Để công tác ĐGTHCV tại tổ chức đạt hiệu quả cao nhất thì tổ chức phải xây dựng một kế hoạch ĐGTHCV gắn với điều kiện thực tế và mục tiêu của tổ chức. Việc xây dựng một kế hoạch ĐGTHCV thông thường phải xác định các nội dung cơ bản sau:
- Mục đích đánh giá: đây là việc đầu tiên mà tổ chức cần xác định rõ khi lập kế hoạch đánh giá. Hoạt động đánh giá nhằm mục đích gì là trọng tâm trong các mục đích đánh giá: hoạch định các chiến lược nhân sự của tổ chức, phát triển, khuyến khích nhân viên, phát triển quan hệ lao động hay đơn thuần chỉ để phục vụ mục đích trả lương…
- Chu kỳ đánh giá: là khoảng thời gian giữa hai lần đánh giá trong tổ chức. Chu kỳ đánh giá thường được các tổ chức quy định là 6 tháng hoặc 1 năm hoặc tùy thuộc vào chu kỳ kinh doanh của tổ chức.
Chu kỳ đánh giá không nên quá dài vì việc thu thập thông tin cho một quá trình dài sẽ khó chính xác, không đầy đủ các khía cạnh dẫn tới kết quả đánh giá dễ bị sai lệch. Chu kỳ đánh giá cũng không nên quá ngắn vì khi đó chưa phản ánh được hết quá trình thực hiện công việc, kết quả thực hiện công việc. Căn cứ vào mục đích, bộ phận xây dựng kế hoạch phải xác định cụ thể số lượng các đợt đánh giá trong năm từ đó xác định chu kỳ ĐGTHCV và xác định các đợt ĐGTHCV là chính thức hay phi chính thức. Chu kỳ đánh giá chính thức được tổ chức thông
báo trước kế hoạch, còn đánh giá không chính thức thực hiện trong trường hợp người quản lý trực tiếp thấy cần phải gặp gỡ trực tiếp nhân viên của mình để tìm hiểu, hướng dẫn nhân viên khắc phục những khó khăn, vướng mắc trong công việc hoặc động viên khi nhân viên làm tốt công việc của mình.
- Đối tượng đánh giá: đối tương đánh giá thông thường là toàn bộ thành viên của tổ chức, tuy nhiên, với một số kỳ đánh giá cụ thể, đối tượng đánh giá có thể chỉ là một nhóm đối tượng nhất định trong tổ chức.
- Người đánh giá: xác định rõ người đánh giá bao gồm những nhóm nào: đánh giá của cấp trên, đồng cấp, khách hàng, cấp dưới và bản thân tự đánh giá hay chỉ là đánh giá của cấp trên và bản thân tự đánh giá…
- Tiêu chí đánh giá: Căn cứ vào mục đích đánh giá, tổ chức sẽ xác định những tiêu chí nào cần được đánh giá cũng như vai trò, trọng số của từng tiêu chí trong thể hiện kết quả đánh giá. Các tiêu chí đánh giá thường bao gồm các nhóm liên quan đến các nội dung: trình độ năng lực chuyên môn, khối lượng và chất lượng công việc, ý thức tuân thủ nội quy và quy định trong công việc, tinh thần làm việc nhóm, khả năng sáng tạo, lãnh đạo, phối hợp… trong công việc.
- Phương pháp đánh giá: trong xây dựng kế hoạch ĐGTHCV, việc lựa chọn phương pháp đánh giá cũng là một trong những nội dung được quan tâm. Có nhiều phương pháp đánh giá khác nhau nhưng dựa trên mục tiêu của tổ chức sẽ chọn ra phương pháp đánh giá phù hợp nhất.
Bên cạnh đó, việc lên kế hoạch đánh giá cũng cần lường trước khó khăn có thể gặp phải trong quá trình thực hiện từ đó đưa ra giải pháp cho mỗi tình huống mới có thể hạn chế được khó khăn trong quá trình thực hiện.