8. Cấu trúc của luận văn
2.2.3. Lập kế hoạch marketing theo mô hình SWOT
Nghiên cứu marketing là công việc đầu tiên của quá trình marketing. Thông qua những nghiên cứu kỹ lưỡng về thị trường và những điểm yếu điểm mạnh của Thư viện, nghiên cứu marketing đóng vai trò là nguồn dữ liệu đầu vào để từ đó các nhà quản lý lập chiến lược và kế hoạch cho công tác marketing của thư viện.
Kế hoạch marketing của Thư viện NTU bắt đầu bằng việc xác định đối tượng người dùng tin. Đây chính là kết quả của công tác nghiên cứu marketing đã thực hiện trước đó. Sau khi đã nhận định được người dùng tin và các nhu cầu, đặc điểm của họ, Thư viện tiến hành lập kế hoạch marketing để tiếp cận các đối tượng này thông qua việc áp dụng mô hình phân tích SWOT.
2.2.3.1. Áp dụng mô hình phân tích SWOT vào việc lập kế hoạch marketing
Mẫu phân tích SWOT được trình bày dưới dạng một ma trận 2 hàng 2 cột, chia làm 4 phần: Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats. Chủ đề phân tích SWOT cần được mô tả chính xác để những người khác có thể thực hiện tốt quá trình phân tích và hiểu được, hiểu đúng các đánh giá và ẩn ý của kết quả phân tích.
Để thực hiện phân tích SWOT, Thư viện NTU đặt ra những câu hỏi sau:
- Điểm mạnh (Strengths): Lợi thế của Thư viện là gì? Công việc Thư viện làm tốt nhất? Ưu thế mà người dùng tin thấy được ở Thư viện là gì?
Qua đánh giá của nhân viên thư viện, lợi thế của Thư viện NTU là có một tổ chức nhân sự chặt chẽ, khoa học, có nền tảng văn hóa tổ chức tốt và tầm nhìn sâu rộng của lãnh đạo. Họ tự hào vì những truyền thống lâu đời của Thư viện và đội ngũ nhân viên yêu nghề, nhiệt tình với người dùng tin. Qua đánh giá của người dùng tin trong cuộc điều tra LibQUAL 2008, thái độ phục vụ của đội ngũ nhân viên cũng được đánh giá cao nhất, sau đó là sự phong phú và đầy đủ của vốn tài liệu thư viện. Như vậy có thể thấy rõ lợi thế của thư viện nằm ở phong cách phục vụ và chất lượng của các dịch vụ cung cấp thông tin.
- Điểm yếu (Weaknesses): Có thể cải thiện điều gì? Công việc nào Thư viện làm tồi nhất?
Qua đánh giá của người dùng tin, những điểm yếu nhất của Thư viện là không gian của thư viện. Trong khi quy mô tuyển sinh ngày càng tăng, không gian của Thư viện không tăng tương ứng nên không đáp ứng được nhu cầu của người dùng. Một điểm yếu nữa của thư viện nằm trong cách quy hoạch, thiết kế và bố trí các Thư viện thành viên. Điểm yếu của Thư viện NTU còn thể hiện ở chất lượng cung cấp các tài liệu điện tử toàn văn phù hợp với nhu cầu người dùng tin. Các tài liệu toàn văn thường khó truy cập tại nhà hay tại nơi làm việc, số lượng cơ sở dữ liệu rất nhiều và phong phú song không phải lúc nào cũng tìm thấy tài liệu phù hợp. Điều này cần được nêu ra và giải quyết trong quá trình lập kế hoạch.
- Cơ hội (Opportunities): Cơ hội của Thư viện là gì? Những xu hướng nào đang diễn ra trên thị trường thông tin ?
Thư viện NTU đang có rất nhiều cơ hội trong quá trình phát triển. Đó là: Sự mở rộng quy mô đào tạo của nhà trường tạo ra đội ngũ những người dùng tin đông đảo từ khắp nơi trên thế giới khiến cho thị trường thông tin của Thư viện được mở rộng. Ban Quản trị của NTU rất quan tâm và coi trọng những đóng góp của Thư viện đối với sự nghiệp giáo dục. Chính phủ Singapore cũng có những chính sách thiết thực trong việc phát triển cơ sở vật chất cũng như nâng cao năng lực cán bộ của ngành thư viện. Sự phát triển của công nghệ trên nền tảng Internet và Web 2.0 cũng tạo cho Thư viện những điều kiện thuận lợi nhất để phát triển các dịch vụ hiện đại và là phương tiện tốt nhất để tiếp thị và quảng bá các dịch vụ thư viện.
-Thách thức (Threats): Những trở ngại Thư viện đang phải đối mặt? Các đối thủ cạnh tranh đang làm gì? Những đòi hỏi đặc thù về công việc, về sản phẩm hay
dịch vụ có thay đổi gì không? Thay đổi công nghệ có nguy cơ gì với Thư viện hay không? Có vấn đề gì về tài chính không? Liệu có yếu điểm nào đang đe doạ Thư viện? Phân tích này thường giúp tìm ra những việc cần phải làm và biến yếu điểm thành triển vọng.
Những thách thức mà Thư viện NTU gặp phải là thiếu nguồn nhân lực. Với hệ thống thư viện rộng lớn và số lượng người dùng tin đông đảo như vậy những NTU chỉ có 49 cán bộ thư viện chuyên nghiệp, còn lại là các cán bộ bán chuyên nghiệp. Việc tuyển dụng cán bộ thư viện trình độ cao và trẻ tuổi ngày càng khó do mức lương cho cán bộ còn hạn chế. Một thách thức nữa mà Thư viện phải đối mặt là thiếu quỹ đất cho việc mở rộng Thư viện để tăng diện tích phục vụ người dùng tin. Internet là cơ hội, song nhìn ở khía cạnh nào đó cũng là thách thức của thư viện. người dùng tin là sinh viên thường có xu hướng tìm kiếm mọi thứ họ cần trên Internet hơn là đến thư viện. Thư viện NTU cũng chịu ảnh hưởng của xu thế này. Về tài chính cũng có những thách thức nhất định, ngân sách năm học 2009-2010 cho Thư viện giảm đi trong khi giá cả tài liệu ngày càng cao. Xuất bản phẩm ngày càng nhiều khiến việc cân đối giữa nguồn tài chính và số lượng, chất lượng tài liệu trở nên khó khăn hơn.
Những phân tích theo mô hình SWOT thích hợp cho việc đánh giá hiện trạng của Thư viện thông qua việc phân tích tình hình bên trong (Strengths và Weaknesses) và bên ngoài (Opportunities và Threats) của Thư viện. SWOT thực hiện lọc thông tin theo một trật tự dễ hiểu và dễ xử lý hơn, giúp cho việc lập kế hoạch marketing trở nên thiết thực và đi đúng hướng cần giải quyết, đó là tận dụng thời cơ, phát huy thế mạnh, ý thức được điểm yếu và biến thách thức thành triển vọng.
2.2.3.2. Xây dựng và trình bày kế hoạch marketing
Dựa trên những kết quả của nghiên cứu marketing và phân tích marketing dựa trên mô hình SWOT, Thư viện NTU tiến hành xây dựng kế hoạch marketing. Kế hoạch marketing là sự cụ thể hóa các bước đi của chiến lược marketing nhằm đạt được mục tiêu của Thư viện trong thời gian ngắn. Ở Thư viện NTU, kế hoạch marketing thường được thực hiện trong thời gian 1 năm học .
Mô hình phân tích SWOT và những kết quả của phân tích là nguồn nguyên liệu chính cho quá trình lập kế hoạch này.
Một số nét chính của kế hoạch marketing tại Thư viện NTU:
- Tăng số lượng các lớp giảng dạy, ít nhất là 350 lớp với sự mở rộng không gian hướng dẫn tại phòng Tài nguyên đa phương tiện. Các lớp học sẽ bao gồm các kỹ năng tìm kiếm thông tin, nghiên cứu thư viện, nhận biết và sử dụng nguồn tài nguyên điện tử, các công cụ nghiên cứu, phương pháp trích dẫn, sử dụng tài liệu tham khảo và các vấn đề tổng hợp về học tập. Các lớp học sẽ được bổ sung, tăng cường nguồn học liệu và công cụ điện tử.
- Các chương trình tiếp cận cộng đồng khuyến khích nhân viên và sinh viên để tối đa hóa việc sử dụng tài nguyên và dịch vụ sẽ tiếp tục được thực hiện. Face book của Thư viện NTU sẽ được sử dụng nhằm khám phá cách tiếp cận mạng xã hội để thúc đẩy sử dụng thư viện. Cùng với bảy Blog của các Thư viện chuyên ngành, Thư viện sẽ phát triển và thực hiện các công cụ mới để tiếp cận với sinh viên nhiều hơn nữa.
- Hội chợ Tài nguyên điện tử (nhằm mục đích giới thiệu và thu hút sự chú ý của người dùng đến bộ sưu tập tài nguyên điện tử khổng lồ của Thư viện) sẽ được tổ chức cùng với CED’s E-Fest vào tháng Mười tại khu ký túc Bắc NTU. Hội chợ là một hoạt động nằm trong Tuần Tài nguyên Điện tử ở Singapore cùng với Thư viện Quốc gia, Thư viện NUS, Thư viện Tematek Polytechnic và Hiệp hội Thư viện của Singapore.
- Một số dịch vụ thư viện sẽ được xem xét và cải tiến bao gồm dịch vụ cho mượn tài liệu, chuyển giao tài liệu và tài liệu mới theo yêu cầu. Cung cấp tài liệu cho cán bộ trong cơ quan, biểu mẫu điện tử…
Để thực hiện tốt kế hoạch marketing, một trong những hoạt động cần thiết hàng đầu là làm tốt công tác quảng bá, truyền thông. Hoạt động quảng bá truyền thông chính là bộ mặt, là tiếng nói của công tác marketing. Thông qua những hoạt động tiếp cận người dùng tin và quảng bá truyền thông, các mục tiêu marketing được thực hiện.