a. Chứng từ, sổ sách sử dụng:
- Phiếu nhập kho
- Bảng kê mua hàng, giấy xác nhận, và chứng từ khác… . - Sổ chi tiết TK 152, 153, 211, 627, 641, 642, 133
- Sổ cái các tài khoản - Sổ quỹ
- Sổ nhật ký chung.
b. Tài khoản sử dụng:
- Căn cứ vào nội dung phát sinh nghiệp vụ Tk 1111 Tiền mặt VNĐ
Các tài khoản đối ứng là:
Tk 152 : Nếu là chi mua vật tư nguyên vật liệu nhập kho. Tk 153 : Nếu là chi mua công cụ dụng cụ nhập kho Tk 211 : TSCĐ
Tk 621 : Mua nguyên vật liệu xuất dùng ngay ở công trình mà không nhập kho. TK 627,641,642 : Chi mua vật liệu, CCDC, dịch vụ… dùng ngay ở công trình, bộ phận bán hàng, quản lý doanh nghiệp.
Tk 133 : Thuế GTGT được khấu trừ
c. Quy trình luân chuyển chứng từ: Lƣu đồ 2.10 Giải thích:
- Kế toán thanh toán: Nhận chứng từ giao nhận vật liệu xuất dùng ngay (của phòng kinh doanh chuyển qua), hay phiếu nhập kho cùng hoá đơn mua hàng (do KT vật tư chuyển qua, đã qua sự kiểm duyệt của giám đốc)… Tiến hành cập nhật phần mềm, nhập dữ liệu vào máy phản ánh nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh, in phiếu chi 2 liên. Sau đó chuyển bộ chứng từ gồm: phiếu chi (2 liên), HĐ GTGT, phiếu nhập kho (nếu có), phiếu giao nhận cho giám đốc xét duyệt
- Giám đốc, kế toán trưởng: Ký duyệt và chuyển bộ chứng từ cho kế toán thanh toán, chuyển phiếu chi cho thủ quỹ chi tiền
- Thủ quỹ: Căn cứ vào chứng từ được ký duyệt để chi tiền trả cho người bán, ghỉ sổ quỹ cùng người nhận tiền ký nhận vào phiếu chi. Sau đó chuyển liên 1 của phiếu chi lại cho kế toán thanh toán lưu cùng chứng từ có liên quan, liên 2 đưa cho NCC hoặc giữ lại để đối chiếu với kế toán khi cần thiết.
LƢUĐỒ 2.10 : GIẢM TIỀN DO CHI MUA HÀNG HÓA, DỊCH VỤ
THỦ QUỸ GIÁM ĐỐC, KẾ TOÁN TRƢỞNG
KẾ TOÁN THANH TOÁN
BẮT ĐẦU Hóa đơn GTGT Nhập liệu Phần mềm kế toán xử lý Phiếu chi 1 Phòng kinh doanh, KT vật tƣ Phiếu chi 2 Hóa đơn GTGT Phiếu chi 1 đã ký Xét duyệt Phiễu chi 2 đã ký Hóa đơn GTGT Sổ quỹ tiền mặt Hóa đơn GTGT
Kiển tra, chi tiền và ký PC1 đã ký D C S D L NCC Phiếu giao nhận vật liệu dùng ngay
Phiếu xuất kho
Phiếu giao nhận vật liệu dùng
ngay Phiếu xuất kho
Phiếu giao nhận vật liệu dùng
ngay Phiếu xuất kho
Phiếu giao nhận vật liệu dùng
ngay Phiếu xuất kho
d. Trình tự hạch toán:
- Thanh toán tiền mua phụ tùng sửa chữa máy cẩu (HĐ GTGT 17902) số tiền 7.280.000, thuế GTGT 10%. PC 18/01 ngày 22/01/2013
Nợ 6278 7.280.000 Nợ 1331 728.000
Có 1111 8.008.000
- Thanh toán tiền mua phần mềm diệt vi rút Kaspesky phòng kỹ thuật PC 15/03 ngày 10/03/2013
Nợ 6423 300.000 Có 1111 300.000
- Thanh toán tiền mua đinh 10 chuyển ngay ra công trường HĐ GTGT 104204 số tiền 600.000 đ, thuế GTGT 10% PC20/01 ngày 25/01/2013 Nợ 621 600.000 Nợ 133 60.000 Có 1111 660.000 e. Sơ đồ hạch toán: 1111 152,153,211,621,627,641,642 8.180.000 133 788.000 f. Sổ sách, chứng từ minh hoạ: