Khi phát sinh lãi vay hoặc phí ngân hàng, ngân hàng tự động trừ vào TK của công ty tại ngân hàng. Còn với nợ vay, đến hạn trả nợ gốc tiền vay ngân hàng gửi thông báo yêu cầu công ty thanh toán. Hoặc khi có khả năng trả nợ trước hạn, công ty lập giấy này để thông báo cho ngân hàng là sẽ trả nợ.
a. Chứng từ, sổ sách sử dụng:
- Thông báo ngân hàng: - Giấy báo nợ
- Uỷ nhiệm chi - Khế ước nhận nợ - Bảng kê xin vay
- Sổ cái các Tk 112, 311, 635, 642 - Sổ chi tiết các Tk 1121, 311 - Sổ nhật ký chung
- Sổ phụ ngân hàng
b. Tài khoản sử dụng:
- Tk 1121: tiền gửi ngân hàng VNĐ(chi tiết cho từngngân hàng)
- Tk 311 : Gốc vay ngắn hạn (theo dõi chi tiết cho từng ngân hàng vay) - Tk 6351: Chi phí lãi vay phải trả.
- Tk 642 : Chi phí quản lý doanh nghiệp
Lưu đồ 2.16 : Giảm TGNH do trả nợ, lãi vay, phí dịch vụ
THỦ QUỸ Giám đốc, kế toán trưởng
Kế toán thanh toán
Giấy đề nghị thanh toán nợ vay đã duyệt Ngân hàng
BẮT ĐẦU
Giấy thông báo nợ tới hạn trả Kiểm tra, lập giấy đề nghị thanh toán Nhập liệu Giao dịch với ngân hàng, ghi sổ TGNH
Giấy thông báo nợ tới hạn trả
Xét duyệt
Giấy thông báo nợ tới hạn trả Giấy đề nghị thanh toán nợ vay đã duyệt
Lập ủy nhiệm chi
Giấy đề nghị thanh toán nợ vay
đã duyệt Giấy thông báo
nợ tới hạn trả
ủy nhiệm chi 1 ủy nhiệm chi 2
ủy nhiệm chi 3
Xét duyệt
Giấy thông báo nợ tới hạn trả
ủy nhiệm chi 2 ủy nhiệm chi 1
Giấy đề nghị thanh toán nợ vay
đã duyệt
ủy nhiệm chi 3
Ngân hàng Giấy báo có
ủy nhiệm chi 1 ủy nhiệm chi 2
ủy nhiệm chi 3
Phần mềm kế toán xử lý, in chứng từ hạch toán C S D L Giấy đề nghị thanh toán nợ vay đã duyệt Giấy thông báo
nợ tới hạn trả Giấy báo có ủy nhiệm chi
3
Xem xét
N
Kết thúc
Giấy thông báo
nợ tới hạn trả Giấy báo có ủy nhiệm chi
3 Giấy đề nghị
thanh toán nợ vay đã duyệt
Nếu chính xác thì xin ý kiến giám đốc để duyệt chi. Uỷ nhiệm chi được lập thành 3 liên chuyển cho giám đốc ký duyệt, sau đó thủ quỹ sẽ tiến hành giao dịch với ngân hàng.
- Thủ quỹ: Mang uỷ nhiệm chi đã ký duyệt đến ngân hàng giao dịch, giao dịch thành công liên 1 của uỷ nhiệm chi chuyển cho ngân hàng thanh toán, liên 2 của uỷ nhiệm chi chuyển cho ngân hàng mà công ty trả lãi, gốc vay, liên 3 được lưu tại phòng kế toán cùng giấy báo nợ của ngân hàng.
- Kế toán thanh toán: Nhận uỷ nhiệm chi cùng giấy báo nợ của ngân hàng, thi tiến hành cập vào phần mềm để phản ánh nghiệp vụ phát sinh và chuyển uỷ nhiệm chi, giấy báo nợ được chuyển cho giám đốc, kế toán trưởng ký và sau đó kế toán thanh toán sẽ tiến hành kẹp lưu chứng từ theo số của chứng từ hạch toán phục vụ cho công tác kiểm tra khi cần thiết
d. Trình tự hạch toán:
- GBN 1075 (03/01/2013) trả gốc vay VLĐ KƯ 07.394&07.1454 số tiền 2.000.000.000 đ cho NH LD Việt Nga
Nợ 311 2.000.000.000
Có 1121VIETNGA 2.000.000.000
- GBN 3764 (15/01/2013) NH LD Việt Nga thu phí chuyển tiền 11.000 đ Nợ 6428 110.000
Có 1121VIETNGA 11.000
- GBN 3903 (18/01/2013) NH LD Việt Nga thu lãi tiền vay 3.203.030 đ Nợ 6351 3.203.030
Có 1121VIETNGA 3.203.030
e. Sơ đồ tài khoản:
1121 311, 341 2.000.000.000
635, 642 3.313.030
f. Sổ sách, chứng từ minh hoạ (Phụ lục).
2.4.2.3. Nộp các khoản phải nộp cơ quan nhà nước: thuế, BHXH, phí lệ phí, khoản tiền phạt,…
a. Chứng từ, sổ sách sử dụng:
- Thông báo của Cơ quan nhà nước về các khoản phải nộp: Thuế môn bài, BHXH, BHYT…
- Quyết định xử phạt do: vi phạm pháp luật, chậm nộp thuế,… - Uỷ nhiệm chi (3 liên), Giấy đề nghị nộp tiền, Giấy báo nợ.
- Sổ cái TK112, và các tài khoản đối ứng: 811, 3383, 3384 , 3382. 3339… - Sổ chi tiết TGNH, sổ phụ ngân hàng.
b. Tài khoản sử dụng:
- TK 1121: Tiền gửi ngân hàng (VNĐ) theo dõi cho ngân hàng thanh toán - Các tài khoản liên quan:
TK 811 : Chi phí khác.
TK (3383, 3384 , 3382): Phải trả phải nộp cơ quan bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn.
TK 3339: Phí và lệ phí.
c. Quy trình luân chuyển chứng từ: Lƣu đồ 2.17 Giải thích :
Khi nhận được thông báo của cơ quan nhà nước, các tổ chức cá nhân về khoản tiền mà công ty phải nộp, chi trả… Kế toán thanh toán thông báo, xin ý kiến giám đốc hoặc kế toán trưởng, sau đó tiến hành lập uỷ nhiệm chi nếu được lệnh của giám đốc đồng ý.
Uỷ nhiệm chi được lập thành 3 liên , cùng với thông báo được chuyển cho giám đốc và kế toán trưởng ký xác nhận, thủ quỹ nhận chứng từ và trực tiếp đi giao dịch với ngân hàng.
* 2 liên của uỷ nhiệm chi chuyển cho ngân hàng thực hiên giao dịch
* 1 liên còn lại của uỷ nhiệm chi, giấy báo nợ của ngân hàng và cùng các chứng từ có liên quan được kế toán dùng làm căn cứ ghi sổ theo dõi tiền gửi ngân hàng và chuyển cho kế toán hạch toán nghiệp vụ.
trưởng ký duyệt. Chứng từ hoàn tất thì được lưu tại kế tóan thanh toán phục vụ cho công tác kiểm tra quản lý.
LƯU ĐỒ 2.17 : GIẢM TGNH DO TRẢ CÁC KHOẢN NỘP NHÀ NƯỚC
THỦ QUỸ Giám đốc, kế toán trưởng
Kế toán thanh toán
Ngân hàng BẮT ĐẦU Thông báo nộp thuế, phí, phạt Thông báo cho giám đốc, kế toán trưởng Nhập liệu Giao dịch với ngân hàng, ghi sổ TGNH Xét duyệt Lập ủy nhiệm chi
ủy nhiệm chi 1
ủy nhiệm chi 2 ủy nhiệm chi 3
Xét duyệt
ủy nhiệm chi 2 ủy nhiệm chi 1
ủy nhiệm chi 3
Ngân hàng Giấy báo nợ
ủy nhiệm chi 1 ủy nhiệm chi 2
ủy nhiệm chi 3
Phần mềm kế toán xử lý, in chứng từ hạch toán C S D L Giấy báo nợ ủy nhiệm chi 3
Xem xét N Kết thúc Thông báo nộp thuế, phí, phạt Thông báo nộp thuế, phí, phạt Thông báo nộp thuế, phí, phạt Thông báo nộp thuế, phí, phạt Thông báo nộp thuế, phí, phạt
ủy nhiệm chi 3 Giấy báo nợ
d.Trình tự hạch toán:
- GBN 5218 (25/01/2013) nộp thuế GTGT tháng 1 số tiền 400.000.000 đ qua NH LD Việt Nga.
Nợ 33311 400.000.000
Có 1121(VIETNGA) 400.000.000
- Nộp thuế môn bài năm 2013 số tiền 2.000.000 đ, GBN 5387(28/01/2013) qua NH LD Việt Nga. Nợ 3338 1.500.000 Có 1121(VIETNGA) 1.500.000 e. Sơ đồ hạch toán: 1121 3383, 3384 , 3382 101.500.000 f. Sổ sách, chứng từ minh hoạ