8. Cấu trúc của luận văn
3.3.3. Lập kế hoạch marketing cho Thư viện
Kế hoạch hóa hoạt động marketing đóng vai trò quan trọng hàng đầu trong việc định hướng công tác marketing. Hiện nay, việc lập kế hoạch cho công tác marketing chưa được chú trọng tại Thư viện TQB, các hoạt động marketing lồng ghép trong các hoạt động nghiệp vụ, phục vụ người dùng tin, chưa có một kế hoạch riêng, do vậy cũng không thể theo dõi và đánh giá được hiệu quả hoạt động của công tác này.
Sau khi tiến hành nghiên cứu thị trường bằng LibQUAL và các dữ liệu sẵn có của cơ quan, Thư viện TQB có thể lập kế hoạch cho công tác marketing của mình.
3.3.3.1. Áp dụng mô hình phân tích SWOT vào lập kế hoạch marketing
Dựa trên kinh nghiệm thực tế của Thư viện NTU, có thể sử dụng mô hình phân tích SWOT để lập kế hoạch marketing cho Thư viện TQB. Bản chất của phân tích SWOT là đặt ra những câu hỏi và trả lời cho các câu hỏi đó một cách khách quan, từ đó xác định được điểm yếu và điểm mạnh của tổ chức.
- Điểm mạnh (Strengths): Lợi thế của Thư viện TQB là gì? Công việc Thư viện làm tốt nhất? Ưu thế mà người dùng tin thấy được ở Thư viện là gì?
+ Dự án đầu tư xây dựng Thư viện điện tử đã hoàn tất với toà nhà và các thiết bị nội thất, trang thiết bị và hạ tầng công nghệ thông tin hiện đại, có thể đáp ứng cho sự phát triển của một thư viện hiện đại trong giai đoạn trước mắt cũng như tương lai.
+ Đội ngũ cán bộ trẻ tuổi nhiệt tình được đào tạo đúng chuyên ngành.
- Điểm yếu (Weaknesses): Các khó khăn trong công tác tổ chức và hoạt động của Thư viện là gì? Công việc nào làm còn kém hiệu quả? Công tác phục vụ người dùng tin còn những điểm gì chưa tốt?
+ Mặc dù đã được quan tâm, chú trọng đầu tư về cơ sở vật chất trang thiết bị tuy nhiên trên thực tế toà nhà Thư viện còn nhiều bất cập. Số lượng các phòng đọc nhiều thiết bị hỗ trợ cho quản lý chưa đủ, rất tốn nhân sự cho việc quản lý duy trì hoạt động.
+ Theo các đánh giá của người dùng tin, nguồn lực thông tin của Thư viện còn rất hạn chế, số lượng lớn nhưng phần lớn là tài liệu cũ, lạc hậu. Các tài liệu ngoại văn chủ yếu là tiếng Nga xuất bản trước năm 1990. Các tài liệu quý hiếm, tài liệu chuyên sâu, chuyên khảo có ít, tài nguyên thông tin dưới dạng điện tử ít, chưa đáp ứng yêu cầu, đòi hỏi người dùng tin trong giai đoạn mới. Hệ thống truyền hình số chưa hoạt động, chưa triển khai được các dịch vụ Multimedia. Số lượng máy tính cá nhân chưa đáp ứng được so với thiết kế, hiện các phòng Internet mới triển khai được 40% công suất, chưa đáp ứng được nhu cầu của người dùng tin.
+ Đội ngũ và trình độ cán bộ, cũng là một thách thức đối với sự phát triển của Thư viện. Đội ngũ cán bộ chưa đủ về số lượng, trình độ về ngoại ngữ, tin học còn một số hạn chế sẽ gặp nhiều khó khăn để vận hành một Thư viện hiện đaị. Việc bồi dưỡng đào tạo trong quá khứ còn mang tính dàn trải, chưa có lực lượng nòng cốt được đào tạo chuyên sâu tại các nước có nền khoa học thư viện phát triển. Chính sách tuyển dụng của trường đã có những ảnh hưởng đến cơ cấu nguồn nhân lực thư viện, thiếu hẳn một đội ngũ công nhân kỹ thuật lành nghề để giải quyết các công việc thường xuyên.
+Việc áp dụng phần mềm quản lý thư viện VTLS vào Thư viện TQB đã tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động xử lý thông tin, đặc biệt là việc chuẩn hoá và trao đổi dữ liệu với các thư viện khác; VTLS cho phép các cán bộ thư viện xử lý, quản lý tài liệu, quản lý người dùng tin một các nhanh chóng thuận tiện và hiện đại theo phương thức và quy mô của các thư viện tiên tiến.
Tuy nhiên hệ thống này cũng tạo ra nhiều khó khăn cần phải giải quyết: Sự thay đổi về qui trình công nghệ các hoạt động nghiệp vụ thư viện. Chuyển đổi dữ liệu và xử lý tài liệu hồi cố phục vụ tự động hoá, hạ tầng công nghệ thông tin: đường mạng, điện, thiết bị…. Bên cạnh đó là sự đòi hỏi các kỹ năng mới đối với cán bộ thư viện. Tính đến thời điểm nay hiện còn 50% số đầu tài liệu chưa được xử lý hồi cố vào CSDL của phần mềm VTLS.
- Cơ hội (Opportunities): Cơ hội của Thư viện là gì? Những xu hướng nào đang diễn ra trên thị trường thông tin tạo ra cơ hội mới cho Thư viện?
+Vị thế của trường ĐHBKHN trong nền giáo dục đại học Việt Nam đã được khẳng định. Với hơn 50 năm xây dựng và phát triển, trường đã trở thành trường đại học kỹ thuật hàng đầu trong hệ thống các trưòng đại học Việt Nam.
Lãnh đạo trường ĐHBKHN luôn nhận thức rõ tầm quan trọng, đồng thời cũng khẳng định vai trò của thư viện đối với công tác đảm bảo, nâng cao chất lượng giảng dạy, học tập, nghiên cứu khoa học, đào tạo đẳng cấp quốc tế của ĐHBKHN.
+ Với vị thế của Thư viện Trường nằm trong mối quan hệ và phát triển nhiều năm qua Thư viện đã thiết lập được mối quan hệ hợp tác, trao đổi với nhiều tổ chức thông tin- thư viện của quốc gia và quốc tế, tạo tiền đề cho việc hội nhập và phát triển.
+ Số lượng người dùng tin: Thư viện TQB có số lượng người dùng tin đông đảo với hơn 1200 cán bộ giảng viên, gần 40.000 sinh viên các hệ, và một số lượng người dùng tin là sinh viên các trường đại học khác trong khu vực. Khối lượng lớn người dùng tin như vậy là điều kiện thuận lợi cho thư viện triển khai các hoạt động và dịch vụ của mình.
Với những tiềm năng của ĐHBKHN trong việc phát triển và nâng cao chất lượng đào tạo đẳng cấp quốc tế, Thư viện TQB có nhiều cơ hội để mở rộng hơn nữa hoạt động của mình trên thị trường thông tin không chỉ đối với cộng đồng nhà trường mà còn vươn ra quốc tế.
+ Sự phát triển của khoa học kỹ thuật, đặc biệt là công nghệ thông tin đã tạo cho Thư viện TQB những cơ hội phát triển mới trong việc xây dựng và hoàn thiện thư viện điện tử, thư viện ảo, dựa trên công nghệ Web 2.0 để tương tác nhiều hơn với người dùng tin và hiểu nhu cầu tin của người dùng. Đặc biệt, ĐHBKHN là cái nôi đào tạo, nghiên cứu về khoa học kỹ thuật và công nghệ của cả nước. Do vậy Thư viện TQB có cơ hội tiếp cận nhanh với công nghệ cao và ứng dụng chúng vào công tác thư viện.
-Thách thức (Threats): Những trở ngại Thư viện đang phải đối mặt? Thay đổi công nghệ có nguy cơ gì với Thư viện hay không? Có vấn đề gì về tài chính không?
+ Ngân sách cấp hàng năm cho Thư viện còn rất hạn hẹp so với số lượng cũng như nhu cầu ngày càng tăng của người dùng tin, nguồn ngân sách chỉ đủ duy trì hoạt động thường xuyên ở mức độ thấp. Bởi vậy việc hiện đại hóa, tăng cường nguồn lực thông tin, thư viện cũng như quá trình đổi mới và nâng cao chất lượng các dịch vụ thông tin gặp rất nhiều khó khăn.
+ Sự phát triển của Internet cũng tạo ra nhiều thách thức đối với sự phát triển của Thư viện, Internet cuốn hút người dùng tin hơn, tiện lợi và nhanh chóng hơn. Và không phải người dùng tin nào cũng ý thức được giá trị và độ chính xác của nguồn thông tin chính thống của thư viện, do vậy họ thường tìm đến Internet. Nhiệm vụ của cán bộ marketing thư viện là phải giúp đỡ người dùng tin tìm kiếm được thông tin hữu ích nhất, hiểu biết về giá trị của thư viện mình và biến Internet thành công cụ đắc lực trong việc tiến hành marketing .
Những phân tích theo mô hình SWOT cho Thư viện TQB đã đánh giá được hiện trạng của Thư viện thông qua việc phân tích tình hình bên trong (Strengths và Weaknesses) và bên ngoài (Opportunities và Threats) của Thư viện. Với SWOT các thông tin được phân tích theo một trình tự logic hơn, dễ xử lý hơn, giúp cho việc lập kế hoạch marketing của Thư viện TQB trở nên dễ dàng và đi đúng hướng cần giải quyết. Từ đó Thư viện có thể lập kế hoạch marketing của mình dựa trên các thông tin đã có.
3.3.3.2.Trình bày kế hoạch marketing
Dựa trên những kết quả của nghiên cứu marketing và phân tích marketing dựa trên mô hình SWOT, Thư viện TQB có thể tiến hành xây dựng kế hoạch marketing. Kế hoạch marketing phải cụ thể, đưa ra được mục tiêu của kế hoạch, phương pháp tiến hành và thời gian thực hiện dựa trên nguồn lực cơ sở sẵn có của thư viện. Kế hoạch này nhắm đến mục tiêu là phát huy được thế mạnh, tận dụng cơ hội, khắc phục được điểm yếu và biến thách thức thành động lực phát triển. Vì thế, kế hoạch marketing có liên quan tới sự vận hành và phát triển của cả Thư viện.
Kế hoạch marketing của Thư viện TQB có thể bao gồm những nội dung sau:
Phần 1: Tổng quan : Phần này trình bày 4 vấn đề: - Sứ mệnh của Thư viện
- Tầm nhìn của Thư viện
- Trình bày tóm lược những hoạt động của thư viện
Phần 2: Phân tích tình hình: Phần này bao gồm các vấn đề: - Phân tích những xu hướng thị trường thông tin
- Phân đoạn người dùng tin
- Những nỗ lực marketing hiện tại
- Cơ hội và thách thức của thư viện hiện nay
Phần 3: Kế hoạch marketing. Phần này bao gồm: - Mục tiêu của kế hoạch
- Nhiệm vụ của kế hoạch - Nội dung kế hoạch
- Thực hiện kế hoạch và đánh giá