8. Cấu trúc của luận văn
3.3.5. Đa dạng hóa các hoạt động tiếp cận cộng đồng và quảng cáo,
liên quan đến chuyên ngành đó cho sinh viên, học viên.
3.3.5. Đa dạng hóa các hoạt động tiếp cận cộng đồng và quảng cáo, truyền thông thông
Tiếp cận cộng đồng và quảng cáo truyền thông đóng vai trò quan trọng trong việc thực hiện kế hoạch marketing, có nhiệm vụ quảng bá giới thiệu các sản phẩm dịch vụ và định hướng cho người dùng tin. Mối quan hệ của thư viện với người dùng có mật thiết hay không, thư viện có vai trò quan trọng và thiết yếu với người dùng tin hay không phụ thuộc rất nhiều vào hiệu quả của công tác tiếp cận cộng đồng và quảng cáo, truyền thông.
Hiện nay công tác tiếp cận cộng đồng và quảng cáo truyền thông của Thư viện TQB còn rất hạn chế. Các hoạt động này tuy đã được chú ý đầu tư song chưa trở thành những hoạt động quan trọng nằm trong kế hoạch hoạt động của Thư viện. Tổ chức thực hiện tiếp cận cộng đồng và quảng cáo truyền thông còn chưa cụ thể, tùy theo từng giai đoạn, từng nhiệm vụ mà phân công nhân sự, do vậy cũng không đánh giá được hiệu quả của hoạt động của công tác này.
Để thực hiện tốt việc công tác tiếp cận cộng đồng và quảng cáo, truyền thông, Thư viện TQB cần phải tận dụng mọi điều kiện sẵn có, ứng dụng công nghệ hiện đại, thay đổi tư duy phục vụ của cán bộ Thư viện. Việc áp dụng những kinh nghiệm của Thư viện NTU là điều cần thiết để rút ngắn thời gian nghiên cứu thử nghiệm, tiến tới xây dựng quy trình quảng cáo truyền thông và tiếp cận cộng đồng linh hoạt, năng động, phù hợp với môi trường của Thư viện TQB.
Đối với Thư viện TQB, khi tiến hành các hoạt động tiếp cận cộng đồng cần phải hướng đến những mục tiêu chính như sau:
- Thiết lập mối quan hệ gắn bó giữa người dùng tin và thư viện.
- Trao đổi thông tin, nhận phản hồi, góp ý của người dùng tin, cùng với họ xây dựng chính sách hoàn thiện và phát triển thư viện.
- Tận dùng và khai thác được nguồn lực tài chính cũng như tư liệu của cộng đồng bao gồm cả các nhà tài trợ, người dùng tin, các nhà quản lý, người dân…
- Giáo dục, định hướng, nâng cao kỹ năng của người dùng tin trong việc sử dụng thư viện và tiếp thu tri thức.
- Nâng cao hình ảnh và vị thế của thư viện đối với cộng đồng.
Hoạt động tiếp cận cộng đồng mang đến nhiều lợi ích cho thư viện và làm thay đổi tư duy của xã hội và chính bản thân những người làm công tác quản lý thư viện. Thay vì tự hoạch định và lên kế hoạch cho các hoạt động của mình và sau đó nhận thấy rằng phương pháp phục vụ của tổ chức không đáp ứng và hấp dẫn cộng đồng, các thư viện có thể có được nhiều gợi ý cho việc xây dựng và phát triển dựa trên những thông tin và sự giúp đỡ phối hợp của cộng đồng thông qua tiếp cận cộng đồng.
Thư viện TQB có thể áp dụng một số phương pháp tiếp cận cộng đồng sau đây dựa trên điều kiện cơ sở vật chất và trang thiết bị sẵn có:
Gặp gỡ người dùng tin
Gặp gỡ người dùng tin là một trong những hoạt động nên được tổ chức thường xuyên dưới nhiều hình thức khác nhau phù hợp với mục đích và đối tượng tiếp cận. Mục đích của những buổi gặp gỡ này là giao lưu và tăng cường mối quan hệ với người dùng tin, từ đó tìm hiểu và nắm bắt nhu cầu thực tế của họ. Việc tổ chức các buổi gặp gỡ nên được đặt ra trong kế hoạch marketing của Thư viện TQB. Thông thường, với mỗi một đối tượng người dùng tin có thể tổ chức mỗi năm một lần. Ví dụ với sinh viên có thể tổ chức vào đầu năm học hoặc trước mùa ôn thi, mùa nghiên cứu khoa học, với giảng viên và cán bộ có thể chọn thời điểm mùa hè hoặc mùa xuân khi họ có nhiều thời gian rảnh rỗi. Vì điều kiện kinh phí và thời gian hạn hẹp, những buổi gặp này cần lựa chọn kỹ những đối tượng tham gia mang tính chất tiêu biểu. Ví dụ với sinh viên có thể lựa chọn cán bộ lớp, cán bộ Đoàn, các sinh
viên ưu tú. Với giảng viên có thể tổ chức những buổi riêng cho từng khoa, từng chuyên ngành. Những buổi gặp gỡ này nên được chuẩn bị kỹ lưỡng, có bánh kẹo, hoa quả, không gian gần gũi thân mật, với khoảng 40 đến 50 khách mời. Ngoài việc diễn thuyết về thư viện và các sản phẩm dịch vụ thư viện có thể lồng ghép các tiết mục văn nghệ và trả lời câu hỏi. Cần tận dụng buổi gặp để điều tra bằng bảng hỏi những vấn đề mà người dùng quan tâm, những góp ý của người dùng với dịch vụ hiện có của Thư viện TQB.
Triển lãm
Triển lãm là hoạt động nhằm giới thiệu tài liệu mới, tài liệu có giá trị theo các chủ đề mà người dùng tin quan tâm.Các cuộc triển lãm nên được tiến hành thường xuyên và duy trì trong một thời gian ngắn khoảng 2 tháng, các chủ đề của triễn lãm cần được thay đổi thường xuyên. Triển lãm có thể tổ chức tại các sảnh của Thư viện hoặc phía hành lang trước cửa các phòng đọc.Với đặc thù đào tạo của trường là ngành kỹ thuật, Thư viện có thể tổ chức các cuộc triển lãm các sản phẩm kỹ thuật, mô hình, đồ án tốt nghiệp của sinh viên. Những cuộc triển lãm này sẽ thu hút được nhiều sự quan tâm của người dùng tin và tạo nên một không khí mới, hình ảnh mới cho Thư viện.
Hội chợ nguồn tin điện tử
Nguồn tin điện tử ở Thư viện TQB khá đa dạng và phong phú. Vì vậy tổ chức hội chợ nguồn tin điện tử cho người dùng tin vào đầu năm học sẽ là một hình thức tốt để quảng bá sản phẩm và dịch vụ cho sinh viên, giảng viên. Ngoài việc giới thiệu các nguồn tin sẵn có và hướng dẫn sử dụng cho người dùng, Thư viện TQB có thể mới các nhà cung cấp nguồn tin điện tử trên khắp thế giới tham gia vào gian hàng giới thiệu quảng bá sản phẩm của mình.
Các hoạt động định hướng
Hoạt động định hướng là một hoạt động hỗ trợ, hướng dẫn, đào tạo người dùng tin với quy mô lớn có thể được tổ chức thường niên và kéo dài trong khoảng 1 tuần với nhiều chương trình phong phú. Thư viện TQB có thể tổ chức hoạt động này giống như một ngày hội, nên động viên Đoàn thanh niên Nhà trường, các nhà tài trợ, các nhà cung cấp và ban lãnh đạo Nhà trường cùng tham gia phối hợp. Trong “ngày hội định hướng” sẽ gồm các hoạt động hướng dẫn và đào tạo sinh viên về Thư viện, các giá trị của nguồn tài liệu thư viện và phương thức sử dụng các dịch
vụ sản phẩm tiện ích của Thư viện. Bồi dưỡng cho sinh viên tình yêu đối với sách và ham mê đọc sách. Đồng thời có các chương trình văn nghệ, đố vui và trò chơi nhằm tạo không khí vui tươi, thân mật, gắn bó giữa cán bộ Thư viện và người dùng tin.
Các buổi nói chuyện học thuật
Các buổi nói chuyện học thuật được tổ chức dành riêng cho những người dùng tin trình độ cao như giảng viên, các nhà nghiên cứu, cán bộ quản lý với các chủ đề đang được quan tâm trong thời điểm đó, ví dụ: cách xuất bản sách, cách xuất bản tài liệu điện tử, phương pháp biên soạn bài giảng điện tử, các kỹ thuật khai thác thông tin phục vụ nghiên cứu…
Nhìn chung, các hình thức tiếp cận cộng đồng nếu được tổ chức tốt tại Thư viện TQB sẽ là nguồn động lực tiếp thêm sinh khí cho hoạt động Thư viện trên cơ sở hiểu biết, gắn bó mật thiết với người dùng tin. Thông qua những hoạt động này hình ảnh của Thư viện sẽ trở nên gần gũi hơn với người dùng, là một phần trong đời sống học tập và nghiên cứu của họ. Các hoạt động tiếp cận cộng đồng phong phú, sôi nổi sẽ biến Thư viện TQB thành một trung tâm sinh hoạt văn hóa, khoa học của trường ĐHBKHN, góp phần giúp Thư viện hoàn thành sứ mệnh của mình.
3.3.5.2. Quảng cáo và truyền thông
Quảng cáo và truyền thông là các hoạt động nhằm quảng bá sản phẩm dịch vụ, các chương trình, sự kiện của thư viện. Đây là điều mà nhiều thư viện có bỏ ngỏ, chưa có được sự đầu tư thích đáng. Đối với Thư viện TQB, tuy công tác quảng bá sản phẩm dịch vụ đã được đầu tư quan tâm song các kỹ năng về quảng cáo, truyền thông vẫn chưa được chú trọng. Có thể nói quảng cáo và truyền thông là kênh giao tiếp hiệu quả, cung cấp nhiều thông tin nhất tới người dùng tin. Không giống như tiếp cận cộng đồng cần có sự tổ chức chặt chẽ, chuẩn bị không gian, thời gian, địa điểm, số lượng người tham gia. Quảng cáo và truyền thông dùng hình ảnh, âm thanh, chữ viết để truyền thông tin tới người đọc. Trong điều kiện và cơ sở vật chất hiện nay của Thư viện TQB, có thể áp dụng tốt các hình thức quảng cáo và truyền thông của Thư viện NTU, cụ thể như sau:
Internet
Thư viện TQB hiện đang có một cổng thông tin chính thức của Thư viện với giao diện đẹp, thông tin phong phú và tốc độ truy cập ổn định. Đây là điều kiện tốt
để cán bộ thư viện đăng tải các thông tin liên quan đến Thư viện và quảng bá các sản phẩm dịch vụ của mình. Tuy vậy mức độ quảng bá sản phẩm dịch vụ và truyền thông trên Web còn cần phải nâng cao hơn nữa. Cán bộ Thư viện TQB có thể đăng tải các bài viết giới thiệu sách, giới thiệu cơ sở dữ liệu điện tử vào mỗi tháng. Đưa thông tin về các chương trình đào tạo, các sự kiện của thư viện trước khi tổ chức khoảng 2 tuần để người dùng tin biết. Đồng thời tạo các đường link đến diễn đàn, blog của Thư viện và của cán bộ Thư viện để giúp người dùng có nhiều kênh tiếp cận với Thư viện.
Ngoài cổng thông tin chính của Thư viện, công nghệ Web 2.0 cũng đem đến cho Thư viện cơ hội tiếp cập và tương tác hai chiều với người dùng. Vì vậy Thư viện TQB có thể thiết lập Blog của Thư viện. Qua Blog, thông tin được cập nhật nhanh hơn, với hình thức thân thiện hơn và cuốn hút được người sử dụng và giúp cho Thư viện có được những phản hồi của người dùng tin. Việc sử dụng Blog làm kênh truyền thông giúp cho cán bộ thư viện và người dùng tin có mối quan hệ tốt đẹp và gắn bó với nhau hơn, từ đó họ hiểu và phục vụ thông tin cho người dùng tin tốt hơn.
Với điều kiện công nghệ sẵn có của mình, Thư viện TQB có thể sử dụng email để gửi thông tin tới người dùng tin. Các địa chỉ email cần được thu thập trong quá trình đăng ký làm thẻ thư viện. Các thông tin thường xuyên của Thư viện có thể được gửi một cách tự động tới tất cả người dùng tin. Từng nhóm người dùng khác nhau có thể được gửi các thông tin về tài liệu mới liên quan đến chuyên ngành của họ vào những thời điểm nhất định. Việc trả lời các thắc mắc về sử dụng thư viện và các câu hỏi tra cứu qua email cũng là một cách đơn giản và tiết kiệm chi phí.
Bản tin, tờ rơi, tờ gấp và poster
Bản tin thư viện là một trong những hình thức tuyên truyền và quảng bá hiệu quả các sản phẩm dịch vụ thư viện, cung cấp những thông tin mới nhất về thư viện và giới thiệu nguồn tin hữu ích cho người dùng tin. Ngoài việc đăng tin trên trang web, Thư viện TQB có thể phát hành Bản tin Thư viện mỗi 2 tháng một lần với những bài viết của cán bộ Thư viện về các sản phẩm, dịch vụ, các hoạt động của Thư viện nhằm thông tin tới người dùng tin trong và ngoài trường. Đây cũng là một
cách tự quảng bá của Thư viện đối với các nhà quản lý, các đối tác trong và ngoài nước, trong cộng đồng thư viện.
Các tờ rơi, tờ gấp và poster là những sản phẩm của ngành quảng cáo. Chúng xuất hiện với mục đích giới thiệu, quảng bá các thông tin ngắn, các chỉ dẫn về thương hiệu, tổ chức kinh doanh và sản phẩm dịch vụ. Hầu hết các thư viện ở nước ta chưa quan tâm tới việc xuất bản các tờ quảng cáo này. Nhưng khi áp dụng marketing vào thông tin- thư viện, thì việc áp dụng các kỹ thuật quảng cáo, phương thức in ấn các sản phẩm quảng cáo cũng cần được ứng dụng. Ví dụ: các tờ rơi có thể cung cấp thông tin về một cơ sở dữ liệu điện tử hiện có của thư viện, một bộ sưu tập hay, hoặc một tờ rơi được thiết kế dưới dạng cái kẹp sách có hình ảnh của Thư viện và số điện thoại nóng để người dùng tin liên lạc khi cần.. Các poster với hình ảnh bắt mắt được trưng bày trong khuôn viên Thư viện, bảng tin của Nhà trường giới thiệu các buổi hướng dẫn người dùng tin do Thư viện tổ chức, hay giới thiệu về trang Web của Thư viện sẽ gây được chú ý của sinh viên. Nếu chú ý đến quảng cáo và có sự đầu tư thích hợp, chắc chắn hình ảnh của Thư viện TQB sẽ ngày càng in đậm trong mắt người dùng như một “thương hiệu”, và các sản phẩm dịch vụ sẽ ngày càng thu hút nhiều người dùng tin.
Phát thanh
Ngoài việc truyền thông bằng hình ảnh, phát thanh cũng là một phương pháp hiệu quả để truyền tải thông tin tới cộng đồng người dùng tin. Thư viện có thể kết hợp với đài phát thanh của Nhà trường để truyền tới người dùng tin những bản tin ngắn về các sự kiện sắp được tổ chức, các nội quy mới của thư viện hay trả lời trực tiếp những câu hỏi của người dùng tin liên quan đến Thư viện trên sóng phát thanh…