tham gia BHXH, chuyển công tác
- Tổ tiếp nhận hồ sơ tiếp nhận sổ BHXH kèm theo quyết định nghỉ việc, biên bản chấm dứt hợp đồng lao động, quyết định thuyên chuyển, quyết định hưởng chế độ hưu trí, một lần, tử tuất của từng NLĐ từ đơn vị SDLĐ theo quy định.
- Bàn giao hồ sơ chốt sổ cho cán bộ thu để bảo lưu thời gian tham gia BHXH. - Cán bộ thu tiếp nhận đầy đủ hồ sơ trên, kiểm tra đối chiếu với các nội dung trên tờ khai, sổ BHXH, nếu đúng thực hiện đóng dấu và ghi nội dung chốt sổ BHXH, ký kiểm tra đối chiếu, ký nháy nơi quy định; chuyển cho Giám đốc ký và đóng dấu hoàn chỉnh. Chuyển sổ BHXH và hồ sơ làm cơ sở xác nhận cho tổ tiếp nhận hồ sơ trả đơn vị hoặc nộp cho phòng Tiếp nhận - Quản lý hồ sơ (BHXH tỉnh Hải Dương).
- Vào sổ sách theo dõi chốt sổ, tổng hợp báo cáo hàng tháng, quý, năm theo quy định.