doanh tại Xí nghiệp
2.2.4.1 Công tác hạch toán ban đầu nghiệp vụ bán hàng
Khi xuất bán thành phẩm, kế toán kho ghi nhận giá vốn hàng bán, đồng thời kế toán công nợ dựa vào hóa đơn bán hàng, hóa đơn giá trị gia tăng để nhập liệu trên phần mềm các tài khoản phải thu khách hàng- TK 131 và doanh thu – TK 511 được theo dõi chi tiết theo hoạt động kinh doanh bán buôn và kinh doanh bán lẻ. Cuối tháng, phần mềm tự động tính tổng doanh thu hàng tháng, còn tại Xí nghiệp, công tác hạch toán doanh thu được thực hiện theo quý.
Doanh thu hoạt động tài chính và thu nhập khác ở Xí nghiệp phát sinh rất ít, hơn nữa do hạn chế về thời gian nghiên cứu nên trong khóa luận em xin được tập trung tìm hiểu doanh thu bán hàng của Xí nghiệp.
Phương pháp hạch toán và ghi sổ doanh thu:
Có thể tóm tắt quá trình lưu chuyển chứng từ như sau:
- Căn cứ vào đơn đặt hàng của khách hàng, phòng kinh doanh sẽ ký hợp đồng với khách hàng, trong hợp đồng nêu rõ : số lượng, chủng loại, quy cách sản phẩm, cách thức giao nhận hàng hóa, điều khoản thanh toán,..
- Khi có lệnh xuất kho thành phẩm từ Phòng kinh doanh, đơn đặt hàng hoặc hợp đồng mua bán, kế toán kho sử dụng phần mềm lập Phiếu xuất kho.
- Kế toán công nợ lập hóa đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho trên phần mềm, sau đó xuất ra 3 liên: liên 1 dùng để ghi sổ rồi lưu lại phòng kế toán, liên 2 chuyển cho khách hàng, liên 3 chuyển đến Thủ quỹ để lập phiếu thu. Căn cứ vào hóa đơn bán hàng, phần mềm tự động cập nhật vào Nhật ký bán hàng và Sổ cái TK 511. Đồng thời cập nhật vào Bảng kê hóa đơn, chứng từ thành phẩm bán ra.
nghiệp:
“Ngày 12/05/2010, Xí nghiệp xuất bán cho Công ty xây dựng nhà ở Hải Dương sản phẩm là bộ bàn ăn gia đình, số lượng 50, giá bán 20 triệu đồng/ bộ, chiết khấu thương mại 0,5%.”
- Căn cứ vào Đơn đặt hàng của khách hàng, nhân viên kinh doanh nhập liệu vào phần mềm Misa theo đường dẫn: Bán hàng Đơn đặt hàng, có giao diện như sau:
- Căn cứ vào đơn đặt hàng của khách và thông báo từ Phòng kinh doanh, kế toán kho lập Phiếu xuất kho theo đường dẫn : Quản lý kho Xuất kho, và tiến hành nhập liệu, có giao diện như sau (giá xuất kho sẽ được cập nhật vào cuối kỳ ):
- Kế toán công nợ căn cứ và Phiếu xuất kho lập Hóa đơn bán hàng theo đường dẫn: Bán hàng Hóa đơn Hóa đơn bán hàng, có giao diện như sau:
các sổ liên quan: Nhật ký bán hàng (Phụ lục 1), Bảng kê chứng từ, Báo cáo bán hàng và Sổ cái TK 5111 – Doanh thu kinh doanh bán buôn (Phụ lục 2), Sổ cái TK 511.
Phương pháp hạch toán các khoản giảm trừ DT
Do Xí nghiệp kinh doanh mặt hàng đồ mộc dân dụng là mặt hàng không thuộc diện chịu thuế TTĐB, tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ do đó Xí nghiệp ko phát sinh các khoản thuế làm giảm trừ doanh thu bán hàng trong kỳ. Bên cạnh đó, các thành phẩm của Xí nghiệp trong quá trình sản xuất đều được bộ phận kỹ thuật tính toán xử lý và bộ phận sản xuất chế tác công phu, cận thận, thành phẩm trước khi nhập kho được kiểm tra đầy đủ nên trường hợp hàng bán bị trả lại do lỗi của Xí nghiệp chưa từng xảy ra, còn trường hợp giảm giá hàng bán xảy ra rất ít, chủ yếu các khoản giảm trừ doanh thu là do phát sinh khoản chiết khấu thương mại cho những khách hàng mua hàng với số lượng lớn.
• Hạch toán khoản giảm giá hàng bán: Tài khoản này dùng để phản ánh khoản giảm giá hàng bán thực tế phát sinh và việc xử lý khoản giảm giá hàng bán. Giảm giá hàng bán là khoản giảm trừ cho người mua do sản phẩm, hàng hoá kém, mất phẩm chất hay không đúng quy cách theo quy định trong hợp đồng kinh tế. Xí nghiệp chỉ phản ánh vào tài khoản này các khoản giảm trừ do việc chấp thuận giảm giá sau khi đã bán hành và phát hành hoá đơn (Giảm giá ngoài hoá đơn) do hàng bán kém, mất phẩm chất. . .
- Trong kỳ kế toán, khoản giảm giá hàng bán phát sinh thực tế được phản ánh vào bên Nợ của Tài khoản 532 “Giảm giá hàng bán”. Cuối kỳ kế toán, trước khi lập BCTC thực hiện kết chuyển tổng số tiền giảm giá hàng bán sang Tài khoản 511 - “Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ” hoặc Tài khoản 512 “Doanh thu bán hàng nội bộ” để xác định doanh thu thuần thực hiện trong kỳ.
*Khi có chứng từ xác định khoản giảm giá hàng bán cho người mua về số lượng hàngđã bán do kém, mất phẩm chất, sai quy cách hợp đồng:
a)Trường hợp sản phẩm, hàng hoá đã bán phải giảm giá cho người mua thuộc đối tượng chịu thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ, và doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thì khoản giảm giá đã chấp thuận cho người mua,ghi:
Nợ TK 532 - Giảm giá hàng bán (Theo giá bán chưa có thuế GTGT) Nợ TK 3331 - Thuế GTGT phải nộp (33311) (Số thuế GTGT của hàng bán phải giảm giá)
Có các TK 111, 112, 131…
b)Trường hợp sản phẩm, hàng hoá đã bán phải giảm giá cho người mua không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT hoặc thuộc đối tượng chịu thuế GTGT tính theo phương pháp trực tiếp thì khoản giảm giá hàng bán cho người mua, ghi:
Nợ TK 532 - Giảm giá hàng bán Có các TK 111, 112, 131. . .
*Cuối kỳ kế toán, kết chuyển tổng số giảm giá hàng bán phát sinh trong kỳ sang Tài khoản “Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ” hoặc Tài khoản “Doanh thu bán hàng nội bộ”, ghi:
Nợ TK 511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Nợ TK 512 - Doanh thu nội bộ
Có TK 532 - Giảm giá hàng bán. • Hạch toán khoản chiết khấu thương mại:
-Trường hợp người mua hàng nhiều lần mới đạt được lượng hàng mua
được hưởng chiết khấu thì khoản chiết khấu thương mại này được ghi giảm vào giá bán trên “Hoá đơn bán hàng” lần cuối cùng. Trên hoá đơn thể hiện rõ
dòng ghi Chiết khấu thương mại mà khách hàng được hưởng. Xí nghiệp đã thực hiện theo hướng dẫn tại Điểm 5.5 Mục IV Phần B Thông tư số 120/2003/TT-BTC (12/12/2003) của Bộ Tài chính hướng dẫn thi hành Nghị định số 158/2003/NĐ-CP (10/12/2003) của Chính phủ.
*Trường hợp khách hàng không tiếp tục mua hàng, hoặc khi số chiết khấu thương mại người mua được hưởng lớn hơn số tiền bán hàng được ghi trên hoá đơn lần cuối cùng thì phải chi tiền chiết khấu thương mại cho người mua. Khoản chiết khấu thương mại trong các trường hợp này được hạch toán vào Tài khoản 521.
Khi thanh toán tiền cho khách hàng Xí nghiệp xuất hoá đơn chiết khấu thương mại, lập phiếu chi tiền theo đúng quy định cho khách hàng. Căn cứ váo hoá đơn GTGT( Xí nghiệp nộp VAT theo phương pháp khấu trừ), phiếu chi, giấy báo Nợ của Ngân hàng, kế toán thực hiện hạch toán:
Nợ TK 521 Nợ TK 3331
Có các TK 111,112
- Trường hợp người mua hàng 1 lần với số lượng lớn được hưởng chiết khấu thương mại, giá bán phản ánh trên hoá đơn là giá đã giảm giá(đã trừ chiết khấu thương mại) thì khoản chiết khấu thương mại này không được hạch toán vào TK 521. Doanh thu bán hàng phản ánh theo giá đã trừ chiết khấu thương mại. Trường hợp này Xí nghiệp thực hiện theo Điểm 3, mục IV, Thông tư số 89/2002/TT-BTC ngày 09/10/2002 của Bộ tài chính hướng dẫn kế toán thực hiện 04 chuẩn mực kế toán ban hành kèm theo Quyết định số 149/2001/QĐ-BTC ngày 01/12/2001 của Bộ tài chính. Phần mềm tự động cập nhật doanh thu bán hàng phản ánh theo giá đã trừ chiết khấu thương mại vào Sổ cái TK 5111 ( TK 5112) chi tiết tương ứng và Sổ cái 511.
Với nghiệp vụ phát sinh ngày 12/05/2010, khách hàng mua 1 lần với số lượng lớn nên được hưởng chiết khấu thương mại 0,5%, khi nhập liệu hóa đơn bán hàng trên phần mềm, kế toán không nhập vào mục TK Chiết khấu, Tỷ lệ chiết khấu mà trừ thẳng vào giá bán (như hình minh họa). Đồng thời phần mềm tự động cập nhật dữ liệu vào Sổ cái TK 5111 – DT kinh doanh bán buôn (Phụ lục 2).
Có thể nói Xí nghiệp thực hiện rất đầy đủ và nghiêm túc nguyên tắc, quy trình hạch toán ban đầu nghiệp vụ bán hàng, luôn cập nhật những Thông tư, Quyết định hướng dẫn của BTC và Chính phủ có liên quan và có những thay đổi kịp thời để phù hợp với những sự điều chính đó.
2.2.4.2 Công tác hạch toán nghiệp vụ xác định kết quả kinh doanh
Tập hợp chi phí quản lý kinh doanh (chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp):
Căn cứ vào Phiếu chi phát sinh trong kỳ các khoản chi phí liên quan đến bán hàng và quản lý doanh nghiệp, phần mềm tự động cập nhật vào sổ cái TK 641 và Sổ cái TK 642.
Sau đây minh họa một nghiệp vụ phát sinh trong kỳ của Xí nghiệp:
“Phiếu chi tiền mặt số PC 00005468 ngày 15/12/2010 cho nhân viên Nguyễn Phương Anh nhận thanh toán tiền chi tiếp khách là 7.654.500. Hóa đơn GTGT số 0034463 do Công ty TNHH thương mại Hướng Dương lập ngày 15/12/2010”.
Khi nhân viên kinh doanh xuất trình hóa đơn GTGT số 0034463 do công ty TNHH thương mại Hướng Dương lập, thủ quỹ tiến hành lập Phiếu chi tiền mặt theo đường dẫn: Quản lý quỹ Phiếu chi. Sau khi hóa đơn được lập, phần mềm tự động cập nhật vào Sổ cái TK 641.
Hạch toán giá vốn:
Kế toán hàng tồn kho công ty sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên, và lựa chọn tính giá hàng xuất kho theo phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ nên cuối quý kế toán kho tiến hành nhập vào phần mềm tính giá thành cho từng nhóm thành phẩm của kỳ tương ứng. Sau đó, phần mềm tự động cập nhật vào Phiếu xuất kho, sổ Nhật ký chung và Sổ cái TK 632, đây là số liệu để lập BCTC cuối quý.
Đối với nghiệp vụ xuất kho bán hàng ngày 12/05/2010 ở trên:
Kế toán kho tính giá trung bình sản phẩm Bàn ăn gia đình trên phần mềm theo đường dẫn: Nghiệp vụ Quản lý kho Cập nhật giá xuất kho Chọn khoảng thời gian (01/05/2010 – 31/05/2010) Chọn vật tư hàng hóa (Bàn ăn gia đình) Thực hiện. Giá xuất kho sẽ được cập nhật cho nhóm sản phẩm đã chọn. Màn hình sẽ có giao diện như sau:
Sau đó là phần mềm tự động cập nhật giá trung bình của nhóm sản phẩm Bàn ăn gia đình vào Phiếu xuất kho tương ứng và Sổ cái TK 632.
Minh họa Sổ cái TK 632 với nghiệp vụ trên (Phụ lục 3).
Xác định kết quả kinh doanh
Cuối quý, kế toán tổng hợp các Sổ cái đối chiếu với các sổ kế toán và chứng từ liên quan, phần mềm tự động kết chuyển và xuất Báo cáo kết quả kinh doanh của toàn Xí nghiệp, tuy nhiên chưa có Báo cáo kết quả kinh doanh chi tiết cho kinh doanh bán buôn và kinh doanh bán lẻ.
Dưới đây minh họa Sổ cái TK 911 của Xí nghiệp quý 4 năm 2010.
Bảng 2.3 Sổ cái tài khoản 911quý 4 năm 2010
Đơn vị : Việt Nam đồng
Chứng từ Nội dung TK
đối
Phát sinh
tháng
31/10 KCDT KC doanh thu bán hàng 511 1.654.788.345
31/10 KCGV KC giá vốn 632 1.357.960.789
31/10 KCCPBH KC chi phí bán hàng 641 63.966.680 31/10 KCCPQL KC chi phí quản lý doanh
nghiệp 642 87.324.674
31/10 KCCPTC KC chi phí tài chính 635 101.556.896
31/10 KCDTTC KC doanh thu tài chính 515 23.868.134
31/10 KCTNK KC thu nhập khác 711 5.366.864
31/10 KCCPK KC chi phí khác 811 2.484.374 31/10 KCCP
THUẾ KC chi phí thuế TNDN 821 17.682.482,5
31/10 KCLL KC lãi lỗ 421 53.047.447,5
31/11 KCDT KC doanh thu bán hàng 511 1.546.668.900
31/11 KCGV KC giá vốn 632 1.234.578.30
0
31/11 KCCPBH KC chi phí bán hàng 641 61.399.903 31/11 KCCPQL KC chi phí quản lý doanh
nghiệp 642 88.976.145
31/11 KCCPTC KC chi phí tài chính 635 102.974.075
31/11 KCDTTC KC doanh thu tài chính 515 21.874.965
31/11 KCTNK KC thu nhập khác 711 5.899.654
31/11 KCCPK KC chi phí khác 811 1.976.755 31/11 KCCP
THUẾ KC chi phí thuế TNDN 821 21.134.585
31/11 KCLL KC lãi lỗ 421 63.403.756
31/12 KCDT KC doanh thu bán hàng 511 1.396.429.446
31/12 KCGV KC giá vốn 632 1.088.446.36
1
31/12 KCCPBH KC chi phí bán hàng 641 63.209.873 31/12 KCCPQL KC chi phí quản lý doanh
nghiệp 642 68.987.356
31/12 KCCPTC KC chi phí tài chính 635 109.866.256
31/12 KCDTTC KC doanh thu tài chính 515 19.865.467
31/12 KCTNK KC thu nhập khác 711 4.876.245
31/12 KCCPK KC chi phí khác 811 2.098.083 31/12 KCCP
THUẾ KC chi phí thuế TNDN 821 22.143.057
Phát sinh trong kỳ 4.679.647.02
0 4.679.647.020
Số dư cuối kỳ - -
(Nguồn : Sổ cái tài khoản 911 Xí nghiệp gỗ Đông Dương)
Bảng 2.4 Báo cáo kết quả kinh doanh quý 4 năm 2010
Đơn vị:Việt Nam đồng
STT Chỉ tiêu Thuyết
minh
Quý IV
1 DT bán hàng và cung cấp dịch vụ 4.599.911.826
2 Các khoản giảm trừ doanh thu 2.025.135
3 DTT bán hàng và cung cấp dịch vụ (10=01-02) 4.597.886.691
4 Giá vốn hàng bán 3.680.985.450
5 Lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ(20=10-11)
916.901.241
6 DT hoạt động tài chính 65.608.566
7 Chi phí tài chính 314.397.227
Trong đó: Chi phí lãi vay 251.517.781
8 Chi phí quản lý kinh doanh 433.864.631
9 Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh (30=20+21-22-24)
234.247.949
10 Thu nhập khác 16.132.763
11 Chi phí khác 6.559.212
12 Lợi nhuận khác (40=31-32) 9.573.551
13 Lợi nhuận kế toán trước thuế (50=30+40) 243.821.500
14 Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp 60.955.375
15 Lợi nhuận sau thuế(69=50-51) 182.866.125
(Nguồn: BCTC Xí nghiệp gỗ Đông Dương)