L ỜI CẢM ƠN
5. Kết cấu của đề tài
3.1.1. xuất 1: Tổ chức bộ phận quản trị chuỗi cung ứng
3.1.1.1. Mục tiêu
Hiện tại, công ty vẫn chưa chú trọng đến công tác quản trị toàn chuỗi cung ứng. Chỉ phân công nhiệm vụ cho mỗi bộ phận đảm trách một mảng tương ứng. Bộ phận thu mua chuyên tìm kiếm thu mua nguyên liệu, bộ phận sản xuất lo sản xuất chế biến sản phẩm, phòng kinh doanh đảm trách tiêu thụ sản phẩm, kí kết hợp đồng xuất khẩu…Tuy có sự công tác liên kết giữa các bộ phận này nhưng chỉ ở mức độ thông báo nhu cầu cầu sản xuất hay kinh doanh, các thông số liên quan của đơn đặt hàng… Chưa có cá nhân hay bộ phận chuyên trách hoạch định chiến lược chuỗi cung ứng và quản lý tất cả các hoạt động liên quan đến tìm nguồn cung, mua hàng, sản xuất và tất cả các hoạt động quản trị logistics cho tới khi khách hàng nhận được sản phẩm và họ cảm thấy thỏa mãn. Vì vậy công ty cần xây dựng bộ phận quản trị chuỗi cung ứng:
- Chịu trách nhiệm quản lý toàn bộ chuỗi cung ứng.
- Hoạch định và vận hành chiến lược chuỗi cung ứng cụ thể phục vụ chiến lược kinh doanh.
- Nâng cao nhận thức về tầm quan trọng của chuỗi cung ứng cho nội bộ công ty. Kết nối các phòng ban với nhau để cùng đồng thuận trong việc thực hiện và quản trị chuỗi cung ứng tốt hơn.
3.1.1.2. Nội dung
a) Xây dựng bộ phận quản trị chuỗi cung ứng
Mỗi một bộ phận trong một cơ cấu tổ chức đều được hình thành trên cơ sở chức năng được phân công để hoàn thành một mảng công việc. Bộ phận quản trị chuỗi cung ứng sẽ chịu sựđiều hành, phân công trực tiếp từ Ban giám đốc công ty và được xây dựng dựa trên mối liên kết của phòng kinh doanh - xuất nhập khẩu và hai bộ phận thu mua và sản xuất.
Sơ đồ 3.1: Bộ phận quản trị chuỗi cung ứng đề xuất
(Nguồn: tác giả)
- Chức năng, nhiệm vụ
Có nhiệm vụ hỗ trợ Ban giám đốc thực hiện các chức năng quản lý, nâng cao năng lực chuỗi cung ứng nhằm đạt được mục tiêu hỗ trợ chiến lược kinh doanh. Phòng kinh doanh BAN GIÁM ĐỐC Bộ phận quản trị chuỗi cung ứng Bộ phận sản xuất Bộ phận thu mua
+ Hoạch định chiến lược chuỗi cung ứng phù hợp với chiến lược kinh doanh.
+ Quản lý nhà cung cấp (đầu vào), nguồn lực, quy trình, hiệu suất vận hành bên trong công ty, khách hàng (đầu ra).
+ Liên kết bộ phận thu mua theo dõi kiểm soát hoạt động thu mua nguyên liệu. Liên kết với bộ phận sản xuất theo dõi kiểm soát hoạt động sản xuất. Liên kết với phòng kinh doanh thực hiện hoạt động phân phối giao hàng, giải quyết các sự cố tiến hành hoạt động thu hồi.
+ Quản trị rủi ro chuỗi cung ứng.
- Lựa chọn nhân sự quản trị chuỗi cung ứng.
Nhà quản lý chuỗi cung ứng phải có tầm nhìn và khả năng hoạch định chiến lược, có thể thấy và quan sát hết mọi hoạt động bên trong chuỗi cung ứng để có thể đưa ra những chiến lược phù hợp. Nhân sự của bộ phận
này đòi hỏi phải có tầm nhìn bao quát, trình độ khá toàn diện và có kỹnăng trong lĩnh vực nghiên cứu và phát triển, dự báo, sản xuất, thu mua, hậu cần, tiếp thị, bán hàng, cung cấp thông tin…Đáp ứng được yêu cầu về chuyên môn, chịu áp lực công việc, đức tính cẩn trọng, chu đáo.
Công ty có thể tận dụng và chọn lựa các nhân viên giỏi có nhiều kinh nghiệm hiểu biết ở các bộ phận thu mua, quản lí sản xuất và phòng kinh doanh vào bộ phận quản trị chuỗi cung ứng nhằm tăng sự hợp tác, liên kết mật thiết của 4 bộ phận, giảm chi phí tổ chức bộ máy. Những nhân viên này đã am hiểu rõ đặc điểm, tính chất, quy mô hoạt động của công ty, vì thế nhanh chóng nắm bắt tình hình và đẩy nhanh tiến độ công việc tuy nhiên vẫn cần bố trí đào tạo thêm.
b) Hoạch định chiến lược chuỗi cung ứng
Chiến lược chuỗi cung ứng được bộ phận quản trị chuỗi cung ứng hoạch định cho từng giai đoạn kinh doanh (hàng năm). Đầu vào của hoạch định chiến lược là thông tin về chiến lược, nhu cầu, nguồn lực hiện tại chuỗi
cung ứng. Còn đầu ra là một bản hoạch định cung ứng khả thi có thểđáp ứng nhu cầu phát triển chiến lược kinh doanh. Chiến lược chuỗi cung ứng cần được thay đổi để đáp ứng nhu cầu phát triển của công ty và nhu cầu khách hàng và phải linh hoạt để định hướng những quyết định chiến thuật tối ưu nhất. Tuy nhiên, dù trong bất kỳ giai đoạn nào, chiến lược chuỗi cung ứng cũng cần phải rõ ràng và chi tiết, lên văn bản và phổ biến rộng rãi trong nội bộ công ty. Hoạch định chiến lược chuỗi cung ứng cần bắt đầu từ chiến lược kinh doanh của công ty. Công ty theo đuổi chiến lược mở rộng thị phần thì chiến lược chuỗi cung ứng cần phải đáp ứng yêu cầu đó.
Sơ đồ 3.2: Mô hình hoạch định chiến lược chuỗi cung ứng
(Nguồn: http://gscom.vn/portal/chuyende-scm/hoach-dinh-chien-luoc-chuoi- cung-ung-bac-cau-qua-dong-nuoc-xoay.html)
Phát triển thêm nguồn cung mới.
Mở rộng nhà máy tăng công suất vận hành. Thuê ngoài dịch vụ logistics
Mở rộng thị phần
Hoạch định chiến lược cung
ứng
Chiến lược kinh doanh tổng thể của công ty
Hoạch định chiến lược chuỗi cung
Hoạch định chiến lược logistic và giao hàng Hoạch định chiến lược sản xuất
3.1.1.3. Kì vọng về hiệu quả
Việc quản lý cả chuỗi cung ứng không phải là tách rời quản lý từng khâu mà phải biết tích hợp chúng trong một hệ thống từ nhà cung cấp đến cơ sở sản xuất, nhà kho, phân phối giao hàng thông qua hoạt động thuê ngoài đến cơ sở bán lẻ hoặc xuất khẩu nhằm cung cấp hàng hóa đúng số lượng, vị trí, thời điểm. Vì vậy, nhu cầu có một bộ phận chuyên trách là hết sức cần thiết. Với nền tảng hoạt động hiện tại, hoàn toàn có thể xây dựng bộ phận quản trị chuỗi cung ứng cho công ty. Bộ phận quản trị chuỗi cung ứng được thành lập sẽ mang lại nhiều lợi ích đáng kể trong việc củng cố hiệu suất và hiệu quả của chuỗi cung ứng. Các quy trình hoạt động và quy trình của chuỗi cung ứng linh hoạt hơn, cải thiện mức phục vụ khách hàng. Tương lai chuỗi cung ứng hoạt động hiểu quả sẽ giảm chi phí hoạt động.
Hoạch định chiến lược chuỗi cung ứng là nền tảng để tiến đến việc quản trị chuỗi cung ứng chuyên nghiệp. Khi chiến lược đã được xác định rõ ràng và các chiến thuật cũng như kế hoạch hoạt động phù hợp với những điều đó, công ty sẽ tránh khỏi việc hao tốn chi phí vào những hoạt động không đóng góp cho mục tiêu của mình.Với quy mô sản xuất vừa và nhỏ, công ty có thể bước đầu hoạch định mặt hàng kinh doanh cốt lõi, mang lại giá trị cao (cá ngừđại dương) hoặc những mặt hàng đang sản xuất trong tình trạng thất thoát chi phí... nhằm lựa chọn gói chi phí hợp lý đểđầu tư quản trị chuỗi cung ứng.
3.1.2. Đề xuất 2: Quản trị hiệu quả rủi ro
3.1.2.1. Mục tiêu
Chuỗi cung ứng được hiểu như là mạng lưới bởi quá trình quản lý chuỗi cung ứng không phải là một quá trình duy nhất, có rất nhiều yêu cầu và tình huống xảy ra từ lúc cung cấp nguyên vật liệu cho đến khi hàng hóa đến tận tay người tiêu dùng. Thách thức lớn nhất đối với nhà quản trị là làm thế nào giảm thiểu rủi ro trong mạng lưới cung ứng. Có rất nhiều rủi ro tiềm ẩn trong hoạt động của chuỗi cung ứng cũng như quá trình xuất khẩu cá ngừ có
thể gây thiệt hại cho công ty. Do đó, bộ phận quản trị chuỗi cung ứng cần áp dụng mục tiêu quản trị hiệu quả rủi ro nhằm: nhận dạng tìm ra nguyên nhân
để có thể kiểm soát, phòng ngừa giúp chuỗi cung ứng hoạt động hiệu quả hơn. Đồng thời giảm thiểu những tổn thất gây ảnh hưởng bất lợi đến công ty, làm cơ sở cho quá trình mở rộng quản trị rủi ro trên toàn bộ hoạt động sau này.
3.1.2.2. Nội dung
a) Nhận dạng rủi ro
Để quản trị hiệu quả rủi ro trước hết bộ phận quản trị chuỗi cung ứng cần nhận dạng, nắm rõ các rủi ro có thể tác động đến chuỗi cung ứng cá ngừ đại dương của công ty cũng như nguyên nhân gây ra rủi ro thông qua thực tiễn hoạt động. Ví dụ:
- Nhóm rủi ro ảnh hưởng nguồn nguyên liệu
o Nguyên nhân khách quan
+ Rủi ro do hiểm họa.
Sự biến đổi khí hậu tác động đến hệ sinh thái biển, làm biến động đển nguồn lợi cá ngừ đại dương. Thiên tai (bão, nước biển dâng, triều cường…) ảnh hưởng đến tình hình khai thác cá ngừ cũng như gây thiệt hại, hư hỏng về tàu, trang thiết bị khai thác của ngư dân. Ảnh hượng đến nguồn nguyên liệu đầu vào của công ty.
+ Rủi ro biến động giá
Giá xăng dầu tăng, các loại mặt hàng phục vụ nghề biển cũng tăng theo như ngư cụ, đá lạnh…ảnh hưởng nghiêm trọng đến hoạt động khai thác cá ngừ, giảm sản lượng khai thác. Giá nguyên liệu biến động và tăng chi phí đầu tư cho đội tàu khai thác của công ty.
+ Rủi ro chính trị pháp lí.
Để tránh thủ tục rườm rà nhiều ngư dân bán cá ngay tại tàu cho nậu vựa Trung Quốc với giá cao mà họ lại không yêu cầu giấy chứng nhận. Điều này
làm thất thoát nguồn nguyên liệu đầu vào của công ty nói riêng và các doanh nghiệp chế biến trong nước nói chung.
o Nguyên nhân chủ quan
+ Rủi ro do thiếu vốn
Ngư dân thiếu vốn để đầu tư, nâng cấp trang bị thiết bị khai thác, bảo quản giảm sản lượng và chất lượng cá ngừ. Ngư dân bị cột chặt với các đại lý, nậu vựa giảm mối liên kết với công ty. Hoạt động thu mua nguyên liệu phụ thuộc vào trung gian.
+ Rủi ro do thiếu trình độ chuyên môn nghiệp vụ
Lao động khai thác cá ngừ chưa qua đào tạo chuyên môn, thiếu kỹ năng khai thác, bảo quản và sơ chế cá, chưa được phổ biến về những phương pháp khai thác bảo quản mới làm giảm chất lượng cá ngừ. Chất lượng nguyên liệu đầu vào thấp khó xuất khẩu các mặt hàng chất lượng cao.
Đội ngũ thu mua kiểm định chất lượng chủ yếu dựa vào cảm tính, thiếu kinh nghiệm chưa có tiêu chuẩn cụ thể để phân loại cá ngừ. Chất lượng nguyên liệu không đồng đều.
+ Rủi ro trong quá trình vận chuyển
Các công đoạn vận chuyển cá từ tàu lên bờ và đến cơ sở thu mua đều được thực hiện thủcông, dưới trời nắng. Giảm chất lượng cá.
- Nhóm rủi ro ảnh hưởng đến đầu ra sản phẩm
o Nguyên nhân khách quan
+ Rủi ro chính trị pháp lí.
Tất cả các vùng biển khai thác cá ngừđã được tổ chức quốc tế quản lý chặt chẽ như: Ủy ban bảo tồn cá ngừĐại Tây Dương, Ủy ban cá ngừ Ấn Độ Dương, Ủy ban nghề cá Tây và Trung Thái Bình Dương… Nếu nước ta không là thành viên của tổ chức này thì sản phẩm cá ngừnước ta sẽ bị thiệt thòi tại
các thị trường đó. Khó khăn về việc chứng nhận nguồn gốc, xuất xứ, chất lượng.
Liên minh Châu Âu đã áp dụng quy đinh số 1005/2008 của hội đồng Châu Âu về thiết lập hệ thống trong cộng đồng nhằm phòng ngừa, ngăn chặn và xóa bỏ các hoạt động khai thác thủy sản bất hợp pháp, không báo cáo và không theo quy định gọi tắc là IUU. Theo quy định của IUU, mỗi lô hàng thủy sản xuất sang EU nhất thiết phải có một giấy chứng nhận khai thác.
o Nguyên nhân chủ quan
+ Rủi ro do thiếu trình độ chuyên môn nghiệp vụ
Đội ngũ công nhân chế biến chưa đủ trình độ để chế biến sản xuất các mặt hàng có chất lượng cao. Các công nhân làm việc chỉ mới chú trọng giải quyết về mặt năng xuất và sản lượng để tăng hiệu quả của sản xuất, chưa chú trọng trong công tác nâng cao chất lượng đểtăng giá trị sản phẩm. Khách hàng từ chối nhận hàng, công ty chịu chi phí thu hồi và bị phạt vì vi phạm hợp đồng.
+ Rủi ro trong quá trình vận chuyển
Để tiêu thụ xuất khẩu sản phẩm phải vận chuyển vào thành phố Hồ Chí Minh mất 1 đến 2 ngày nên chất lượng cá giảm đáng kể, cá chỉ ở dạng bình thường chứ không có chất lượng cao nên khó có được giá cao.
Mặt hàng cá ngừtươi xuất khẩu bằng máy bay, công ty phải chấp nhận kiểm tra chất lượng tại cảng đến của nước nhập khẩu, do vậy công ty sẽ phải chịu nhiều thua thiệt, rủi ro.
b) Kiểm soát và phòng ngừa rủi ro
Bộ phận chuỗi cung ứng phải phân chia từng loại rủi ro, sau đó lên kế hoạch khắc phục chúng bằng cách huy động và sử dụng các nguồn lực của công ty (hệ thống quy trình, tổ chức của công ty, các đối tác, liên minh chiến lược và khảnăng thu thập thông tin, dữ liệu trong việc quản lý vận hành công
ty) để kiểm soát rủi ro, lên kế hoạch phòng tránh, ngăn ngừa tổn thất, giảm thiểu và loại bỏ những nguyên nhân gây ra rủi ro. Sau đây là năm hướng tiếp cận giúp bộ phận quản trị chuỗi cung ứng kiểm soát và phòng ngừa rủi ro:
Đầu tiên, định vị các nguồn nguyên liệu, thị trường tiềm năng. Việc định vị tốt sẽ giúp quá trình sản xuất được tiến hành một cách nhanh chóng và hiệu quả. Để làm được điều này, bộ phận chuỗi cung ứng phải lựa chọn được nhà cung cấp thích hợp và chủ động thu thập thông tin khách hàng, tiến hành điều tra đồng bộđể biết được sản phẩm nào đang được khách hàng ưa chuộng, từđó có những chiến lược chuỗi cung ứng, tiếp thị và bán hàng phù hợp.
Thứ hai, để có một quá trình sản xuất hiệu quả, bộ phận quản trị chuỗi cung ứng cần tạo lập sự cân bằng giữa việc đáp ứng nhu cầu của khách hàng và hiệu quả sản xuất của công ty bằng cách lập kế hoạch thật chi tiết và cụ thể cho từng khâu trong quá trình sản xuất, song song với nó là các dự báo ngắn và dài hạn cũng như các báo cáo thường xuyên cập nhật tình hình sản xuất của công ty.
Thứ ba, cần thiết lập một hệ thống giám sát, quản lý chặt chẽ để sản phẩm đến tay khách hàng với chất lượng và dịch vụ cao, an toàn. Ngoài ra,
cũng nên chú trọng đến khâu cung cấp thông tin cho khách hàng cũng như có chiến lược tiếp thị hiệu quả. Từđó, khách hàng sẽ biết đến thông tin sản phẩm nhiều hơn, tin tưởng vào chất lượng và giá thành, thúc đẩy việc tiêu thụ hàng hóa.
Thứ tư, về quá trình vận chuyển (bao gồm cả vận chuyển nguyên vật liệu cũng như sản phẩm giữa các nơi trong chuỗi cung ứng): Phải chọn ra được phương thức vận chuyển phù hợp đối với từng loại hàng, từng quốc gia đểgiao hàng đủ sốlượng, đúng vị trí với chi phí thấp nhất, tránh những rủi ro không đáng có về thiên tai, an ninh, thủ tục pháp lý…, gây thất thoát tài sản, thiệt hại doanh thu của công ty và giảm uy tín với khách hàng.
Thứ năm, thông tin là “chìa khóa” cho hệ thống quản trị rủi ro. Nếu thông tin chuẩn xác, việc quản trị sẽ đem lại những kết quả chuẩn xác. Bộ phận chuỗi cung ứng cần khai thác thông tin từ nhiều nguồn khác nhau một cách chủ động và tích cực, đồng thời phải biết tích hợp chúng trong chuỗi cung ứng. Trong đó, cơ sở dữ liệu phải được đồng bộ hóa từ khâu mua nguyên vật liệu, sản xuất đến lưu kho và phân phối. Qua đó, doanh nghiệp có thể dự báo và lập kế hoạch chuỗi cung ứng kịp thời, chính xác, giảm thiểu rủi ro không đáng có có thể xảy ra.
c) Tìm kiếm giải pháp giảm thiểu rủi ro
Sau khi phân tích các rủi ro, bộ phận quản trị chuỗi cung ứng sẽ tập