a. Chứng từ, sổ sách sử dụng:
- Giấy báo Có
- Biên bản đối chiếu công nợ khách hàng
- Bộ chứng từ có liên quan đến hoạt động bán hàng ( Hoá đơn GTGT…) - Sổ phụ ngân hàng .
- Sổ cái TK 112,131
- Sổ chi tiết TK 1121, 131 (chi tiết cho từng đối tượng) - sổ nhật ký chung.
2b Tài khoản sử dụng:
Công ty theo hạch toán tài khoản tiền gửi qua các tài khoản chi tiết:
1121: Tiền gửi Ngân hàng (VNĐ) theo dõi chi tiết cho từng ngân hàng: 131: Phải thu khách hàng (chi tiết cho từng nhóm khách hàng)
c. Quy trình luân chuyển chứng từ: ( Lƣu đồ 2.11)
Giải thích:
- Đến hạn trả tiền, kế toán thanh toán căn cứ vào các chứng từ liên quan như HĐ GTGT, bảng đối chiếu công nợ, hợp đồng…viết giấy báo đòi tiền gửi đến cho khách hàng
- Khách hàng trả tiền qua ngân hàng rồi báo cho công ty là đã trả tiền
Thủ quỹ nhận được thông báo trả tiền sẽ liên hệ với ngân hàng lấy Giấy báo có đưa cho KT thanh toán.
- Kế toán thanh toán nhận được giấy báo có của Ngân hàng và giấy báo trả tiền của khách hàng sẽ cập nhật vào phần mềm phản ánh nghiệp vụ kinh tế phát sinh, chuyển bộ chứng từ cho giám đốc, kế toán trưởng duyệt. Sau đó tập chứng từ được kẹp lưu theo số của chứng từ hạch toán phục vụ cho công tác quản lý và kiểm tra đối chiếu khi cần thiết.
LƯU ĐỒ 2.11 : TĂNG TIỀN GỬI NGÂN HÀNG DO THU NỢ KHÁCH HÀNG
THỦ QUỸ GIÁM ĐỐC,KTT KẾ TOÁN THANH TOÁN
Giấy báo có BẮT ĐẦU HĐ GTGT Hợp đồng Phần mềm kế toán xử lý Nhập liệu D Bảng đối chiếu công nợ
Giấy báo trả tiền
Xem xét
Lập giấy đòi tiền
Giấy đòi tiền Khách hàng
Ngân hàng
Giấy báo có
Giấy báo trả tiền
C
S
D
L
Giấy báo có
Giấy báo trả tiền
Liên hệ với ngân
hàng
Giấy báo trả tiền
d. Trình tự hạch toán:
- Lệnh chuyển Có HD10014846 ngày 11/01/2013 Ban QLDA Cam Ranh thanh toán GTXL Trung tâm sinh hoạt CT- VH Cam Ranh lần 1 qua ngân hàng LD Việt Nga số tiền 590.814.000 đ
Nợ 1121 ( VIETNGA) 590.814.000 Có 1313(TTSHVHCT) 590.814.000
- GBC 12349 ngày 14/02/2013 thu tiền trường THPT cấp II- III Hà Huy Tập công trình khu vệ sinh qua ngân hàng LD Việt Nga số tiền 23.000.000 đ
Nợ 1121 (VIETNGA) 23.000.000 Có 1313(TTHPT HAHUYTAP) 23.000.000. e. Sơ đồ hạch toán: 1311 1121 613.814.000 f. Sổ sách, chứng từ minh hoạ :