a. Chứng từ, sổ sách sử dụng: - Giấy báo Có của Ngân hàng - Hợp đồng tín dụng
- Bảng kê xin vay (3 bản) lập cứ vào hợp đồng tín dụng - Khế ước nhận nợ (2 bản) lập cứ vào hợp đồng tín dụng - Giấy đề nghị chuyển tiền vay vào tài khoản công ty. - Sổ chi tiết TK 1121, 331(chi tiết từng người bán)
- Sổ cái TK 1121, 331 - Sổ nhật chung - Sổ phụ ngân hàng
b. Tài khoản sử dụng:
1121: Tiền gửi ngân hàng (VNĐ) chi tiết cho từng ngân hàng.
341 : Vay dài hạn, theo dõi chi tiết cho loại tiền và từng ngân hàng
c. Quy trình luân chuyển chứng từ: (Lƣu đồ 2.12)
LƯU ĐỒ 2.12 : TĂNG TIỀN GỬI DO VAY DÀI HẠN, NGẮN HẠN
Giám đốc, kế toán trưởng Kế toán thanh toán
Thủ quỹ HDTD đã ký Giấy báo có Nhập liệu Phần mềm kế toán xử lý, in chứng từ hạch toán BẮT ĐẦU Phòng KD Kiểm tra và ký duyệt Lập bộ chứng từ HDTD đã ký 2 Khế ước nhận nợ 1 3 2 Bảng kê xin vay
1 Kiểm tra, lập giấy
đề nghị chuyển tiền vào TK
Giấy đề nghị chuyển tiền vào
TK 2 Khế ước nhận nợ 1 HDTD đã ký 2 3 Bảng kê xin vay
1 1 2 1 2 3 2 Bảng kê xin vay
1 HDTD đã ký 2 Khế ước nhận nợ 1 3 3 Giao dịch với chủ nợ,ký xác nhận, ghi sổ TGNH HDTD đã ký Khế ước nhận nợ 1 Bảng kê xin vay
2 Giấy báo có CSDL HDTD đã ký Khế ước nhận nợ 1 Bảng kê xin vay
2 Kiểm tra và ký duyệt Giấy báo có N Kết thúc Giấy đề nghị chuyển tiền vào
TK
Giải thích:
- Thủ quỹ: Nhận được hợp đồng tín dụng đã ký kết theo lệnh của giám đốc hoặc kế toán trưởng sẽ tiền hành lập khế ước nhận nợ (2 bản), bản kê xin vay (3 bản). Sau đó chuyển qua cho kế toán thanh toán viết giấy đề nghị chuyển tiền vay vào tài khoản của công ty
- Kế toán thanh toán: Chuyển bộ chứng từ cho Giám đốc ký duyệt
-Thủ quỹ nhận lại bộ chứng từ sẽ trực tiếp giao dịch với Ngân hàng. Một bản khế ước nhận nợ, 2 bảng kê xin vay sẽ chuyển cho ngân hàng cùng giấy đề nghị chuyển tiền ,Giấy báo Có, liên 2 của giấy đề nghị cùng bản khế ước còn lại chuyển qua kế toán thanh toán hạch toán.
- Kế toán thanh toán: Nhận chứng từ do thủ quỹ chuyển qua sẽ tiến hành kiểm tra và nhập vào phần mềm phản ánh nghiệp vụ phát sinh và chuyển Bộ chứng gồm:bảng kê xin vay, khế ước nhận nợ, giấy báo Có, chuyển qua cho giám đốc ký duyệt
- Kế toán lưu bộ chứng từ tại bộ phận. Khế ước nhận nợ kẹp lưu cùng hợp đồng tín dụng, chứng từ hạch toán kẹp cùng giấy báo có của ngân hàng.
d. Trình tự hạch toán:
- Sau khi hợp đồng tín dụng được ký kết, công ty yêu cầu ngân hàng chuyển khoản tiền xin vay vào tài khoản của công ty bằng chứng từ: Giấy đề nghị chuyển tiền vay. Khi khoản tiền vay được chuyển vào tài khoản của công ty (Giấy báo Có), kế toán sẽ ghi nhận vào phần mềm định khoản nghiệp vụ phát sinh :
- GBC 5168 ngày 23/01/201 nhận tiền vay KƯ 1552 số tiền 225.000.000 đ vay ngắn hạn ngân hàng LD Việt Nga để trả tiền vật tư cho Công ty LD Khai thác đá Hòn Thị.
Nợ 1121VIETNGA 225.000.000 Có 311 225.000.000
- GBC 39212 ngày 29/03/2013 nhận tiền vay ngân hàng Đầu tư và phát triển theo HĐ số 04/03 ( Đợt 1) số tiền 2.000.000.000 . GBC 6729
Nợ 1121ĐTPT 2.000.000.000 Có 311 2.000.000.000
e. Sơ đồ hạch toán:
311, 341 1121 2.250.000.000
f. Sổ sách, chứng từ minh hoạ: