* Tài liệu được xử lý từ đầu (Biên mục gốc) gồm tài liệu mới và hồi cố nhưng chưa có trong CSDL, bằng tiếng Việt và tiếng nước ngoài
- Nhận tài liệu từ phòng Bổ sung (theo ĐKCB của từng kho) - Sắp xếp theo tên tài liệu (một tên có nhiều bản tại nhiều kho) - Tổng kết số tên tài liệu theo ngôn ngữ
- Xử lý kỹ thuật:
+ Phân loại (khung phân loại DDC 14 rút gọn) + Định ký hiệu xếp giá (theo quy định Trung tâm)
+ Mô tả tài liệu trên phần mềm Libol (phân hệ Biên mục)
+ Làm tóm tắt (đối với tài liệu dạng luận án, luận văn, đề tài NCKH) + Định từ khóa (theo bảng từ khóa có kiểm soát của Trung tâm TT KH & CNQG; Bảng của TVQGVN).
+ Kiểm tra dữ liệu
- Chia, sắp xếp lại tài liệu theo ĐKCB của các kho
- Lọc, in nhãn xếp giá trên giấy A4 (theo ĐKCB ở từng kho) - Kiểm tra số nhãn đã in theo thứ tự ĐKCB
- Cắt nhãn, dán nhãn, viết ký hiệu xếp giá lên từng cuốn - Bó buộc, in dán nhãn từng bó
- Chuyển tài liệu giao xuống các kho phục vụ.
(Đối với tài liệu tiếng nước ngoài như: tiếng Trung, tiếng Hàn, tiếng Nhật,... mời chuyên gia dịch nội dung và cố vấn về ngôn ngữ phần biên mục).
*Xử lý tài liệu có biểu ghi được Phòng Bổ sungtải về (Biên mục sao chép)
Biểu ghi được tải về quy trình xử lý giống tài liệu tiếng Việt và tiếng nước ngoài không tải về, riêng phần xử lý kỹ thuật chỉ cần hiệu đính ký hiệu phân loại cho phù hợp với hệ thống đang sử dụng và tạo ký hiệu xếp giá, định từ khóa bằng tiếng Việt.
- Hiệu đính chỉ số phân loại (khung phân loại DDC 14 tiếng Việt) - Xây dựng ký hiệu xếp giá (theo quy định Trung tâm)
- Kiểm tra dữ liệu
- Những biểu ghi không được tải về, không lấy được cấu trúc MARC21, có thể truy cập vào các trang Web của các thư viện nước ngoài để tham khảo biên mục và lấy thông tin của các trường tương ứng cần thiết.
+ Lọc dữ liệu, sắp xếp, in thư mục thông báo sách mới giới thiệu hàng tháng
+ Lọc dữ liệu, sắp xếp, đưa thông báo sách mới xử lý lên cổng thông tin của Trung tâm hàng tuần.
* Xây dựng CSDL bài trích:
Nguồn trích:
Phòng Thông tin lựa chọn những tạp chí chuyên ngành có giá trị nội dung cao như: Tạp chí Cộng sản, Tạp chí Kinh tế và dự báo, tạp chí nghiên cứu Quốc tế..
Hoạt động xử lý bài trích tạp chí đóng vai trò quan trọng trong hoạt động của Trung tâm TT-TV ĐHQGHN. Cho đến nay phòng đã xây dựng được 6374 biểu ghi CSDL bài trích tạp chí. Xử lý kỹ thuật nội dung bài trích bao gồm: tuân thủ trình tự xử lý tiền máy (mô tả, phân loại, định từ khóa, tóm tắt) → Nhập biểu ghi → Kiểm tra CSDL.
- Để tiến hành xử lý nội dung và hình thức cho bài trích. Xử lý hình thức cho bài trích là biên mục trên máy các trường của khổ mẫu MARC21. Hiện nay, Trung tâm sử sụng biêu mẫu nhập tin dành cho ấn phẩm định kỳ để tiếp tục xây dựng CSDL tên các ấn phẩm định và CSDL bài trích tạp chí, trong đó có mở rộng các trường 008 (trường kiểm soát) và trường 856 cung cấp các liên kết truy cập các nguồn tin điện tử có liên quan từ biểu ghi thư mục hiện tại.
- Phân loại bài trích theo khung phân loại DDC: các bài trích sau khi được định chủ đề sẽ được người cán bộ phân loại theo khung phân loại DDC
- Tóm tắt bài trích tạp chí: Trung tâm áp dụng hình thức tóm tắt hỗn hợp ngắn gọn, cô đọng nhưng phản ánh các nội dung chính của bài trích giúp NDT sơ bộ nắm được nội dung trong bài và giúp cho Trung tâm giới thiệu các bài trích có giá trị nội dung cao, mới và đáp ứng đúng nhu cầu thông tin của NDT.
- Định từ khóa: Định từ khóa cho bài trích tạp chí cũng tương tự như các tài liệu khác: sách, luận án, luận văn…Trung tâm đã sử dụng hai bộ từ khóa kiểm soát để đảm bảo tính thống nhất trong quá tình định từ khóa..
- Giới thiệu thư mục bài trích trong Bản tin điện tử xuất bản hàng tháng.