a. Chứng từ, sổ sách sử dụng:
- Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng. - Phiếu thu (2 liên).
- Chứng từ khác có liên quan (vé tàu xe, hóa đơn…). - Sổ cái TK 1111, 141
- Sổ quỹ tiền mặt, sổ chi tiết TK 111 - Sổ nhật ký chung
b. Tài khoản sử dụng:
TK 1111: Tiền mặt VNĐ
TK 141: Tạm ứng (chi tiết cho từng đối tượng).
LƯU ĐỒ 2.1 : TĂNG TIỀN MẶT DO THU HOÀN ỨNG
GIÁM ĐỐC KẾ TOÁN
TRƯỞNG THỦ QUỸ
KẾ TOÁN THANH TOÁN
Nhập liệu
Máy in
Bộ chứng từ thanh toán Giấy thanh toán
tạm ứng
Phần mềm kế toán xử lý
Giấy thanh toán tạm ứng Bộ chứng từ thanh toán Phiếu thu 1 Phiếu thu 2 BẮT ĐẦU Người xin hoàn ứng Kiển tra và thu tiền Phiếu thu 2 đã ký Phiếu thu 1 đã ký Kiểm tra và ký duyệt
Giấy thanh toán tạm ứng Phiếu thu 2 đã ký Phiếu thu 1 đã ký Người xin hoàn ứng Sổ quỹ tiền mặt Bộ chứng từ thanh toán CSDL
Kiểm tra, lưa chứng từ
N
Giải thích:
Khi công việc được hoàn thành nhân viên viết giấy thanh toán tiền tạm ứng yêu cầu thanh toán số tiền đã tạm ứng trước đó.
- Kế toán thanh toán: tiến hành kiểm tra đối chiếu với giấy đề nghị tạm ứng kẹp cùng liên 1 phiếu chi lưu trong tập chứng từ chưa thanh toán) và thực hiện thanh toán cho nhân viên. Kế toán cập nhật vào phần mềm kết toán để phản ánh nghiệp vụ phát sinh và in phiếu thu (2 liên). Bộ chứng từ gồm: giấy đề nghị thanh toán tạm ứng, phiếu thu (2 liên), phiếu chi liên 1 kẹp giấy đề nghị tạm ứng được chuyển cho Giám đốc, kế toán trưởng xét duyệt.
- Giám đốc, kế toán trưởng: Sau khi kiểm tra lại chứng từ thấy hợp lý, hợp lệ thì tiến hành ký duyệt chứng từ. Và chuyển lại cho kế toán thanh toán.
- Kế toán thanh toán: Chuyển 2 liên của phiếu thu cho thủ quỹ và kẹp các chứng từ còn lại với nhau.
- Thủ quỹ thu tiền, cùng nhân viên ký xác nhận vào phiếu thu và ghi sổ quỹ. Công việc hoàn tất thủ quỹ chuyển liên 2 của phiếu thu cho nhân viên, liên 1 của phiếu thu chuyển lại cho kế toán thanh toán kẹp cùng tập chứng từ đã xử lý và lưu trong tậpchứng từ đã thanh toán.
d. Trình tự hạch toán
- Ngày 12/01, nhân viên Hoàng đề nghị thanh toán tiền tạm ứng (đã ứng theo GĐN tạm ứng số 05 ngày 10/01 số tiền 650.000 đ). Số tiền thực chi là 500.000 đ. Kế toán ghi PT10/01 thu hoàn ứng số tiền là 150.000 đ
Nợ 1111 150.000
Có 141 150.000
- Ngày 05/02, sau khi mua thép về anh Hoàng đề nghị thanh toán tiền tạm ứng (đã ứng theo GĐN tạm ứng số 11 ngày 03/01 số tiền 11.000.000 đ). Số tiền thực chi là 9.260.000 đ. Kế toán ghi PT01/02 thu hoàn ứng số tiền là 1.740.000 đ
Nợ 1111 1.740.000
e. Sơ đồ hạch toán:
141 1111 2.240.000
f. Sổ sách, chứng từ minh hoạ :