mọi dữ liệu đều dựa trên những thông tin đã được xử lý của kế toán tài chính và được chọn lọc, thiết kế và thay đổi thủ công. Chỉ có kế toán tổng hợp chịu mọi trách nhiệm về việc lập các báo cáo kế toán quản trị, ngoài ra không có nhân viên kế toán nào khác tham gia. Hơn nữa tại Xí nghiệp kế toán quản trị hầu hết chỉ chú trọng vào mảng chi phí và giá thành, công tác kế toán quản trị doanh thu và kết quả kinh doanh được tổ chức rất đơn giản. Vào cuối mỗi quý, ban lãnh đạo yêu cầu kế toán tổng hợp lập báo cáo kết quả kinh doanh cho toàn bộ doanh thu để dựa vào đó, kết hợp với nghiên cứu xu hướng của thị trường để dự toán doanh thu kỳ kế toán sắp tới, sau đây chúng ta sẽ tìm hiểu chi tiết.
2.2.2. Việc phân loại doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh tại Xí nghiệp tại Xí nghiệp
2.2.2.1 Phân loại doanh thu tại Xí nghiệp
Xí nghiệp phân loại doanh thu gồm: - DT bán hàng và cung cấp dịch vụ. - DT hoạt động tài chính.
- Thu nhập khác.
Việc phân loại doanh thu như vậy rất thuận tiện cho việc lập các BCTC của Xí nghiệp. Tham khảo Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của Xí nghiệp, nhận thấy hoạt động bán hàng và cung cấp dịch vụ tạo nên nguồn thu và lợi nhuận chủ yếu nên chúng ta đi sâu nghiên cứu về công tác kế toán quản trị doanh thu bán hàng .
Hiện nay, công tác phân loại doanh thu tại Xí nghiệp được tiến hành theo quan điểm khoa học và đơn giản hóa nhưng vẫn đảm bảo yêu cầu quản
trị. Xí nghiệp đã phân loại doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ theo lĩnh vực kinh doanh, gồm:
- Doanh thu kinh doanh bán buôn: là toàn bộ số tiền Xí nghiệp được hưởng từ việc phân phối các sản phẩm đồ gỗ cho các công ty, các cửa hàng chuyên buôn bán đồ gỗ và phân phối sản phẩm cho người tiêu dùng.
- Doanh thu kinh doanh bán lẻ: là số tiền Xí nghiệp được hưởng từ việc cung cấp sản phẩm và dịch vụ cho các khách hàng là cá nhân.
Doanh thu bán hàng của Xí nghiệp tăng trưởng ổn định qua các năm. Trong đó, doanh thu kinh doanh bán buôn chiếm tỷ trọng chủ yếu trong tổng doanh thu của toàn Xí nghiệp (chiếm khoảng gần 70% tổng doanh thu), còn lại là doanh thu kinh doanh bán lẻ (chiếm 30% tổng doanh thu).Có thể nói chiến lược của Xí nghiệp chú trọng vào lĩnh vực kinh doanh dự án và bán buôn, điều đó có thể được minh họa bằng bảng tổng hợp sau:
Bảng 2.2 Doanh thu bán hàng năm 2009, 2010, 2011
Đơn vị: Việt Nam đồng
Chỉ tiêu Năm 2009 Năm 2010 Năm 2011
% % % Doanh thu bán hàng 20.183.356.000 100 22.896.235.670 100 23.276.578.452 100 Trong đó: DT kinh doanh bán buôn 13.724.682.208 68,1 15.867.091.320 69,3 16.014.285.597 68,8 DT kinh doanh bán lẻ 6.458.673.800 31,9 7.029.144.351 30,7 7.262.292.476 31,2
(Nguồn: Tổng hợp từ Sổ chi tiết và Sổ cái Doanh thu bán hàng qua các năm)
Cách phân loại này phù hợp với đặc điểm lĩnh vực sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp, tuy nhiên việc phân loại như vậy còn quá đơn giản. Xí nghiệp đã thực hiện tốt việc quan tâm đến đối tượng khách hàng để tìm ra được đối tượng chính mang lại doanh thu, từ đó có kế hoạch để tập trung khai thác.
Nhưng chỉ theo dõi doanh thu theo đối tượng khách hàng mà không theo dõi theo sản phẩm khiến cho Xí nghiệp không kiểm soát được doanh thu theo sản phẩm của mình, theo đó cũng không đề ra được định hướng sản xuất sản phẩm thích hợp. Trong khi sản phẩm của Xí nghiệp gồm có rất nhiều chủng loại như: bàn ăn, bàn ghế phòng khách, tủ quần áo, giường ngủ, bàn ghế văn phòng, giường tủ khách sạn, nôi trẻ em,... Xí nghiệp lại không tiến hành phân nhóm các sản phẩm để theo dõi mà khi bán được hàng chỉ quan tâm đó là nghiệp vụ bán buôn hay bán lẻ rồi tiến hành ghi nhận tương ứng vào DT bán buôn hay DT bán lẻ. Rõ ràng nhóm khách hàng mua buôn của Xí nghiệp chỉ tập trung vào ba chủng loại sản phẩm là: nội thất văn phòng, nội thất gia đình và nội thất khách sạn; còn sản phẩm cho trẻ em, hay đồ thờ, bàn học… hầu hết được tiêu thụ bởi nhóm khách hàng mua lẻ. Vì vậy do Xí nghiệp không có kế hoạch về tiêu thụ từng nhóm sản phẩm mà cứ sản xuất tràn lan dẫn tới ứ đọng hàng tồn kho về những sản phẩm cho nhóm khách hàng mua lẻ, trong khi có những thời điểm trong năm 2011 không đáp ứng được yêu cầu mua buôn về một chủng loại sản phẩm bán buôn, điều này gây thiệt hại lớn cho Xí nghiệp trong khâu tiêu thụ, ảnh hưởng tới doanh thu và uy tín của Xí nghiệp.
Như vậy việc phân loại doanh thu như hiện tại không đáp ứng được yêu cầu kế toán quản trị doanh thu, không đủ chi tiết để làm căn cứ cho nhà quản trị thực hiện việc kiểm tra, lên kế hoạch và ra quyết định. Nhà quản trị không nhận được số liệu đầy đủ về doanh số tiêu thụ, không biết được sự biến động tăng giảm, tỷ lệ hoàn thành kế hoạch về doanh thu của từng chủng loại sản phẩm, vì vậy rất khó khăn trong việc kiểm tra mức độ hoàn thành cũng như việc lập kế hoạch và ra quyết định cho doanh thu kỳ kế toán tới.
2.2.2.2 Phân loại chi phí
Do đặc điểm của lĩnh vực sản xuất kinh doanh đồ mộc dân dụng: chỉ có một loại nguyên vật liệu chính là gỗ sơ chế, quy trình chế tạo sản phẩm không
quá nhiều bước, chỉ diễn ra tại một phân xưởng... nên Xí nghiệp phân loại chi phí không quá phức tạp, chi phí được phân loại theo mối quan hệ của chi phí với các chỉ tiêu trên BCTC:
• Chi phí sản phẩm: bao gồm chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: gỗ sơ chế (đây là chi phí sản xuất chủ yếu của Xí nghiệp, vì loại gỗ sơ chế đầu vào rất quan trọng, quyết định phần lớn chất lượng sản phẩm), nguyên vật liệu phụ: sơn phun màu, sơn phun bóng, vecni…; chi phí nhân công trực tiếp: lương và các khoản trích theo lương cho công nhân trực tiếp sản xuất; và chi phí sản xuất chung.
Cuối kỳ, chi phí sản phẩm được ghi nhận là giá trị sản phẩm dở dang (được ghi nhận vào TK 154 “Sản phẩm dở dang”) nếu sản phẩm đang trong quá trình sản xuất, là giá thành sản xuất khi thành phẩm nhập kho (được ghi nhận vào TK 155) và trở thành giá vốn hàng bán khi thành phẩm đã được bán ra (TK 632).
• Chi phí thời kỳ: là chi phí quản lý kinh doanh, bao gồm chi phí quản lý doanh nghiệp và chi phí bán hàng (được tách riêng thành các tiểu khoản). Trong đó, tại Xí nghiệp chi phí cho cán bộ kinh doanh chiếm lớn nhất, khoảng 40% chi phí quản lý kinh doanh. Chi phí thời kỳ gồm: Chi phí bán hàng (lương và các khoản trích theo lương của nhân viên bán hàng, chi phí vận chuyển hàng hóa, chi phí thuê nhà làm văn phòng trưng bày sản phẩm, chi phí hội chợ triển lãm, chi quảng cáo, chi bảo hành…), chi phí của các phòng kinh doanh (lương và các khoản trích theo lương của các nhân viên kinh doanh, các khoản công tác phí của nhân viên kinh doanh..), chi phí văn phòng (chi phí về công cụ, dụng cụ, chi điện, nước của toàn Xí nghiệp, chi phí khấu hao TSCĐ dùng cho văn phòng…), chi phí của các phòng quản lý hành chính (lương và các khoản trích theo lương của các cán bộ quản lý, ban giám đốc, tiền công tác phí của các cán bộ quản lý…).
Cách phân loại chi phí như trên có ưu điểm là thuận tiện cho việc tập hợp chi phí theo các chỉ tiêu trên Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh. Tuy nhiên nếu chỉ dừng lại ở đó, cách phân loại này còn quá đơn giản để làm căn cứ trong việc xác định điểm hòa vốn, đề ra phương hướng cụ thể để nâng cao hiệu quả của chi phí cũng như đưa ra các quyết định kinh doanh quan trọng. Trong khi đó còn có những phương thức khác nhận diện chi phí với những công thức tính toán rất khoa học, một trong đó là phân loại chi phí theo mức độ hoạt động: gồm biến phí, định phí và chi phí hỗn hợp. Khi đó chi phí được tính toán bằng phương trình: C = bp x Sl + Đp, trong đó C là tổng chi phí, bp là biến phí đơn vị, Sl là sản lượng tiêu thụ, Đp là tổng định phí, lúc này rất dễ dàng cho Xí nghiệp xác định điểm hòa vốn bằng việc tính toán khi chi phí bằng doanh thu:
DT – CP = 0 DT – Bp – Đp = 0 Sl x g – Sl x bp – Đp = 0 Sl x (g- bp) = 0
Hay Sl = Đp / (g- bp) với g là giá bán đơn vị
Xác định điểm hòa vốn giúp nhà quản trị xác định được mức sản xuất và tiêu thụ là bao nhiêu thì hoàn vốn, và Xí nghiệp phải hoạt động ở mức độ nào của công suất thì đạt điểm hoàn vốn, giá cả bao nhiêu để không bị lỗ… từ đó có các chính sách tiêu thụ hợp lý để đạt lợi nhuận mong muốn.Trong khi đó với cách phân loại chi phí thành chi phí sản phẩm và chi phí thời kỳ, rất khó khăn cho Xí nghiệp để có thể làm những công việc trên. Hay nói cách khác, cách phân loại chi phí của Xí nghiệp chưa đạt tiêu chuẩn để sử dụng cho việc lập kế hoạch, kiểm tra và ra quyết định trong kế toán quản trị doanh thu và kết quả kinh doanh.
Kết quả hoạt động bán hàng của Xí nghiệp được xác định theo công thức:
Trong đó Xí nghiệp còn tính toán và theo dõi chi tiết kết quả kinh doanh theo kết quả kinh doanh bán buôn và kết quả kinh doanh bán lẻ, chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp cũng được phân bổ theo từng lĩnh vực. Việc phân loại doanh thu và chi phí chưa hợp lý dẫn tới kế toán quản trị kết quả kinh doanh tất yếu cũng chưa đạt yêu cầu của nhà quản lý. Bởi lẽ chỉ trên cơ sở những thông tin, số liệu chi tiết cụ thể nhà quản lý mới có thể ra được các quyết định phù hợp, đúng đắn trong SXKD, đạt mục đích cuối cùng không nằm ngoài lợi nhuận tối đa, nhưng kế toán quản trị kết quả kinh doanh ở Xí nghiệp còn quá khái quát và sơ sài, chưa cụ thể theo từng chủng loại sản phẩm của Xí nghiệp.