Trên thực tế, tại mỗi tổ chức, tùy thuộc vào đặc thù riêng mà quy trình ĐGTHCV có thể được xây dựng gồm nhiều bước khác nhau. Tuy nhiên nhìn chung tuân thủ theo một số bước căn bản như sau:
Sơ đồ 1.1: Mối quan hệ giữa ba yếu tố của hệ thống đánh giá và các mục tiêu của ĐGTHCV
(Giáo trình QTNL-Ths.Nguyễn Vân Điềm & PGD.TS. Nguyễn Ngọc Quân (2007), Giáo trình QTNL, tr.136)
Mô hình này cho thấy ĐGTHCV trong tổ chức thường được diễn ra theo quy trình sau: Xem xét hoặc xây dựng các tiêu chuẩn thực hiện công việc:
Người đánh giá sử dụng các phương pháp đánh giá để đo lường sự thực hiện công việc của người lao động thông qua việc so sánh thực tế thực hiện công việc với các tiêu chuẩn. Các kết quả đánh giá được thảo luận với người lao động nhằm hoàn thiện sự thực hiện công việc của họ đồng thời được chuyển đến bộ phận quản lý nhân sự, lưu trữ trong hồ sơ nhân viên làm cơ sở cho các quyết định nhân sự.
Có thể chi tiết quy trình đánh giá như sau: - Lên kế hoạch thực hiện:
Thực tế THCV ĐGTHCV Thông tin phản hồi
Đo lường sự THCV
Tiêu chuẩn THCV
Việc lên kế hoạch cho việc đánh giá là rất cần thiết. Việc này sẽ giúp hoạt động đánh giá được thực hiện chu đáo, giúp tất cả thành viên trong tổ chức hiểu rõ các mục tiêu đánh giá.
Đầu tiên là việc xác định mục tiêu công việc của nhà quản lý và người lao động. Nhà quản lý thông qua mục tiêu của tổ chức để xây dựng mục tiêu cho các vị trí công việc, người lao động cần biết rõ mục tiêu công việc tổ chức yêu cầu để làm mốc phấn đấu thực hiện trong quá trình làm việc.
Các mục tiêu này cần được truyền thông rộng rãi đến tất cả các CBNV trong tổ chức để mọi người nắm được mục đích của công việc đánh giá là gì.
Căn cứ trên mục tiêu công việc và phân tích công việc từng vị trí để xác định các tiêu chí cần đánh giá.
- Thông báo quy định thực hiện:
Người quản lý cần ra các quyết định và thông báo tới người lao động biết rõ các quy định về: trách nhiệm đánh giá công việc, chu kỳ đánh giá và phương pháp đánh giá.
Các cá nhân và bộ phận liên quan cần tham gia trong quá trình đánh giá như thế nào và trách nhiệm của từng người, từng bộ phận trong công tác này cần đạt được quy định rõ ràng và cụ thể để mọi cá nhân, bộ phận liên quan trong tổ chức nắm được những việc mình cần làm: bản thân người lao động có trách nhiệm gì, cấp trên trực tiếp, bộ phận nhân sự..có trách nhiệm gì.
Lựa chọn chu kỳ đánh giá theo mục tiêu quản lý: người quản lý ra quyết định lựa chọ chu kỳ đánh giá theo tháng, theo quý, sáu tháng một lần hay theo năm…cho phù hợp với mục tiêu quản lý của mình.
Lựa chọn phương pháp đánh giá. Đây là một trong những quyết định quan trọng nhất vì trên thực tế và lý thuyết đều có nhiều phương pháp đánh giá khác nhau, mỗi phương pháp đều có những ưu điểm và nhược điểm riêng, phù hợp với những trưởng hợp cụ thể riêng. Vấn đề là người quản lý cần đưa ra các quyết định lựa chọn phương pháp nào cho tổ chức mình, một phương pháp đánh giá hay kết hợp nhiều phương pháp đánh giá khác nhau.
Để công tác ĐGTHCV phát huy tác dụng và trở thành một trong những công cụ đắc lực trong công tác quản trị nhân sự, nhà quản lý cần thực hiện việc giám sát thực hiện công tác ĐGTHCV tại tổ chức của mình. Thông qua việc giám sát, nhà quản lý kiểm soát một cách hệ thống sự thực hiện công việc của người lao động, đưa ra các hình thức hỗ trợ để người lao động thực hiện hạn chế những sai sót thông qua việc tổ chức hướng dẫn, huấn luyện, đào tạo kịp thời cho người lao động.
Việc tổ chức giám sát thực hiện công việc ngoài việc phát hiện những khó khăn, vướng mắc trong công tác thực hiện công việc, đánh giá thực hiện công việc cũng như hạn chế được các lỗi trong quá trình đánh giá, kịp thời hỗ trợ và động viên người lao động nỗ lực thực hiện công việc.
- Đánh giá kết quả và thông tin phản hồi
Thực hiện việc đánh giá kết quả thực hiện công việc khi đến thời hạn đánh giá dựa trên các tiêu chí đánh giá đã được xây dựng thống nhất, thông qua người đánh giá đã thông báo, tổng hợp, phân tích, đánh giá kết quả thu được từ các đơn vị, phòng ban trong tổ chức.
Sau khi có kết quả đánh giá, nhà quản lý thực hiện công tác thông tin phản hồi tới người lao động về tình hình thực hiện công việc của người lao động, các định hướng cho mục tiêu công việc giai đoạn tiếp theo cũng như phương hướng khắc phục các hạn chế để phát huy khả năng của người lao động trong thời gian sau.