Quản lý tài liệu in ấn
* Định ký hiệu đăng ký cá biệt và ký hiệu xếp giá:
Trong quá trình tổ chức kho tài liệu, có hai khâu quan trọng là định ký hiệu đăng ký cá biệt và định ký hiệu xếp giá. Ký hiệu phải đảm bảo tính thống nhất, tính ứng dụng cao (thống kê kho tài liệu theo các yêu cầu) và có tính mở để có thể phát triển các loại hình tài liệu khác nhau khi cần.
Định ký hiệu đăng ký cá biệt còn được dùng để tạo và in mã vạch, phục vụ việc tự động hóa lưu thông tài liệu và phân tài liệu về các kho của TTTT-TV ĐHQGHN. Định ký hiệu xếp giá nhằm sắp xếp tài liệu theo một trật tự nhất định trong từng kho.
Trước đây khi chưa ứng dụng tin học, Trung tâm chủ yếu đăng ký cá biệt cho tài liệu theo phương pháp thủ công truyền thống, tức là vào sổ đăng ký cá biệt giúp cho cán bộ thư viện quản lý tài liệu, thống kê số lượng tài liệu và kiểm kê cuối năm. Từ năm 2004, Trung tâm đã đưa vào sử dụng phần mềm thư viện Libol 5.5, với các modul như Bổ sung tài liệu, Biên mục, Lưu thông… tài liệu khi nhập về sẽ được tiến hành biên mục sơ lược và thay vào việc ghi số đăng ký cá biệt vào sổ, chúng được xử lý hình thức với các trường như 100, 245, 260, 300. Sau đó, tài liệu được cán bộ chia kho và tạo đăng ký cá biệt tự động trên máy.
Kho tài liệu của Trung tâm nằm ở các khu vực khác nhau, gắn liền với các đơn vị đào tạo của ĐHQGHN nên cấu trúc của ký hiệu tài liệu cũng khác nhau. Trung tâm qui ước như sau:
Phần số:(chữ số ả rập): thể hiện dấu hiệu địa điểm kho, đăng ký cá biệt của cuốn sách 0 – Kho sách Phòng PVBĐ Chung 1 – Kho sách KHTN Phòng PVBĐ Thượng Đình 2 – Kho sách KHXH Phòng PVBĐ Thượng Đình 4 – Kho sách Phòng PVBĐ Ngoại Ngữ 5 - Kho sách Phòng PVBĐ Mễ Trì
6 - Kho sách khoa Hoá – 19 Lê Thánh Tông
Phần chữ: thể hiện dấu hiệu ngôn ngữ, khổ (kích cỡ) sách, hình thức của kho sách.
Bảng 2.7: Bảng kí hiệu thể hiện phần chữ của kí hiệu tài liệu
Ngôn ngữ Khổ sách Hình thức kho
Tiếng việt – V Khổ lớn – L Kho đọc – D
Tiếng Anh- A Khổ vừa – V Kho tra cứu - T
Tiếng Pháp – P Khổ nhỏ - N Kho mượn – M
Tiếng Nga – N Kho LA, LV – L
Tiếng Trung – H Kho giáo trình – G
Tiếng Nhật – J Kho lưu chiểu – LC
Đề tài – DT Chiến lược- CL
Ví dụ: Tài liệu có kí hiệu VV-M2/02857: Đây là cuốn sách Việt, khổ vừa, Kho mượn, phòng Tài liệu tham khảo thuộc kho sách KHXH tại cơ sở Thượng Đình, số đăng ký cá biệt 02857. Số đăng ký cá biệt cũng chính là mã vạch của tài liệu; mã vạch giúp công tác quản lý tài liệu, thống kê tần suất lưu thông cho một tài liệu bất kì và phục vụ mượn trả sách thư viện, quản lý độc giả…
Định ký hiệu xếp giá đối với kho mở:
Hệ thống kí hiệu xếp giá cho kho mở của TTTT- TV ĐHQGHN được xây dựng dựa trên các dấu hiệu sau:
- Kí hiệu tên tác giả hoặc tên tài liệu; - Năm xuất bản.
Để giảm thiểu thao tác, Trung tâm đã kết hợp ký hiệu xếp giá kho mở và kí hiệu cá biệt vào một nhãn sách duy nhất. Tùy theo loại kho tài liệu. tổ chức kho đóng theo kí hiệu cá biệt, tổ chức kho mở theo kí hiệu xếp giá kho mở mà không phải xử lí lại tài liệu.
VD: Nhãn sách đối với tài liệu của kho mở
TRUNG TÂM TT- TV ĐHQGHN 407 NG-H 2008 VV-D2/00180 Trong đó:
TRUNG TÂM TT-TV: Trung tâm Thông tin- Thư viện
ĐHQGHN: Đại học quốc gia Hà Nội 407: Kí hiệu phân loại DDC
NG-H: Nguyễn Thu Huệ, tên tác giả 2008: năm xuất bản
VV-D2/00180: sách Việt khổ vừa, kho đọc KHXHNV, phòng Thượng Đình, số đăng kí cá biệt: 00180.
* Phương pháp sắp xếp tài liệu:
Đối với kho tài liệu là kho đóng, việc sắp xếp tài liệu đơn giản hơn kho mở. Trung tâm chủ yếu sắp xếp tài liệu theo khung phân loại DDC đối với kho tài liệu giáo trình và theo kí hiệu đăng kí cá biệt đối với kho tài liệu tham khảo.
Đối với mở, việc sắp xếp tài liệu trên giá phải theo trật tự ưu tiên sau: - Tài liệu có cùng kí hiệu phân loại thì được xếp một chỗ và theo thứ tự tăng dần mức độ chi tiết của khung phân loại DDC
- Trong cùng một kí hiệu phân loại, tài liệu được sắp xếp theo trật tự chữ cái họ và tên tác giả hoặc tên tài liệu theo tiêu đề mô tả.
- Nếu tài liệu có cùng một kí hiệu phân loại, trùng họ và tên tác giả hoặc tên tài liệu thì tài liệu được sắp xếp theo thứ tự tăng dần của năm xuất bản.
Như vậy Trung tâm đã kết hợp các phương pháp sắp xếp tài liệu theo nội dung tri thức, theo vần chữ cái tên tác giả và theo năm xuất bản đối với kho mở, tạo điều kiện cho NDT dễ dàng tìm kiếm tài liệu theo một trật tự logic nhất định.
Quản lý tài liệu điện tử
Các tài liệu số hóa được lưu trên CD, băng từ, đĩa từ, đĩa cứng...trên máy chủ và tủ quang. Tài liệu điện tử được lưu trữ dưới dạng file PDF. Phương thức phân phối tài liệu được thực hiện cả trên intranet, internet và ổ đọc CD.