Những lợi ích của việc hợp tác liên thông, chia sẻ nguồn lực thông tin giữa các cơ quan TT-TV ĐH:
- Đối với mỗi cơ quan TT-TV thành viên sẽ được giảm chi phí bổ sung và xử lý tài liệu, tăng cường khả năng cung cấp thông tin, hoàn thiện nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức hoạt động.
- Đối với NDT sẽ được nâng cao hiệu quả của kết quả tra cứu, tìm kiếm thông tin/ tài liệu
- Hợp tác, liên thông giữa các cơ quan TT-TV đại học là tiền đề quan trọng để mở rộng mối giao lưu, hợp tác quốc tế.
- Sự phát triển của công nghệ thông tin và viễn thông là điều kiện thuận lợi cho việc liên thông chia sẻ nguồn lực thông tin.
- Nội dung của việc liên thông nhằm vào các vấn đề: Phối hợp bổ sung nguồn lực TT, chia sẻ nguồn TT, phân công lao động trong xử lý TT, hỗ trợ trang thiết bị và các giải pháp công nghệ nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc hội nhập, chia sẻ kinh nghiệm giữa các cán bộ TV, qui định quyền lợi và trách nhiệm của mỗi TV thành viên trong các trường ĐH.
- Hoạt động liên thông được thực hiện qua các phương thức: Cho mượn tài liệu liên thư viện, truy cập qua mục lục công cộng trực tuyến, nối mạng giữa
các Thư viện tổ chức các hội nghị, hội thảo để trao đổi kinh nghiệm hoạt động, các tiêu chuẩn nghiệp vụ. thiết lập mục lục liên hợp với các biểu ghi thư mục có đính kèm tên các thư viên có tài liệu đó, kết nối với dữ liệu cho mượn (circulation data). Việc kết nối này cho phép người sử dụng có thể tra tìm tài liệu, gửi yêu cầu về tài liệu trực tiếp đến thư viện thành viên của consortium và tư liệu cần mượn sẽ được gửi tới người sử dụng thông qua thư viện cơ sở của họ.
- Điều kiện để đảm bảo cho sự liên thông: Đó là các chính sách, thủ tục liên thông về pháp lý, đảm bảo các kiến trúc hạ tầng: tuân thủ tiêu chuẩn chung về tổ chức tài nguyên TT, có phần mềm tích hợp các tiêu chuẩn chung và nguồn tài nguyên TT chia sẻ được. Cụ thể:
Thứ nhất: Trung tâm cần chuẩn bị các điều kiện về cơ sở hạ tầng thông tin và công nghệ thông tin, tuân thủ tiêu chuẩn chung về tổ chức tài nguyên TT, có phần mềm tích hợp các tiêu chuẩn chung và nguồn tài nguyên TT chia sẻ được. Các máy tính con được kết nối với nhau trên các mạng khác nhau: LAN, WAN, INTERNET và vận hành trên đường băng truyền rộng để quản lý, trao đổi, khai thác thông tin thông qua website chung cho toàn hệ thống.
Thứ hai: Chuẩn bị nguồn lực thông tin. Trung tâm TT-TV nói riêng và các thư viện nói chung cần chuyển đổi từ TV truyền thống sang TV điện tử, xây dựng một số CSDL dùng chung không chỉ cho các thư viện và trung tâm thông tin mà có thể phối hợp với nhiều cơ quan tổ chức khác. Hoàn thiện các CSDL dưới dạng biểu ghi thư mục, tiến hành số hóa từng phần hoặc toàn bộ các nguồn tài liệu, ưu tiên các công trình nghiên cứu khoa học, các báo cáo khoa học, luận án, luận văn và các tài liệu quý hiếm… Thư viện cần tăng cường bổ sung các loại CSDL trực tuyến, sách điện tử, CD-ROM…
Thứ ba: Áp dụng các chuẩn nghiệp vụ trong xử lý thông tin. Trung tâm TT-TV cần thực hiện các chuẩn nghiệp vụ để xử lý thông tin phục vụ cho việc liên thông chia sẻ nguồn lực thuận lợi. Đó là:
- Chuẩn biên mục/quy tắc (ISBD, AACR2)
- Sử dụng khổ mẫu mô tả tài liệu/khổ mẫu biểu ghi (MARC21, USMARC, MARC-XML, Dublin core..)
- Phân loại tài liệu theo khung phân loại DDC
- Sử dụng bản đề mục chủ đề Thư viện quốc hội Mĩ và giao thức trao đổi dữ liệu Z39.50