Trang web là cổng thông tin quan trọng, quảng bá, giới thiệu các sản phẩm dịch vụ của thông tin- thư viện đến cho người dùng tin một cách nhanh nhất mọi lúc, mọi nơi. Website của Trung tâm tích hợp nhiều sản phẩm và dịch vụ như: Trang chủ, Tra tìm tài liệu, Bản tin điện tử, Thư viện khoa, Cơ sở dữ liệu trực tuyến, Tài nguyên số, Đại học khu vực, Vinaren, phần mềm học ngoại ngữ Langmaster.
Trang chủ của một website có ý nghĩa nhiều hơn nhiều các cổng dẫn thông tin khác của website. Trang chủ chứa các thông tin giới thiệu về quá trình hình thành và phát triển cũng như các tin tức – sự kiện nổi bật về hoạt động của
Trung tâm qua các chỉ mục: Giới thiệu chung, Thông tin nội bộ, Những điều cần biết, Tin tức- Sự kiện, Thông báo và tại đó các tin tức mới sẽ được đưa lên cổng thông tin của Trung tâm.
Website của Trung tâm TT-TV ĐHQGHN bao quát một khối lượng thông tin lớn thông qua việc giới thiệu quá trình hình thành, phát triển và hoạt động của Trung tâm, phản ánh bộ sưu tập tài liệu của thư viện và kết nối với các tổ chức thư viện trong nước và thế giới, các thư viện công cộng và thư viện đại học. Website thể hiện được nguồn tài nguyên, các sản phẩm và dịch vụ trung tâm có thể cung cấp để phục vụ NDT, thể hiện cách thức tổ chức khoa học khiến NDT có thể truy cập và sử dụng một cách dễ dàng.
Trung tâm đã hoàn thiện và sử dụng Cổng thông tin với giao diện đẹp, dễ khai thác và tìm kiếm thông tin. Đến nay đã có 582.580 lượt bạn đọc truy cập và khai thác thông tin trên Cổng thông tin của Trung tâm.
Cổng thông tin của Trung tâm TT-TV, ĐHQGHN 2.2.3.2. Bản tin điện tử
Trung tâm TT-TV xây dựng bản tin điện tử dưới hai dạng: Xuất bản thành ấn phẩm ra hàng tháng và dạng điện tử trên website của Trung tâm:
- Bản tin điện tử trên website: Trung tâm TT-TV ĐHQGHN xây dựng và phát triển Bản tin điện tử trên website của mình (http://www.lic.vnu.vn) với các CSDL thư mục bài trích, tạp chí, điểm sách mới, CSDL Luận án tiến sĩ và Luận văn thạc sĩ, thư mục sách mới và CSDL môn học.
- Bản tin điện tử dạng ấn phẩm: Thông tin TT-TV ĐHQGHN xuất bản các bản tin điện tử dạng ấn phẩm hàng tháng bên cạnh Bản tin điện tử xây dựng trên website để hỗ trợ NDT tìm các bài trích tạp chí có nội dung khoa học hoặc các tài liệu mới nhập về của Trung tâm. Nội dung tổng hợp thông tin và cập nhật hàng tháng về các lĩnh vực tin học, thư viện, kinh tế, khoa học, công nghệ môi trường, khoa học xã hội và nhân văn, giáo dục, giới thiệu sách mới, luận án tiến sĩ, luận văn thạc sĩ được bảo vệ ở ĐHQGHN, đề tài nghiên cứu cấp ĐHQG, cấp nhà nước do cán bộ ĐHQG làm chủ đề tài đã được nghiệm thu.
Bản tin điện tử gồm hai phần chính: Phần thứ nhất giới thiệu các tin tức và sự kiện ngành thông tin- thư viện và điểm sách mới của một số nhà xuất bản; phần thứ hai là các bài trích tạp chí đã được xử lý hình thức và nội dung, được sắp xếp theo trật tự khung phân loại DDC giúp NDT dễ dàng tra cứu.
2.2.3.3. Thư mục dạng in
Thư mục là một sản phẩm thông tin – thư viện mà phần chính là tập hợp các biểu ghi thư mục (có hoặc không có tóm tắt, chú giải) được sắp xếp theo một trật tự, xác định, phản ánh các tài liệu có chung một hay một số dấu hiệu về nội dung hay hình thức [27]. Thư mục là công cụ quan trọng giúp TTTT-TV ĐHQGHN giới thiệu nguồn tài nguyên thông tin của mình. Một số các sản phẩm thư mục của Trung tâm:
Thư mục giới thiệu sách mới
Đây là loại thư mục nằm trong Bản tin điện tử của Trung tâm. Thư mục được tổ chức biên soạn thường xuyên theo định kỳ hàng tháng. Thư mục phản ánh toàn bộ tài liệu mới được bổ sung về Trung tâm. Công việc biên soạn thư mục do cán bộ phòng Thông tin – Nghiệp vụ đảm nhiệm.
Các tài liệu trong thư mục được sắp xếp theo chủ đề của Bảng phân loại DDC 14.
Trong mỗi môn loại, tài liệu được sắp xếp theo vần chữ cái ABC theo tên tác giả hoặc tên sách. Các yếu tố được mô tả trong thư mục bao gồm:
- Tên tài liệu - Tên tác giả
- Năm xuất bản, nơi xuất bản, nhà xuất bản, lần xuất bản. - Ký hiệu phân loại
- Ký hiệu xếp kho.
Thư mục tóm tắt luận án, luận văn sau đại học
Thư mục tóm tắt luận án, luận văn sau đại học của Trung tâm được in thành quyển. Thư mục này giới thiệu tóm tắt một cách có hệ thống các luận án, luận văn sau đại học của cán bộ trường Đại học Tổng hợp cũ và ĐHQG Hà Nội hiện nay. Bản thư mục bao gồm:
Phần 1: Mục lục
- Lời giới thiệu
- Hướng dẫn sử dụng thư mục - Phương pháp phân loại.
Phần 2: Nội dung của tài liệu
- Tài liệu được sắp xếp theo vần chữ cái tên tác giả - Tài liệu được phân loại theo bảng phân loại BBK
Phần 3: Bảng tra cứu:
Hiện nay Thư mục tóm tắt Luận án- Luận văn trong Bản tin điện tử của
Trung tâm. Thư mục được tổ chức biên soạn thường xuyên theo định kỳ hàng tháng. Thư mục phản ánh toàn bộ tài liệu mới được bổ sung về Trung tâm. Công việc biên soạn thư mục do cán bộ phòng Thông tin – Nghiệp vụ đảm nhiệm.
Thư mục bài trích tạp chí
Thư mục bài trích tạp chí nằm trong Bản tin điện tử, phản ánh các bài viết có giá trị đăng trong tạp chí chuyên ngành.
2.2.4. Các công cụ và quy trình tạo lập các sản phẩm thông tin- thư viện
2.2.4.1. Các công cụ tổ chức các sản phẩm thông tin – thư viện
Hệ thống sản phẩm thông tin- thư viện là kết quả của hàng loạt các hoạt động thu thập, xử lý, lưu trữ thông tin tư liệu của một cơ quan thông tin - thư
viện. Sản phẩm thông tin – thư viện của Trung tâm Thông tin - Thư viện, ĐHQGHN đa dạng và tương đối phong phú.
Sau hơn 10 năm hoạt động theo mô hình mới, Trung tâm đã có những sản phẩm thông tin - thư viện đáp ứng nhu cầu thông tin – tư liệu cho sự nghiệp đào tạo và nghiên cứu khoa học của ĐHQGHN. Một trong những nguyên nhân dẫn đến thành công trên là Trung tâm đã thực hiện tốt chiến lược chuẩn hóa từng bước các tiêu chuẩn nghiệp vụ thông tin- thư viện theo hướng hội nhập khu vực và quốc tế. Trung tâm đã có những bước đi thích hợp trong quá trình chuẩn hóa các khâu nghiệp vụ TT-TV để đi đến các tiêu chuẩn khu vực và quốc tế. Đó là:
- Áp dụng khổ mẫu MARC 21 trong biên mục: Toàn bộ CSDL các dạng tài liệu, kết quả của biên mục đã tạo ra mục lục điện tử, được đưa lên mạng LAN của Trung tâm, mạng VNUnet và kết nối Internet, phục vụ người dùng tin cả trong và ngoài ĐHQGHN. Từ kết quả phân loại, biên mục tài liệu, có thể dễ dàng tạo lập ký hiệu xếp giá và in nhãn xếp giá cho kho mở, in phiếu mục lục, in thư mục thông báo sách mới hàng tháng giới thiệu trong Bản tin điện tử của trung tâm.
- Áp dụng qui tắc biên mục Anh – Mỹ AACR2 - Áp dụng bảng phân loại rút gọn DDC 14
Những tiêu chuẩn nghiệp vụ trên được áp dụng trong công tác xử lí tài liệu của Trung tâm đã tạo ra những sản phẩm và dịch vụ thông tin có chất lượng cao, có khả năng chia sẻ với các cơ quan TT-TV khác trong và ngoài nước.
Thực hiện quy trình xây dựng CSDL tài liệu mới (sách chuyên khảo, ấn phẩm định kỳ, luận văn luận án, đề tài NCKH, tài liệu phi giấy, nguồn tin điện tử), CSDL hồi cố, hệ thống mục lục điện tử, hướng dẫn tổ chức kho.
- Phần mềm: Libol 5.5. Hệ thống quản lý thư viện Libol 5.5 đã vận hành 8/10 module, chưa dùng module liên thư viện và module phát hành. Hiện tại phần mềm đã đáp ứng thực tế nghiệp vụ thư viện thông thường như: quản lý mượn, trả; bổ sung; biên mục theo AACR2 và MACR21
- Phần cứng: hệ thống máy tính và mạng, kết nối:….
Mạng máy tính Trung tâm hiện nay có cấu trúc hình sao, được chia ra làm 04 mạng cục bộ. Toàn mạng có 05 máy chủ, hơn 200 máy trạm, 05 switch và 28 hub. Hệ điều hành của máy chủ là Windows 2000 Advance Server và Windows
2003 server. Quản trị CSDL là SQL Server 2000. Các máy trạm dùng hệ điều hành Windows XP.
2.2.4.2. Quy trình xử lý tài liệu
* Tài liệu được xử lý từ đầu (Biên mục gốc) gồm tài liệu mới và hồi cố nhưng chưa có trong CSDL, bằng tiếng Việt và tiếng nước ngoài
- Nhận tài liệu từ phòng Bổ sung (theo ĐKCB của từng kho) - Sắp xếp theo tên tài liệu (một tên có nhiều bản tại nhiều kho) - Tổng kết số tên tài liệu theo ngôn ngữ
- Xử lý kỹ thuật:
+ Phân loại (khung phân loại DDC 14 rút gọn) + Định ký hiệu xếp giá (theo quy định Trung tâm)
+ Mô tả tài liệu trên phần mềm Libol (phân hệ Biên mục)
+ Làm tóm tắt (đối với tài liệu dạng luận án, luận văn, đề tài NCKH) + Định từ khóa (theo bảng từ khóa có kiểm soát của Trung tâm TT KH & CNQG; Bảng của TVQGVN).
+ Kiểm tra dữ liệu
- Chia, sắp xếp lại tài liệu theo ĐKCB của các kho
- Lọc, in nhãn xếp giá trên giấy A4 (theo ĐKCB ở từng kho) - Kiểm tra số nhãn đã in theo thứ tự ĐKCB
- Cắt nhãn, dán nhãn, viết ký hiệu xếp giá lên từng cuốn - Bó buộc, in dán nhãn từng bó
- Chuyển tài liệu giao xuống các kho phục vụ.
(Đối với tài liệu tiếng nước ngoài như: tiếng Trung, tiếng Hàn, tiếng Nhật,... mời chuyên gia dịch nội dung và cố vấn về ngôn ngữ phần biên mục).
*Xử lý tài liệu có biểu ghi được Phòng Bổ sungtải về (Biên mục sao chép)
Biểu ghi được tải về quy trình xử lý giống tài liệu tiếng Việt và tiếng nước ngoài không tải về, riêng phần xử lý kỹ thuật chỉ cần hiệu đính ký hiệu phân loại cho phù hợp với hệ thống đang sử dụng và tạo ký hiệu xếp giá, định từ khóa bằng tiếng Việt.
- Hiệu đính chỉ số phân loại (khung phân loại DDC 14 tiếng Việt) - Xây dựng ký hiệu xếp giá (theo quy định Trung tâm)
- Kiểm tra dữ liệu
- Những biểu ghi không được tải về, không lấy được cấu trúc MARC21, có thể truy cập vào các trang Web của các thư viện nước ngoài để tham khảo biên mục và lấy thông tin của các trường tương ứng cần thiết.
+ Lọc dữ liệu, sắp xếp, in thư mục thông báo sách mới giới thiệu hàng tháng
+ Lọc dữ liệu, sắp xếp, đưa thông báo sách mới xử lý lên cổng thông tin của Trung tâm hàng tuần.
* Xây dựng CSDL bài trích:
Nguồn trích:
Phòng Thông tin lựa chọn những tạp chí chuyên ngành có giá trị nội dung cao như: Tạp chí Cộng sản, Tạp chí Kinh tế và dự báo, tạp chí nghiên cứu Quốc tế..
Hoạt động xử lý bài trích tạp chí đóng vai trò quan trọng trong hoạt động của Trung tâm TT-TV ĐHQGHN. Cho đến nay phòng đã xây dựng được 6374 biểu ghi CSDL bài trích tạp chí. Xử lý kỹ thuật nội dung bài trích bao gồm: tuân thủ trình tự xử lý tiền máy (mô tả, phân loại, định từ khóa, tóm tắt) → Nhập biểu ghi → Kiểm tra CSDL.
- Để tiến hành xử lý nội dung và hình thức cho bài trích. Xử lý hình thức cho bài trích là biên mục trên máy các trường của khổ mẫu MARC21. Hiện nay, Trung tâm sử sụng biêu mẫu nhập tin dành cho ấn phẩm định kỳ để tiếp tục xây dựng CSDL tên các ấn phẩm định và CSDL bài trích tạp chí, trong đó có mở rộng các trường 008 (trường kiểm soát) và trường 856 cung cấp các liên kết truy cập các nguồn tin điện tử có liên quan từ biểu ghi thư mục hiện tại.
- Phân loại bài trích theo khung phân loại DDC: các bài trích sau khi được định chủ đề sẽ được người cán bộ phân loại theo khung phân loại DDC
- Tóm tắt bài trích tạp chí: Trung tâm áp dụng hình thức tóm tắt hỗn hợp ngắn gọn, cô đọng nhưng phản ánh các nội dung chính của bài trích giúp NDT sơ bộ nắm được nội dung trong bài và giúp cho Trung tâm giới thiệu các bài trích có giá trị nội dung cao, mới và đáp ứng đúng nhu cầu thông tin của NDT.
- Định từ khóa: Định từ khóa cho bài trích tạp chí cũng tương tự như các tài liệu khác: sách, luận án, luận văn…Trung tâm đã sử dụng hai bộ từ khóa kiểm soát để đảm bảo tính thống nhất trong quá tình định từ khóa..
- Giới thiệu thư mục bài trích trong Bản tin điện tử xuất bản hàng tháng.
2.3. Tổ chức các dịch vụ thông tin- thư viện
2.3.1. Dịch vụ cung cấp tài liệu gốc
2.3.1.1 Dịch vụ đọc tài liệu tại chỗ
Phục vụ đọc tại chỗ là dịch vụ mang tính truyền thống của các Trung tâm thông tin – thư viện, đây là dịch vụ cung cấp tài liệu gốc nhằm giúp người dùng tin thỏa mãn nhu cầu thông tin của mình. Khi sử dụng dịch vụ này, người dùng tin có thể được đáp ứng nhu cầu tra cứu tài liệu, tìm các thông tin dữ kiện, số liệu, các thuật ngữ, bài báo, tạp chí và các vật mang tin khác. Vốn tài liệu tại hệ thống các phòng đọc rất đa dạng và phong phú, thường xuyên được bổ sung về các môn loại. Kho tài liệu của hệ thống phòng đọc của Trung tâm TT-TV được tổ chức theo hai hình thức. Kho đóng (kho kín) và kho mở. Đối với kho đóng bạn đọc muốn mượn tài liệu phải thông qua cán bộ thư viện, đối với kho mở, bạn đọc mượn đọc tài liệu theo phương thức tự chọn.
Phục vụ đọc tài liệu theo hình thức kho đóng
Phương thức mượn đọc tài liệu thông qua cán bộ thư viện được áp dụng cho những kho tài liệu có qui mô lớn, chủ yếu là tài liệu tham khảo và giáo trình. Ưu điểm của phương thức phục vụ này là: Đảm bảo trật tự tài liệu trong kho, tiết kiệm diện tích kho. Tuy nhiên phương thức phục vụ này khiến độc giả mất nhiều thời gian tìm kiếm và tài liệu không được sử dụng hiệu quả do bạn đọc chưa khai thác hết nguồn tài liệu có trong kho đóng.
Do việc hạn chế khả năng tiếp cận với tài liệu của người dùng tin của các kho kín. Trong thời gian qua, Trung tâm TT-TV đã và đang thay thế dần các kho tài liệu kín bằng các kho tài liệu mở đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của người dùng tin trong ĐHQG. Điều này là một trong những bước tiến của quá trình xây
dựng một Trung tâm Thông tin- thư viện tiên tiến, hiện đại tiến kịp các thư viện trong và ngoài nước.
Phục vụ đọc tài liệu theo hình thức kho mở
Hiện nay Trung tâm đã xây dựng kho mở cho hệ thống kho tài liệu tra cứu, Báo- tạp chí của toàn Trung tâm. Các phòng đọc tại khu vực Mễ Trì hiện nay được tổ chức hoàn toàn theo hình thức kho mở, Kho tài liệu tham khảo tại phòng phục vụ bạn đọc chung với số tài liệu trên 20.000 bản, Kho tài liệu về KHTN ở Tầng 7 nhà T5 với gần 9000 bản. Các kho mở được cung cấp các trang thiết bị an ninh hiện đại như cổng từ, hệ thống camera giám sát, thanh từ, mã vạch..
Tài liệu trong kho mở được sắp xếp theo bảng phân loại DDC 14 theo thứ tự từ trái qua phải và từ trên xuống dưới. Tài liệu được sắp xếp theo thứ tự tăng dần mức độ chi tiết của ký hiệu phân loại, trong từng ký hiệu phân loại tài liệu lại được sắp xếp theo trật tự chữ cái họ tên tác giả rồi đến năm xuất bản. Ưu điểm của phương thức phục vụ này là: